Файл: Тема Документационное обеспечение управления.docx

доступом в АС и ВС.

20. 
    Порядок и места размещения информационных ресурсов, содержащих конфиденциальную информацию университета.
    
21. 
    Организация и состояние системы парольной защиты (значение, порядок генерации, использования, смены и прекращения действия паролей) в АС, ВС и других средств вычислительной техники.
    
22. 
    Организация резервирования конфиденциальной информации, места хранения резервных копий конфиденциальной, ценной и другой важной информации.
    
23. 
    Программное обеспечение базового оборудования средств связи.
    
24. 
    База данных абонентских номеров телефонной связи.
    

Информация, составляющая коммерческую тайну:

1. 
   Сведения о коммерческих замыслах и планах (расширении или свертывании работ в целом и по отдельным направлениям).
   
2. 
   Содержание и условия коммерческих контрактов, договоров, соглашений и платежей.
   
3. 
   Сведения о целях, задачах, тактике и результатах переговоров с деловыми партнерами.
   
4. 
   Сведения, составляющие секреты производства (ноу-хау).
   
5. 
   Сведения, составляющие коммерческую тайну партнеров, переданные на доверительной основе.
   
6. 
   Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности.
   
7. 
   Сведения об инвестициях.
   
8. 
   Сведения, содержащие выводы и рекомендации по рыночной стратегии и тактике.
   
9. 
   Сведения о фактическом состоянии расчетов по обязательствам.
   
10. 
    Сведения об отдельных финансовых операциях университета и о доходах по этим операциям.
    
11. 
    Сведения о внешнеэкономических, валютных и кредитных отношениях с конкретными иностранными и российскими предприятиями, фирмами и организациями.
    
12. 
    Сведения о встречах и переговорах с деловыми партнерами университета.
    
13. 
    Сведения об особых условиях отношений с иностранными научными и иными организациями.
    
14. 
    Сведения о времени выхода на рынок, выбор посредника для ведения коммерческих переговоров и тактике их ведения.
    
15. 
    Сведения о целях, задачах, программах, новейших по тематике и перспективных научно-технических работ и исследований.
    
16. 
    Научно-техническая, технологическая, конструкторская и проектная документация.
    
17. 
    Современные методы решения новых научных и научно-технических задач.
    
18. 
    Новые высокоэффективные технические решения, не защищенные патентным правом, обеспечивающие значительное улучшение основных технико-экономических характеристик устройств и систем.
    
19. 
    Современные методы проектирования и испытания современных и перспективных устройств и систем.
    
20. 
    Информация о новых разработках программного и компьютерного обеспечения.
    
21. 
    Экспериментальные и расчетные результаты, получение которых связано с большими финансовыми, материальными или временными издержками.
    
22. 
    Информация о рентабельности научно-исследовательских работ университета.
    
23. 
    Информация о себестоимости и контрактных ценах научных разработок, товаров, услуг, условиях кредитования и платежа.
    
24. 
    Информация о конъюнктуре рынка научно-технических исследований и разработок, сведения о научно-исследовательских работах, выполняемых университетом по государственным и муниципальным контрактам, хозяйственным договорам, инновационным проектам и т.д.).
    
25. 
    Информация об экспертизе научных трудов (публикаций).
    
26. 
    Сведения о сущности изобретения, полезной модели, промышленного образца до официальной их регистрации.
    
27. 
    Современные и эффективные технологии и методики обучения.
    
28. 
    Результаты дипломных проектов, учебно-исследовательских работ студентов и аспирантов, имеющих практическую ценность.
    
29. 
    Содержание современных учебных планов и программ, учебно-методических разработок по новым дисциплинам до их официального опубликования.
    
30. 
    Сведения о конъюнктуре рынка подготовки специалистов.
    
31. 
    Сведения о контрактах с иностранными гражданами.
    

---

Особенности работы с конфиденциальными документами в МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района»:

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре.

В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной работы с документом.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

---

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

Все поступающие документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя.

---

При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна».

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия:

• 
  запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;
  
• 
  запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;
  
• 
  запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК;
  
• 
  запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.
  

Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны

---

, могут применяться условные заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

• 
  проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;
  
• 
  отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;
  
• 
  отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.
  

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.

---