• 
  Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
  
• 
  Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
  
• 
  Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.
  

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

• 
  составить список всех будущих задач;
  
• 
  систематизировать их по важности и установить очередность;
  
• 
  пронумеровать эти задачи;
  
• 
  оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
  
• 
  задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
  
• 
  задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;
  
• 
  задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.
  

1.2 Анализ и методы учета и измерения использования времени.

На этапе проведения наблюдения фиксируются и заносятся в  наблюдательные листы затраты рабочего времени на все виды работ и  перерывов, которые наблюдались  в течение определенного отрезка  времени.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1. 
   срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
   
2. 
   срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
   
3. 
   менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
   
4. 
   менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.
   

Существует несколько методов учета и измерения времени, выбор которых зависит от ее задач и масштабов. Рассмотрим их подробнее:

1) Хронометраж – наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов операции или ее в целом.

2) Упрощенные наблюдения, в отличие от хронометража, предполагают применение обычных часов. Если отклонения затрат времени от среднего уровня превышают 10% и нужно выяснять их причины, используется фотохронометраж.

3) Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплошное и выборочное) происходит с помощью фиксации всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении дня или какой-либо его части. Оно проводится два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии специальных людей – нормировщиков, мастеров и т.п.

---

4) Моментные наблюдения (являются разновидностью фотографирования) фиксируют не затраты времени, а то, чем работник занимался в определенные случайно выбранные моменты. Такой метод часто применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.

5) Самофотографирование также является разновидностью фотографирования. Оно состоит в том, что работник самостоятельно фиксирует свои действия. Самофотографирование экономично, но не дает точных результатов, а его данные трудно обрабатывать.

6) Дневник рабочего времени руководителя или специалиста представляет собой специфическую форму самофотографирования. Работы (затраты времени на них) фиксируются в нем в той последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника.

7) Опросы (предназначены для анализа отдельных видов работ) могут быть устными и анкетными; последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую, которые могут выполнять другие лица, которые отнимают время у других (к ним относятся визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, работа с подчиненными и др.), - называется диагностикой времени.

1.3 Принципы эффективного использования рабочего времени.

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить и свое желание. Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок:

1. Перенос принятия решения  проблемы назавтра. Эта ошибка  — самая распространенная. Главная  причина такой ситуации наша  несобранность, нерешительность,  неуверенность. Проблему необходимо  решать сразу, не откладывая  ее на потом;

2. Выполнение работы не  до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их;

3. Стремление сделать  все сразу. Одновременное решение нескольких проблем — это самый верный путь к стрессам и неврозам;

4. Стремление сделать  все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности и участия самого руководителя;

---

5. Неумение правильно  разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество;

6. Желание в случае  неудачи переложить вину на  подчиненных. К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример — перекладывание вины на других в случае неудачи;

7.Полное пренебрежение  вопросами организации и планирования  личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг;

8.Руководитель считает,что эффективная организация   личного времени в принципе  невозможна.

По нашему мнению, выбор  метода планирования времени зависит  от деятельности организации и менеджера, от его индивидуального графика  работы и качеств характера.

Типичные ошибки менеджера при использовании  рабочего времени.

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать своё время  более эффективно, может осуществить  это желание. Идея, неявно содержащаяся в термине «вклад времени», крайне полезна. Относитесь к своему времени  так же, как удачливый вкладчик капитала обращается со своими акциями. Проблемы в том и другом случае похожи. Инвестор не может иметь  вклады всюду и поэтому выбирает определённые капиталовложения, так  распределяя свои инвестиции, чтобы  общий эффект был наибольшим. Точно  также и менеджер располагает  ограниченным количеством времени  и должен, вкладывая его, максимизировать  свои результаты.Для этого необходимо избавиться от некоторых привычек в  организации своего труда.Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой  репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Для того, чтобы этого избежать необходимо, иметь способность управлять собой. Больше всего, на мой взгляд, в способности управлять собой нуждаются руководители, которые работают под постоянным давлением, имеют большую свободу действий в расходовании своего времени, принимают важные решения, не оглядываясь на других, и те, ко времени и ресурсам которых предъявляют порой противоречивые требования. Нужна, способность управлять собой и тем руководителям, которые вынуждены отправляться в путешествия, долго оставаться вне дома или тратить много времени на встречи и общение с новыми людьми.

---

Работа такого рода легко может нанести ущерб семейной жизни и времени, выделяемому на отдых. Но как бы менеджеры не пытались обойти эти ошибки, им это не всегда удаётся.

Само по себе принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Главной причиной такой ошибки является наша нерешительность, неуверенность. В этом случае проблемы руководителей состоят в том, что:

• 
  Они зачастую пытаются сразу выполнить слишком большой объём работы;
  
• 
  Распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.
  

Данную проблему необходимо решать сразу, не откладывая её на потом. В этом случае менеджеру может  помочь:

• 
  Письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Этот аспект помогает сформулировать свои мысли более чётко и правильно, а значит отчётливо увидеть, стоящую перед ним задачу;
  
• 
  Построение целей позволяет выразить в виде чётких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели, и их выполнение.
  

Главное преимущество, достигаемое  путём планирования работы, состоит  в том, что планирование времени  приносит выигрыш во времени.

Уровень подготовки управленческих кадров многих организаций не отвечает требованиям не только завтрашнего  дня, но и сегодняшнего дня. Поэтому  следует обучать руководителей, для повышения их квалификации, а следовательно на эффективность работы всей организации.

Избегая, эти ошибки, менеджеры будут повышать квалификацию сотрудников компании, для более успешной работы и достижения поставленных целей.

Планирование  времени, как способ его сохранения.

Эффективное управление предполагает способность руководителя рационально  использовать ресурсы всех видов, находящиеся  в его распоряжении. При этом человеческие ресурсы играют ключевую роль.

Само по себе планирование – это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства.

В рамках общего планирования времени ориентируются на соответствующие  стратегические долгосрочные цели, которые  менеджер ставит перед собой для  достижения более значимых и важных задач. В свою очередь долгосрочные цели он разбивает на среднесрочные  и текущие, которые позволяют  добиться желаемого результата без  ненужных потерь времени. Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния – времени. Систему планирования личного труда  руководителя можно представить  как закрытую систему. По сути дела, планирование - это то, с чего должен начинать руководитель. Существуют различные  техники планирования личного времени. К сожалению, промедление по выполнению поставленных задач этому препятствует. Одной из причин нехватки времени  в этом, является

---

склонность или  привычка откладывать дела, поступки, действия. Промедление приносит беспокойство по двум причинам. Во-первых, руководитель страдает от внутренних последствий, испытывая  различные, негативные чувства: от лёгкой раздражительности и сожаления, до отчаяния.

А. Лакейн описывает множество техник преодоления промедления. Наиболее интересные из них:

1. 
   Метод «швейцарского сыра». Суть метода в том, что лучший способ сдвинуть с места «неподъёмное дело» необходимо проделать в нём «дырки», к которым относятся задания, требующие немедленного исполнения. Поэтому, следует осуществить очень много маленьких заданий, добиться большого успеха в нужной работе.
   
2. 
   Представление о сложности. Люди, которые пытались добиться успеха, были более счастливы и достигли большего, чем те, кто боялся провалов. Если дело кажется трудным или невозможным, мотивация к его исполнению ниже по сравнению с лёгким. То есть можно сказать, что для выполнения трудного дела нет никакого стимула, так как не будет получено никаких результатов, а значит потребность будет неудовлетворённой.
   
3. 
   Смена темпа. Этот метод помогает в случаях беспокойства и скуки. Хорошо действует короткий отдых, переключение на другое задание или смена метода осуществления задач.
   

4. 
   Преодоление страха. Здесь проблема решается путём осознания страха; осознания неизбежности выполнения работы и вреда промедления; в случае заполнения времени менее важными делами – это пустая трата времени.
   
5. 
   Ценность проб и успехов. Когда вы делаете что – нибудь такое, чем никогда не занимались, вне зависимости оттого, что в первый раз у вас получилось плохо, вы на пути к тому, чтобы в следующий раз у вас это получится лучше. Чтобы не произошло с вами, вы уже продвинулись значительно дальше, чем, если бы никогда не начинали это дело.
   

Для достижения высоких результатов  необходимо придерживаться данной методики планирования своего рабочего времени. Но нельзя просто планировать своё время по дням, месяцам, годам. Надо обязательно рассчитывать работу во времени, её продолжительность, сроки её начала и окончания.

Установление  определённых периодов времени, которые  требуются для достижения поставленных целей, даёт чувство уверенности, и  представление о наиболее предпочтительном распределении времени.

2 Анализ использования фонда рабочего времени на примере турфирмы ООО «Музенидис Тревел»

---

Смотрите также файлы

• Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение высшего образования российский государственный аграрный заочный университет.docx

• Острая жировая дистрофия печени. Холестатический гепатоз беременных.ppt

• Постановлениео возбуждении исполнительного производства.pdf

• Астана.rtf

• Влияние современной технизации на жизнедеятельность человека.docx