Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30 % проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

Электронный документооборот является ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

Цель функционирования любого предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Руководство компаний стремится к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления путем организации совместного доступа специалистов к информации (включая её поиск и хранения).

Информационные технологии предлагают средства для достижения указанных целей при помощи двух подходов:

1)       реинжиниринга бизнес-процессов;

2)       перехода к безбумажной технологии управления.

 

Организация безбумажной технологии управления основывается на использовании трех основных концепций:

1)       переход к электронным документам;

2)       создание систем управления документами;

3)       создание системы электронного документооборота.

 

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах XX в. с появлением персональных компьютеров и графического интерфейса пользователя (англ., graphical user interface, GUI). Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.

Сегодня электронный документ – это форма понятного вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).

---

Управление документами – это развитие концепции электронного документа. Можно выделить две основные задачи, которые призвана решать СУД:

1)       уметь переводить бумажные документы в электронный вид;

2)       уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления.

 

Источники поступления документов:

     из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;

     факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия;

     входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;

     отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.

 

Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты такие, как:

     отчет о текущей занятности сотрудников;

     отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);

     отчет о просроченных поручениях.

 

СЭД разработана для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

СЭД должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

 

Организация электронного документооборота.

Рассмотрим организацию и использование системы электронного документооборота на примере популярного программного продукта «1С: Документооборот», который является дальнейшим развитием программы «1С: Электронная почта» и отличается от нее строго формализованным форматом документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов).

Реализованная в программе методика управления документами основана на проверенных годами практиках. Методика направлена на рационализацию документооборота за счет приведения процедур работы с документами к большей оперативности. Это достигается исключением избыточных действий в обработке документов и приводит к быстрому выполнению задач.

---

Данная система может применяться в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по сети Интернет.

Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («дизайнер форм»). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.

Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на сервере (www.1C.ru раздел «Документооборот») и доступны для использования без ограничений.

В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.

Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.

Кратко работу системы можно описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему на рис. 23) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.

 



 

Рис. 23. Схема взаимодействия в СЭД организации

 

Между филиалами существует связь, по которой осуществляется перенос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Удаленные пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).

Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации. Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам.

---

Операции по управлению документами администратор производит в соответствующих окнах интерфейса программы. Пример окна «Внутренние документы» приведен на рис. 24, а окна «На контроле» – на рис. 25.

 



 

Рис. 24. Окно «Внутренние документы» программы 1С: Документооборот 8

 



 

Рис. 25. Окно «На контроле» программы 1С: Документооборот 8

 

Система содержит следующие компоненты:

     рабочее место пользователя (клиент);

     иерархический справочник предприятия;

     дизайнер электронных форм;

     отладчик электронных форм;

     сервер документов.

 

Система обладает следующими возможностями:

     Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов.

     Отправка документов и писем.

     Приемка документов и писем.

     Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использования.

     Печать документов.

     Поиск документов, хранящихся в локальных папках пользователя.

     Формирование и отправка запросов на сервер документов.

     Защита программы и информации.

 

Обзор отечественных систем электронного документооборота.

Отечественный рынок систем электронного документооборота представлен разнообразными продуктами, отличающимися своими возможностями и, соответственно, ценами. Кроме рассмотренной в предыдущем разделе системы «1С: Документооборот», лидирующее положение на рынке занимает проверенная временем популярная программа «Дело», разработанная компанией Электронные офисные системы (ЭОС), Москва.

Электронные Офисные Системы (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем (от англ. Enterprise Content Management). Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Официальный сайт: http://www.eos.ru.

Система электронного документооборота «Дело» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система «Дело» была выпущена в 1996 г. В 1996 г. получила

---

сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 г. – свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Другая популярная программа компании ЭОС – «Кадры». Программа представляет собой комплексное решение автоматизации кадрового делопроизводства.

Ещё одна программа этой же компании «eDocLib» – система учета и хранения электронных документов при построении корпоративных хранилищ данных. Была выпущена в 2004 году. В 2006 году получила свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система основана на Web-технологиях и реализована на платформе Microsoft.NET, может использоваться как в качестве готового решения для создания электронных архивов, библиотек, хранилищ данных, так и в качестве инструментария, на основе которого можно делать собственные разработки.

Создание документов в системе eDocLib не требует высокой квалификации от пользователей. Система позволяет создавать и заполнять документы и справочники, организовывать совместную работу сотрудников территориально распределенных структур с единой базой данных посредством Интернет/Интранет.

Программа «Архивное дело» – система автоматизации учета архивных документов ведомственных организаций, а программа «EOS for SharePoint» – система электронного документооборота и управления корпоративным контентом, выполнена на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Компания Cognitive Technologies (г. Москва, https://www.cognitive.ru/) выпускает СЭД «Е1 Евфрат», которая предназначена для автоматизации широкого комплекса бизнес-процессов, включая:

     документооборот и делопроизводство;

     управление договорами;

     управление взаимодействием с клиентами;

     управление проектами;

     работу с обращениями граждан (для госструктур) и т.д.

 

«Е1 Евфрат» является универсальным решением, способным использоваться как в небольших организациях, так в крупных компаниях, имеющих территориально-распределенную организационную структуру и разнородную ИТ-среду.

Компания «Логика бизнеса» (г. Москва, http://ecm.blogic20.ru/). Программные продукты компании – СЭД линейки «Логика ЕСМ»:

     Информационная система «Логика: СЭД» предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 г. и долгое время известная под именем «БОСС-Референт», она по праву считается одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (

---

Смотрите также файлы

• Овладение умениями и навыками техники речи, необходимыми для её выразительности.docx

• Трансперсональная психология.pptx

• Задание на контрольную работу по дисциплине Машины и механизмы для трубопроводного строительства для потоков стз21, стдз21, стдсз22.pdf

• Курсовая работа По профессиональному модулю пм. 02 Управление логистическими процессами в закупках, произведение и распределении.docx

• Краткие теоретические сведения. Понятие семейного права Семейное право.doc