Государственное учреждение Свердловской области

«Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области»

Технологический регламент

изготовления электронных копий документов

Екатеринбург

2010

Оглавление

Введение

В настоящее время в Российской Федерации происходит интенсивное развитие и внедрение новых автоматизированных, информационных и коммуникационных технологий во все производственные и обслуживающие сферы, в том числе и в архивное дело.

Основными функциями любого архивного учреждения являются обеспечение сохранности архивных документов, а также обеспечение оперативного доступа к архивным документам по запросам организаций и граждан.

Главным условием внедрения автоматизации технологических процессов в архивных учреждениях на современном этапе следует считать создание фонда пользования (далее – ФП) электронными копиями архивных документов.

Потребность создания электронного фонда пользования (далее – ЭФП) на основе электронных копий (далее – ЭК) бумажных документов, а также внедрение информационно-поисковых систем к ним обусловлена следующими причинами:

• 
  увеличением числа пользователей фондом архивных учреждений;
  
• 
  большой востребованностью уникальных архивных документов;
  
• 
  высокой обращаемостью архивных документов;
  
• 
  необходимостью предотвращения физического износа архивных документов;
  
• 
  необходимостью продления сроков хранения наиболее используемых, а также находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;
  
• 
  необходимостью ускорения выполнения запросов пользователей архивного фонда.
  

---

Электронный фонд пользования имеет значительные преимущества перед традиционным архивным фондом, так как обеспечивает:

• 
  многопользовательский доступ к электронным копиям документов;
  
• 
  надежную сохранность цифрового изображения документов;
  
• 
  многократное копирование документов без потери качества;
  
• 
  быстрый доступ к электронной копии документа с помощью информационно-поисковых систем.
  

Настоящий Регламент устанавливает порядок работ по созданию ЭФП и описывает технологические процессы изготовления электронных копий документов на бумажной основе.

При составлении Регламента были использованы публикации и разработки архивных учреждений Российской Федерации, излагающие отечественный и зарубежный опыт по рассматриваемой тематике, а также учтены практический опыт сотрудников ГУСО «ГАНТСДСО» и имеющиеся технические возможности архива.

1. 
   Общие положения
   

Фонд пользования архивных учреждений Свердловской области представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Свердловской области, выполненных на различных материальных носителях, предназначенных для использования взамен подлинников.

В ФП включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных документов могут быть включены в ФП в составе тематических подборок документов.

Электронные копии ФП в государственном учреждении Свердловской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации» (далее  ГАНТСДСО) создаются в целях обеспечения сохранности оригиналов документов.

Целевым порядком создаются электронные копии на следующие документы:

• 
  все особо ценные;
  
• 
  наиболее используемые;
  
• 
  находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы носителя, что может повлечь утрату подлинника;
  
• 
  с наличием затухающего текста и т.д.;
  
• 
  в процессе других работ.
  

Копии ФП на электронных носителях создаются путем оцифрования документов.

Оцифрование документов – это создание копий документов в новой электронной форме в виде цифровых компьютерных файлов данных.

Электронный фонд пользования  система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, идентичных подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и возможность их электронного или принтерного копирования.

Электронный документ  совокупность данных в памяти компьютера или на внешнем носителе информации, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств. Электронный документ может включать текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию.

---

Электронная копия документа  электронный документ, полученный путем оцифрования документа на традиционных носителях (бумага, микрофиша и т.д.).

По визуальному содержанию электронная копия документа должна соответствовать оригиналу.

Создание электронного ФП планируется и организуется в ГАНТСДСО как самостоятельный вид работы.

Основными этапами создания электронных копий ФП являются:

• 
  планирование работы по созданию электронных копий ФП;
  
• 
  подготовка и передача документов на оцифрование;
  
• 
  оцифрование документов;
  
• 
  передача электронных копий ФП на хранение и использование.
  

Для проведения работ по оцифрованию документов, организации технического контроля электронных копий ФП необходимы следующие технические и программные средства:

• 
  персональные компьютеры с оперативной памятью и процессорами, позволяющими без затруднений производить все этапы оцифрования и технического контроля;
  
• 
  устройства оцифрования документов (сканеры соответствующих форматов);
  
• 
  устройства записи и чтения оптических компакт-дисков;
  
• 
  программное обеспечение;
  
• 
  компакт-диски (CD-R, DVD-R)  носители информации для последующего хранения оцифрованных документов.
  

Виды технических и программных средств, рекомендуемые для изготовления электронных копий документов, приведены в соответствующей главе.

2. 
   Предварительные этапы создания электронных копий документов
   

К предварительным этапам организации процесса изготовления электронных копий документов относятся: планирование работы по созданию электронных копий фонда пользования, а также подготовка и передача документов на оцифрование.

1. 
   Планирование работы по созданию электронных копий документов
   

Создание электронных копий ФП осуществляется на основании годовых планов работы ГАНТСДСО и других архивных учреждений Свердловской области.

Работа по подготовке и передаче документов на оцифрование, проведение проверок наличия и состояния электронных копий ФП включается в годовой план работы государственных архивных учреждений Свердловской области.

Оцифрование документов, их обработка и перенос информации на носители включается в график работы филиала ГАНТСДСО (далее – Филиал).

---

Проведение технических проверок оцифрованных документов включается в годовой план работы всех государственных архивных учреждений Свердловской области.

При определении объемов создания электронных копий ГАНТСДСО исходит из реальных технических и кадровых возможностей архива.

Очередность оцифрования документов определяется в соответствии с ценностью документов и их информационной значимостью с учетом физического состояния и интенсивности использования, лингвистических, художественных и оформительских особенностей, специфики формирования дел.

В связи с проведением в архивных учреждениях Свердловской области целевого выявления уникальных документов по фондам, отнесенным к категории особо ценных, первоочередному оцифрованию подлежат дела с оригиналами особо ценных документов.

Среди документов, равноценных по значению, первоочередному оцифрованию подлежат те документы, которые находятся в неудовлетворительном физическом состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные фотодокументы. В виде исключения могут быть оцифрованы документы личных фондодержателей, имеющие научно-историческую ценность с точки зрения их содержания или оформления (в случае отказа владельца передавать на хранение подлинник).

Заявки на создание электронных копий направляются Директору ГАНТСДСО руководителями других архивных учреждений Свердловской области.

Технические возможности оцифрования конкретных документов согласовываются с Директором Филиала.

2. 
   Подготовка и передача документов на оцифрование
   

Перед передачей документов в Филиал ГАНТСДСО для проведения работ по созданию электронных копий ФП государственными архивными учреждениями Свердловской области осуществляется их подготовка в соответствии с действующими нормами и правилами.

Передача документов на оцифрование в Филиал оформляется соответствующим Актом о выдаче архивных документов во временное пользование установленной формы (Форма № 2 к Приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. № 1273) и сопровождается Заказом на изготовление копий документов (Приложение 1).

Заказ составляется в 2 экземплярах. Один экземпляр хранится у Заказчика. Другой экземпляр остается у Исполнителя и регистрируется в Журнале учета заказов на копирование документов.

Исполнитель, в лице Директора Филиала, несёт персональную ответственность за сохранность документов в течение всего времени работы с документами, вплоть до момента их возвращения Заказчику.

---

3. 
   Технологические процессы изготовления электронных копий документов
   

Работу по изготовлению электронных копий документов осуществляют сотрудники Филиала в соответствии с настоящим Регламентом и технологическими инструкциями.

Процесс изготовления электронных копий документов осуществляется поэтапно и представляет собой следующую схему:

• 
  непосредственно оцифрование документов с применением соответствующих устройств и перенос данных с устройства оцифрования на жесткие диски персонального компьютера;
  
• 
  обработка оцифрованных документов;
  
• 
  запись обработанных оцифрованных документов на носители информации для передачи заказчику и последующего хранения.
  

Ниже приведены описания этапов данной схемы.

Для оцифрования документов могут применяться различные программные и аппаратные средства, каждое из которых обладает своими особенными функциями и свойствами. В связи с этим, описания техпроцессов содержат лишь основные технологические операции, не привязанные к программам и оборудованию.

1. 
   Оцифрование документов и сохранение их на жестком диске
   

Выбор оптимального разрешения сканирования имеет решающее значение для дальнейшего использования копий документов, поскольку первоначальное значение разрешения уже никогда не может быть увеличено в дальнейшем.

Разрешающая способность сканера измеряется в точках на дюйм (dpi  dots per inch). Оптимальным значением разрешения при сканировании архивных документов является показатель - 300 dpi.

При сканировании документов формата менее А6 и для гарантии точности воспроизведения фотографий, чертежей, карт и других документов, имеющих тонкие линии и мелкие детали, разрешение может быть увеличено до 600 dpi.

Перенос данных с устройств оцифрования на жесткие диски компьютера обусловлен ограниченными возможностями аппаратных устройств оцифровки. Сканеры, как правило, не обладают собственной памятью для хранения отсканированной информации.

Оцифрованные документы (графические файлы, получившиеся в результате сканирования бумажных документов) сохраняются на жестком диске в специально созданном каталоге.

Заголовки оцифрованных документов (т.е. имена графических файлов

---

Смотрите также файлы

• Вопросы к экзамену по конституционному праву.docx

• Учет финансовых результатов.docx

• Модели и методы принятия решений.docx

• Практическая работа 1 Щербаков Вячеслав Сергеевич Дисциплина Английский язык Задание 1.docx

• Отчет по лабораторной работе по дисциплине Методы выявления нарушений иб и аттестация ас на ждт.docx