Файл: Особенности коммуникаций в организации (Сущность и понятие коммуникационного процесса в организации).pdf

• обмен информацией. Сотрудники разных отделов могут встретиться, чтобы обменяться новыми данными.

• разрешение конфликта. Работники могут собраться, чтобы обсудить внутренний конфликт [24, с.132].

На развитие интерактивных воздействие коммуникаций по последнему слову техники – с помощью компьютеров, телефонов и телевидения. Конечно, участники могут общаться друг с другом через компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему динамичный межличностный процесс.

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личный характер [24].

2.2 Управление коммуникаций в организации

Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций [28, с.127].

Организация в широком смысле понимают как систему, образованную специфические особенности: конкретная организация, коммуникация и мотивация.

В узком понимании организация – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет»).

Мотивация играет огромную роль регулятора всех функций, аналогичную роли психике в организме.

В широком смысле термин "организация" применяется к биологическим, социальным и техническим объектам [1].

В научных работах понятие "организация" определяется как:

• внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

• совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

• объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур [7].

По словам М. Мескон рассматривать группу как организацию, необходимо иметь: не менее двух человек, считающих себя частью этой группы; по крайней мере, одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую понимают как общую все члены группы: члены группы работают, чтобы достичь значимой для всех цели [13].

Организация - группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среды, которая представляет собой операционную деятельность.

Внутренняя среда организации – это часть общей среды, которая находится в пределах организации.

Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, а во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, которые в совокупности определяет потенциал и возможности организации [23, с.188].

Эти структуры реализуют следующие цели и задачи:

• штатное расписание – взаимодействие руководителей и рабочих, наем, обучение и продвижение кадров, оценка деятельности и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками.

• организационная структура – коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры распределения прав и ответственности, иерархия подчинения;

• производственная структура – изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства, техническое обслуживание промышленного парка, осуществление исследований и разработок;

• маркетинговая структура внутренней среды, стратегии ценообразования, стратегии продвижения продукта на рынке, выбор рынков сбыта и систем распределения;

• финансовая структура включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного взаимодействия [23, с.189].

Внутренняя среда, можно сказать, пронизана организационной культурой, которая может либо способствовать тому, чтобы организация была очень сильная, постоянно выживала в конкурентной борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей успешно развиваться даже при высоком уровне технического и финансового потенциала. Информацию об организационной культуре можно получить из различных публикаций, что сама эта организация. Как правило, в своих публикациях, организация уделяет большое внимание фирменной философии, продвижения своих ценностей [19].

Для организаций с сильной организационной культурой характерно подчеркивание важности "человеческого фактора", и для организаций со слабой организационной культурой характерно стремление в публикациях говорить о формальных организационных и количественных аспектах своей деятельности. Чтобы выжить в долгосрочной перспективе, чтобы быть успешной, организация должна уметь прогнозировать то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и какие новые возможности могут открыться для нее. Основное внимание должно быть обращено на выяснение того, какие угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда.

М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность и неопределенность [21].

Сложностью внешней среды понимается вариативность факторов, на которые организация должна реагировать.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя среда является очень подвижной [7,с. 174].

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, доступной организации по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.

Организации пользуются различными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С существующими и потенциальными потребностями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок [10, с. 190].

Очень редко организация является единственной на рынке, чаще всего она окружена конкурентами. Руководство любого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять потребителей эффективнее конкурентов, то предприятию не выжить. Во многих случаях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и по какой цене.

Отношения с конкурентами могут приобрести совершенно неожиданный характер - от резкого противостояния до финансовой и другого рода поддержки.

М. Мескон приводит интересный пример из истории развития компании « Дженерал Моторс». В 1979 году, фирма согласилась одолжить несколько сотен миллионов долларов своим старым и традиционным конкурентом корпорации Крайслер. Причина была в следующем: если бы фирма "Крайслер" разорилась, то любая другая иностранная компания могла ускорить его развитие, используя свою развитую дилерскую сеть, что не входило в планы « Дженерал Моторс» [20, с. 90].

Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своем годовом отчете любой компании, которая сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также дает информацию о вашем местоположении, возможности карьерного роста, льготы и т. д. Используя лоббистов и делая взносы в различных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений [12].

Таким образом, организация может создать барьеры для своих конкурентов или не допустить принятия невыгодных положений, регулирующих экономическую деятельность [3].

Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями работников. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками для того, чтобы профсоюз не появляются. Это всего лишь несколько примеров разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Дискуссии, встречи, телефонные разговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. д., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением [14, с. 34].

Во внешней среде существует механический и органический подход к построению организации занимают важное место в теории и практике управления.

Механический подход к проектированию организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жестокой иерархией власти в организации. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда использование рутинных технологий (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и простых и динамичное внешнее окружение. Так, даже современное автомобильное производство вполне может быть эффективным в рамках механической структуры [14, с. 39].

Многие специалисты считают механический подход синонимом Веберовской бюрократической организации. Немецкий социолог и экономист М.Вебер вошел в историю, которая была сформулирована в начале века понятие бюрократии как организации, имеющей определенные

характеристики.

Часто слово бюрократия ассоциируется с жесткостью, некомпетентностью, волокитой, неэффективностью и нелепостью правил. В принципе, в бюрократической модели заложена потенция проявления при определенной ситуации этих негативных явлений. Поэтому надо четко различать то, как работать бюрократическая организация, и как она работает в ряде больших организаций [14].

Свои преимущества, такие как универсальность, предсказуемость и производительность, бюрократическая система может реализовать при следующих условиях:

• в организации известны общие цели и задачи;

• работа в организации может делиться на отдельные операции;

• общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы позволить выполнить ее на основе централизованного планирования;

• выполнение работы индивидом может достоверно измеряться;

• денежное вознаграждение мотивирует работника;

• власть руководителя признается как законная [20].

Конечно, существует много других условий, важных для успеха любой организации, например таких, как наличие ресурсов и спрос на результат деятельности. Однако вышеперечисленные условия очень важны для эффективной деятельности организации на основе механического подхода.

Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Этот подход демонстрирует свою эффективность в условиях, когда используется нерутинная технология

(высокая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется сложное и динамичное внешнее окружение. Хорошим примером эффективного применения органического подхода является организация производства электронной техники. Эксперты признают, что технология электронного производства меняется чуть ли не каждую неделю. Меньшими темпами меняется внешняя среда, сложность которой ни у кого нет сомнений [22, с. 99].

Органический подход позволяет организации лучше взаимодействовать с новым окружением, адаптироваться к изменениям, т. е. является более гибкой. Чтобы нагляднее отобразить суть органического подхода, его можно представить как прямую противоположность «идеальной» бюрократии если механический подход ориентирует организацию на высокоструктурированные роли, то описание работы «при органическом подходе может состоять всего из одной фразы: «Делайте то, что вы считаете необходимым для полноценной работы». Аналогичным образом при принятии решения: «Вы эксперт, Вам решать» [22, с. 104].

При органическом подходе в силу отсутствия ясных оценок и стандартов, большей мотивации сотрудников и внутренний управляемый вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля.
Большинство специалистов видят в органическом подходе будущее и продолжают усиленно учитывать конкретные условия, в которых действует конкретная организация, и на этой основе делать свой окончательный выбор.

В управлении, как и любой другой сфере социальной активности человека, не существует априорного понятия "хорошей" или "плохой" системы. Есть выбор, соответствующий имеющимся условиям, и выбор, им не соответствующих. Когда изменяются условия может измениться и выбор.