Файл: Время менять мир». История отечественного тайм-менеджмента..pdf

Жалобы на нехватку времени — главные жалобы современности. Но его расход никто серьезно не учитывает. О доходах за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто знает, сколько часов в прошлом году он потратил на содержательную работу? На чтение? Сколько часов было потеряно и почему? Как ни печально, обычно нет плана не то что на жизнь или пятилетку, но и на год, на месяц. Между тем управление личным временем — это такой же навык образованного руководителя, как умение провести совещание, отдать распоряжение, провести переговоры, подготовить документ.

Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время.

Выбранная тема является очень актуальной, так как сейчас в мире огромных массивов информации, различных видов коммуникации, множество задач приходиться решать современным руководителям. И все большее количество компаний нуждаются в руководителях, которые являются грамотными в отношении тайм-менеджмента, его использования в своей работе. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

Цель данной курсовой работы — раскрыть приемы, используя которые, можно получить большую отдачу от своего времени, т.е. иметь лучшие результаты, полнее использовать свои возможности.

Исходя из цели, были сформулированы следующие задачи:

1. На примере знаменитых исторических личностей определить значение управления временем;
2. Раскрыть понятие системы «Тайм-менеджер» и навыков входящих в эту систему, сформулировать наиболее полезные и популярные приемы постановки целей, планирования и принятия решений для экономии времени и повышении эффективности работы менеджера
3. Раскрыть новое популярное направление в современном тайм-менеджменте — майнд-менеджмент, аспекты его использования;
4. Дать характеристику компании «Организация времени», как одной из самых популярных тренинговых компаний, внедряющих технологии тайм-менеджмента в современный бизнес.
5. Сформулировать выводы по изученным вопросам

1 С чего началось управление временем

1.1 Появление управления временем

Возможно, первая письменно зафиксированная попытка сделать управление временем сознательной потребностью человека - это первое письмо из нравственных писем к Луцилию, написанных Луцием Аннеем Сенекой в первые десятилетия новой эры. Сенека рекомендует: письменный учет всего времени; деление времени на хорошо, дурно потраченное и потраченное на безделье; оценивать жизнь по наполненности прожитого времени.

Один из приемов организации времени - введение жесткого режима дня. Иммануил Кант (1724-1804), проживший всю жизнь в Кенигсберге, жил настолько ритмично, что соседи проверяли часы, когда он выходил на прогулку.

Творческие личности в своей массе берегли свое время, организовывали и планировали его.

Трудно найти продуктивную творческую личность, у которой не было бы жесткого режима работы. Архимед и Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма-отец, Энгельс и Ленин, Вавилов и Альтшуллер,адмирал Макаров и академик Берг - все эти люди стремились построить систему расхода времени,которая гарантировала бы высокую выработку не за день - за жизнь.

В 1974 г. вышла небольшая книжка Д.Гранина[5;c.19-27] «Эта странная жизнь» о биологе Александре Александровиче Любищеве. С 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учет времени. На протяжении 56 лет (!) он ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени потрачено и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год — годовой баланс. Точность учета-10 минут.

Такой учет выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу. Это позволяет планировать работу на многие годы вперед. Любищев имел цель и план на всю жизнь, на пятилетку, на год, на месяц. Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться на более эффективные. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа — продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.

Кроме того, если человек имеет четкую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты. Вырабатывается умение ценить чужую работу — видеть истинный труд, заложенный в ней. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т. д.

Любищев сформулировал свои принципы так: Я не беру обязательных поручений, не беру срочных поручений, в случае утомления сейчас же прекращаю работу и отдыхаю, сплю много, часов десять, комбинирую утомительные занятия с приятными.

Вероятно, самое ценное в системе Любищева то, что она заставляет осмысливать свою жизнь, намечать цели, планировать работы. Система заставляет вести правдивый учет, показывает человеку уровень его работы.

1.2 Что такое система «Тайм-менеджер»

В 2005 году исполнилось 30 лет с момента создания системы «Тайм-менеджер». В 1975 г. датчанин Клаус Миллер основал фирму Time Manager International – одну из крупнейших международных обучающих консалтинговых компаний с центрами в 35 странах. Система быстро завоевала популярность в Европе, затем шагнула в Австралию, Америку, Японию. В Москве тоже есть российско-датское представительство компании TMI. В 1995 г. в Новосибирске проходила презентация системы «Тайм-менеджер». И с этого времени не один десяток фирм, организаций, предприятий в Новосибирске, Красноярске и многих других городах Сибири провели у себя корпоративные курсы по тайм-менеджменту, используют эту систему в своей работе.

Популярность этой системы можно выразить словами ее основателя Клауса Миллера: «Данная система позволяет создать лучшую жизнь для себя и для других».

Концепция системы «Тайм-менеджер» включает в себя четыре пункта:

Прежде всего необходимо сформулировать цель. Это главный ключевой момент, потому что, не выбрав цель, то направление, по которому следует идти, невозможно говорить об управлении временем.
Далее идет определение приоритетов
После чего создается база для решений — это перечень тех задач и вопросов, которые нужно решать, чтобы достичь поставленной цели.
И, наконец, главная отличительная черта системы «Тайм-менеджер» - установление связи между базой для решения и планированием времени, то есть распределение времени в разрезе задач и вопросов, которые необходимо решить для достижения поставленных целей.

В своей книге «My Life Tree» (Мое дерево жизни) К. Миллер говорит, что философия «Тайм-менеджера» - это философия «елки» - идея, подсказанная самой природой: 1)дерево имеет ствол, который держит на себе большие ветви; 2)ветви несут на себе веточки, на которых расположены иголки. Другими словами:

ствол- это те основные цели, которые вы поставили перед собой как в личной, так и в профессиональной жизни;
крупные ветви- ключевые области, т.е. основные области на которых необходимо сконцентрировать свое внимание для достижения поставленных целей;
веточки-это задачи, которые необходимо выполнять в каждой из ключевых областей;
иголки являются практическими мероприятиями и деталями, которые необходимы для завершения каждой задачи.

Важнейшее место в этом дереве занимают корни, т. е. Наше отношение к жизни. Поэтому прежде чем сформулировать цели, необходимо определиться с нашим отношением к жизни. При этом каждый из нас строит в своем сознании определенную картину жизни, представленную из отдельных фрагментов (семья, здоровье, дом, хозяйство, учеба, работа, развитие, отдых и т. д.) Наибольшее удовлетворение, ощущение счастья возможно тогда, когда мы реализуем себя во всех основных направлениях жизни, во всех ее фрагментах.

Еще один важный момент — это бюджет личного времени. Опыт показывает, что 40% времени расходуется на непредвиденные дела, которые запланировать невозможно. При этом не хватает времени на работу, связанную с решением задач, которые человек ставит перед собой. И здесь возникает вопрос приоритетов. Заметим, что расстановка приоритетов необходима даже при планировании дел на день. Зачастую приходится безжалостно вычеркивать из планов те задачи, приоритет которых ниже остальных. Ибо, хватаясь за все цели, можно в конечном итоге не достичь ничего. Иногда имеет смысл перенести дела (и даже цели) с низшим приоритетом на последующий срок.

Любой учебник по менеджменту включает главы, посвященные организации, планированию, коммуникациям, мотивации и контролю. Система «Тайм- менеджер» включает в себя эти вопросы. И как в классическом менеджменте, в системе «Тайм-менеджер», прежде всего решается вопрос организации. А организовывать — значит создавать некоторую структуру.

Если говорить кратко, тайм-менеджмент — это всего лишь искусство быстро понять, чего ты хочешь, потом спланировать это, определить приоритетные задачи и уделить максимум времени действию.

Далее речь пойдет о том, какие конкретно навыки входят в это широкое понятие — умение организовать свое время.

2 Концепция Тайм-менеджер

2.1 Постановка целей

Чтобы достичь чего-то, мы должны сначала знать, чего именно. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Молодой Билл Гейтс на заре развития Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире».

Многие авторы, например А. Лакейн[7;c.67-69], подчеркивают, что формулировка целей — ключевой момент, с которого надо начинать управление временем.

Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще.

Цель должна глобально отвечать на два вопроса. Вопрос измеримости и реальности.

Измеримость формируется в три шага:

Шаг1. Рождается идея.

Шаг2. Вы записываете свою идею на бумагу

Шаг3. Конкретизируете записанное на бумаге, указывая три важнейших элемента. Единицу измерения будущего результата, количество этих единиц, дату достижения цели.

Критерий «единица измерения» описывает, в чем будет измеряться цель. Вторая важная характеристика - «количество» - обозначается любой цифрой или числом. Числовое выражение цели крайне важно указывать.