Файл: Теоретические положения документирования основной деятельности организации.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 235
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО "РЕГИОН-К" И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
2.1. Характеристика ООО "Регион-К"
ООО "Регион-К", Тип компании: Производитель. Объем поставок: Крупный опт, Мелкий опт. При производстве имеется свой магазин продукции «Дары Югры». Год основания: 2004.
Адрес: 628200, ХМАО – Югра, пгт Междуреченский, р-н Кондинский, ул. Ворошилова, д. 10.
ИНН:8616008509, ОГРН:1058600121161, КПП:861601001,
Телефоны:83467331121, 83467334377.
Электронная почта: k-standart@mail.ru, reg-k@bk.ru.
Генеральный директор Новоселов Василий Анатольевич.
Дары Югры - уникальная компания, более 15 лет производящая экологически чистую продукцию из дикорастущих ягод, грибов, орехов, сосновой и кедровой шишки. Сбор сырья происходит в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре. Территория сбора - хвойные леса Тайги, 200 километров от ближайшего населенного пункта, что дает абсолютную экологичность и наилучшие органолептические показатели (вкус, запах, структура) сырья.
Организация функционирует в форме ООО. Общество с ограниченной ответственностью в российском законодательстве — учреждённое одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества — учредители — не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей или акций в уставном капитале общества, но только до тех пор, пока общество не находится в стадии банкротства. При банкротстве общества участники могут понести субсидиарную ответственность по долгам общества всем имеющимся у них имуществом.
Схематично организационную структуру можно изобразить подобным образом:
Генеральный директор
Исполнительный директор
Цех заготовки и переработки
Магазин
Рис.1. Организационная структура
Нормативные документы по делопроизводству устанавливают порядок обработки, учёта и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно постоянно актуализировать нормативную документацию делопроизводства, это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» есть определение термина «делопроизводство» — это вид деятельности, направленный на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов.
Документ — это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируют нормативные документы, которые устанавливают общие правила и принципы его ведения.
Нормативно правовые документы по делопроизводству — это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции, которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатывают многие нормативно-методические документы по делопроизводству.
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, учреждения, организации и предприятия, которые разрабатывают ЛНА, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.
Перечень нормативных документов по делопроизводству. Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативную документацию делопроизводства, прежде всего, чтобы четко соблюсти все правила и требования к содержанию и оформлению документов, потому что именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, которые входят в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:
-Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
-Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
-Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу);
-Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу);
-Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании» (Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу);
-Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
-Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
-Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
-ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
-ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Основные нормативные документы в области делопроизводства. Кроме упомянутого выше ГОСТ Р 7.0.8–2013, к числу основных нормативных документов можно отнести:
-Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
-ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
-Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Росархивом);
-Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199);
-Постановление Госкомстата России №1 от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативно правовые документы в области делопроизводства:
-Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
-Федеральный закон от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"»;
-Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
-Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К числу основных относятся и те действующие нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:
-Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённый приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236;
-Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
-Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации».
В ООО «Регион -К» утверждено и введено в действие: Положения об архиве ООО «Регион -К» утвержденное Генеральным директором от 12.01.2023 г, а также Положения об экспертной комиссии от 12.01.2023 г.
2.2. Анализ организации делопроизводства и документирования основной деятельности в ООО "Регион-К"
Вся документарная работа в организации ведется непосредственно руководством организации, и секретарем (помощником руководителя).
Основные документы в организации это: приказы как по основной, так и по кадровой деятельности, сметы, чеки, накладные, различного рода договора и т.п. Все документация в организации ведется согласно установленных требований.
В зависимости от степени важности, исторической, научной или практической ценности, документы, сопровождающие деятельность предприятия имеют разные сроки хранения. По срокам хранения документы подразделяют на три группы: временного срока хранения, которые хранятся от 1 до 10 лет; долговременного срока хранения, которые хранятся свыше 10 лет; постоянного срока хранения, которые могут хранится вечно.
Документы временного хранения до того, как будут переданы в архив, могут находиться в текущем пользовании в структурных подразделениях предприятия. Если установленные Перечнем сроки их хранения истекают, после проведения экспертизы ценности такие документы утилизируют по акту.
Для хранения текущей документации используют стеллажи и полки, предохраняющие бумажные носители от пыли и воздействия солнечных лучей. Допускается хранение документов, находящихся в работе, в столах исполнителей. Сотрудник, у которого документ находится на исполнении, несет ответственность за его сохранность, так же, как и руководитель организации. Архивное помещение оборудуют не только обычными стеллажами, но и несгораемыми шкафами. В них хранят документацию, срок хранения которой не ограничен или ту, которая содержит конфиденциальную информацию. Такие шкафы запирают на ключ, доступ к которому имеют только те сотрудники, которые будут назначены приказом руководителя.
Как таковой делопроизводственной службы в организации нет, всю работу, возложенную на данную службу, выполняет генеральный директор и его секретарь (помощник). Руководствуясь при этом стандартным пакетом НПА при ведении делопроизводства.
Как уже было упомянуто, так таковой делопроизводственной службы в организации нет, всю работу, возложенную на данную службу, выполняет генеральный директор и его секретарь (помощник). Руководствуясь при этом стандартным пакетом НПА при ведении делопроизводства.
Так как большую часть работы выполняет секретарь/помощник, стоит обратить внимание на его должностную инструкцию.
При анализе должностной инструкции секретаря сделаны следующие выводы: Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Секретарь руководителя должен знать:- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;- организацию делопроизводства;- методы оформления и обработки документов;- архивное дело;- машинопись;- правила
2.1. Характеристика ООО "Регион-К"
ООО "Регион-К", Тип компании: Производитель. Объем поставок: Крупный опт, Мелкий опт. При производстве имеется свой магазин продукции «Дары Югры». Год основания: 2004.
Адрес: 628200, ХМАО – Югра, пгт Междуреченский, р-н Кондинский, ул. Ворошилова, д. 10.
ИНН:8616008509, ОГРН:1058600121161, КПП:861601001,
Телефоны:83467331121, 83467334377.
Электронная почта: k-standart@mail.ru, reg-k@bk.ru.
Генеральный директор Новоселов Василий Анатольевич.
Дары Югры - уникальная компания, более 15 лет производящая экологически чистую продукцию из дикорастущих ягод, грибов, орехов, сосновой и кедровой шишки. Сбор сырья происходит в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре. Территория сбора - хвойные леса Тайги, 200 километров от ближайшего населенного пункта, что дает абсолютную экологичность и наилучшие органолептические показатели (вкус, запах, структура) сырья.
Организация функционирует в форме ООО. Общество с ограниченной ответственностью в российском законодательстве — учреждённое одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества — учредители — не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей или акций в уставном капитале общества, но только до тех пор, пока общество не находится в стадии банкротства. При банкротстве общества участники могут понести субсидиарную ответственность по долгам общества всем имеющимся у них имуществом.
Схематично организационную структуру можно изобразить подобным образом:
Генеральный директор
Исполнительный директор
Цех заготовки и переработки
Магазин
Рис.1. Организационная структура
Нормативные документы по делопроизводству устанавливают порядок обработки, учёта и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно постоянно актуализировать нормативную документацию делопроизводства, это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» есть определение термина «делопроизводство» — это вид деятельности, направленный на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов.
Документ — это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируют нормативные документы, которые устанавливают общие правила и принципы его ведения.
Нормативно правовые документы по делопроизводству — это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции, которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатывают многие нормативно-методические документы по делопроизводству.
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, учреждения, организации и предприятия, которые разрабатывают ЛНА, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.
Перечень нормативных документов по делопроизводству. Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативную документацию делопроизводства, прежде всего, чтобы четко соблюсти все правила и требования к содержанию и оформлению документов, потому что именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, которые входят в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:
-Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
-Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
-Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу);
-Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу);
-Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании» (Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу);
-Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
-Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
-Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
-ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
-ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Основные нормативные документы в области делопроизводства. Кроме упомянутого выше ГОСТ Р 7.0.8–2013, к числу основных нормативных документов можно отнести:
-Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
-ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
-Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Росархивом);
-Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199);
-Постановление Госкомстата России №1 от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативно правовые документы в области делопроизводства:
-Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
-Федеральный закон от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"»;
-Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
-Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К числу основных относятся и те действующие нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:
-Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённый приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236;
-Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
-Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации».
В ООО «Регион -К» утверждено и введено в действие: Положения об архиве ООО «Регион -К» утвержденное Генеральным директором от 12.01.2023 г, а также Положения об экспертной комиссии от 12.01.2023 г.
2.2. Анализ организации делопроизводства и документирования основной деятельности в ООО "Регион-К"
Вся документарная работа в организации ведется непосредственно руководством организации, и секретарем (помощником руководителя).
Основные документы в организации это: приказы как по основной, так и по кадровой деятельности, сметы, чеки, накладные, различного рода договора и т.п. Все документация в организации ведется согласно установленных требований.
В зависимости от степени важности, исторической, научной или практической ценности, документы, сопровождающие деятельность предприятия имеют разные сроки хранения. По срокам хранения документы подразделяют на три группы: временного срока хранения, которые хранятся от 1 до 10 лет; долговременного срока хранения, которые хранятся свыше 10 лет; постоянного срока хранения, которые могут хранится вечно.
Документы временного хранения до того, как будут переданы в архив, могут находиться в текущем пользовании в структурных подразделениях предприятия. Если установленные Перечнем сроки их хранения истекают, после проведения экспертизы ценности такие документы утилизируют по акту.
Для хранения текущей документации используют стеллажи и полки, предохраняющие бумажные носители от пыли и воздействия солнечных лучей. Допускается хранение документов, находящихся в работе, в столах исполнителей. Сотрудник, у которого документ находится на исполнении, несет ответственность за его сохранность, так же, как и руководитель организации. Архивное помещение оборудуют не только обычными стеллажами, но и несгораемыми шкафами. В них хранят документацию, срок хранения которой не ограничен или ту, которая содержит конфиденциальную информацию. Такие шкафы запирают на ключ, доступ к которому имеют только те сотрудники, которые будут назначены приказом руководителя.
Как таковой делопроизводственной службы в организации нет, всю работу, возложенную на данную службу, выполняет генеральный директор и его секретарь (помощник). Руководствуясь при этом стандартным пакетом НПА при ведении делопроизводства.
Как уже было упомянуто, так таковой делопроизводственной службы в организации нет, всю работу, возложенную на данную службу, выполняет генеральный директор и его секретарь (помощник). Руководствуясь при этом стандартным пакетом НПА при ведении делопроизводства.
Так как большую часть работы выполняет секретарь/помощник, стоит обратить внимание на его должностную инструкцию.
При анализе должностной инструкции секретаря сделаны следующие выводы: Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Секретарь руководителя должен знать:- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;- организацию делопроизводства;- методы оформления и обработки документов;- архивное дело;- машинопись;- правила