ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 55
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Титульный лист
Содержание
| 1 Теоретическая часть………………………………………………………………………... | 3 |
| 1.1 Способы открытия рабочей книги. Понятие рабочего каталога и каталога автозагрузки. Список последних редактировавшихся файлов……………………………. | 3 |
1.2 Сводные таблицы как средство анализа данных (создание и обработка)……………. | 5 |
| 2Практическая ……………………………………………………………………………….. | 11 |
| Списокиспользованных источников………………………………………………………... | 18 |
-
1 Теоретическая часть
1.1 Способы открытия рабочей книги. Понятие рабочего каталога и каталога автозагрузки. Список последних редактировавшихся файлов
Обычный способ для открытия (загрузки в Excel) уже существующего на диске документа необходимо вызвать окно открытия. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:
-
выбрать инструмент, открыть панель Стандартная; -
нажать комбинацию Ctrl+O (Open) или Ctrl+F12; -
выполнить команду Открыть... (Файл).
Работа с окном Открытие документа аналогична работе с окном сохранения. Для открытия документа необходимо:
1) выбрать диск, на котором находится искомый файл;
2) выбрать файл, для чего: дважды щелкнуть по файлу в списке каталогов и файлов или щелкнуть по файлу в списке каталогов и файлов, а затем щелкнуть по левой секции кнопки Открыть;
2) перейти в каталог, в котором находится искомый файл; документ открывается в обычном режиме редактирования.
Если же при открытии щелкнуть не по левой, а по правой секции кнопки Открыть, то в появившемся списке можно выбрать один из следующих вариантов открытия выбранного документа:
-
Открыть для чтения — открытый документ будет доступен только для чтения, а при попытке сохранения после изменения будет предложено сохранить файл под другим именем (в другом каталоге); -
Открыть как копию — будет создан и сразу же открыт документ, который является копией открываемого документа и имеет имя, начинающееся со слова «Коп»; -
Открыть и восстановить — открытие документа содержащего дефекты, не позволяющие открыть его обычным способом.
Также при работе в Excel часто открывается окно Приступая к работе, в котором пользователю предлагается открыть недавние документы или создать новую книгу.
Рабочий каталог — это совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле. В каждом файле может размещаться одна книга. По умолчанию в каждой книге находится три листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц, ярлычки активного листа выделяются цветом, а надпись полужирным текстом. Строки нумеруются числами, а столбцы латинскими буквами. Заголовок столбца или строки служит не только для обозначения, но и для изменения [2, стр. 800].
Возможности программы предусматривают автоматический запуск требуемого файла одновременно с открытием Excel. Иначе говоря, при открытии Excel на экране отобразится не пустая рабочая книга (как обычно), а содержимое конкретного файла. Для достижения такого эффекта необходимо поместить требуемый файл в каталог автоматической загрузки – XLStart. Этот каталог расположен в папке с файлами Microsoft Office (например, по адресу С: Program FilesMicrosoft OfficeOffice12XLSTART). При необходимости можно поместить в указанный каталог несколько файлов – в результате при запуске Excel они автоматически будут открыты в разных окнах. Однако для настройки автоматического запуска нескольких файлов удобнее выполнить следующие действия:
1. Открыть все файлы, которые должны автоматически открываться вместе с запуском Excel.
2. На вкладке Вид в группе Окно выбрать команду Сохранить рабочую область и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать путь к каталогу автоматической загрузки (в нашем примере – С: Program FilesMicrosoft OfficeOffice12XLStart), после чего нажать кнопку ОК.
В результате в каталог автозагрузки будет помещен файл с расширением XLW (это расширение файла рабочей области). Теперь при запуске Excel будут автоматически запускаться файлы, включенные в эту рабочую область.
Если вы забыли куда сохранили только что созданную книгу (у меня так бывает), то найти ее не будет проблемой. Открыть последние используемые файлы можно через панель Последние документы. Опять же откройте меню файл (для версий 2007 и выше) и вы сразу увидите последние используемые вами файлы Excel.
Видите гвоздики справа? Вы можете закрепить какой-то файл при помощи них, и он всегда будет доступен здесь. Удобно, когда вы часто пользуетесь одним и тем же файлом. Просто кликните по гвоздику, и файл закрепится.
При открытии любой книги Excel в разделе Последние документы будет висеть закрепленный таким образом файл.
Список последних файлов будет меняться в зависимости от того, с какими файлами вы работаете. Список файлов состоит 25 элементов, но если зайти «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Экран»-«Число документов в списке последних файлов:», то можно установить свое значение до 50 файлов.
1.2 Сводные таблицы как средство анализа данных (создание и обработка)
Перед тем как создать сводную таблицу необходимо сначала задать данные для этой таблицы, выделив часть книги, страницы, а в случае если это база данных или же список, то необходимо выделить ячейку списка или базы данных.
Для случая, когда сводную страницу создают из одного документа (листа Microsoft Excel), то наиболее рационально пользоваться мастером сводной таблица, кнопка которого находится на панели "сводных таблиц":
Рисунок 1 - Значок «Сводная таблица»
После нажатия на эту кнопку пользователю откроется окно, в котором ему будет предложен выбор источника данных.
Здесь также необходимо выбрать один из двух параметром, "куда будет помещена таблица": новый лист, существующий лист. Кроме этой опции в этом окне расположена также ещё и кнопка "параметров" для создаваемой таблицы, в которой можно:
-
Выбрать имя таблицы -
Выбрать куда поместить таблицу
Рисунок 2 - Окно «Создание новой сводной таблицы»
После завершения этого этапа появится окно здесь предстоит непосредственно разместить поля, находящиеся сверху на рисунке, зажав каждое из них мышкой и передвинув в нужное поле: фильтр отчета, названия столбцов, названия строк, значения. Важно чтобы все поля были заполнены, иначе продолжение работы будет невозможно. После завершения всех настроек и нажатия на кнопку готово, будет выведена сводная таблица с выбранными полями.
Рисунок 3 - Пример сводной таблицы
Основные элементы сводных таблиц
Поле страницы - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.
Значение поля страницы - элементы поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы). Другими словами это переключением этого поля, фактически каждый раз происходит переход к новому источнику данных.
Поля строки - это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы.
Поле столбца - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область столбцов.
Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным.
Элементы поля - это подкатегории поля сводной таблицы. Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.
Поле данных - это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например, статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции «Кол-во значений», а числовых данных — с помощью итоговой функции «Сумма».
Изменение структуры сводной таблицы
Внешний вид сводной таблицы можно изменить непосредственно на листе, перетаскивая названия кнопок полей или элементов полей. Так же можно поменять порядок расположения элементов в поле, для чего необходимо выделить название элемента, а затем установить указатель на границу ячейки. Когда указатель примет вид стрелки, перетащить ячейку поля на новое место. Чтобы удалить поле, перетащите кнопку поля за пределы области сведения. Удаление поля приведет к скрытию в сводной таблице всех зависимых от него величин, но не повлияет на исходные данные. Если же необходимо использовать все предусмотренные средства структурирования сводной таблицы, или если в текущую таблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следует воспользоваться мастер сводных таблиц. Если же сводная таблица содержит большую группу полей страницы, то их можно разместить в строках или столбцах [1][3].
Кроме того, нужно отметить, что изменение структуры сводной таблицы не затрагивает исходные данные.
Детальные данные являются подкатегорией сводной таблицы. Эти элементы сводной таблицы являются уникальными элементами таблицы или списка. Например, поле «Месяц» может содержать названия месяцев: «Январь», «Февраль» и т.д. Над детальными данными сводной таблицы можно выполнить следующие действия:
отобразить или скрыть текущие детали элемента поля или ячейки в области данных сводной таблицы;
выделить элементы, которые необходимо отобразить или скрыть в поле сводной таблицы;
отобразить максимальные или минимальные элементы в поле сводной таблицы. Например, 10 крупных сделок или пять мелких сделок.
Кроме того, можно ограничить число отображаемых ячеек в области данных для текущих данных.
Изучив как создается сводная таблица и ее основные элементы перейдем к следующему разделу, в котором начнем рассматривать операции отображения этих элементов.
Поля данных сводной таблицы можно настроить на вычисления, отличные от используемых по умолчанию в итоговой функции. Для выполнения сложных вычислений можно создать формулу. Итоговая функция используется для выполнения основных вычислений (например, «Сумма», «Среднее», «Минимум» и «Максимум»). Дополнительные вычисления используются для сравнения или индексирования, а также для вычисления долей.
Рисунок 4 - Значок «Итоги по» с меню
Что же касается непосредственно вычисляемого поля или вычисляемых элементов поля, то они используется для создания пользовательской формулы, обрабатывающей данные сводной таблицы.
Изменение итоговой функции в области данных сводной таблицы
Для того чтобы произвести изменение итоговой функции в области данных сводной таблицы нужно в области данных сводной таблицы выделите ячейку, для которой необходимо изменить итоговую функцию. После этого нужно нажать кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "Сводные таблицы".
Далее, в появившемся окне, необходимо выбрать итоговую функцию, которая будет использоваться для подведения итогов текущих данных поля, в списке "Операция".
Использование дополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы
Для использование дополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы выделите ячейку поля