Файл: Время менять мир». История отечественного тайм-менеджмента..pdf

Создание любого интеллектуального продукта происходит в пять этапов, которые в книге Сергея Бехтерева[3;с.24], первого сертифицированного тренера Майнд-менеджмента, названы алгоритмом майнд-менеджмента.

1.Рождение идеи.

2.Мозговой штурм — создание хаоса для интеллект-карты. Записать все ассоциативно появившиеся идеи, связанные с создаваемым интеллектуальным продуктом.

3.Создание интеллект-карты/Анализ. Главная цель — понимание логики, то есть формирование образа интеллектуального продукта. Когда вы структурируете результаты мозгового штурма, например, по написанию статьи, в один прекрасный момент происходит понимание, какой будет эта статья, то есть формируется ее образ. Вы четко видите структуру, знаете, где что писать и какие данные и рисунки размещать, понимаете, какую информацию читатель возьмет из статьи и как он вообще будет ее воспринимать.

4.Действие. Осуществление задуманного согласно созданной структуре.

5.Результат

3.2 Структурирование информации

Умение правильно структурировать информацию становится необходимым навыком в современном мире, так как 90% информации обычный офисный сотрудник сейчас получает в электронном виде, количество которой удваивается каждые несколько лет. При отсутствии необходимых навыков, информация является одним из основных поглотителей времени, и роль способности современного менеджера быстро обрабатывать электронную информацию, анализировать ее и принимать на ее основе решения является одной из ключевых в повышении эффективности его работы. Приобрести такие навыки может помочь майнд-менеджмент — технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для поиска, анализа и понимания.

Правильно структурированная информация должна предоставлять возможность осуществлять быстрый поиск любой нужной информации в созданной структуре, создавать полноценный обзор необходимой информации для формирования целостного видения ситуации.

Существует алгоритм превращения хаоса информации в наглядную структуру:

• 1. Создайте хаос информации. Для этого записывайте всю появляющуюся информацию по новому проекту, направлению, возможности и др. в единое место. Это могут быть листки стикеров или папка заметок вашего коммуникатора.
  2. Как только затраты времени на анализ и поиск информации в месте хаоса становятся слишком большими, необходимо создать зону порядка — соответствующую область или папку, куда впредь будут попадать все подобные элементы(например, вся информация по бухгалтерии — в папку «Бухгалтерия»)
  3. Как только время на поиск информации в зоне порядка увеличивается, необходимо структурировать далее, создавая следующие зоны порядка(например, все квартальные отчеты — в подпапку «квартальные отчеты», вся остальная информация по бухгалтерии остается в папке «Бухгалтерия»)
  4. Выполнив первые три шага этого алгоритма, вскоре можно получить наглядную структуру собранной информации и сформировать образ(понять ситуацию), что позволит перейти к действию.

3.3 Создание понятных текстов

В процессе своей работы менеджеру часто приходиться создавать большое количество различных документов. Почему некоторые тексты читаются легко и быстро, а потом без труда пересказываются по памяти, а другие наоборот читаются сложно и часто приходиться возвращаться назад по тексту, чтобы вспомнить прочитанное. В 20-е годы ХХ века психолог Фредерик Бартлетт сделал вывод, что вся информация запоминается в виде схем. В нашей голове формируется схема, которая включает в себя связь основных идей прочитанного материала. При необходимости воспроизвести прочитанную информацию мы вспоминаем схему и даем ее интерпретацию. Читателем текст воспринимается образно и структурно, и этим процессом можно управлять с помощью составления структуры будущего текста. Реализовать это можно с помощью Алгоритма создания любого текста(АлСоЛюТ), созданного на основе алгоритма майнд- менеджмента.

АлСоЛюТ включает в себя:

• 1. Рождение идеи и создание хаоса. На этапе рождения идеи важно записать ее и все появившееся с ней ассоциации. Когда идея и относящиеся к ней мысли записаны и их уже достаточно много,можно преступать ко второму этапу.
  2. Создание логики текста. Основная цель — создание полной и обзороной картины того, о чем вы хотите написать. Этот этап настолько же важен для успешного написания текста, насколько важен правильно составленный план для достижения целей на день.
  3. Написание основного текста. На этом этапе важен объем. Здесь очень важно иметь перед глазами четкую структуру с логикой текста. Это позволит быстро писать текст блок за блоком, не отвлекаясь на ассоциативные мысли.
  4. Правка и редактура. Когда основная часть написана, нужно придать тексту окончательную форму. Готовый текст читается через день после написания, а потом через неделю после написания. При этом вносятся необходимые правки.
  5. Достижение результата. Любой текст должен добиваться результата, иначе мотивация на написание новых текстов снизится.

Благодаря применению АлСоЛюТ процесс написания теста происходит постоянно и естественно. Его можно использовать для написания отчетов и писем, новых регламентов и бизнес-процессов, статей, диссертаций, коммерческих предложений, книг, дипломов и др.

3.4 Эффективные презентации

Трудно представить себе менеджера, для которого выступления не являются частью жизни. Любому руководителю регулярно приходиться присутствовать на презентациях, тренингах, мастер-классах, совещаниях, планерках, продажах.

Основная цель презентации с точки зрения майнд-менеджмента донести до аудитории основные идеи выступающего. Очень важно соблюдать основные принципы оформления визуальной части презентации с помощью интеллект-карт:

1.Принцип «1=30». На демонстрационном экране должно быть не больше 30 слов. Свой рассказ удобнее всего сопровождать интеллект-картой, она легко воспринимается и запоминается слушателями.

2.Принцип «Все, что можно заменить символами, нужно заменить». Чтобы воспринять написанные слова, нужно сначала увидеть, потом прочитать, затем создать образ и только после воспринять его. Чтобы воспринять картинку или схему, достаточно просто увидеть ее.

3.Принцип «20=7». За 20 минут можно «предъявить» максимум семь слайдов, остальные просто не будут восприниматься.

4.Принцип «3+3». На одном экране не допустимо использовать более 3 шрифтов и 3 цветов для оформления.

5.Принцип «Не дублировать информацию!». Визуальная информация должна резюмировать слова выступающего, фокусируя внимание на наиболее важных идеях.

С точки зрения майнд-менеджмента исключительно важным для создания у слушателей является также соблюдение закона композиции:

• 1. Вступление. Цель — захватить внимание аудитории, заинтересовать и подготовить слушателей к своему рассказу.
  2. Основная часть. Подготовить аудиторию к главной мысли выступления. Здесь последовательно приводятся заранее подготовленные факты и мысли, на основании которых можно подвести аудиторию к определенному выводу.
  3. Кульминация. Мысль должна быть сформулирована коротко и ясно, четко и однозначно. Здесь очень важна эмоциональность, убедительность сформулированного предложения.
  4. Завершение. Цель — закрепить достигнутый после кульминации успех. Например, если вы продавец — обговорить нюансы, договориться о следующих шагах, назначить встречи.

3.5 Эффективное обучение

В процессе работы, на совещаниях, на переговорах, во время знакомства с новыми продуктами постоянно приходиться обучаться новым технологиям, повышать квалификацию на семинарах, тренингах, профессиональных курсах. Все меняется с такой скоростью, что один и тот же обучающий курс через пять лет может содержать в себе совершенно другую, новую информацию. И здесь важно уметь учиться быстро и эффективно, находя и легко запоминая нужную информацию.

Для повышения эффективности обучения в майнд-менеджменте существует алгоритм:

• 1. Нужно понять цель обучения, создать образ будущего результата. Начиная любое обучение необходимо задавать себе вопрос: «Что я хочу получить от инвестиции своего времени?». Тогда вы будете замотивированы картиной будущего успеха.
  2. Понять, что нужно сделать, чтобы достичь результата. Создать в голове образ процесса, выполнение которого приведет к результату.
  3. В ходе обучения делать записи, пометки, обозначения.
  4. Структурировать полученные знания. После обучения составить интеллект-карту полученного материала.
  5. Добиться поставленной цели, получить результат. Этот этап носит очень сильный мотивационный характер. Если результаты обучения помогли достичь новых высот, стать более эффективными в достижении целей, то дальнейшее обучение будет проходить быстрее и еще интереснее.

3.6 Примеры интеллект-карт

Область применения майнд-менеджмента очень обширна и то, что было описано выше, лишь небольшая часть. Интеллект-карта может легко продемонстрировать всю бизнес-пользу майнд-менеджмента.(Приложение1)

Правила построения интеллект-карты также удобнее всего объяснить с помощью самой интеллект-карты(Приложение2)

Современный бизнес становится все более и более мобильным. Поэтому с появлением компьютерных программ интеллект-карты стали находить все большее и большее применение в бизнес-среде. Однако главное преимущество «ручных» интеллект-карт — максимальная творческая составляющая. Но если нужно создать корпоративную презентацию и обсудить ее с коллегами из других филиалов, лучше создавать интеллект-карту на компьютере. Существует множество программ, позволяющих строить электронные карты. Одной из самых популярных является Mind Manager.(Приложение3)

Выше было описано, что очень эффективно использовать интеллект-карты в презентациях (Приложение4), написании текстов (Приложение5), обучении(Приложение6, Приложение7).

В общем интеллект-карта — это очень эффективный инструмент для повышения качества работы, эффективности интеллектуальной деятельности и решения практических задач. Как можно увидеть из примеров интеллект-карта- это технология представления любой, даже самой сложной информации в максимально понятном и наглядном виде.

Майнд-менеджмент дает возможность получить колоссальное преимущество в образовательной, научной, производственной и управленческой сферах деятельности. Майнд-менеджмент очень полезен с точки зрения систематизации информации, процесса запоминания и работы с огромными массивами данных. Это важно в современном мире, так как позволяет принимать правильные и своевременные решения.

4 Компания «Организация времени», как пример организации реально внедряющей технологии тайм-менеджмента в практику российского бизнеса

Компания специализируется исключительно на управлении временем. Ведущий провайдер тренингов и консалтинга в тайм-менеджменте. Клиенты – крупнейшие российские и западные корпорации, государственные органы, сотни предприятий среднего бизнеса.

Преимущества компании «Организация Времени»:

•Узкая специализация - уникальные разработки в тайм-менеджменте

•Международный сертификат соответствия стандартам качества ISO 9001:2000 (сертификатор Det Norske Veritas) - отлаженность и клиенториентированность всех процессов.

•Тренерская и научная школа Глеба Архангельского, основоположника российского тайм-менеджмента – лучшая в нашей стране экспертиза в управлении временем. Корпоративные стандарты тайм-менеджмента, реально работающие в российских компаниях.

4.1 Персонал компании «Организация времени»

В «Организации Времени» действует система подготовки и сертификации тренеров и консультантов. Тренеры не только проводят корпоративное обучение тайм-менеджменту, но также читают курсы тайм-менеджмента в Президентской программе подготовки кадров в РЭА им. Плеханова, в программах МВА в Академии народного хозяйства и Академии внешней торговли, на кафедре тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии.

Ряд консультантов и тренеров обладает научными степенями кандидатов и докторов наук; 4 консультанта прошли международную сертификацию компании MindJet по программе MindManager. Тренерам, обладающим опытом ведения крупных корпоративных проектов, разработчикам авторских методик, присваиваются грейды «эксперт-консультант» и «ведущий эксперт-консультант».

Здесь приведен полный перечень сертифицированных консультантов и тренеров, имеющих право проводить тренинги по методикам компании «Организация Времени»: