Добавлен: 26.10.2023
Просмотров: 625
Скачиваний: 20
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Служба занимается подготовкой, оформлением и редактированием документов, включая договоры, приказы, письма и другие виды документов.
Контроль и обеспечение соблюдения правил делопроизводства. Служба контролирует соблюдение норм делопроизводства, правил оформления документов и точности их оформления.
Подготовка отчетов и статистических данных. Служба готовит отчеты и статистические данные по состоянию документарной базы, а также информацию о заполняемости носителей информации1.
Таким образом, служба документационного обеспечения управления является важным элементом успешной работы любой организации и играет роль в обеспечении эффективного управления и контроля за документами.
В этом представлении нормативно-правовую базу рационально расценивать как, комплекс законов и общепризнанных мерок и рекомендаций, которая, в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов способствует правильному составлению документов2.
Что, касается конкретной нормативно-правовой базы, регулирующей ДОУ, то она включает в себя огромное количество нормативных документов. Самым основным является Конституция РФ, как и во всех других видах деятельности. Далее нормативная база включает в себя федеральные законы, различные кодексы РФ, постановления правительства, стандарты, общероссийские классификаторы, инструкции по делопроизводству и локальные нормативные акты, которые создаются непосредственно в организациях3.
Так, например, к законам РФ регламентирующих ДОУ, можно отнести федеральные законы №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», №5485-1 «О государственной тайне», № 63 «Об электронной подписи». Данные нормативные акты устанавливают порядок документирования информации, устанавливают основные полномочия разных категорий лиц при работе с документами, и отражают основы придания юридической силы документам.
Основные кодексы, которые затрагивают нормативную базу сферы ДОУ, являются: трудовой, гражданский, административный и уголовный кодексы РФ. В них включены нормы и правила определенных сфер, связанных с документацией, а так же ответственность и наказание за нарушения при работе службы ДОУ с документами4.
Одно немаловажное влияние на службу ДОУ оказывают государственные стандарты. Нормативно-правовая база выделяет несколько основных стандартов применимых к документам, примерами таких стандартов могут служить ГОСТ 7.0.97-2016,ГОСТ Р 51141-98. Роль данных нормативных актов заключается в упорядочении документооборота, улучшение качества работы с документацией, путем установления единых принципов и правил при работе с документами.
Также очень важно учитывать общероссийские классификаторы управленческой информации. Они включают в себя коды унифицированных форм документов, что существенно облегчает работу с документацией дляорганов власти и управления. Такие коды проставляются на каждом документе.
Одним из главных документов в службе ДОУ является типовая инструкция по делопроизводству № 68. Данная инструкция относится к типу государственных инструкций и включает в себя правила оформления документов, подготовки их, документированию и основы технологии работы службы ДОУ5.
Важно также отметить, что инструкция по делопроизводству должна быть комплексным документом, который охватывает все аспекты работы с документами в организации. Она должна быть доступна всем сотрудникам, работающим с документами, и регулярно обновляться и пересматриваться6.
Кроме того, следует уделить внимание обучению персонала принципам и правилам делопроизводства, регламентируемым инструкцией, а также об обновлениях и изменениях в инструкции.
Создание и соблюдение инструкции по делопроизводству – это не только обеспечение выполнения правил и законов в сфере делопроизводства, но и увеличение эффективности работы организации в целом7.
1.2. Характеристика основных организационно-правовых документов
Документам организационно – правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:
1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.
2. Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.
3. Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.
4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
5. Для абсолютного большинства организационно – правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.
6. Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).
Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся:
Устав– свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании предприятия.
Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы системы предприятия.
Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности предприятия.
Штатное расписание – организационно – правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия.
Должностные инструкции – документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Совершенствование нормативно-правового регулирования в организации
Совершенствование нормативно-правового регулирования в организации должны начинаться с правильно составленной номенклатуры дел.
Работу разработки номенклатуры дел необходимо начинать с издания соответствующего распорядительного документа руководителя организации о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть указаны конкретные сроки представления в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и архив каждым структурным подразделением всех списков первичных документов, которые могут образовываться в зависимости от специфики его деятельности в следующем году.
Также в приказе должны быть указаны ответственные за исполнение и достоверность представленной информации, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел организации, на рассмотрение экспертной комиссии и утверждение руководителя. Университет имеет большое количество структурных подразделений, к приказу можно приложить график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения (Приложение А).
Проблема несоответствия реально выполняемых должностных обязанностей обязанностям, прописанным в должностных инструкциях сотрудников, наличие нефункциональных должностных инструкций.
Грамотно составленные должностные инструкции позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества.
Стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая организация имеет право на свое видение описания рабочего места.
Изучая внутренние документы, можно столкнуться с проблемой отсутствия многих внутренних документов, соответственно, многие функции сотрудников не регламентированы.
Поскольку существующих внутренних документов не достаточно, к тому же некоторые из них также не доработаны, содержат ошибки, не обновляются. Должностная инструкция должна состоять из следующих разделов:
общие положения;
основные задачи и функции;
обязанности;
права;
ответственность;
взаимосвязи.
Общие положения
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:
должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации; порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника; требования к знаниям работника;
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.
Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи8.
В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций установленные сроки подготовки документов; этические нормы общения в коллективе; правила внутреннего трудового распорядка; конфиденциальность служебной информации.
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав9.
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям10.
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации.
Проблема ошибки в оформлении документов, несоблюдение единообразия при оформлении документов очень явно проявляется в организации.
Для того чтобы сократить количество ошибок, совершаемых другими сотрудниками необходимо разработать внутренние методические документы по делопроизводству.
После обнаружения серьезных ошибок в работе с документами (например, связанных с утратой документов, нарушением их юридической силы и др.) в организации издается приказ (иной распорядительный документ) или разрабатываются правила, памятки, регламенты, в которых устанавливается порядок работы с документами в организации.
2.2. Совершенствование системы регистрации, формирования и хранения дел
Контроль и обеспечение соблюдения правил делопроизводства. Служба контролирует соблюдение норм делопроизводства, правил оформления документов и точности их оформления.
Подготовка отчетов и статистических данных. Служба готовит отчеты и статистические данные по состоянию документарной базы, а также информацию о заполняемости носителей информации1.
Таким образом, служба документационного обеспечения управления является важным элементом успешной работы любой организации и играет роль в обеспечении эффективного управления и контроля за документами.
В этом представлении нормативно-правовую базу рационально расценивать как, комплекс законов и общепризнанных мерок и рекомендаций, которая, в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов способствует правильному составлению документов2.
Что, касается конкретной нормативно-правовой базы, регулирующей ДОУ, то она включает в себя огромное количество нормативных документов. Самым основным является Конституция РФ, как и во всех других видах деятельности. Далее нормативная база включает в себя федеральные законы, различные кодексы РФ, постановления правительства, стандарты, общероссийские классификаторы, инструкции по делопроизводству и локальные нормативные акты, которые создаются непосредственно в организациях3.
Так, например, к законам РФ регламентирующих ДОУ, можно отнести федеральные законы №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», №5485-1 «О государственной тайне», № 63 «Об электронной подписи». Данные нормативные акты устанавливают порядок документирования информации, устанавливают основные полномочия разных категорий лиц при работе с документами, и отражают основы придания юридической силы документам.
Основные кодексы, которые затрагивают нормативную базу сферы ДОУ, являются: трудовой, гражданский, административный и уголовный кодексы РФ. В них включены нормы и правила определенных сфер, связанных с документацией, а так же ответственность и наказание за нарушения при работе службы ДОУ с документами4.
Одно немаловажное влияние на службу ДОУ оказывают государственные стандарты. Нормативно-правовая база выделяет несколько основных стандартов применимых к документам, примерами таких стандартов могут служить ГОСТ 7.0.97-2016,ГОСТ Р 51141-98. Роль данных нормативных актов заключается в упорядочении документооборота, улучшение качества работы с документацией, путем установления единых принципов и правил при работе с документами.
Также очень важно учитывать общероссийские классификаторы управленческой информации. Они включают в себя коды унифицированных форм документов, что существенно облегчает работу с документацией дляорганов власти и управления. Такие коды проставляются на каждом документе.
Одним из главных документов в службе ДОУ является типовая инструкция по делопроизводству № 68. Данная инструкция относится к типу государственных инструкций и включает в себя правила оформления документов, подготовки их, документированию и основы технологии работы службы ДОУ5.
Важно также отметить, что инструкция по делопроизводству должна быть комплексным документом, который охватывает все аспекты работы с документами в организации. Она должна быть доступна всем сотрудникам, работающим с документами, и регулярно обновляться и пересматриваться6.
Кроме того, следует уделить внимание обучению персонала принципам и правилам делопроизводства, регламентируемым инструкцией, а также об обновлениях и изменениях в инструкции.
Создание и соблюдение инструкции по делопроизводству – это не только обеспечение выполнения правил и законов в сфере делопроизводства, но и увеличение эффективности работы организации в целом7.
1.2. Характеристика основных организационно-правовых документов
Документам организационно – правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:
1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.
2. Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.
3. Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.
4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
5. Для абсолютного большинства организационно – правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.
6. Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).
Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся:
Устав– свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании предприятия.
Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы системы предприятия.
Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности предприятия.
Штатное расписание – организационно – правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия.
Должностные инструкции – документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Совершенствование нормативно-правового регулирования в организации
Совершенствование нормативно-правового регулирования в организации должны начинаться с правильно составленной номенклатуры дел.
Работу разработки номенклатуры дел необходимо начинать с издания соответствующего распорядительного документа руководителя организации о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть указаны конкретные сроки представления в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и архив каждым структурным подразделением всех списков первичных документов, которые могут образовываться в зависимости от специфики его деятельности в следующем году.
Также в приказе должны быть указаны ответственные за исполнение и достоверность представленной информации, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел организации, на рассмотрение экспертной комиссии и утверждение руководителя. Университет имеет большое количество структурных подразделений, к приказу можно приложить график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения (Приложение А).
Проблема несоответствия реально выполняемых должностных обязанностей обязанностям, прописанным в должностных инструкциях сотрудников, наличие нефункциональных должностных инструкций.
Грамотно составленные должностные инструкции позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества.
Стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая организация имеет право на свое видение описания рабочего места.
Изучая внутренние документы, можно столкнуться с проблемой отсутствия многих внутренних документов, соответственно, многие функции сотрудников не регламентированы.
Поскольку существующих внутренних документов не достаточно, к тому же некоторые из них также не доработаны, содержат ошибки, не обновляются. Должностная инструкция должна состоять из следующих разделов:
общие положения;
основные задачи и функции;
обязанности;
права;
ответственность;
взаимосвязи.
Общие положения
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:
должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации; порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника; требования к знаниям работника;
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.
Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи8.
В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций установленные сроки подготовки документов; этические нормы общения в коллективе; правила внутреннего трудового распорядка; конфиденциальность служебной информации.
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав9.
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям10.
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации.
Проблема ошибки в оформлении документов, несоблюдение единообразия при оформлении документов очень явно проявляется в организации.
Для того чтобы сократить количество ошибок, совершаемых другими сотрудниками необходимо разработать внутренние методические документы по делопроизводству.
После обнаружения серьезных ошибок в работе с документами (например, связанных с утратой документов, нарушением их юридической силы и др.) в организации издается приказ (иной распорядительный документ) или разрабатываются правила, памятки, регламенты, в которых устанавливается порядок работы с документами в организации.
2.2. Совершенствование системы регистрации, формирования и хранения дел