Файл: Тема Документационное обеспечение управления.docx

В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них. При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста состоит только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Такое возможно и в полном протоколе по некоторым вопросам повестки дня. После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение.

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом. Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1». При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем. Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола. Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится. Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков. Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа. Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней. Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления. Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

---

Копия протокола представлена в приложении 20.

6. 
   Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.
   

Для выполнения этого задания необходимо в течение прохождения практики участвовать в телефонном обслуживании, передавать и принимать документы при помощи факса.

В отчете необходимо отразить следующее:

- особенности организации телефонного обслуживания в организации;

- отразить темы, по которым обращаются по телефону в организацию;

- отразить особенности передачи документов при помощи факсов (частота использования, виды документов и т.д. т.п.)

В приложении к отчету могут быть представлены копии документов, полученные при помощи факса, а также регистрационные записи ведения телефонного обслуживания.
Организация и документирование телефонных переговоров

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

Коммуникация (от лат. communicatio - "сообщение") - сообщение или передача средствами языка содержания высказывания. Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

• 
  действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);
  
• 
  технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.
  

Процесс коммуникации - диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

• 
  многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;
  
• 
  отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;
  
• 
  по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.
  

---

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

• 
  лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);
  
• 
  ограниченные возможности восприятия информации только на слух.
  

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел "Этика телефонного общения".

Под этикой понимается "совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы".

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

• 
  вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);
  
• 
  краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);
  
• 
  логичность (последовательность в изложении материала);
  
• 
  средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости - по слогам или буквам);
  
• 
  сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).
  

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. таблицу 1).

Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон:



В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя "организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи".

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

• 
  прием всех телефонных вызовов и их систематизация;
  
• 
  ответы абонентам;
  
• 
  фильтрация вызовов;
  
• 
  соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.
  

Главная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться. Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач.

---

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

В отделе делопроизводства МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» факс не используется. Альтернативой ему применяется электронная почта и электронный документооборот (ЭДО). При необходимости пересылки документов осуществляется в бумажном варианте почтой России или транспортными компаниями.

---

8. Составление отчета по практике.

Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.

Список использованных источников

Нормативно-правовые акты

1. 
   Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ – 2014. – № 9. – Ст. 851.
   
2. 
   Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 17.06.1996. - №25.- Ст. 2954.
   
3. 
   О персональных данных: федер. закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. - № 31(1 ч.)- Ст.3451.
   
4. 
   ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
   
5. 
   Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2019) // Официальные документы в образовании. - № 18. -2017.
   

Основные источники

6. 
   Байкова, И.Ю. Полное руководство секретаря - референта. - Москва: Рид - Групп, 2013. - 208 с.
   
7. 
   Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления / М.И.Басаков. - Москва: КноРус медиа, 2017.
   
8. 
   Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016.
   

Интернет-ресурсы

9. 
   Архивы России [Электронный ресурс]. – Режим доступа http : //www.rusarchives.ru
   
10. 
    ВНИИДАД [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.vniidad.ru.
    
11. 
    Все о делопроизводстве [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://delo-ved.ru/category/deloproizvodstvo/dokumentooborot
    
12. 
    Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.delo-press.ru/journals.php/
    
13. 
    Консультант Плюс [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/
    
14. 
    Секретарское дело [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretarskoe-delo.ru
    
15. 
    Современные технологии делопроизводства и документооборота Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/
    

Приложение 1. Бланк письма

---