Файл: ГОС ЭКЗАМЕН_0.docx

В целях обеспечения сохранности ценной документной информации, Росархивом, совместно с Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, был разработан «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000 г.). А также, Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19 января 1995 г. №2.

На основании законодательства, для закрепления унифицированных требований к работе с документной информацией, разрабатываются государственные стандарты. В последнее время, в связи с международными требованиями.

Все государственные стандарты объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, о порядке внесения в них изменений, их отмены и т.д.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации т единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

Основными стандартами, регулирующими данные процессы, являются:

ГОСТ 6.01.1–87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4.– 84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87 Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации;

ГОСТ Р 6.30.-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В целях систематизации информации, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Все классификаторы разбиваются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

• Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

• Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

• Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

• Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Помимо перечисленных нормативных, нормативно-методических документов, которыми руководствуются учреждения, предприятия, организации, существуют локальные нормативные документы, которые регламентируют процесс создания, движения, хранения и использования документов в конкретном учреждении, предприятии, организации. Положения данной документации обязательны для исполнения внутри организации и для третьих лиц, вступающих с ней в деловые отношения. Обычно такие документы называют организационной документацией, в состав которой входят: Учредительный договор; устав; положение о делопроизводстве; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции, стандарт предприятия.

4. Сущностные характеристики и состав организационной документации.

Организационные документы (organization (фр.) – устройство чего-либо, строение) определяют порядок создания, работы организации. Закрепляют ее структуру и штатную численность, права и обязанности структурных подразделений и должностных лиц.

В связи с тем, что организационные документы содержат свод правил и норм, их называют локальными нормативными или организационно-правовыми документами.

Основная цель организационно-правовых документов, как уже было отмечено, заключается в установлении норм и правил функционирования организации в целом и ее структурных подразделений. Организационно-правовые документы не только закрепляют структуру организации, ее цели и основные направления деятельности, но и регламентируют порядок осуществления конкретных операций, то есть носят инструктивный характер.

Немаловажную роль организационно-правовые документы играют в профилактике внутриорганизационных конфликтов. За счет четко прописанных должностных обязанностей, установления системы соподчиненности снижается вероятность развития межличностного конфликта и конфликта между руководителями и подчиненными. Работа носит оперативный характер, действия подразделений унифицированы.

По своему содержанию организационно-правовые документы являются сложными и разнообразными по целевому предназначению.

Можно выделить учредительные (устав, положение об организации, структура и штатная численность и другие); инструктивные, которые в свою очередь подразделяются на документы, направленные на закрепление правил и документы, регламентирующие правила поведения и корпоративной культуры (регламенты, инструкции, правила и другие); а также организационно-правовые документы оперативного характера, имеющие конкретно установленный срок действия (штатное расписание., срочный договор и другие). Каждый вид организационно-правовых документов имеет свои особенности составления, но имеются и общие характеристики.

Организационно-правовые документы содержат нормы универсального характера, направленные на регулирование повторяющихся ситуаций. Они носят правовой характер, следовательно, имеют наивысший по отношению к другим документам фирмы статус.

Организационно-распорядительные документы основаны на нормах административного права, следовательно, обязательны для исполнения не только сотрудниками фирмы, но и организациями, вступающими с нею во взаимоотношения. Конечно, в этом случае речь идет только о тех нормах, которые затрагивают интересы обеих сторон.

С точки зрения срока действия, организационно-распорядительные документы относятся к категории бессрочных документов – они составляются один раз – при учреждении организации или для регламентации новой деятельности – и могут действовать много лет. Исключение составляют организационно-правовые документы оперативного характера. Так, например, срочный договор будет действовать только то время, которое необходимо для реализации изложенных в нем задач. Штатное расписание составляется ежегодно в связи с тем, что содержащаяся в нем информация имеет тенденцию к постоянному изменению.

Допускается внесение изменений в организационно-правовые документы. В случае реорганизации деятельности, документы перерабатываются и утверждаются заново.

В связи с тем, что организационно-правовые документы составляют правовую основу деятельности организации, они относятся к документам, издаваемым не единолично, а коллегиально. Организационно-правовые документы обязательно проходят процедуру утверждения уполномоченными на это лицами – вышестоящей организацией, внутренним коллегиальным органом, руководителем организации или структурного подразделения. Порядок утверждения зависит от структуры организации, разновидности документа и его направленности. Если документ регламентирует деятельность организации в целом, его утверждает высший коллегиальный орган или, если он отсутствует, руководитель организации. Документы, касающиеся деятельности отдельного структурного подразделения может утвердить Совет этого подразделения или его руководитель.

Характерной особенностью организационно-правовых документов является введение их в действие распорядительным документом. Часто технология их издания выглядит следующим образом: издание распорядительного документа о разработке или внесения изменений и дополнений в существующий организационно-распорядительный документ – разработка проекта, согласование, подписание, утверждение и регистрация организационно-правового документа – введение в действие распорядительным документом.

Стоит отметить, что, несмотря на высший статус, организационно-правовые документы могут прилагаться к распорядительному документу. Такое возможно когда организационно-правовой утверждается распорядительным документом и не превышает сто листов. Даже в этом случае организационно-правовой документ не теряет своего статуса и основных функций.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством фирмы или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов. Оформляются на чисты листах бумаги формата А4. Имеют схожий формуляр (рис.)

Рис. Общий формуляр организационно-правовой документации

При составлении организационно-правовой документации следует учитывать нюансы в оформлении. Так, например, реквизит «дата документа» должен быть оформлен словесно-цифровым способом, а реквизит «место издания документа» может отсутствовать, если наименование организации содержит указание на географическое расположение фирмы. Учредительные документы, помимо внутреннего утверждения, требуют утверждения в государственных органах, в связи с этим на документе могут находиться два и более грифа утверждения. В связи с этим, в эстетических и практических целях учредительные документы имеют титульный лист, на котором располагают грифы утверждения, наименование организации, место и год издания.

Текст организационно-правового документа, как правило, многостраничный, сложный. Для структурирования информации и удобства восприятия текст разбивают на разделы, подразделы, пункты и, при необходимости, на подпункты. Нумеруют их арабскими цифрами. Вторую и последующие страницы текста нумерую по центру верхнего поля документа. Текст может быть представлен любой унифицированной формой, например, таблицей. Табличная форма текста характерна таким документам как структура и штатная численность, а также штатное расписание.

Организация вправе самостоятельно определять информационный состав организационно-правовой документации. В то же время, необходимо помнить, что такие документы содержат нормы права, следовательно, не должны противоречить действующему законодательству. Содержание учредительных документов регламентирует Гражданский кодекс Российской Федерации, а также специальные законы, например, Федеральный закон об обществах с ограниченной ответственностью от 26.12.1995 №208 или Федеральный закон об акционерных обществах от 08.02.1998 №14-ФЗ.

Как уже отмечалось выше, в зависимости от направленности организационно-правового документа и степени правового охвата, их может подписывать либо руководитель структурного подразделения, либо специалист, который курирует данное направление деятельности. Если имеется высший коллегиальный орган, наиболее важные организационно-правовые документы подписывает руководитель организации. В некоторых случаях организационно-правовые документы подписываются двумя или более лицами. Это касается документов, финансово-экономические или кадровые вопросы. соответственно, помимо руководителя, их подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров.

От порядка подписания зависит и порядок внутреннего утверждения. Если имеется высший коллегиальный орган, организационно-правовые документы подписывает руководитель, а утверждает коллегиальный орган. В случае отсутствия последнего в организации, такие документы подписывают квалифицированные специалисты или руководитель структурного подразделения, чьи интересы затрагивает документ, а утверждает руководитель организации. Утверждение может осуществляться непосредственно на документе проставление соответствующего реквизита, либо через издание распорядительного документа – решения или приказа. В последнем случае реквизит «гриф утверждения» должен содержать ссылку на дату и регистрационный номер распорядительного документа.

Организационно-правовые документы могут затрагивать личные права сотрудников или даже ущемлять их. Чтобы избежать нарушений, организационно-правовые документы должны проходить стадию согласования (визирования). Как правило, визу согласования на таких документах проставляет начальник юридической службы (юрисконсульт), а гриф согласования – профсоюзный орган. Помимо названных должностных лиц, организационно-правовые документы могут визировать другие должностные лица или организации, чьи интересы затрагиваются в документе или вопросы, освященные в нем относятся к непосредственному ведению специалиста, который может оценить правильность его содержания и степень соответствия действующим нормам права.