Файл: Особенности коммуникаций в организации (Сущность и понятие коммуникационного процесса в организации).pdf

3. Организационные барьеры связаны с неспособностью или отсутствием мотивации руководителей для эффективной организации внутрифирменных коммуникаций, это особенно важно, например, в крупных организациях с развитой филиальной сетью.

4. Языковые барьеры. Существует множество таких барьеров: семантические, стилистические, фонетические. Они могут быть связаны с различным толкованием значений слов, незнанием языка и диалектов, есть существенные дефекты речи и дикции, искаженных грамматических построений высказываний участников общения [12].

Обращаем внимание на то, что выделение группы коммуникационных барьеров достаточно условно, поскольку границы между ними нечеткие и, возможно преодолев препятствия. Однако практика управления предприятиями показывает, что чаще встречаются психологические и организационные трудности в общении [7,с.43].

Семантический барьер

Семантический барьер непонимания возникает, когда фонетически язык « наш » но в переданном значении « чужой ». Это возможно по следующим причинам: [2,с.157].

1. любое слово имеет обычно не одно, а несколько значений.

2. «смысловые» поля у разных людей разные;

3. зачастую используются жаргонные слова, тайные языки, часто используемый в группе, примеры (например, смысл слов « перо», « капуста» и др. на воровском сленге отличается от истинного значения).

Возникновение барьера можно объяснить так: мы обычно предполагаем, что « все понимают, как я, между тем, лучше было бы сказать обратное « все понимают по-своему ».

Для преодоления семантического барьера необходимо:

1. говорить как можно проще;

2. заранее договориться на равных понимания ключевых слов, понятий, терминов, если надо разъяснить их в начале разговора. [2,с.160].

Стилистический барьер

Стилистический барьер непонимания возникает, когда человек обязан понять и, следовательно, отразить в какой-то реакции или действий только словесное обращение, которое подчинено установленной грамматической структуре. В противном случае, когда происходит несоответствие между формой и содержанием, возникает стилистический барьер.

Другими словами, если стиль изложения слишком тяжелый, излишне легковесный, в общем, не соответствует содержанию, слушатель не понимает или отказывается, не хочет понимать [8].

С определенными оговорками можно признать, что стиль-это отношение формы сообщения к его содержанию. Поэтому главное при преодолении стилистического барьера - правильно структурировать передаваемую информацию.

Существуют два основных правила структурирования информации в общении: правило рамки и правило цепи [15,с.81].

Существует правило рамки правило, которое основано на действии психологических законов памяти, открытого немецким психологом Г. Эббингауз (этот закон часто называют «фактором ряда»). Его суть заключается в том, что начало и конец любой информации, какой бы он ни был, сохраняется в памяти человека лучше, чем середина.

Рамку в общении создает начало и конец разговора. Для эффективного общения, предстоящего разговора, беседы целесообразно вначале указать цель, перспективы и предполагаемые результаты общения, а в конце разговора — подвести итоги, показать ретроспективу и отметить степень достижения целей. Кроме того, первичное общение является наиболее важной частью начала, и повторяется деловым общением — конец разговора. Во втором случае людей не так интересует, как проходили переговоры, беседа, как то, чем они закончились [23,с.54].

Правило цепи основано на предположении, что содержание общения не может быть бесформенной грудой разнообразных сведений информации, оно должно быть каким-то образом выстроено, соединено в цепь, «перечислено. Любую цепь, упорядочивая, связывая, организуя содержание, как и рамка, выполняет сразу две задачи:

во-первых, она позволяет улучшить запоминание,

во-вторых, помогает структурировать информацию в соответствии с ожиданиями собеседника [17,с.11].

Следующие варианты перечисления:

1. простое перечисление — «во-первых, во-вторых, в-третьих»

2. ранжирование — «сначала о главном, теперь о составных элементах, наконец, менее существенное»

3. логическая цепь — «если это так, тогда можно предположить, что... и поэтому». Логическое построение сообщения должно вести собеседника обратить внимание на интерес, от интереса к основным положениям, от основных положений к возражениям и вопросам, возражений и вопросов к заключению и заключение призыв к действию.

Фонетический барьер

Непонимания возникает в следующих случаях:

• когда собеседник говорит на иностранном языке;
• используют большое число иностранных слов или специальную терминологию;
• когда собеседник говорит быстро, невнятно и с акцентом.

Преодолеть фонетический барьер вполне возможно, и поэтому для этого важно:

• четкая разборчивая и достаточно громкая речь, без скороговорки;
• мнение аудитории и индивидуальных особенностей людей (чем хуже знает человек предмет обсуждения, тем медленнее надо говорить, тем больше нужно разъяснять, люди разных национальностей говорят с различной скоростью: на севере и в средней полосе - медленнее, на юге — быстрее; маленькие дети и пожилые люди плохо воспринимают быструю речь и т. д.);
• наличие обратной связи с собеседником, с аудиторией [17].

Выводы по главе 1

Коммуникация это сложный и многогранный феномен, который представляет собой необходимое условие и фундаментальную основу существования человеческого общества и природных сообществ.

Благодаря модели коммуникации мы можем определить и описать следующие обязательные элементы любого коммуникативного акта: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь.

Одной из ключевых проблем коммуникации – проблема адекватного восприятия передаваемой информации и, следовательно, эффективность коммуникации. Сообщение, передаваемое источником получателю, преодолевая множество коммуникационных барьеров. В результате, он может быть принят полностью, в искаженном виде или не принято вовсе.

Факторами, ограничивающими эффективность коммуникации, являются среда (внешние условия) коммуникации, средства коммуникации и сам человек как главная героиня коммуникативного акта. В целях повышения эффективности коммуникации следует уделять внимание проблеме коммуникативных барьеров и совершенствованию практических навыков их преодоления.

Чтобы избежать барьера и добиться лучшего восприятия информации адресатом, коммуникатору нужно изучить его точку зрения, необходимо попробовать возможные варианты подхода, уметь слушать оппонента и поставить себя на его место, чтобы лучше понять ход мысли.

На основе психологических различий между людьми психологический барьер в общении. Важная роль отводится авторитету коммуникатора. Чем выше авторитет, тем лучше усваивается передаваемой информации получателя.

Большое значительное место отводится эффект первые впечатления от коммуникатора к получателю, который часто бывает обманчивым и играет негативную роль в восприятии коммуникатора сообщение.

2. Теоретические основы управления коммуникациями в организации

2.1 Особенности коммуникаций в организации

Коммуникация играет особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть группы. Таким образом, общение выступает как решающее условие для формирования группы и ее деятельности.

Поэтому руководитель должен знать средства связи и уметь использовать их в процессе коммуникации, чтобы преодолеть коммуникационные барьеры непонимания [3,с.52].

Традиционно выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов используются слова человеческого языка. Существует несколько признаков естественного человеческого языка, которые отличают его от коммуникативных систем животных.

Основные признаки естественного человеческого языка:

1) Канал для всех языковых сообщений вокально-слуховой: язык сообщений, передаваемых с помощью голоса и воспринимаемый на слух. Этой особенностью, человеческий язык отличается от языка животных. Эти отличия касаются того, каким образом информация передается через внешнюю среду в организме. Однако, с точки зрения того, что происходит внутри организма при восприятии языковых сигналов, есть много сходства между человеком и низшими животными [18,с.74].

2) Языковая деятельность не имеет прямого биологического значения, другими словами, биологически несущественна (незначительна).

Как бы ни изменился характер речи (тембр, высота, скорость, интонация и т. д.) в процессе разговора, это не влияет на биологические свойства окружающей среды [18].

1. Произвольные семантизации.

Семантизация - означает придание смысла, т. е. связь между явлением, выступающим в качестве материального знака, и тем явлением, которое им означается.

Одним из основных средств коммуникации является речь, речевое общение. 
Речь - это особый вид деятельности, который существует наряду с другими видами деятельности (трудовой, познавальной, мнемической, то есть деятельностью памяти) [2]. 

Следовательно, если «речевая деятельность есть специализированное употребление речи для общения, частный случай деятельности общения», «речь является потенциальным компонентом любой деятельности, например, познавательной (мыслительной), мнемической и др. [7].

Говорящий (пишущий), в рамках этих мероприятий, которые использует язык в двух основных целях: для общения с другими людьми или по отношению к себе. Таким образом, речь как психологическое явление соотносится с категориями мышления, памяти и т. д.

К основным функциям языка в процессе коммуникации относятся:

• коммуникативная и репрезентативная (репрезентация – представление; изображение, образ), которая является доминирующей;

• апеллятивная (апелляция – призыв, обращение, т. е. воздействие), которая грамматически наиболее ярко выражена в звательной форме и повелительном наклонении.

• экспрессивная (экспрессия - выражение и выразительность).

•фактическая, осуществляется посредством обмена ритуальными формулами, т. е. затрагивающая области преимущества речевого этикета.

• метаязыковая, т. е. функция толкования.

Функция, которую выполняет язык в процессе коммуникации, определяет вид высказывания и отбор слов [8,с.124].

К вербальным средствам коммуникации относятся письменная и устная речь, слушание и чтение. Устная и письменная речь участвуют в производстве текста, т. е. процесс передачи информации, а слушание и чтение текста, заложенной в нем информации, (см. таблицу Шекшня С.В) [27].

Таблица Шекшня С.В.

Естественно, руководителей в первую очередь интересует вопрос о том, какие коммуникационные методы следует выбрать для взаимодействия со своими сотрудниками, здравый смысл подсказывает, а специальные исследования подтверждают, что выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации [13,с.29].

(см. Приложение 2)

Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг друга. Например, после проведения встречи с подчиненными (устная коммуникация) отправить документ, в котором изложины основные пункты обсуждения [11].

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации и получения обратной связи. В то же время устная коммуникация не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его содержание, сопряжена со значительным уровнем помех в системе.

Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее неизменной на неопределенный срок, что очень важно для реализации функции управленческого контроля, и позволяет получателю, чтобы уточнить его неограниченное количество раз [7,с.87].