С целью облегчения выполнения проверок рекомендуется каждому проверяющему создавать в результирующем каталоге персональный файл замечаний, в котором указываются выявленные ошибки, а затем ставятся отметки об исправлении. В Приложении 3 приведён образец текстового файла замечаний, используемого в ГАНТСДСО при проверке ЭК архивных документов. В нём проставляются номера листов или имена файлов в тех пунктах, которым соответствуют найденные ошибки. Отметкой об исправлении служит знак «+».

3. 
   Запись обработанных оцифрованных документов на носители
   

Наиболее целесообразными и экономически выгодными носителями информации на сегодняшний день являются компакт-диски типа CD-R и DVD-R.

CD-R (Compact Disk Recordable) - оптический компакт-диск однократной записи с объемом данных до 700 Мб. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

DVD-R - оптический диск однократной записи с возможностью хранения до 4,7 Гб данных.

Основными преимуществами компакт-дисков являются:

• 
  надежность и возможность долгосрочного хранения информации (порядка 10-30 лет);
  
• 
  достаточно высокая емкость;
  
• 
  относительно невысокая стоимость;
  
• 
  широкая распространенность устройств чтения CD-R и DVD-R дисков;
  
• 
  CD-R, DVD-R диски исключают возможность несанкционированного исправления пользователями записанной на них информации;
  
• 
  малые габариты и др.
  

Во избежание потери оцифрованных изображений, хранящихся на оптических дисках, вследствие возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также порчи дисков в процессе использования и хранения, целесообразно осуществлять запись обработанных оцифрованных копий документов минимум на два диска одновременно. Первый диск предназначается для использования, а второй – только для восстановления первого в случае его утраты или порчи.

Технологические операции при проведении записи оцифрованных документов на оптические носители следующие:

1. 
   Вставить компакт-диск в дисковод соответствующего записывающего устройства. Диск не должен иметь царапин, загрязнений, трещин, изгибов, посторонних меток, этикеток, содержать какую-либо информацию.
   
2. 
   Запустить программу записи компакт-дисков.
   
3. 
   Определить необходимые файлы, предназначенные для записи.
   
4. 
   Установить необходимую скорость записи. Для осуществления наиболее качественной записи рекомендуется выбирать минимально возможную из имеющегося списка скорость. Следует также учитывать, что на максимальных оборотах существует вероятность разрушения компакт-диска и, как следствие, порча дисковода.
   
5. 
   Установить режим записи данных – «мультисессия», «без мультисессии».
   
6. 
   Установить необходимое количество копий.
   
7. 
   Установить режим верификации (проверки) данных после записи.
   
8. 
   Запустить процесс записи данных на компакт-диск.
   
9. 
   По окончании записи и верификации данных при необходимости сохранить образ записанного диска в памяти компьютера.
   
10. 
    Выйти из программы записи компакт-дисков.
    
11. 
    Путем открытия нескольких файлов проверить правильность и качество записи данных на диск.
    
12. 
    При необходимости запретить возможность дальнейшей записи информации на компакт-диск.
    
13. 
    Вынуть компакт-диск из дисковода и установленным образом произвести его маркировку.
    

---

В Приложениях 2.1-2.3 приведена система обозначений, а в Приложении 4 – технологический процесс записи компакт-дисков, используемые в ГАНТСДСО. По мере создания электронных копий документов ведётся необходимый внутренний учёт записанных компакт-дисков до момента передачи их на хранение.

4. 
   Передача электронных копий на хранение
   

Записанные на оптические диски электронные копии документов ФП передаются на хранение Заказчику на основании заполненного изготовителем «Отчёта о выполнении работ по Заказу на изготовление копий документов» (Приложение 5).

Отчёт составляется в 2 экземплярах. Один экземпляр передаётся Заказчику. Другой экземпляр остается в Филиале и регистрируется в Журнале учета заказов на копирование документов.

При приеме на хранение компакт-дисков с электронными копиями документов заказчиком проверяются техническое состояние дисков, соответствие их содержимого нанесённым маркировкам, а также качество изготовленных электронных копий путем просмотра на мониторе.

5. 
   Оборудование и программное обеспечение
   

При создании программно-аппаратного комплекса, предназначенного для изготовления ЭК, в качестве основного его элемента рассматривается сканер, функциональные возможности и технические характеристики которого во многом определяют конфигурацию системы в целом.

Как правило, производители поставляют со сканерами программные пакеты, позволяющие наилучшим образом использовать особенности конкретной модели. Однако, их использование не является обязательным. Поэтому при определении комплекта программ следует начинать с выбора программы сканирования, ориентируясь на максимальное соответствие технологическому процессу изготовления ЭК. В свою очередь, требования программного обеспечения к оборудованию предопределяют структуру аппаратной части комплекса.

Анализ тенденций и темпов развития вычислительной техники показывает, что через каждые 3  4 года в сфере информационных технологий происходит своеобразная смена поколений: переход на использование более совершенных компьютеров и программ.

Применительно к архивной отрасли следует отметить, что по мере морального устаревания компьютерного оборудования и программного обеспечения возникает проблема совместимости вновь появляющихся программно-аппаратных комплексов с ранее созданными электронными копиями и их носителями, хранящимися в архивных фондах. Чтобы в будущем иметь возможность воспользоваться ЭК, изготовленными на старом оборудовании, нужно позаботится об «обратной совместимости» обновляемых программных и аппаратных средств.

---

Обратная совместимость  это способность систем новых поколений прочесть информацию, записанную на системах старых поколений. То есть, новые программы должны уметь работать с файлами старых форматов, новые компьютеры должны уметь читать старые носители электронных копий.

Обратная совместимость предоставляет возможность заменять действующие системы на более современные, не требуя при этом преобразований форматов ранее созданных файлов или миграций (перезаписи) электронных копий на другие носители.

С целью обеспечения «обратной совместимости», создавая новые комплексы, необходимо придерживаться принципов построения систем «с открытой архитектурой».

Системы с открытой архитектурой позволяют осуществлять модернизацию оборудования путём замены отдельных его компонентов с минимальным воздействием на первоначальное программное обеспечение, а также, наоборот, производить совершенствование или замену отдельных программ без коренного изменения структуры аппаратной части комплекса.

Подбирая оборудование или программы для комплекса, рекомендуется ориентироваться на беспатентные и безлицензионные системы, не нуждающиеся в постоянном обслуживании лицензированными специалистами.

Беспатентные и безлицензионные системы, не ограниченные авторскими правами, позволяют избегать проблемы, связанные с доступом к ЭК, хранящимся на электронных носителях длительное время.

Рекомендуемые ниже технические характеристики оборудования и перечень программ, входящих в состав программно-аппаратного комплекса, являются ориентировочными и могут быть заменены на другие, обеспечивающие выполнение технологических процессов изготовления электронных копий документов.

1. 
   Оборудование
   

   п/п	Наименование	Характеристики
   1	Системный блок персонального компьютера	Процессор: Intel Pentium, Celeron, Athlon с тактовой частотой – не менее 2 ГГц; объём оперативной памяти – не менее 1 Гбайт; емкость жесткого диска – не менее 300 Гбайт; видеокарта – Geforce 8500 или выше, с оперативной памятью – не менее 256 Мбайт.
   2	Монитор	ЭЛТ «дизайнерского» класса: размер экрана по диагонали –19…24 дюймов; разрешение – не менее 1280х1024 dpi; частота регенерации экрана – не менее 100 Гц при качестве цветопередачи – не менее 32 бит; полоса пропускания – не менее 200 МГц; размер пикселя (шаг маски) – не более 0,25 мм; линейность горизонтальной и вертикальной развёрток по всему экрану.
   3	Устройства записи оптических дисков	Внутренние или внешние, обеспечивающие запись дисков разных форматов (CD, DVD, HD, Blue rey), как Recordable  однократной записи, так и ReWritable – перезаписываемые.
   4	Сканер	Размеры планшета (платформы) – А2…А0; разрешающая способность – не менее 600 dpi; цветопередача – не менее 24 бит; возможность поточного сканирования со скоростью не менее 1 страницы в секунду, (при разрешении 200 dpi).

2. 
   Программное обеспечение
   

   п/п	Наименование	Версия	Назначение
   1	Операционная система	Windows XP Professional SP2	Обеспечение работы компьютера.
   2	Менеджер сканирования	PROView 6.74 или Batch Scan Wizard 4.0 и выше	Управление параметрами сканирования.
   3	Графический редактор	Adobe Photoshop 8 и выше	Обработка графических изображений.
   4	Менеджер файловых имён	ReNamer 5.40 или Rename US 2.1 и т.п.	Пакетное редактирование имён файлов.
   5	Редактор PDF-файлов	Adobe Acrobat 8 Pro и выше	Создание многостраничных файлов. Преобразование форматов.
   6	Офисный программный пакет	Microsoft Office 2003 Pro и выше	Обработка графических файлов. Ведение электронных каталогов, технологического учета.
   7	Менеджер компакт-дисков	Nero 6 и выше	Запись информации на внешние носители (DVD и CD).
   8	Контролёр системных запросов	Agnitum Outpost Firewall Pro 2009 с обновлениями	Защита компьютера от несанкционированного доступа.
   9	Антивирусная программа	Антивирус Касперского 2009 с обновлениями	Защита компьютера от вредоносных программ.

1. 
   Охрана труда и техника безопасности
   

---

При изготовлении электронных копий документов следует соблюдать требования межотраслевых и ведомственных инструкций по охране труда и технике безопасности для работ на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ), а так же руководствоваться Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

Для предупреждения преждевременной утомляемости операторов ПЭВМ рекомендуется организовывать рабочую смену, применяя чередование работ с использованием ПЭВМ и без него.

При отсутствии возможности чередования работ в случаях, когда характер деятельности с ПЭВМ требует постоянного напряжения внимания и сосредоточенности (набор текстов, ввод данных и т.п.), необходимо организовывать перерывы на 10 - 15 мин. через каждые 45 - 60 мин. работы.

Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления органов зрения, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития позотонического утомления, следует выполнять соответствующие комплексы упражнений.

При возникновении у работающих с ПЭВМ дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений, несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических и эргономических требований, рекомендуется применять индивидуальный подход с ограничением времени работы с ПЭВМ.

Заключение

В настоящее время в ГАНТСДСО ведется работа по оцифрованию документов на бумажных носителях, в том числе – имеющих дефекты носителя и «затухающие» тексты.

Первый опыт работы по оцифрованию документов подтвердил, что создание электронных копий фонда пользования позволяет:

• 
  использовать уникальные документы, которые в силу своей значимости или физического состояния практически не доступны пользователям;
  
• 
  проводить ретуширование ЭК с целью улучшения их качества, устраняя программными средствами дефекты оригиналов документов, возникшие при хранении и использовании;
  
• 
  осуществлять многократное копирование оцифрованных документов без потери качества и т.д.
  

Однако для создания реальной возможности массового использования ЭК документов в архивных учреждениях Свердловской области, следует ускорить процесс пополнения ФП электронными копиями документов.

С целью организации широкомасштабных работ по созданию ЭК фонда пользования потребуются более производительное оборудование с высокой степенью автоматизации, дополнительная компьютерная техника и профессиональные кадровые ресурсы.

---

Уязвимой стороной этой работы является необходимость отслеживания развития программных средств и оборудования для своевременной организации перевода технологий изготовления ЭК на новые технические средства.

Вместе с тем, следует отметить, что эффективность использования ЭК зависит не от того, как быстро ФП пополняется электронными копиями, а от того, какая доля всего объёма фонда на текущий момент уже обеспечена ЭК.

Поскольку процесс создания электронных копий является довольно трудоёмким и продолжительным по времени, а, с другой стороны, разрастание архивных фондов за счёт бумажных документов происходит более интенсивно, доля ЭК ни когда не сможет достигнуть 100% всего объёма ФП.

Другими словами, ни какими программно-аппаратными ускорениями и разумными капитальными вложениями не удастся решить задачу создания электронного фонда пользования.

Достижение поставленной цели – полного перехода на компьютерный доступ к архивной информации – представляется нереальным до тех пор, пока не будет прекращено существующее пополнение ФП новыми неэлектронными документами.

Следовательно, крайне необходимо на уровне области и муниципалитетов принять соответствующие решения, предотвращающие поступление в архивные учреждения на хранение в неэлектронном виде современных документов, изначально создаваемых посредством компьютера.

Только при таком условии задача создания в Свердловской области полностью электронного фонда пользования станет выполнимой и обретёт реальные сроки.

Литература

1. 
   Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации № 125-ФЗ от 22.10.2004.
   
2. 
   Постановление Правительства Российской Федерации № 65от 28 января 2002 г. «О федеральной целевой программе «Электронная Россия» (2002-2010 годы)».
   
3. 
   Рекомендации по разработке технических регламентов. (Приняты Постановлением Госстандарта России № 56-ст от 21 февраля 2003 г).
   
4. 
   Создание и использование электронного фонда пользования. Памятка. ГУ "Объединенный государственный архив Челябинской области", 2005 г.
   
5. 
   Инструкция по созданию электронных копий фонда пользования особо ценных и уникальных документов Центрального государственного архива Удмуртской Республики. Центральный государственный архив Удмуртской Республики, 2004 г.
   
6. 
   Технологический регламент изготовления электронных копий документов Государственного учреждения Самарской области «Самарский областной государственный технотронный архив», 2008 г.
   
7. 
   Временный порядок создания фонда пользования на уникальные, особо ценные, наиболее используемые документы Архивного фонда Российской Федерации на бумажной основе, относящиеся к государственной собственности Свердловской области. Управления архивами Свердловской области, 2009 г.
   
8. 
   Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. (Введены в действие постановлением Главного государственного санитарного врача РФ №118 от 3 июня 2003 г.)
   
9. 
   Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД,  М., 2007 г.
   

---

Смотрите также файлы

• Вопросы к экзамену по конституционному праву.docx

• Учет финансовых результатов.docx

• Модели и методы принятия решений.docx

• Практическая работа 1 Щербаков Вячеслав Сергеевич Дисциплина Английский язык Задание 1.docx

• Отчет по лабораторной работе по дисциплине Методы выявления нарушений иб и аттестация ас на ждт.docx