Файл: Литература по теме Тема Информационные технологии пользователя Вопрос Информационные технологии электронного офиса.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 25.10.2023
Просмотров: 3046
Скачиваний: 10
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
сведения о размере прибыли, себестоимости производимой продукции; планы развития предприятия (тактические и стратегические); планы и объемы реализаций продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, об уровнях цен, наличии товаров); анализ конкурентоспособности выработанной продукции, эффективность экспорта и импорта, время выхода на рынок, что предлагается; планы рекламной деятельности; списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, ведомости о взаимоотношении с ними, их финансовое положение, проведенных операциях и объемах, условиях действующих и новых контрактов и др. Деловая информация, на которой основывается производственный и финансовый менеджмент, должна соответствовать определенным требованиям. К ним относятся: аналитичность информации; объективность; единство; оперативность; рациональность. Аналитичность информации означает, что информация, независимо от источников поступления, должна соответствовать потребностям анализа. Деловая информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты.Единство информации, поступающей с разных потоков, означает устранение обособленности и дублирования различных источников информации.Оперативность информации говорит о том, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее.Рациональность информации требует минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Вместе с тем информация должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Таким образом, возникает понятие полезной и бесполезной информации, а отсюда – устранение излишних информационных потоков и введение нужных.Источники данных для экономического анализа делятся на: плановые; учетные; внеучетные (неформальные). При этом анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию.К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии, а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания.
Учетные источники информации – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Сюда же относятся машинные источники информации: данные, которые содержатся в оперативной памяти ЭВМ, на дисках и других накопителях.К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также: официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия; хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации; решения общих собраний коллектива акционеров, пайщиков и т.д.; торговые и профессиональные журналы, информационные бюллетени, справочники, общие газеты и журналы, рекламные проспекты; техническая и технологическая документация; материалы специальных исследований рынка и производства; устная информация, которая получена от работников предприятия, потребителей, поставщиков, конкурентов, на разных деловых встречах и совещаниях, от консультантов, из радио- и телепередач. Потоки деловой информации пронизывают предприятие. Среди них можно выделить потоки от внутренней и внешней его среды. Внутренняя среда обусловливает следующие потоки: производства (каждая структурная единица – цех, служба, стратегическая хозяйственная единица, бизнес-единица – поставляет массу технической, технологической, экономической и другой информации); системы жизнеобеспечения предприятия; ресурсообеспечения; маркетинговой службы; кадровых служб; финансовой службы; бухгалтерии; сбытовой службы; научных подразделений. При этом каждый из этих потоков имеет практически прямую и обратную связь со всеми остальными.Информационные потоки внешней среды воздействуют на предприятие в целом и его отдельные службы.Внешние потоки: поставщиков; потребителей; конкурентов; государства; состояния политики; состояния экономики;
научно-технического прогресса; социально-культурной среды; международной обстановки. Каждый из этих потоков связан также с внутренними потоками информации, исходящими от подразделений предприятия.Таким образом, информационные потоки обрушивают на предприятие лавину фактов хозяйственной жизни. При этом обработанная информация должна содержать данные, касающиеся только конкретной проблемы, цели и периода времени. Такая информация и будет основой управленческих решений, она должна быть по возможности исчерпывающе точной и оптимально объемной.Обработанная информация о фактах хозяйственной жизни может сообщаться в текстовой форме, таблицах и графиках. В экономическом анализе следует отдавать предпочтение табличной и графической формам (особенно в оперативном анализе) или их сочетанию. Текстовая форма более уместна при анализе исследований за длительные периоды. Однако предприятия, используя табличную форму, предпочитают сопровождать ее текстовой в виде объяснительных записок, справок и заключений. Графическая форма также часто применяется в виде иллюстративной графики, диаграммы, рисунки и т.д.Аналитические графики, в отличие от иллюстративных, постоянно пополняются новыми данными и являются эффективно действующим инструментом аналитической работы. Аналитические графики чаще всего представляют собой хронограммы и номограммы, по которым можно производить сопоставление и расчеты показателей, зачастую за каждые сутки. В отличие от табличного материала график дает обобщающий рисунок положения или развития изучаемого явления (историю развития), позволяет зрительно заметить те закономерности, которые содержит числовая информация. На графике более выразительно проявляются тенденции и связи изучаемых явлений. Построение графиков требует определенных художественных способностей (выбор масштаба, композиции, цвета), что иногда затрудняет их применение.Табличные формы сообщения хозяйственных фактов весьма разнообразны – от крошечных до занимающих обширную площадь таблиц. Хорошо читаемой таблицей является таблица, содержащая не более 10–12 граф и 25–30 строк.В целях анализа деловая информация обрабатывается различными способами. Каждая таблица – результат того или иного метода бизнес-анализа, от самых простых до чрезвычайно сложных. Часто небольшая по размерам таблица является итогом большого количества расчетных операций и группировок, синтеза первоначальных данных.
В основе методов обработки деловой информации лежат как чисто арифметические приемы, так и арсенал высшей математики. Постоянно возрастает роль электронно-вычислительной техники в обработке деловой информации и особенно роль ЭВМ.Аналитическая таблица представляет собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр. Она значительно выразительнее и нагляднее словесного текста. Показатели в ней располагаются в более логичной и последовательной форме, занимают меньше места по сравнению с текстовым изложением, и познавательный элемент достигается значительно быстрее. Табличный материал дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. С помощью таблиц значительно легче прослеживаются связи между изучаемыми показателями.Внешне аналитическая таблица состоит из общего заголовка, системы горизонтальных строк (подлежащего) и вертикальных граф (сказуемого). Подлежащее показывает, о чем идет речь, содержит перечень показателей, характеризующих явление. Сказуемое указывает, какими признаками характеризуется подлежащее. Каждая таблица должна иметь заголовок, который кратко выражает ее содержание. Заголовок должен быть точным, кратким и выразительным.Графы, содержащие подлежащее, нумеруются заглавными буквами алфавита или оставляются без номера, а графы, содержащие сказуемое, – арабскими цифрами. В необходимых случаях в графах или у каждой строки надо указывать единицу измерения показателя. Если все элементы таблицы выражены в одинаковых единицах измерения, то эту единицу, как правило, выносят в заголовок таблицы.Используется три вида таблиц:1) простые;2) групповые;3) комбинированные. В простых таблицах перечисляются единицы характеризуемого явления, такая таблица дает только перечень информации об изучаемом явлении. В групповых таблицах данные по отдельным единицам изучаемого явления объединяются в группы по одному существенному признаку. В комбинированных таблицах материал подлежащего разбивается на группы и подгруппы по разным признакам. Эти группировки служат целям установления связей между изучаемыми явлениями.По аналитическому содержанию различают таблицы, отражающие: характеристику изучаемого объекта по тем или иным признакам; порядок расчета показателей;
динамику изучаемых показателей; структурные изменения в составе показателей; взаимосвязь показателей по различным признакам; результаты расчета влияния факторов на уровень исследуемого показателя; методику подсчета резервов; сводные результаты анализа. Перед обработкой информация проверяется на доброкачественность и достоверность, а также приводится в сопоставимый вид. Аналитическая обработка информации часто проводится с точностью до целых чисел или десятых долей числа, но этот прием подходит далеко не всегда. Часто приходится делать расчеты и с точностью до пяти знаков после запятой.Обработанная деловая информация служит основой для отчетности предприятия, составляемой по предприятию в целом и его отдельным подразделениям. Обычно отчетность составляется ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Кроме обязательной общегосударственной отчетности предприятие может вести свою внутреннюю отчетность особенно при значительном развитии оперативного анализа.Особая роль в структуре деловой информации принадлежит правовой информации. Правовая информация в литературе трактуется как: массив правовых актов с содержащимися в них нормами права и тесно связанных с этими актами правоприменительных, нормативно-технических, научных и справочных материалов, охватывающих все сферы профессиональной деятельности; содержание данных (сообщений), использование которых предопределяет решение той или иной правовой задачи или способствует ее решению. Следовательно, к правовой информации относится массив правовых актов и тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, охватывающий все сферы профессиональной деятельности. Вопросы для самопроверки:1. Что такое деловая информация?2. Назовите виды и свойства деловой информации.3. Что такое информационное общество?4. Что такое информационная культура?5. Перечислите основные формы представления информации?6. В результате каких действий получаются данные?7. Что необходимо для преобразования данных в информацию?8. В чем отличие формальных знаний от неформальных знаний?9. Какова основная цель информатизации общества?10. Какие виды документов и материалов относятся к правовой информации?
Учетные источники информации – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Сюда же относятся машинные источники информации: данные, которые содержатся в оперативной памяти ЭВМ, на дисках и других накопителях.К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также: официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия; хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации; решения общих собраний коллектива акционеров, пайщиков и т.д.; торговые и профессиональные журналы, информационные бюллетени, справочники, общие газеты и журналы, рекламные проспекты; техническая и технологическая документация; материалы специальных исследований рынка и производства; устная информация, которая получена от работников предприятия, потребителей, поставщиков, конкурентов, на разных деловых встречах и совещаниях, от консультантов, из радио- и телепередач. Потоки деловой информации пронизывают предприятие. Среди них можно выделить потоки от внутренней и внешней его среды. Внутренняя среда обусловливает следующие потоки: производства (каждая структурная единица – цех, служба, стратегическая хозяйственная единица, бизнес-единица – поставляет массу технической, технологической, экономической и другой информации); системы жизнеобеспечения предприятия; ресурсообеспечения; маркетинговой службы; кадровых служб; финансовой службы; бухгалтерии; сбытовой службы; научных подразделений. При этом каждый из этих потоков имеет практически прямую и обратную связь со всеми остальными.Информационные потоки внешней среды воздействуют на предприятие в целом и его отдельные службы.Внешние потоки: поставщиков; потребителей; конкурентов; государства; состояния политики; состояния экономики;
научно-технического прогресса; социально-культурной среды; международной обстановки. Каждый из этих потоков связан также с внутренними потоками информации, исходящими от подразделений предприятия.Таким образом, информационные потоки обрушивают на предприятие лавину фактов хозяйственной жизни. При этом обработанная информация должна содержать данные, касающиеся только конкретной проблемы, цели и периода времени. Такая информация и будет основой управленческих решений, она должна быть по возможности исчерпывающе точной и оптимально объемной.Обработанная информация о фактах хозяйственной жизни может сообщаться в текстовой форме, таблицах и графиках. В экономическом анализе следует отдавать предпочтение табличной и графической формам (особенно в оперативном анализе) или их сочетанию. Текстовая форма более уместна при анализе исследований за длительные периоды. Однако предприятия, используя табличную форму, предпочитают сопровождать ее текстовой в виде объяснительных записок, справок и заключений. Графическая форма также часто применяется в виде иллюстративной графики, диаграммы, рисунки и т.д.Аналитические графики, в отличие от иллюстративных, постоянно пополняются новыми данными и являются эффективно действующим инструментом аналитической работы. Аналитические графики чаще всего представляют собой хронограммы и номограммы, по которым можно производить сопоставление и расчеты показателей, зачастую за каждые сутки. В отличие от табличного материала график дает обобщающий рисунок положения или развития изучаемого явления (историю развития), позволяет зрительно заметить те закономерности, которые содержит числовая информация. На графике более выразительно проявляются тенденции и связи изучаемых явлений. Построение графиков требует определенных художественных способностей (выбор масштаба, композиции, цвета), что иногда затрудняет их применение.Табличные формы сообщения хозяйственных фактов весьма разнообразны – от крошечных до занимающих обширную площадь таблиц. Хорошо читаемой таблицей является таблица, содержащая не более 10–12 граф и 25–30 строк.В целях анализа деловая информация обрабатывается различными способами. Каждая таблица – результат того или иного метода бизнес-анализа, от самых простых до чрезвычайно сложных. Часто небольшая по размерам таблица является итогом большого количества расчетных операций и группировок, синтеза первоначальных данных.
В основе методов обработки деловой информации лежат как чисто арифметические приемы, так и арсенал высшей математики. Постоянно возрастает роль электронно-вычислительной техники в обработке деловой информации и особенно роль ЭВМ.Аналитическая таблица представляет собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр. Она значительно выразительнее и нагляднее словесного текста. Показатели в ней располагаются в более логичной и последовательной форме, занимают меньше места по сравнению с текстовым изложением, и познавательный элемент достигается значительно быстрее. Табличный материал дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. С помощью таблиц значительно легче прослеживаются связи между изучаемыми показателями.Внешне аналитическая таблица состоит из общего заголовка, системы горизонтальных строк (подлежащего) и вертикальных граф (сказуемого). Подлежащее показывает, о чем идет речь, содержит перечень показателей, характеризующих явление. Сказуемое указывает, какими признаками характеризуется подлежащее. Каждая таблица должна иметь заголовок, который кратко выражает ее содержание. Заголовок должен быть точным, кратким и выразительным.Графы, содержащие подлежащее, нумеруются заглавными буквами алфавита или оставляются без номера, а графы, содержащие сказуемое, – арабскими цифрами. В необходимых случаях в графах или у каждой строки надо указывать единицу измерения показателя. Если все элементы таблицы выражены в одинаковых единицах измерения, то эту единицу, как правило, выносят в заголовок таблицы.Используется три вида таблиц:1) простые;2) групповые;3) комбинированные. В простых таблицах перечисляются единицы характеризуемого явления, такая таблица дает только перечень информации об изучаемом явлении. В групповых таблицах данные по отдельным единицам изучаемого явления объединяются в группы по одному существенному признаку. В комбинированных таблицах материал подлежащего разбивается на группы и подгруппы по разным признакам. Эти группировки служат целям установления связей между изучаемыми явлениями.По аналитическому содержанию различают таблицы, отражающие: характеристику изучаемого объекта по тем или иным признакам; порядок расчета показателей;
динамику изучаемых показателей; структурные изменения в составе показателей; взаимосвязь показателей по различным признакам; результаты расчета влияния факторов на уровень исследуемого показателя; методику подсчета резервов; сводные результаты анализа. Перед обработкой информация проверяется на доброкачественность и достоверность, а также приводится в сопоставимый вид. Аналитическая обработка информации часто проводится с точностью до целых чисел или десятых долей числа, но этот прием подходит далеко не всегда. Часто приходится делать расчеты и с точностью до пяти знаков после запятой.Обработанная деловая информация служит основой для отчетности предприятия, составляемой по предприятию в целом и его отдельным подразделениям. Обычно отчетность составляется ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Кроме обязательной общегосударственной отчетности предприятие может вести свою внутреннюю отчетность особенно при значительном развитии оперативного анализа.Особая роль в структуре деловой информации принадлежит правовой информации. Правовая информация в литературе трактуется как: массив правовых актов с содержащимися в них нормами права и тесно связанных с этими актами правоприменительных, нормативно-технических, научных и справочных материалов, охватывающих все сферы профессиональной деятельности; содержание данных (сообщений), использование которых предопределяет решение той или иной правовой задачи или способствует ее решению. Следовательно, к правовой информации относится массив правовых актов и тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, охватывающий все сферы профессиональной деятельности. Вопросы для самопроверки:1. Что такое деловая информация?2. Назовите виды и свойства деловой информации.3. Что такое информационное общество?4. Что такое информационная культура?5. Перечислите основные формы представления информации?6. В результате каких действий получаются данные?7. Что необходимо для преобразования данных в информацию?8. В чем отличие формальных знаний от неформальных знаний?9. Какова основная цель информатизации общества?10. Какие виды документов и материалов относятся к правовой информации?