Файл: Оглавление Назначение и основные возможности Access.pdf

3
Оглавление
Назначение и основные возможности Access ........................................................................ 5
1.
Основные понятия реляционных баз данных и СУБД MS Access ............................... 6
2.
Начало работы ...................................................................................................................... 11
2.1.
Запуск программы MS Access.......................................................................................... 11
2.2.
Создание новой базы данных .......................................................................................... 12
2.2.1.
Импорт данных из Excel в базу данных Access .......................................................... 12
2.3.
Окно программы ............................................................................................................... 14
2.3.1.
Вкладка Главная ............................................................................................................ 16
2.3.2.
Вкладка Создание ......................................................................................................... 16
2.3.3.
Вкладка Внешние данные ............................................................................................. 17
2.3.4.
Вкладка Работа с базами данных ............................................................................... 17
2.3.5.
Дополнительные вкладки ............................................................................................. 17
3.
Добавление таблицы ............................................................................................................ 20
3.1.
Создание таблицы в режиме таблицы ........................................................................ 20
3.2.
Создание таблицы в режиме конструктора .............................................................. 21
3.2.1.
Задание свойств полей в режиме конструктора ...................................................... 22
4.
Создание, изменение и удаление отношения .................................................................. 23
4.1.
Создание отношения между таблицами с помощью окна отношений ................ 24
4.2.
Изменение отношения .................................................................................................... 26
4.3.
Обеспечение целостности данных ............................................................................... 27
4.4.
Удаление отношения между таблицами .................................................................... 27
5.
Что такое запросы? .............................................................................................................. 28
5.1.
Создание запроса при помощи Мастера запросов ...................................................... 29
5.2.
Создание запроса в режиме конструктора ................................................................. 32
5.2.1.
Определение условий для выводимого поля ................................................................ 34
5.2.2.
Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод..................... 34
5.3.
Сведения об условиях запроса ........................................................................................ 35
5.3.1.
Условия для текстовых полей, полей Memo и полей гиперссылок ........................... 35
5.3.2.
Условия для числовых полей, полей с денежными значениями и полей счетчиков 38
5.3.3.
Условия для полей "Дата/время" ................................................................................. 40
6.
Формы .................................................................................................................................... 45
6.1.
Создание формы с помощью Мастера форм ............................................................... 45
6.2.
Создание формы с помощью инструмента "Пустая форма" ................................. 46
6.3.
Общие сведения о режимах макета и конструктора ............................................... 48
6.3.1.
Настройка формы в режиме макета ........................................................................ 49
6.3.2.
Доработка формы в режиме конструктора ............................................................ 50
6.4.
Создание разделенной формы с помощью инструмента "Разделенная форма" .. 51

4
7.
Основные сведения об отчетах в Access ........................................................................... 52
7.1.
Составные части отчета .............................................................................................. 52
7.2.
Создание отчета в Access ............................................................................................... 55
7.3.
Добавление группировки, сортировки и итогов .......................................................... 56
7.4.
Выделение данных с помощью условного форматирования ..................................... 57
7.5.
Настройка цвета и шрифтов ....................................................................................... 60
7.6.
Добавление логотипа или фонового рисунка ............................................................... 60
7.7.
Предварительный просмотр и печать отчета ......................................................... 61
7.8.
Печать отчета ................................................................................................................ 62
Лабораторная работа № 1 База данных «Записная книжка» ........................................... 63
Лабораторная работа №2. База данных «Фирма» .............................................................. 64
Лабораторная работа № 3 База данных «Картотека по гражданским делам» ............. 70
Лабораторная работа №4. База данных «Картотека уголовного розыска». ................. 73
Лабораторная работа №5 База данных «Предприятие» ................................................... 76
Лабораторная работа №6 База данных «Расследование преступлений» ....................... 81
Лабораторная работа №7 База данных «Правонарушения» ............................................ 86
Задания для самостоятельной работы студентов ............................................................... 88
БЛОК 1 ...................................................................................................................................... 88
БЛОК 2 ...................................................................................................................................... 92
Использованные источники ................................................................................................. 102

5
Назначение и основные возможности Access
База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.
Для облегчения работы с базами данных используются системы
управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS –
Database Management System) - специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. Современная СУБД обеспечивает возможность работы с БД в глобальных и локальных сетях. СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.
В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.
MS Access - наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров.
База данных Microsoft Access – это совокупность данных и объектов (т.е. форм, отчетов и т.п.), относящихся к определенной задаче и представляющих законченную систему. Базу данных Access составляют таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и модули. Кроме того, приложение
Access содержит некоторые другие объекты, в том числе связи, свойства базы данных и спецификации импорта и экспорта.
Чтобы создавать базы данных с помощью Access, не нужно быть специалистом и писать код. Продуманные шаблоны помогут вам быстро получить результат. Вы сможете легко находить нужные данные с помощью запросов, мгновенно создавать формы для удобного ввода данных, а также обобщать данные с помощью отчетов с группировкой и сводных отчетов.
Десятки мастеров позволят сразу приступить к эффективной работе.

6
1. Основные понятия реляционных баз данных и СУБД MS Access
Реляционная база данных – это набор простых таблиц, между которыми установлены связи (отношения) с помощью числовых кодов.
Вам предстоит научиться выполнять операции в СУБД Microsoft Access. В первую очередь познакомимся с перечнем объектов, из которых состоит база данных.
Таблицы - это основные объекты любой базы данных.
В таблицах хранятся:
➢ все данные, имеющиеся в базе,
➢ структура базы (поля, их типы и свойства).
В реляционных БД строка таблицы называется записью, а столбец —
полем. В общем виде это выглядит так:
Ключ (ключевое поле) – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Ключ однозначно определяет конкретную запись, является ее уникальным идентификатором. В ключевых полях не допускаются совпадения.
Существуют ключи двух типов:
✓ первичные
✓ вторичные или внешние.
Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ всегда должен иметь уникальный индекс.
Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.
Существует три типа первичных ключей:
• ключевые поля счетчика (счетчик),
• простой ключ
• составной ключ.
Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

7
Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.
Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей.
Пример ключевых полей:
Пусть задана база данных сотрудников предприятия, которая состоит из двух таблиц. Первая таблица содержит данные о сотруднике. Вторая таблица содержит сведения о заработной плате сотрудника.
Таблицы имеют следующую структуру:
Таблица «Сотрудник». Содержит данные о сотруднике
Таблица «Зарплата». Содержит сведения о заработной плате сотрудников.
В таблице сотрудник поле «Табельный номер» является первичным ключом, а для таблицы «Зарплата» - вторичным ключом.
Табельный номер может являться ключом, так как, теоретически, не может быть двух одинаковых табельных номеров. Но на практике могут быть случаи, что один и тот же табельный номер будет введен по ошибке и совпадут значения всех полей таблицы. В результате возникнут две одинаковых записи в таблице.
Во избежание такой ошибки, лучше создать в таблице дополнительное поле- счетчик, которое обеспечит уникальность.
Поле «№» и «Табельный номер» являются примером составного ключа.
Виды логической связи.
Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц.

8
Отношения, которые могут существовать между записями двух таблиц:
➢ один – к - одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице; (оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.)
➢ один – ко - многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице; (только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса. )
➢ многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;
➢ многие – ко - многим, множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице. (фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц)
Запросы - эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.
 С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных по заданному критерию, их сортировку и фильтрацию.
 С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Формы — это средства для ввода данных или просмотра данных.
Предоставляют пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено.
◼ Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления
(счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода.
Отчеты предназначены для вывода данных на печатающее устройство
(например, принтер).
◼ В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.).
Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования.
Модули содержат программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.
Страницы доступа предназначены для просмотра и работы через
Интернет с данными, хранящимися в базах данных MS Access или MS SQL
Server.

9
ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДАННЫХ
Тип данных
Использование
Размер
Краткий текст
(ранее назывался "Текст")
Буквенно-цифровые данные
(имена, названия и т. д.)
До 255 знаков.
Длинный текст
(ранее назывался "Поле MEMO")
Большие объемы буквенно- цифровых данных: предложения и абзацы.
До 1 гигабайта (ГБ), но в элементах управления отображаются только первые 64 000 символов.
Число
Числовые данные.
1, 2, 4, 8 или 16 байт.
Bigint
Числовые данные. Тип данных bigint для больших чисел хранит неденежные числовые значения и совместим с типом данных
SQL_BIGINT в ODBC.
Используйте этот тип данных для эффективных вычислений с большими числами.
8 байт.
Дата и время
Значения даты и времени.
8 байт.
Денежный
Денежные данные, хранящиеся с точностью до 4 десятичных знаков после запятой.
8 байт.
Счетчик
Уникальное значение, создаваемое Access для каждой новой записи.
4 байта (16 байт для кода репликации).
Логический
Логические данные (истина/ложь).
Access хранит числовое значение
0 (нуль) для лжи и -1 для истины.
1 байт.
Объект OLE
Изображения, графики или другие объекты ActiveX из другого приложения Windows.
До 2 ГБ.
Гиперссылка
Адрес ссылки на документ или файл в Интернете, интрасети, локальной сети или на локальном компьютере.
До 8192 знаков
Вложение
Вложениями могут быть изображения, документы, электронные таблицы, диаграммы и другие файлы. Каждое поле "Вложение" может содержать неограниченное количество вложений на одну запись (вплоть до допустимого размера файла базы данных и объема свободного места). Имейте в виду, что тип
До 2 ГБ.

10
Тип данных
Использование
Размер
данных "Вложение" недоступен в файлах формата MDB.
Вычисляемый
Вы можете создать выражение, использующее данные из одного или более полей. Выражения могут возвращать данные разных типов. Тип данных "Вычисляемый" недоступен в файлах формата MDB.
Зависит от типа данных свойства "Тип результата". Результат с типом данных "Краткий текст" может содержать до 243 знаков. Значения типа "Полный текст",
"Число", "Логический" и "Дата/время" должны соответствовать своим типам данных.
Мастер
подстановок
Запись "Мастер подстановок" в столбце "Тип данных" в
Конструкторе фактически не является типом данных. При выборе этой записи запускается мастер, помогающий определить простое или сложное поле подстановки. Простое поле подстановки использует содержимое другой таблицы или списка значений для проверки правильности содержимого единственного значения в строке.
Сложное поле подстановки позволяет хранить несколько значений одного типа данных в каждой строке.
Зависит от типа данных поля подст