Тема 8. Функциональные информационные технологии

 

Цель и задачи: Рассмотреть основные виды функциональных информационных технологий, их назначение и возможности.

 

Вопросы темы:

1.  Обзор основных видов функциональных информационных технологий.

2.  Информационные технологии обработки данных.

3.  Информационные технологии управления.

4.  Информационные технологии поддержки принятия решений.

 

Вопрос 1. Обзор основных видов функциональных информационных технологий.

 

Основные виды функциональных информационных технологий предназначены для создания и использования информационных систем сферы управления. По степени охвата задач управления выделяют следующие виды информационных технологий:

     информационные технологии обработки данных;

     информационные технологии управления;

     информационные технологии поддержки принятия решений.

 

Информационные технологии обработки данных предназначены для решения функциональных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы, а также стандартные процедуры их обработки. Эти технологии применяются в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческой деятельности, что позволяет существенно повысить производительность труда персонала.

Информационные технологии управления в профессиональной деятельности предназначены для удовлетворения информационных потребностей сотрудников, участвующих в процессе принятия решений. Эти технологии ориентированы на комплексное решение функциональных задач, формирование регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. При этом решаются такие задачи обработки информации, как:

     оценка планируемого состояния объекта управления и его отклонений от планируемых состояний;

     выявление причин отклонений;

     анализ возможных решений и действий.

 

---

Эти технологии предусматривают наличие интегрированных пакетов прикладных программ: процессоры текстовый и табличный, электронная почта, телеконференции, специализированные программы реализации электронного документооборота и т.д.

Информационные технологии поддержки принятия решенийпредусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления планов и обоснованных выводов по изучаемым процессам и явлениям профессиональной деятельности. С помощью систем поддержки принятия решений (СППР) лица, принимающие решения (ЛПР), имеют возможность анализировать ситуации, формулировать задачи, производить, контролировать и оценивать варианты решений, которые обеспечивают достижение поставленной цели.

Сфера использования таких систем практически не ограниченная. Они предназначаются не только для экономического применения, но и для правоохранительных органов, судебного производства, органов исполнения наказаний, национальной безопасности, службы охраны, военной разведки, таможни, налоговой полиции, миграционной службы и многих других. Правоохранительная деятельность выделяется в этом списке, поскольку создание СППР в этой области возможно только в случае взаимодействия математиков, юристов, практиков и специалистов в области информационных технологий.

 

Вопрос 2. Информационные технологии обработки данных.

 

Как уже отмечалось в предыдущем разделе, информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала

---

, освобождает его от рутинных операций, и даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

     обработка данных об операциях, производимых организацией или её подразделением;

     создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в организации;

     получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

 

Например, обработка данных о посещении клиентами юридической консультации и ведение статистики по тематике обращений и заключению договоров на обслуживание юридических и физических лиц. Или запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности в организации. Другой пример – создание годового отчета о результатах деятельности предприятия в той или иной сфере.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

     Выполнение необходимых организации задач по обработке данных. Каждой организации законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля. Поэтому в любой организации обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология.

     Решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм.

     Выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов.

     Выполнение основного объема работ в автоматизированном режиме с минимальным участием человека.

     Использование детализированных данных. Записи о деятельности организации имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность организации проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу.

     Акцент на хронологию событий.

     Требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

 

Основные компоненты ИТ.

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 20) и приведем их характеристики.

---

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

 



 

Рис. 20. Основные компоненты информационной технологии обработки данных

 

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

     классификация или группировка;

     сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

     укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений;

     вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные.

 

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы (отчеты) создаются в связи с проведенной фирмой операцией, а также периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Пример. Для оценки эффективности работы юридической консультации и её сотрудников собираются данные о количестве обращений клиентов, количестве заключенных договоров на ведение дел и регулярное обслуживание, суммы полученных средств от клиентов и затрат на ведение деятельности. Затем эти данные обрабатываются по известным алгоритмам для начисления зарплаты и премии сотрудникам, а также для статистической обработки информации по заданным формам отчетности.

 

Вопрос 3. Информационные технологии управления.

 

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

---

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационной системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

     оценка планируемого состояния объекта управления;

     оценка отклонений от планируемого состояния;

     выявление причин отклонений;

     анализ возможных решений и действий.

 

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

     Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например, месячный анализ продаж компании.

     Специальные отчеты создаются по запросам управленцев, или, когда в компании произошло что-то незапланированное. Они могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

     В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

     Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

     Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

 

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

---

Смотрите также файлы

• Овладение умениями и навыками техники речи, необходимыми для её выразительности.docx

• Трансперсональная психология.pptx

• Задание на контрольную работу по дисциплине Машины и механизмы для трубопроводного строительства для потоков стз21, стдз21, стдсз22.pdf

• Курсовая работа По профессиональному модулю пм. 02 Управление логистическими процессами в закупках, произведение и распределении.docx

• Краткие теоретические сведения. Понятие семейного права Семейное право.doc