ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.08.2020
Просмотров: 6460
Скачиваний: 7
СОДЕРЖАНИЕ
Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477
Классификация писем по назначению в деловой деятельности
6.1. Общие требования к учету документов
6.3. Система учетных документов архива
Трудовая книжка. Титульный лист.
Трудовая книжка. Раздел «Сведенья о работе».
При заполнении трудовой книжки вам может помочь знание некоторых тонкостей.
Образец формы внутренней описи документов дела.
Обязательные условия трудового договора
Условия расторжения по инициативе работодателя
Повременная форма оплаты труда
Повременно-премиальная система оплаты труда имеет две формы:
Работа в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:
Заработная плата за неотработанное время
Порядок предоставления и оплаты ежегодных и дополнительных отпусков
Мажоритарная избирательная система
Пропорциональная избирательная система
Плюсы и минусы пропорциональной системы
3. Письма, содержащие требование или претензию, - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.
|
Письмо-требование |
Цель этого письма - заставить адресата выполнить взятые на себя себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей |
|
Согласно договору подряда от 12.05.2006 № 12/45 ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15. Однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ, определенного приложением 3 к договору. Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, меры до сих пор не приняты. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора к вам будут предъявлены штрафные санкции. |
|
|
Письмо-претензия |
Содержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков |
|
Вашей фирмой 25.04.2007 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полном объеме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 30.04.2007 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость. Приложение: на 1 л. в 1 экз. |
|
4. Письма-ответы --письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.
|
Письмо-согласие |
Является положительным ответом на просьбу, запрос или предложение |
|
Сообщаем, что наша организация готова предоставить место для прохождения преддипломной практики студентке 5-го курса очной формы обучения Института финансового менеджмента по специальности "Бухгалтерский учет и аудит" Осиповой Ольге Алексеевне с 01 февраля по 28 марта 2007 г. |
|
|
Письмо-отказ |
Дает отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос |
|
В связи с тем, что в мае 2007 г. наш университет вышел из состава учредителей Московского международного ин-ститута бизнеса и информационных технологий, ректор университета не уполномочен рассматривать вопросы, связан-ные с деятельностью данного института и его филиалов, и выступать ответчиком по гражданскому иску Николаевой И.П. |
|
5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии:
|
Гарантийное письмо |
Содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ и др.; гарантийные письма адресуются организациям или лицам |
|
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 12 ноября по 31 декабря 2007 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: сч. № 4070581060000000003 в КБ "МЕНАТЕП", БИК 048222242, корр./сч. КБ "МЕНА-ТЕП" в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве - № 30100820600000000341. |
|
|
Письмо-подтверждение |
Письмо, в котором адресат уведомляет о получении высланных в его адрес документов или других материалов, сообщает о готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или действиях, информирует о готовности реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др. |
|
Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в ноябре этого года. Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации. |
|
|
Рекомендательное письмо |
Письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства его на работу, обучение и др. |
|
Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями. Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата. |
|
6. Этикетные письма --письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем следующие:
|
Письмо-поздравление |
Деловое письмо, составляемое в торжественных случаях |
|
Уважаемый Сергей Иванович! Примите мои сердечные поздравления в связи с избранием Вас на пост мэра одного из самых красивых городов нашей страны. Ваши деловые качества, ответственность за порученное дело, добросовестность, уверен, помогут воплотить в жизнь Ваши грандиозные планы. Желаю Вам успеха во всех начинаниях и продолжения нашего плодотворного сотрудничества! |
|
|
Письмо-благодарность (благодарственное письмо) |
Направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги |
|
Благодарим коллектив Института русского языка им. А.С. Пушкина за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара "Современные проблемы риторики" и за огромный труд по пропаганде риторических знаний. Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области риторики, рассмотреть проблемы риторического образования и подготовки кадров преподавателей риторики, ознакомиться с новой научной литературой по данной проблематике. Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество! |
|
|
Письмо-соболезнование |
Составляется в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.) |
|
С глубоким прискорбием мы узнали о смерти профессора Воробьева Н.Н. Примите, пожалуйста, соболезнования от имени нашей кафедры по поводу кончины человека, чьи труды внесли столь весомый вклад в отечественную науку. Передайте, пожалуйста, наши соболезнования его семье. |
|
|
Письмо-извинение |
Письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства |
|
Уважаемые господа! Пожалуйста, примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих по договору от _________ № _____, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что это досадное недоразумение впредь не повторится. Еще раз просим извинить нас. |
|
11 Экспертиза ценности документов:понятие, цель, задачи, основные принципы и методы ЭЦД, критерии, этапы.
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
-
в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
-
в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
-
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
-
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
-
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
-
организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
-
организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
-
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
-
подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
-
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Итоги работы комиссии оформляются протоколом.
Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.
Порядок проведения экспертизы ценности документов
Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел, к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать, изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел, на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы это выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор документов, для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, просмотреть в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело, малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дубликатные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел, производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает экспертиза или центральные экспертные организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
* составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
* проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
* запись экспертизы дела на машинные носители;
* проверка качества записи;
* описание экспертизы дела, проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах), в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
* подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации экспертизы документа отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.
Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации, после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК, архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).