ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.08.2020
Просмотров: 6443
Скачиваний: 7
СОДЕРЖАНИЕ
Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477
Классификация писем по назначению в деловой деятельности
6.1. Общие требования к учету документов
6.3. Система учетных документов архива
Трудовая книжка. Титульный лист.
Трудовая книжка. Раздел «Сведенья о работе».
При заполнении трудовой книжки вам может помочь знание некоторых тонкостей.
Образец формы внутренней описи документов дела.
Обязательные условия трудового договора
Условия расторжения по инициативе работодателя
Повременная форма оплаты труда
Повременно-премиальная система оплаты труда имеет две формы:
Работа в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:
Заработная плата за неотработанное время
Порядок предоставления и оплаты ежегодных и дополнительных отпусков
Мажоритарная избирательная система
Пропорциональная избирательная система
Плюсы и минусы пропорциональной системы
Работа с обращениями граждан -это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) жалоб и заявлений трудящихся. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, работа с этой категорией документов в маленькой организации, фирме является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за работу с этой категорией документов должно отвечать специально выделенное лицо.
Технология работы с обращениями граждан требует организации:
> приема граждан;
> приема и первичной обработки письменных обращений;
> регистрации обращений;
> направления обращений на рассмотрение;
> уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
> уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;
> контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
> информационно-справочной работы по обращениям;
> извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
> группировки вдела и текущего хранения обращений;
> анализа поступивших обращений.
Обращение граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации может быть подано в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.
Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте, Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.
На самом документе в нижнем правом углу проставляется регистрационный штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в регистрационном штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в регистрационном штампе указывается и регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, К-121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.
К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не растерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.
После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на карточках или на компьютере и только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.).
Суть регистрации - запись на карточке основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе (см. 1). Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это 2-3 экземпляра: 1-й -для контрольной картотеки, 2-й-для справочной картотеки, 3-й направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем приступить к регистрации, выявляют по алфавитной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».
Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, руководитель организации, получивший обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответствующим организациям.
Во всех случаях пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу ответом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю.
Если вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок написания ответного разъяснительного документа. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку.
Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.
Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника.
Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.
Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.
Секретарь, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается; сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.
На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись «ВДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
10 Служебные письма: понятие, виды, специфика письменного делового общения, правила составления и оформления.
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.
Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:
|
Основания классификации |
Примеры |
|
1 |
2 |
|
Территория |
Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка |
|
Вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту |
Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно -справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети |
|
Область применения |
Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений |
|
Статус автора |
Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан) |
|
Количество адресатов |
Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов |
|
Роль в информационном обмене |
Инициативные письма, письма-ответы |
|
Уровень типизации текста |
Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма |
|
Место в иерархии органов власти и управления и т. д. |
Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций |
|
Тематика |
Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др. |
|
Характер воздействия на адресата |
Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата |
Классификация писем по назначению в деловой деятельности
Наиболее сложной является классификация писем по назначению в деловой деятельности. С этой точки зрения можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями: 1. Письма информационного характера - письма, основным назначением которых является ин-формирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей.
|
Информационное письмо |
Письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям определенного типа. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению |
|
Сообщаем, что приказом Мининформсвязи России от 18.12.2006 № 655 утверждена Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации. Данная Инструкция размещена на WEB-сервере Мининформсвязи России (адрес: www.ptti.gov.ru) в разделе "Документы". |
|
|
Письмо-сообщение |
Письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос |
|
Сообщаем Вам, что по проекту постановления правительства Москвы "Об организации альтернативной гражданской службы в Москве" замечаний и предложений не имеем. |
|
|
Сопроводительное письмо |
Используется для отправки документов, не имеющих адресной части |
|
Представляем на рассмотрение и утверждение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов. Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз. 2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз. |
|
|
Письмо-напоминание |
Письмо, цель которого - побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности |
|
Напоминаем, что ваша организация ООО "Магистраль" (лицевой счет № 15958) является должником по абонентской плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2006 г. составила 1450,36 руб. Просим срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 352-05-72. |
|
|
Письмо-извещение |
Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию |
|
18 апреля 2007 г. в 11.30 московского времени РАО ЕЭС России проводит селекторное совещание по вопросу о повышении тарифов на электроэнергию. Совещание состоится в селекторном зале центрального офиса РАО ЕЭС России по адресу: Москва, просп. Вернад-ского, 78. |
|
|
Письмо-уведомление |
Сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии ли действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и со-держанию к письму-сообщению, письму-извещению или приглашению. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц |
|
Уведомляем акционеров открытого акционерного общества "Орловская промышленная компания" о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества. |
|
|
Рекламное письмо |
Письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме |
|
Уважаемые господа! Наша компания является одним из ведущих в России поставщиков обуви из Италии, Германии, Австрии и Греции. Компания зарекомендовала себя на рынке как надежный партнер, обеспечивая высокое качество товара и приемлемые цены. К осенне-зимнему сезону 2008 г. нами сформирована новая коллекция модной женской обуви - демисезонной из натуральной кожи и зимней из кожи с натуральным мехом - в ценовом пределе от 60 до 200 долл. Если вы заинтересованы в предлагаемом нами товаре, мы готовы выслать вам каталог обуви осенне-зимней коллекции 2008 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую вас информацию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением... |
|
2. Письма, содержащие просьбу или предложение, - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:
|
Письмо-просьба |
Письмо, цель которого - получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организации-автору; письмо -просьба требует ответа |
|
В связи с подготовкой рекламной кампании коллекции обуви "Весна - лето - 2007", запланированной на период с декабря 2006 г. по июнь 2007 г., просим Вас сообщить о возможности проведения для нас исследования степени известности в Москве и двух-трех региональных центрах России (на Ваш выбор) торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor. |
|
|
Письмо-запрос |
Направляется с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос требует ответа |
|
В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов: 1. Устава организации. 2. Свидетельства о регистрации организации. 3. Договора поставки с ООО "Этон". 4. Справка о стоимости одного кубометра песка на 02.07.2007. |
|
|
Письмо-предложение |
Направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, ус-луг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой |
|
Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по подбору на конкурсной основе инвесторов в США и Европе для осуществления программы реконструкции объектов социальной сферы (магазинов, ресторанов, кафе, офисов и т. д.), которая может быть полезна обеим сторонам. |
|
|
Письмо-заявка |
Это разновидность письма-просьбы. В тексте такого письма выражается желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы и т. п. |
|
Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме "Методы защиты информации в информационных системах", который состоится 12 апреля 2007 г. |
|
|
Письмо-заказ |
Представляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий |
|
Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая -июня 2007 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара. |
|
|
Письмо-приглашение |
Содержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках |
|
Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре "Бизнес-презентации. Современные технологии". В программе семинара: Критерии выбора презентационного оборудования.
Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 июня в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский проспект, 55. |
|