Файл: ГОС ЭКЗАМЕН_0.docx

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

2. Электронный документ. Проблемы определения и перспективы использования.

Традиционное определение док. как материального объекта содержащего зафиксированную на нем инфу предполагает выполнение операций с док. как с носителем информации т е учет, размещение, хранение, передача. Однако с появлением электронного док. на первый план выходит не объектно-материальный, а информационный характер док. Акцент смещается с носителя информации на саму информацию и все действия над док. оцениваются прежде всего с точки зрения информационной целостности и информационной безопасности.
Термином электронный док. обозначают информацию зафиксированную на электронном носителе, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий поддерживаемых компьютерной техникой и которая содержит реквизиты позволяющие её идентифицировать.
Под электронным носителем понимают материальный носитель предназначенный для записи и хранения инфы посредством компьютерной техники.

Состав электронного документа.
1.Содержание – инфа содержащаяся в документе.
2.Контекст – деловые, правовые, делопроизводственные, технические, архивные реквизиты в которых фиксируются разнообразные моменты создания и существования док.
3.Метаданные – совокупность данных описывающих структуру компьютерных данных необходимых для декодирования инфы программным обеспечением.
Метаданные – технологическая инфа необходимая программному обеспечению для управления данными и представления документа в удобном для человека т е декодированном виде.
4.Электронный носитель инфы. Контекстная инфа необходимая не включающаяся непосредственно в электронный документ, но её необходимо знать для обеспечения работы с документом. Например для адекватного подбора оборудования к конкретной инфе относят данные об аппаратном и программном обеспечении.

Метаданными являются данные включенные в состав док. программным обеспечением. Основные понятия относящиеся к метаданным являются:тип данных, структура данных, формат данных.
Типы данных определяются значениями которые эти данные могут принимать и базовыми операциями над ними.
Структурой данных называют множество допустимых типов данных и отношений между ними. (записи, файлы, совокупности файлов связанные между собой различными структурами - линейная, иерархическая, сетевая, реляционная.
Формат данных – способ описания элементов и структуры данных.
Формат зависит от типа, состава и структуры данных, а также набора управляющих символов, стандарта описания и языка программирования. Разные типы и структуры данных будут описывать по разному и для работы с ними необходимы разные типы программного обеспечения.
Разнообразие форматов порождает проблему совместимости программным продуктов работающих с разными форматами.
Для обмена данными между разными программами необходимо как правило полностью конвертировать данные из одного формата в другой. Большинство форматов яв-ся закрытыми.
Начать, наверное, стоит с того, что бумажный документ объединяет в себе как информацию (контент), так и сам носитель. Точнее, не саму информацию, а ее представление в виде «человекочитаемого» текста и/или схем. Чернила, паста шариковой ручки, тонер, типографская краска взаимодействуют с волокнами бумаги, образуя единый артефакт. Связь представленной информации и носителя в бумажных документах настолько прочна, что для защиты информации (гарантии авторства документа) можно использовать способы защиты самого носителя, например, печать на фирменных бланках, ультрафиолетовую печать, голограммы и т. п.

Электронный же документ, особенно если он предназначен для передачи по каналам связи, изначально не имеет привязки к своему носителю — особым образом намагниченному участку ферромагнитной поверхности или импульсам электрического тока в куске медной проволоки. Осознание этого факта позволяет нам сделать первый вывод: если электронный документ будет пересылаться по каналам связи, защищать нужно сам электронный документ (контент), а не его носитель.

Другим «откровением» будет то, что электронный документ по сути представляет собой набор двоичных разрядов. Когда мы обращаемся к традиционным бумажным документам, то единственными посредниками между документом и нашими глазами могут стать лишь очки или контактные линзы. И те и другие воспринимаются нами как достаточно надежные инструменты. В случае же с электронными документами все намного сложнее. Между нашими глазами и битами информации, составляющими электронный документ, появляется масса «посредников»: диск, память, процессор, монитор, операционная система, драйверы, приложения... И всегда ли то, что мы видим на экране, совпадает с содержимым электронного документа?

Начнем с того, что электронные документы — это файл (набор битов) какого-либо формата, будь то DOC, XLS, ODF, PDF, XML, просто текст (plain text) или что-то еще. Естественно, нам было бы удобнее обмениваться документами в том формате, в котором они были созданы. Как нетрудно догадаться, речь идет о популярных офисных форматах.

Как мы уже убедились, традиционный бумажный и электронный документы имеют разную физическую природу. Это в свою очередь определяет выбор средств, которые придают документу юридическую силу: мы используем собственноручную подпись для бумажных документов и подпись электронную для легитимизации электронных документов. И та и другая, по мнению Адриана МакКулаха [5], выполняют следующие функции:

• идентифицируют лицо, подписавшее документ (подписанта);

• подтверждают факт персонального участия определенного лица в акте подписания;

• ассоциируют определенное лицо с содержанием документа;

• подтверждают намерение определенного лица быть связанным с содержанием документа;

• подтверждают авторство документа.

Из своего опыта добавим, что подпись также гарантирует неизменность документа, и не зря особо важные документы подписывают на каждой странице.

Вместе с тем разная природа собственноручной и электронной подписи определяет и ключевые различия между ними. Собственноручная подпись, будучи следом чернил или шариковой пасты, образует вместе с документом единый физический объект, и ее сравнительно тяжело убрать из документа, не оставив следов воздействия. Это означает, что электронная подпись гарантирует авторство и подлинность документа при условии, что она включена в тело документа или находится с документом в едином контейнере. Как только документ покидает контейнер или же электронная подпись извлекается из тела документа, все гарантии подлинности и неизменности документа исчезают.

3. Нормативно- методическое регулирование работы с документированной информацией.

Законодательные акты РФ в сфере информации

и документации

Вся деятельность по работе с информацией в учреждениях, в организациях, на предприятиях регулируется отечественными нормативными актами, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, закрепляющей основные права граждан к доступу к информации, а также определяющей основные виды тайн и т.п. Многие положения работы с документной информацией кодифицированы. Так, особенности работы с документированной информацией закреплены в Гражданском кодексе РФ, Уголовном кодексе РФ, Трудовом кодексе РФ, Кодексе об административных правонарушениях РФ, Налоговом кодексе РФ. Данные кодексы закрепляют правила работы организаций, определяют порядок образования, реорганизации и ликвидации организаций и предприятий. Предъявляют определенные требования к документированию управленческого процесса. Устанавливают порядок работы с документной информацией, особенности ее хранения и использования. Предусматривают административную и уголовную ответственность за изготовление подложных документов, порчу, утрату документального фонда и др.

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений, организаций, предприятий.

Основным законом, регулирующим особенность работы с информацией – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ. Здесь устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Даются определения информации, документа, информационные ресурсы.

ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. №85-ФЗ, который направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена, устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации. Рассматривает другие вопросы международного информационного обмена.

ФЗ «О стандартизации» от 10.06.1993 . №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в России. Определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение.

ФЗ «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 №1807-1 (с изменениями от 24.07.1998) регулирует вопросы использования государственного языка в документах. Устанавливает, что официальное делопроизводство может вестись на государственном языке РФ – русском, государственных языках республик и иных языках народов РФ, определяемых законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями. Предприятиями и учреждениями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке. Закон также устанавливает нормы использования языка в судебной, внешнеполитической, внешнеэкономической и других сферах деятельности.

ФЗ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23.09.1992 №3520-1 определяет использование товарных знаков на документации.

Ряд законодательных актов РФ регулируют вопросы использования информации, относимой к государственной или иной конфиденциальной тайне, например, ФЗ «О государственной тайне» от 21.07.1993 №5485 или ФЗ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23.09.1992 №3523-1. А также ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ, устанавливающий правила работы с электронным документом, его удостоверением

Федеральными законами регулируются и специальные сферы деятельности (отрасли). Поэтому в данный ряд ФЗ необходимо включать и так называемые специальные законы.

Федеральные законы уточняются и дополняются другими нормативными актами (указами и распоряжениями Президента РФ, распоряжениями Правительства РФ, нормативными актами субъектов РФ)

Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 утверждено Положение о государственном гербе российской Федерации (с изменениями от 17 марта 1997 года.)

Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477

Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

27 декабря 1995 года Правительство РФ приняло постановление №1268 «Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации».

Указ Президента Российской Федерации от 24.01.1998г. №61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Указ от 06.03.1997 №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» от 04.09.1995 г. № 870.

Использование государственной символики и наименований государства в документах регулируется Постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 14 февраля 1992 г. N 2355-I О порядке использования наименований «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний в названиях организаций и других структур.

Нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти являются ведомственными нормативными актами. В зависимости от сферы действия они могут быть общими, отраслевыми и межотраслевыми. Нормативные акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаям. В сфере документационного обеспечения управления общее методическое руководство осуществляет Росархив. Принимаемые им нормативные правовые акты по вопросам делопроизводства и архивного дела обязательны для применения всеми организациями, предприятиями, учреждениями независимо от их организационно-правовой формы.

В 1991 году Росархивом была разработана и предложена для внедрения «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». Основная цель ГСДОУ – упорядочивание документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации» (8 ноября 2005 года N 5361). Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и органи0зации работы с документами, является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству.