Файл: Лекция тема Основые понятия и термины. Документ и системы документации.pdf

(производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.).Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера.
Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.
Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.
Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по
личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фик- сируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т. е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно- распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам.
Постепенно круг таких документов стал перерастать границы прежнего понимания термина "документация по личному составу". С расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.
В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рисунке представлена система кадровой документации.

Документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации
(УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД). Рассмотрим подробнее эти системы и изучим их состав.
Таблица включает документы по личному составу, вошедшие в УСОРД.
Документация по приему на работу
-
Заявление о приеме на работу
-
Контракт о назначении на должность
-
Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
Документация по переводу на другую работу
-
Заявление о переводе на другую работу
-
Представление о переводе на другую работу
-
Приказ о переводе на другую работу
Документация по увольнению с работы
-
Заявление об увольнении
-
Приказ об увольнении
-
Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

Документация по оформлению отпусков
-
График отпусков
-
Заявление о предоставлении отпуска
-
Приказ о предоставлении отпуска
Документация по оформлению поощрений
-
Представление о поощрении
-
Приказ о поощрении
-
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
-
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
-
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
-
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
-
Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания
В данной таблице представлены документы по личному составу, вошедшие в систему УСПУД. Требования по оформлению этих документов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003. Документы можно разделить на 2 категории: во-первых, это документы по учету кадров, включающие оформление работника на работу, его перевод, командировки, отпуска, поощрение, увольнение; во-вторых, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

изготовлении. Переменная часть реквизита документа — это изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Применение перечисленных реквизитов, оформленных требуемым образом:
- обеспечивает придание документу юридической силы;
- формализует процедуру подготовки документа и последующую работу исполнителя с ним;
- создает условия для эффективного применения компьютерных технологий подготовки и обработки документов.
При подготовке и оформлении документов, согласно ГОСТ Р 6.30—
2003, используются следующие реквизиты:
1. —
Государственный герб Российской Федерации;
2. — герб субъекта Российской Федерации;
3. — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. — код организации;
5. — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. — код формы документа;
8. — наименование организации;
9. — справочные данные об организации;
10. — наименование вида документа;
11. — дата документа;
12. — регистрационный номер документа;
13. — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. — место составления или издания документа;
15. — адресат;
16. — гриф утверждения документа;
17. — резолюция;
18. — заголовок к тексту;
19. — отметка о контроле;
20. — текст документа;
21. — отметка о наличии приложения;
22. — подпись;
23. — гриф согласования документа;
24. — визы согласования документа;
25. — оттиск печати;
26. — отметка о заверении копии;
27. — отметка об исполнителе;
28. — отметка об исполнении документа и направление его в дело;
29. — отметка о поступлении документа в организацию;
30. — идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов могут изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
При продольном расположении реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются. Это так называемые продольные бланки.
При угловом расположении реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу. Это угловые бланки.
На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Переходим к рассмотрению особенностей расположения и заполнения реквизитов.
Первый реквизит – Государственный герб Российской Федерации.
Герб — отличительный знак государства, города, сословия, рода, изображаемый на флагах, монетах, печатях, ряде документов и т. п.
В соответствии со ст. 70 Конституции Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования устанавливаются
Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О
Государственном гербе Российской Федерации».
Бланки с Государственным гербом в соответствии с постановлением
Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготавливаются только типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности.
Бланки с изображением Государственного герба используются органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, органами местного самоуправления.
Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием

организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.
Следующий реквизит – герб субъекта РФ.
Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Порядок использования изображения герба субъекта Российской
Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов.
Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленные в законодательстве Российской Федерации и субъекта
Российской Федерации.
На бланке может быть или герб России, или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.
Следующий реквизит – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблема — условное или символическое изображение какого-либо понятия, идеи, рода деятельности.
Эмблемы, товарные знаки, знаки обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Ряд федеральных ведомств имеют свои геральдические знаки — эмблемы.
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем уже (в соответствии со статусом организации) помещен Государственный герб Российской
Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Товарный знак — это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических лиц.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.
В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.
Четвертый реквизит – код организации, проставляется по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает восемь знаков.
Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и