Файл: Особенности коммуникаций в организации (Сущность и понятие коммуникационного процесса в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, потому что коммуникации - это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации является ключевым элементом в обеспечении эффективности управления. Руководитель тратить от 50 до 90% своего времени на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Коммуникация - как форма общения двух и более субъектов контактирования - является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является понимание передаваемого сообщения, то можно говорить о коммуникационном процессе. Область изучения коммуникаций выходит в первую очередь на представление о типологии организаций, поскольку организация, несомненно, сказывается на сущности и особенностей коммуникационного процесса.

В организационном контексте понятие "коммуникация" рассматривается как процесс (коммуникация - это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, которые поддерживают процессы передачи информации). Хорошо налаженные коммуникации способствуют организационной эффективности. Говорят, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имела объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Так что, в конечном счете, наиболее важным является коммуникационный процесс.

Коммуникации в организационном контексте взаимодействия людей. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого нет и не может быть группы. Таким образом, коммуникации являются решающим условием для формирования группы и ее деятельности.

Первоначально процесс коммуникации был непосредственно вовлечен в совместную деятельность, и лишь позже произошло его «выделение» - так называемая психологическая спецификация, и в этой связи создание специфических средств – семиотическая спецификация. Набор информации, которой люди делятся друг с другом, можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде систем социально-психологического знания. В любом рассмотрении человеческой коммуникации с точки зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

Актуальность  данной тема заключается в рассмотрении коммуникации как средства, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность реализованных целей.

Объект. Коммуникации в организации.

Предмет. Особенности коммуникаций в организации.

Цель. Изучить теоретические основы управления коммуникациями в организации.

Для достижения цели нами определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие и сущность коммуникаций в организации

2.Описать особенности коммуникаций в организации

3. Раскрыть коммуникационный процесс

4. Изучить особенности коммуникаций в организации

5. Раскрыть технологии управления коммуникациями в организации

Гипотеза исследования: профессионально ориентированное обучение влияет на развитие личностных свойств, психологических качеств, необходимых будущему руководителя для построения эффективного процесса коммуникации в организации. 

Методы и методики исследования: в исследовании использованы методы теоретического анализа, наблюдение, методы психологической диагностики: Методика В. В. Синявского и Федоришина Б. А « Определение коммуникативных и организаторских склонностей»

Теоретической основой исследования явились труды зарубежных и отечественных ученых: Б. Г. Ананьев, Т. Г. Грушевицкой, В. Зигерт, В. Б. Кашин, И. С. Кон, А. А. Леонтьев, Т. Питерс, Р. Уотерман и др. 

Практическая значимость результаты исследования направлены на улучшение управления коммуникациями в организации. Разумные и систематизированы в диссертации принципы, правила и методы управленческой деятельности, а также критерии и показатели коммуникативной компетентности персонала организации могут быть полезны в разработке и реализации целевых программ оптимизации коммуникативного взаимодействия в организациях, повышения его эффективности.

Структурно работа состоит из введения, 2-х глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

1. Сущность и понятие коммуникационного процесса в организации

1.1. Понятие и сущность коммуникаций в организации

Независимо от того, какой тип принадлежит к той или иной организации, необходимым условием его существования является координация совместной деятельности работников для достижения целей. Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и обработки информации. Для того чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого[4,с.32].

Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis" – общее: передающий информацию пытается установить "общность" с получающим информацию. Основные отличия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках.

Определение согласно Д. П. Гавра, общение в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их символическом контексте. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов[4,с.37].

Л. В Ивановская определяет коммуникации в социальном контексте как процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или группой людей.

Коммуникация является важным связующим звеном между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой [9,с.52].

Взаимодействуя друг с другом, включая в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели.

К основным целям коммуникации обычно относятся следующие: 

– обеспечение эффективного обмена информацией (приема и передачи) между субъектами и объектами управления; 

– совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией [1,с.102].

– создание информационных каналов для обмена информацией между индивидами и группами и координации их задач и действий; 

– регулирование и рационализация информационных потоков внутри организации и за ее пределами; 

– формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности; 

– формирование отношения к себе, другим людям, обществу в целом; 

–обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями; 

–изменение мотивации поведения; 

– обмен эмоциями [1].

Коммуникации в организации или в группе выполняют ряд важных функций: 

– информативная функция; 

– передача информации, предоставление необходимой информации для принятия решений; 

– функция мотивации;

– поощрение сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т. д.; 

– функция управления; 

– отслеживать поведение работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности; 

– экспрессивная функция [1].

– содействие эмоциональному выражению чувств и эмоций, отношения

к происходящему и способность удовлетворять социальные потребности. 
Психологические особенности коммуникации как функции управления многозначны и раскрывают разные аспекты: 

– коммуникативное поведение руководителя (менеджера);

– коммуникативные явления в работе руководителя (менеджера);

– коммуникативные процессы, связанные с деятельностью руководителя (менеджера) [26,с.78].

Процесс коммуникации состоит из большого числа элементов и этапов.

Коммуникации это сложный, динамичный, и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от этих подходов и различаются модели коммуникаций. 

Коммуникация как действие (единовременный акт) - процесс передачи сообщения от источника к получателю с целью изменить поведение последнего. Она сосредоточена на количество операций для передачи определенной информации от одного субъекта к другому. 
В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Затем символы преобразуются в сигналы или кодируются. 
Сигналы посылаются через каналы для получателя, который их раскодирует, или интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи, т. е. коммуникация понимается как одностороннее действие [26,с.80].

Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи. Однако линейная зависимость в этой модели заменяется на циркулярные, что делает его сложным и неточным.

Коммуникация (коммуникационный процесс) - обмен информацией между сторонами [22,с.42].

Основная цель коммуникационного процесса – понимания информации, поступающей к потребителю посредством обмена, общения. 
В модели коммуникации как процесса не существует линейной или циркулярные связи, источник и получатель информации совпадают.

Классификация коммуникаций по характеру восприятия информации коммуникации делятся на: 

– прямые или целевые (в которых цель сообщения, встроенные в текст); 

– косвенные (в которых информация заложена, скорее, «между строк»); 

–смешанные [20,с.102].

По взаимодействующим сторонам коммуникации можно разделить на две основные категории: организационные и межличностные коммуникации.

Давайте рассмотрим эту схему более подробно. 

Организационная коммуникация - это процесс, посредством которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным лицам и учреждениям за рубежом. 

Этот тип связи является важнейшим инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию [20,с.105].

Организационные коммуникации внешние и внутренние подразделяются на две большие группы:

На "внешней" коммуникации, которая представляет собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда входят СМИ, органы государственного регулирования и т. п.

К "внутренним" относятся к вертикальным и горизонтальным связям. 
Включать горизонтальные связи между подразделениями одного уровня управления (отделов, служб, подразделений). 

Установление равноправных отношений, координацию взаимоотношений. 

К внутренним» относятся вертикальные и горизонтальные коммуникации [20].

К горизонтальным относятся коммуникации между подразделениями одного уровня управления (отделы, службы, подразделения).

Между ними устанавливаются равноправные отношения, отношения координации действий.

Коммуникации по вертикали (между уровнями управления) подразделяются на коммуникации по нисходящей (от руководителя к исполнителю) и восходящей линии.

По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до исполнителей. По восходящей передается информация о выполнении задач, мероприятиях в подразделениях, различные сведения и т. д.

Иногда возникает ситуация, когда решение вопроса на низовом уровне требует вмешательства высшего звена (происшествия, преступления и т. д.). В этом случае, информация об уровнях управление передается снизу на высшем уровне [20,с.111].

1.2 Коммуникационный процесс

Понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т. е. сообщения. Но сам факт обмена информацией не гарантирует, что процесс был успешным. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, вы должны быть осведомлены о стадиях процесса, в котором участвуют два и более человек.