Файл: ГОС ЭКЗАМЕН_0.docx

Разновидностями организационно-правовых документов являются: устав, положение, регламент, инструкция, договор, правила, структура и штатная численность, штатное расписание и другие.

Организационно-правовые документы издаются по случаю учреждения организации, ее филиала или структурного подразделения, а также при необходимости закрепления должностных обязанностей, внутренних правил, организации определенной деятельности. Как правило, такие документы остаются без изменений многие годы, поэтому в в документообороте организации они составляют незначительный процент. Несмотря на незначительное количество, именно такие документы играют главную роль в деятельности любой организации. Они выступают регулятором деятельности и гарантом прав организации, ее структурных подразделений и должностных лиц.

5. Распорядительные документы. Разновидности, правила составления и оформления.

Распорядительные документы играют важную роль в управлении любых форм собственности.

Все распорядительные документы носят административный характер.

Для руководящих работников они являются средством исполнения управленческих функций по отношению к подчиненным учреждениям, предприятиям, организациям и отдельным лицам.

Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций или должностных лиц и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц, то есть всегда направлены сверху вниз.

Органы государственной власти и государственного управления Российской Федерации, все учреждения, организации и предприятия отражают свою административно-управленческую деятельность в распорядительных документах.

Распорядительные документы государственной власти имеют общеобязательный характер и распространяются на действия всех физических и юридических лиц.

Распорядительный документ может носить и ограниченный характер, когда он адресован конкретной категории лиц или регулирует отдельную сферу деятельности. Распорядительные документы организации имеют статус схожий со статусом организационно-правовой документации. Отличие состоит в том, что распорядительные документы регулируют деятельность только своей организации. Если это распорядительный документ, изданный руководителем структурного подразделения, то только этого отдела.

Основная цель распорядительной документации организации заключается в регулировании деятельности организации в целом и ее структурных подразделений, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности организации, обеспечение ее ресурсами. Как видно из цели, в отличие от организационно-правовой документации, распорядительные документы необходимы для решения оперативных задач. Они нужны для обеспечения исполнения организационной документации, а также поступающей от вышестоящих органов директивной документации.

Основные функции распорядительных документов

1. регулирование деятельности организации: о порядке и графике работы, о закупе сырья и т.д. Такие документы называются распорядительными документами, регулирующими основную деятельность предприятия. Иногда подобные документы издаются в чрезвычайных ситуациях, например, в случае непредвиденных ситуаций, руководитель имеет право принять решение по изменению порядка работы, распорядительный документ, изданный в этом случае, придаст решению руководителя юридический статус.

2. разрешение конфликтов внутри организации или их предотвращение. Нередко, во избежание различного рода конфликтов, издается специальный распорядительный документ, в которой решаются вопросы об улучшении условий труда, выплате компенсаций, установления порядка взаимоотношений и т.д. Распорядительные документы такого рода издаются только в случае отсутствия соответствующего организационно-правового документа.

3. разъяснение, уточнение порядка деятельности сотрудников, отделов, организации в целом, например, об объявлении выходного дня, о порядке работы, о правилах предоставления скидок и т.д.

4. введение в действие организационно-правовой документации. Отличительной особенностью организационно-правовой документации является необходимость введение ее в действие, что осуществляется распорядительными документами. Распорядительные документы издаются как в случае необходимости разработки, внесения дополнений и уточнений, так и в случае введения в действие, доведение до исполнителей и лиц, контролирующих исполнение ОПД.

5. документирование трудовых отношений. Современное трудовое право обязывает работодателя осуществлять все операции, связанные с кадрами, соответствующими распорядительными документами (приказом, распоряжением).

В связи с тем, что распорядительные документы призваны регулировать, корректировать работу организации они должны строго соответствовать правовым нормам, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону, а также локальным нормативным актам организации (организационно-правовым документам).

Отличительной характеристикой распорядительных документов является и то, что они, как правило, имеют документальное основание для их издания. Под основанием для издания распорядительного документа следует подразумевать нормативные, нормативные документы различных органов власти, а также распорядительные документы вышестоящей организации. Например, основанием к изданию распоряжения об изменении порядка работы может быть приказ головной организации о переходе на летний график работы. В таком случае, в издаваемом распорядительном документе необходимо отметить выходные данные основного документа (в нашем случае приказа): наименование вида документа, органа и лица издавшего приказ, дату и регистрационный номер документа.

Основанием к изданию распорядительного документа может быть и любой внутренний документ, например, докладная записка начальника отдела охраны труда о регулярном нарушении сотрудниками правил безопасности. В этом случае издается приказ о соблюдении правил безопасности, где указывается в обязательном порядке исполнитель и лицо, на которое возложен контроль. Приказ устанавливает порядок выявления нарушителей и устанавливает наказание.

Основанием к распорядительным документом предложения, заключения, письма, аналитические и информационные справки, чаще всего – акты.

Классификация распорядительной документации

В литературе существуют классификации распорядительных документов по различным основаниям:

1. По сфере действия распорядительные документы подразделяются на:

-общефедеральные (законы, указы, постановления, решения);

-действующие в рамках субъекта РФ (местные законы, решения депутатов, указ главы Администрации и т.п.);

-отраслевые, то есть регулирующие отдельную отрасль деятельности, деятельность учреждений, предприятий, организаций других сфер он регулировать не будет (Распоряжение Министра образования и науки);

-локальные. К локальным относятся распорядительные документы конкретной организации, юридическая сила таких документов распространяется только внутри этой организации.

2. По авторству распорядительные документы подразделяются на единоличные и коллективные (можно встретить и другие названия – издаваемые единолично и коллегиально). Коллективно (коллегиально) издаются распорядительные документы, затрагивающие общие и важные для всей организации вопросы: о расширении деятельности; по вопросам материального и финансового характера; по вопросам, регулирующим оборот акций и т.д. К распорядительным документам, издаваемым коллективно, относятся решения и постановления. В случае, если в организационной структуре отсутствует высший коллегиальный орган, а право приятия важнейших решений принадлежит руководителю организации, все распорядительные документы издаются единолично.

3. По видовому составу выделяются постановления, решения, указания, распоряжения, приказы.

4. По вопросам регулирования выделяются распорядительные документы, регулирующие общие вопросы (по основной деятельности) и кадровые вопросы (по личному составу).

Подготовка основных видов распорядительных документов осуществляется в основном аналогичным образом.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:

*изучение существа вопроса; подготовка проекта документа;

*согласование проекта документа;

* подписание документа.

Для постановлений и решений к перечисленным выше стадиям добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким должностным лицам или структурным подразделениям. При разработке сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. При этом должно соблюдаться главное условие, обеспечивающее качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования к его со­ставителям.

Подготовка проекта документа требует изучения различных законодательных актов, нормативных документов, справок, отчетов, т.е. требует сбора всей необходимой информации по сущест­ву поставленного вопроса.

Реквизиты распорядительных документов:

• Герб РФ или субъекта РФ;

• наименование организации, издающей документ;
  '*наименование вида документа;

• дата документа;

'*регистрационный номер документа;

*место составления или издания документа;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись;

* визы согласования документа.

Оформление реквизитов распорядительных документов и их Месторасположение на листе бумаги формата А4 или на общем блан­ке производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Текст распорядительных документов состоит из двух час­тей — констатирующей и распорядительной (директивной).

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, какими причинами вызвано издание данного распорядительного документа, например, дается ссылка на какой-либо нормативный документ или событие, послужившие основанием для издания этого документа. В этой же части отражаются цели и задачи предписываемых действий.

Констатирующая часть распорядительных документов может начинаться устойчивыми формулировками: «В целях...», «В связи..,», «В соответствии...», «Во исполнение...»

Текст констатирующей части завершается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» - в зависимости от вида документа.

Эти слова обычно оформляют прописными буквами, посре­дине следующей строки, от левого поля или в конце предыдущей строки, после этого ставится двоеточие и далее следуют пункты распорядительной части документа.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, текст которой излагается в повелительной форме. К формулировкам этой части документа предъявляются жесткие требования: они должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение этих действий и сроки исполнения.

Распорядительная часть, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо, структурное подразделение или конкретное учреждение) и срок исполне­ния, который должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.

Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения уста­навливается для каждого задания в отдельности.

Последний пункт распорядительного документа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение всех распоряжений данного документа в целом.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания и регистрации или с момента доведения их содержания до сведения исполнителя, В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия распорядительного документа указывается в самом документе.

Оформляются распорядительные документы на бланке организации. Руководителем организации или структурного подразделения, издающего данный документ, подписывается первый экземпляр документа.

В определенных случаях проект распорядительного документа может требовать визы согласования должностных лиц и специалистов, включая юрисконсульта, главного бухгалтера организации и самого исполнителя.

6. Информационно-справочные и информационно-аналитические документы.

Основное предназначение документа — ретрансляция информации, закрепленной на материальном носителе. Поэтому основной функцией документа является информационная коммуникация.

В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствует три категории документов:

• Документы, ориентированные в определенном направлении: СВЕРХУ ВНИЗ
  (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции).

• И СНИЗУ ВВЕРХ (докладные записки, заявления, жалобы);

• Документы ДВУСТОРОЕИЕГО/МНОГОСТОРОННЕГО ДЕЙСТВИЯ, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы, акты,
  протоколы).

Т.о., подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и
поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной
или других организациях, служащую основанием для издания распорядительных
документов. Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по
отношению к организационно-распорядительным документам. Имеется и статусное отличие – информационно-справочные документы не являются обязательными для
исполнения. " "

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. По способа-отражения информации

*Информационно-справочные(телеграммы, телефонограммы, переписка, докладные, служебные, объяснительные записки, представления и т.п.).

*Информационно-аналитические (создаются путем синтетической переработки, осмысления информации. Это: справки, акты, списки, отзывы, рецензии и т.п.).

2) По степени юридической значимости

• Документы, содержащие информацию, подлежащую обязательной переработке, (являются основанием для определенных действий), т.е. устанавливают ФАКТ (акты, протоколы, справки, номенклатуры дел).