Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (1. Теоретико-методологические аспекты формирования проектного офиса).pdf

Менеджер проекта или руководитель проекта – это специалист проектного офиса ПАО «Газпром нефть», который наделяется ответственностью за результаты проекта, он наделяется всем необходимым – полномочиями и ресурсами.

Группа проекта – это группа работников ПАО «Газпром нефть», знания, навыки и деятельность которых нужна для выполнения задач проекта, она подчиняется напрямую руководителю проекта.

Комитет по развитию – это рабочая группа из состава высшего руководства ПАО «Газпром нефть», в ее обязанности входит генерация запуска проектов и их предпроектная оценка, обеспечение и контроль по реализации проектов развития.

Управление проектным офисом – это система взаимосвязанных организационно-методических, технико-технологических, информационных, коммуникационных и других средств, которые предназначены для управления проектами, повышения их эффективности и результативности.

3.2. Этапы управления в проектном офисе компании

Схема управления проектным офисом для ПАО «Газпром нефть» предлагается, как состоящая из следующих этапов.

Этап. Начало проекта.

На первом этапе зарождается идея проекта. Для проектов развития инициатива может исходить от работников компании, а может быть предложена со стороны.

Этап. Планирование проекта.

Второй этап самый трудоемкий и требует тщательной проработки. От выбранной методики для планирования проекта зависит вся плановая работа по проекту, объем привлечения трудовых и финансовых ресурсов, итоги проекта в целом. Кроме этого, на этом этапе проводится анализ рынка в целом. Бывает так, что инициируемый проект и затраты на его выполнение могут быть не целесообразными. На этапе планирования разрабатывается общий план реализации проекта, он представляет собой перечисление всех этапов проекта (иерархию работ) и их взаимосвязи.

Одним из основных ресурсов проекта компании являются сотрудники компании, участники проекта и их время. Проект предлагается реализовывать в форме рабочих групп, это позволит более эффективно скоординировать работу многих специалистов, привлекаемых из различных подразделений компании.

Состав и стоимость привлекаемых для проекта ресурсов предлагается закреплять в бюджете проекта. На данном этапе важно предусмотреть риски, которые возможны в процессе реализации проекта и предпринять меры для их снижения. В этой связи предлагается ввести:

- Документооборот на стадии планирования

- Бизнес-процесс планирования и утверждения проекта (приложение 3,4). Пошаговый процесс планирования проекта представлен в таблице 3.

Таблица 3

Пошаговый процесс планирования проекта в ПАО «Газпром нефть»

№ п/п	Вид работ	Ответственный	Документирование	Вход процесса	Требования	Выход процесса	Статус проекта
1.	Подготовка бюджетной заявки	Инициатор проекта	Заполнение и подача формы заявки	Форма бюджетной заявки	Порядок инициации проекта	Бюджетная заявка	Подана заявка
2.	Регистрация бюджетной заявки	Руководитель по управлению проектом	Регистрация и рассмотрение бюджетной заявки на предмет соблюдения порядка инициации и достаточность информации	Бюджетная заявка	Порядок инициации проекта	Зарегистрированная бюджетная заявка	Заявка зарегистрирована
3	Информирование инициатора о нарушении порядка инициации	Руководитель по управлению проектом	Отклонение заявки если нарушен порядок инициации проекта, информирование Инициатора с обозначением причин	Бюджетная заявка	Порядок инициации проекта	Уведомление инициатора об отклонении заявки	Заявка отклонена
4	Предоставление необходимой информации	Инициатор	Предоставление дополняющей информации по заявке в качестве ответа на запрос руководителя проекта	Запрос дополнительной информации	Порядок инициации проекта	Дополнительная информация по заявке	Без изменения

Продолжение таблицы 3

5	Предварительная оценка проекта	Эксперт	Проведение предварительной оценки рассматриваемого проекта, альтернатив исполнения проекта, оценка выгод и рисков от реализации проекта	Бюджетная заявка	Порядок оценки и распределение проектов по рангам, положение о классификации проектов	Предварительная оценка проекта	Без изменения
6	Заполнение паспорта проекта	Инициатор проекта, руководитель проекта	На основании оценки заявки экспертом формирование паспорта проекта	Предварительная оценка проекта	Порядок оценки и распределение проектов по рангам, положение о классификации проектов	Паспорт проекта	Подготовлен паспорт
7	Предоставление необходимых документов по проекту	Инициатор проекта	Подготовка и представление дополняющих документов проекта	Перечень необходимых документов	Порядок оценки и распределение проектов по рангам, положение о классификации проектов	Бюджет по проекту, тех.требования, планы-графики проекта, ТЭО проекта	Без изменения

Продолжение таблицы 3

8	Подготовка заседания экспертного совета	Руководитель по управлению проектом	Составление повестки дня и подготовка материалов по проектам, информирование о заседании членов совета и других приглашенных	Паспорта и другие документы проектов	Порядок оценки и распределение проектов по рангам, положение о классификации проектов	Повестка заседания	Без изменения
9	Оценка проекта, вариантов проектов	Экспертный совет	Оценка проектов	Повестка заседания, паспорт и документы проекта (проектов)	Порядок проведения анализа и утверждения проекта к реализации	Обсуждение оценки выгод и рисков проекта (проектов)	Без изменения
10	Анализ портфеля проектов	Экспертный совет	Анализ портфеля проектов, его состава и их одобрение	Общий перечень проектов с оценками выгод и рисков	Порядок проведения анализа и утверждения портфеля проекта к реализации	Рекомендации от экспертного совета	«Проект утвержден», «Проект отклонен»
11	Информирование инициатора проекта об отклонении проекта	Руководитель по управлению портфелем	Информирование инициатора с указанием причин отклонения	Паспорт проекта	Порядок оценки и распределение проектов по рангам, Порядок анализа и утверждения	Уведомление инициатора об отклонении проекта	«Проект отклонен»

Продолжение таблицы 3

12	Подготовка заседания координационного совета	Руководитель по управлению портфелем	Составление повестки дня и подготовка материалов по проектам, информирование о заседании членов совета и других приглашенных	Паспорта проектов, сценарные анализы портфеля	Порядок анализа и утверждения портфеля проектов	Повестка заседания	Без изменения
13	Утверждение портфеля проектов	Координационный совет	Рассмотрение и утверждение проектов в составе портфеля	Повестка заседания, паспорта проектов, сценарные анализы портфеля проектов	Порядок анализа и утверждения портфеля проектов	Решение координационного совета, утвержденный портфель проектов	«Проект утвержден»
14	Корректировка портфеля проектов	Экспертный совет	Корректировка и дополнительный анализ портфеля проектов	Рекомендации координационного совета	Порядок анализа и утверждения портфеля проектов	Скорректированный портфель проектов	Без изменения
15	Информирование инициаторов об утвержденном проекте	Руководитель по управлению проектом	Информирование инициатора об утверждении проекта	Решение координационного совета	Порядок анализа и утверждения портфеля проектов	Скорректированный портфель проектов	«Проект утвержден»
16	Выделение финансирования	Орган по выделению финансирования	Обеспечение финансирования	Бюджет проекта	Действующие регламентирующие документы	Скорректированный портфель проектов	«Финансирование выделено»

3. Этап. Исполнение и контроль проекта

Эта деятельность включает выполнение проектными группами тех этапов, которые были обозначены в плане реализации проекта, при использовании выделенных ресурсов и утвержденного бюджета, а также на основе выбранной методики. Непосредственно исполнение проекта достаточно трудоемкий процесс. От этого этапа зависит реализация всего проекта. В этой связи предлагается:

- документооборот на стадии финансирования (приложение 5).

- формы документов (приложение 6,7)

Этап. Завершение проекта.

На этапе завершения происходит формализация итогов проекта, составляется отчет по проекту, происходит архивирование и официальное закрытие проекта.

В этой связи предлагается:

- документооборот на стадии завершения (закрытия) проекта (таблица 4 и приложение 8).

Важнейшей составляющей при работе проектного офиса является стоимость проекта. Сбор и накопление различной информации, например, по производительности труда или загруженности оборудования должна осуществляться в форме, которая позволяет определить стоимость другого проекта, реализация которого предстоит в будущем, а также является основой успеха ПАО «Газпром нефть» как проектно-ориентированной компании. Для управления стоимостью и финансированием проекта подготавливают бюджет проекта – это документ, в котором излагается план расходов и доходов от выполнения проекта, и распределяется по временным периодам. При расчете стоимости проекта предлагается использовать смету проекта, которая включает структурированный перечень работ и ресурсов, а также запланированные на них расценки. Смета является обязательной и очень важной частью бюджета проекта.

Таблица 4

Пошаговый процесс исполнения и завершения проекта в ПАО «Газпром нефть»

№ п/п	Вид работ	Ответственный	Документирование	Вход процесса	Требования	Выход процесса	Статус проекта
17	Проведение конкурса	Заказчик	Проведение конкурса	Технические требования, конкурсная документация	Действующие регламенты, документы	Итоги конкурса	«Выбран подрядчик»
18	Заключение договора, выделение ресурсов	Заказчик	Заключение договора, выделение ресурсов и старт проекта		Действующие регламенты, документы	Договор, назначенные ресурсы	«Проект стартовал»
19	Мониторинг ключевых этапов реализации проектов	Руководитель по управлению проектом, портфелем проектов	Мониторинг ключевых этапов реализации проекта	Ключевые показатели эффективности	Порядок контроля проектов	Фактические показатели эффективности	Без изменения
20	Формирование отчета по проекту	Заказчик	Формирование отчета по проекту	Целевые и фактические значения показателей эффективности	Порядок контроля проекта	Отчет по выполненному проекту	«Проект завершен»
21	Оценка результатов завершенных проектов	Экспертный совет	Оценка итогов проекта	Отчет по выполненному проекту	Порядок контроля проектов	Оценка итогов проекта	«Проект успешно завершен» / «Проект неуспешно завершен»
22	Руководитель по управлению проектом	Архив	Перемещение документации в архив	Паспорт проекта, оценка итогов проекта, документы	Порядок контроля проектов	Информация по проекту в архиве	«Проект в архиве»

Проект может включать нескольких бюджетов для разных уровней, может быть распределен по центрам ответственности, таким образом, чтобы бюджеты стали способом коммуникации и одновременно контроля.

Управление финансированием проекта состоит в его обеспечении всем необходимым для исполнения, с последующей отдачей инвестиций и добавочной стоимости.

Предлагаемая организационная структура по управлению проектом представлена на рисунке 9.

Первый заместитель генерального директора

Экспертный совет

Бюджетный комитет

Проектное финансирование

Проектная группа

Координационный совет

Подрядчик (генподрядчик, субподрядчик)

- функциональный заказчик проектов;

- утверждение.

- экспертиза проектов;

- утверждение.

Разработка средне- и долгосрочной программы финансирования

- Сводное планирование и контроль

- Организация взаимодействия с подрядчиками

Выполнение работ по проекту

Руководитель офиса проектов

Производственная Дирекция

Формирование портфеля и контроль реализации проектов

Рис. 9. Предлагаемая ОСУ проектов

Матрицу РАЗУ по управлению проектами представим в виде таблицы 5.

Таблица 5

Матрица РАЗУ по управлению проектами в ПАО «Газпром нефть»

Основные функции управления ПАО «Газпром нефть»	Производственная Дирекция	Руководитель проекта	Экспертный совет	Бюджетный комитет	Проектная группа	Координационный совет	Подрядчик
УП	ПД	РП	ЭС	БК	ПГ	КС	П
1. Планирование	MP	ЯАО	MP	MСP	ПХ Т	MСPК	М
2. Проектирование	МИ	! АО	М	МСР	ЯПОХАКТ	М	С
3. Финансирование	М	! АО	М	ЯТ	ПОХАК	М	М
4. Обеспечение	ТО	!А	М	М	ПТК	МХ	Т
Условные обозначения ! — участие в принятии коллегиального решения с правом решающего голоса, Р — участие в принятии коллегиального решения, Я — единоличное принятие решения, : И – инициация; П — планирование выполнения задачи, О — организация выполнения задачи, X — координация выполнения задачи, А — активизация выполнения задачи, К — контроль выполнения задачи, М — подготовка материалов, необходимых для решения задачи; С – согласование; T — выполнение задачи.

Смотрите также файлы

Изучение политики мотивации персонала организации и оценка ее эффективности.pdf

Понятие правонарушения.pdf

Сравнения эффективности использования различных маркетинговых концепций (на примере Управления социальной защиты населения Восточного административного округа (УC3H ВАО) г. Москвы) (1. Теоретические аспекты внедрения маркетинговых концепций).pdf

Система защиты информации в банковских системах (ГЛАВА 1. БАНКОВСКАЯ СИСТЕМА).pdf

Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ).pdf

Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (1. Теоретико-методологические аспекты формирования проектного офиса).pdf

3.2. Этапы управления в проектном офисе компании

Смотрите также файлы

Информация

Списки файлов

Дополнительно