Файл: Оглавление Назначение и основные возможности Access.pdf

24 позволяет избежать потери данных, препятствуя исключению удаленных данных из синхронизации. Это называется целостностью данных.
Чтобы создать отношение в базе данных Access, можно воспользоваться одним из указанных ниже методов.
При создании отношения между таблицами общие поля могут называться по-разному, однако часто требуется, чтобы эти имена совпадали. Очевидно, что общие поля должны иметь одинаковый тип данных. Однако если поле первичного ключа имеет тип "Счетчик", поле внешнего ключа также может быть числовым, если свойство Размер поля (FieldSize) обоих полей совпадает.
Например, можно сопоставить поля с типами "Счетчик" и "Числовой", если свойство Размер поля обоих полей имеет значение "Длинное целое". Если оба общих поля являются числовыми, у них должно совпадать значение свойства
Размер поля.
4.1. Создание отношения между таблицами с помощью окна отношений
1. шаг: На вкладке Работа с базами данных в группе Отношения выберите элемент Схема данных.
2. шаг: Если ни одного отношения еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Если это окно не открылось, на вкладке Конструктор в группе Схема данных нажмите кнопку
Отобразить таблицу.
В диалоговом окне Добавление таблицы отображаются все таблицы и запросы базы данных. Чтобы просмотреть только таблицы, выберите пункт Таблицы. Чтобы просмотреть только запросы, выберите пункт
Запросы. Чтобы отобразить и таблицы, и запросы, щелкните Таблицы и
запросы.

25
3. шаг: Выберите одну или несколько таблиц или запросов и нажмите кнопку
Добавить. После добавления таблиц и запросов на вкладку "Схема данных" нажмите кнопку Закрыть.
4. шаг: Перетащите поле (как правило, поле первичного ключа) из одной таблицы на общее поле (поле внешнего ключа) в другой таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажмите и удерживайте клавишу
CTRL, нажмите каждое поле и перетащите выделенные поля.
Появится диалоговое окно Изменение связей.
5. шаг: Убедитесь, что имена общих полей отношения отображаются правильно. Если имя поля неправильное, щелкните его и выберите нужное поле из списка.

26
Чтобы обеспечить целостность данных для этого отношения, установите флажок Обеспечение целостности данных.
6. шаг: Нажмите кнопку Создать.
Будет нарисована линия связи между двумя таблицами. Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, концы линии выглядят утолщенными.
Кроме того, если установлен флажок Обеспечение целостности данных, над утолщенной частью на одном конце линии связи будет отображаться цифра 1, а на другом — символ бесконечности (∞), как показано на рисунке ниже.
4.2. Изменение отношения
Чтобы изменить отношение, выберите его в окне "Схема данных" и внесите нужные изменения.
1. Установите указатель на линию связи и щелкните линию, чтобы выделить ее. При выделении линия связи становится толще.
2. Дважды щелкните выделенную линию связи
ИЛИ на вкладке

27 3. Внесите изменения и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Изменение связей можно изменить связи между таблицами (например, таблицы, запросы или поля на любой стороне связи).
Можно также задать тип соединения или включить обеспечение целостности данных и выбрать каскадный параметр.
4.3. Обеспечение целостности данных
Целью обеспечения целостности данных является предотвращение появления непарных записей, ссылающихся на несуществующие записи.
Обеспечение целостности данных включается для конкретного отношения между таблицами. В результате Access отменяет для этого отношения все действия, которые могут нарушить целостность данных. Это означает, что будет отменено как обновление, изменяющее целевой объект ссылки, так и удаление такого целевого объекта.
4.4. Удаление отношения между таблицами
Важно: При удалении связи также отключается обеспечение целостности данных для этой связи, если оно было включено. В результате Access больше не будет автоматически предотвращать появление потерянных записей на стороне "многие" отношения.
Чтобы удалить отношение между таблицами, нужно удалить линию связи в окне "Схема данных".
1. На вкладке Работа с базами данных в группе Отношения нажмите кнопку Схема данных.
2. Установите указатель мыши на линию связи и щелкните ее левой кнопкой мыши. При выделении линия связи становится толще. Нажмите клавишу
DEL.

28
ИЛИ
Щелкните линию связи, которую требуется удалить, правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите команду Удалить
3. При этом может появиться сообщение Подтвердите удаление
выделенной связи из базы данных. В этом случае нажмите кнопку Да.
Примечание: Если одна из таблиц, участвующих в отношении, в данный момент используется (возможно, третьим лицом, процессом либо в открытом объекте базы данных, например в форме), удалить отношение между таблицами будет невозможно. Перед попыткой удаления отношения между таблицами закройте все открытые объекты, использующие эти таблицы.
5. Что такое запросы?
Запросы Access похожи на вопросы, которые вы задаете для поиска необходимой (в том числе узкоспециализированной) информации в своей базе данных.
В запросах может использоваться информация как из одной таблицы, так и из нескольких. Например, вам может требоваться просто найти номер телефона контакта. Для этого можно использовать простой запрос поля с номером телефона определенного человека, указанного в таблице с контактами.
Вы также можете объединять данные из нескольких таблиц. Например, чтобы узнать заказ клиента, вы можете использовать сведения о клиенте из одной таблицы, а информацию о заказе — из другой.
Запросы Access считаются объектами баз данных. В них не хранятся данные. Вместо этого при помощи запросов отображаются данные из таблиц, чтобы вы могли с ними работать. В запросах могут отображаться данные из одной или нескольких таблиц, а также из других запросов. Кроме того, возможно сочетание этих вариантов. Примеры использования запросов:
• Просмотр данных с помощью запроса на выборку. Поиск и просмотр информации из одной или нескольких таблиц по указанным условиям, а также выбор подходящих значений.

29
• Указание условий и мгновенный поиск. Вы можете создавать повторно используемые запросы, в которые каждый раз будете вводить новые условия поиска. Например, можно создать запрос, в который потребуется вводить имя поставщика для поиска его продуктов.
• Обновление или добавление данных с помощью запроса. Вы можете запросить данные, а затем использовать результаты для автоматического ввода или обновления информации.
• Удаление данных с помощью запроса. Вы можете искать данные или записи, а затем удалять их.
Чтобы создать запрос на выборку, в котором информация будет отображаться в режиме таблицы, воспользуйтесь мастером запросов.
5.1. Создание запроса при помощи Мастера запросов
1. шаг: На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов.
2. шаг:
В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
3. шаг: Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.
Для каждого поля выполните ниже указанные действия.
➢ В разделе Таблицы и запросы щелкните таблицу или запрос, содержащие поле.
➢ В разделе Доступные поля дважды щелкните поле, чтобы добавить его в список Выбранные поля. Если вы хотите добавить в запрос все поля, нажмите кнопку с двумя стрелками вправо (>>).
➢ Добавив в запрос все необходимые поля, нажмите кнопку Далее.
Для просмотра видео-
инструкции считайте
QR-код и перейдите по
ссылке.

30
4. шаг: Если вы не добавили ни одного числового поля (поля, содержащего числовые данные), перейдите к шагу 9. При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные.
Выполните одно из указанных ниже действий.
➢ Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт
подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к шагу 9.
➢ Если вам нужны итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги.
5. шаг: В диалоговом окне Итоги укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля.
Для каждого числового поля выберите одну из перечисленных ниже функций.
➢ Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.
➢ Avg — запрос вернет среднее значение поля.
➢ Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.
➢ Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

31
6. шаг: Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите соответствующий флажок
Подсчет числа записей в (название источника данных).
7. шаг: Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Итоги.
8. шаг: Если вы не добавили в запрос ни одного поля даты и времени, перейдите к шагу 9. Если вы добавили в запрос поля даты и времени, мастер запросов предложит вам выбрать способ группировки значений даты.
Предположим, вы добавили в запрос числовое поле ("Цена") и поле даты и времени ("Время_транзакции"), а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите отобразить среднее значение по числовому полю "Цена". Поскольку вы добавили поле даты и времени, вы можете подсчитать итоговые величины для каждого уникального значения даты и времени, например для каждого месяца, квартала или года.
Выберите период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.
9. шаг: На последней странице мастера задайте название запроса, укажите, хотите ли вы открыть или изменить его, и нажмите кнопку Готово.

32
Если вы решили открыть запрос, он отобразит выбранные данные в режиме таблицы. Если вы решили изменить запрос, он откроется в режиме конструктора.
5.2. Создание запроса в режиме конструктора
В режиме конструктора можно вручную создать запрос на выборку. В этом режиме вы полнее контролируете процесс создания запроса, однако здесь легче допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере.
Шаг 1. Добавьте источники данных
В режиме конструктора источники данных и поля добавляются на разных этапах, так как для добавления источников используется диалоговое окно
Добавление таблицы. Однако вы всегда можете добавить дополнительные источники позже.
1.
На вкладке Создание в группе Другое нажмите кнопку Конструктор
запросов.
Для просмотра видео-
инструкции считайте
QR-код и перейдите по
ссылке.

33 2. В диалоговом окне Добавление
таблицы на вкладке Таблицы, Запросы или
Таблицы и запросы дважды щелкните каждый источник данных, который хотите использовать, или выберите их и нажмите кнопку Добавить.
3. Закройте диалоговое окно Добавление
таблицы.
Шаг 2. Добавьте выводимые поля
Вы можете легко добавить поле из любого источника данных, добавленного на первом шаге.
•
Для этого перетащите поле из источника в верхней области окна конструктора запросов вниз в строку Поле бланка запроса (в нижней части окна конструктора).
При добавлении поля таким образом Access автоматически заполняет строку Таблица в таблице конструктора в соответствии с источником данных поля.
Совет: Чтобы быстро добавить все поля в строку "Поле" бланка запроса,
дважды щелкните имя таблицы или запроса в верхней области, чтобы
выделить все поля в нем, а затем перетащите их все сразу вниз на бланк.
Шаг 3. Укажите условия
Это необязательно.
С помощью условий можно ограничить количество записей, которые возвращает запрос, выбирая только те из них, значения полей в которых отвечают заданным критериям.

34
5.2.1. Определение условий для выводимого поля
1. В таблице конструктора запросов в строке Условие отбора поля, значения в котором вы хотите отфильтровать, введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле для включения в результат. Например, чтобы включить в запрос только записи, в которых в поле "Город" указано "Бишкек", введите Бишкек в строке Условие отбора под этим полем.
2. Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие
отбора.
Когда указаны альтернативные условия, запись включается в результаты запроса, если значение соответствующего поля удовлетворяет любому из указанных условий.
Условия для нескольких полей
Условия можно задать для нескольких полей. В этом случае для включения записи в результаты должны выполняться все условия в соответствующей строке
Условия отбора либо Или.
5.2.2. Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод
Вы можете добавить в запрос поле, но не включать его значения в выводимые результаты. Это позволяет использовать содержимое поля для ограничения результатов, но при этом не отображать его.
1. Добавьте поле в таблицу запроса.
2. Снимите для него флажок в строке Показывать.
3. Задайте условия, как для выводимого поля.
Примечание: Подробнее про запись условий можно прочитать в пункте 5.3. (см. ниже)
Шаг 4. Рассчитайте итоговые значения
Этот этап является необязательным.
Вы также можете вычислить итоговые значения для числовых данных.
Например, может потребоваться просмотреть среднюю цену или общие продажи.
Для расчета итоговых значений в запросе используется строка Итого. По умолчанию строка Итого не отображается в режиме конструктора.

35 1. Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке "Конструктор" в группе "Показать или скрыть" нажмите кнопку Итоги.
Access отобразит строку Групповая операция на бланке запроса.
2. Для каждого необходимого поля в строке
Групповая операция выберите нужную функцию. Набор доступных функций зависит от типа данных в поле.
Шаг 5. Просмотрите результаты
Чтобы увидеть результаты запроса, на вкладке "Конструктор" нажмите кнопку Выполнить. Access отобразит результаты запроса в режиме таблицы.
Чтобы вернуться в режим конструктора и внести в запрос изменения, щелкните Главная Вид  Конструктор.
Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать нужные данные.
5.3. Сведения об условиях запроса
Условие похоже на формулу — это строка, которая может включать ссылки на поля, операторы и константы. В Access условия запроса также называются выражениями.
5.3.1. Условия для текстовых полей, полей Memo и полей гиперссылок
Следующие примеры относятся к полю "СтранаРегион", основанном на таблице, в которой хранится информация о контактах. Условие задается в строке
Условие отбора поля на бланке.