Файл: Анализ структуры затрат рабочего времени менеджера.docx
Добавлен: 29.10.2023
Просмотров: 61
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
беседой с сотрудником на личные темы, длившейся также 30 минут (5% времени).
Однако они не имеют значительного влияния на рабочее время руководителя.Для эффективности работы менеджеру необходимо больше времени уделять заключению договоров, то есть совершению переговоров и формированию документов, анализу дебиторской задолженности постоянных клиентов и работе с ними.Таким образом, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 120 мин., нерегламентированные перерывы составляют 60 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 900 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле:
Кэ=1-(120+60)/900=0,8
Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,8. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В данном случае, потери рабочего времени 60 минут.
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле:
Кпр=60/900=0,06
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.
К потерям рабочего времени из-за работы с корреспонденцией, почтой занимает большой удельный вес. Известно, что из всей поступающей в организацию информации полезной и конкретной является только 20%.
Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле:
Кпо=230/900=0,26
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.В данном случае, необходимо делегирование полномочий, а именно поручить одному из подчиненных разбор утренней корреспонденции, сокращая таким образом время на составление ответов на запросы и другие поручения.
Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми.
Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле:
К р=1-0,3=0,7
Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.В организации работы главного менеджера можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции. Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с менеджерами отделов.Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы. Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.
3. Пути повышения эффективности использования рабочего времени менеджера ООО «Музенидис Тревел».
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.
Дела составляющее эффективную работу выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела, обсуждение работы). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (разбор почты, корреспонденции).
Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
Исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности, при невыполнении собственных задач;
Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными;
Ориентироваться на долгосрочные цели;
Научиться расставлять приоритеты работ;
Повысить самодисциплину.
Были предложены мероприятия по сокращению непродуктивных затрат рабочего времени: выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности), ведение предварительного планирования рабочего дня, ведение дневника рабочего времени, изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации, делегирование полномочий. Таким образом, после проведения предложенных мероприятий предполагаемый распорядок дня будет следующий:
Таблица 4 - Распорядок рабочего дня главного менеджера после рекомендаций
Рассмотрим структуру рабочего дня менеджера после рекомендаций по улучшению.
Таблица 5 – Структура рабочего дня
После делегирования полномочий на работу с почтой предполагается снижение рабочего времени на 25 минут. После пересмотра дел стало известно, что для эффективности необходимо увеличить время работы с подчиненными и увеличения контактов и переговоров с клиентами. Появился такой пункт как отдых в работе после обеда, потом работа с бумагами, потом уже переговоры, что дает сконцентрироваться на звонках.
После проведенного анализа, можно сказать что рекомендации, предложенные руководителю, положительным образом повлияют на организацию. Т.е. сократится время на выполнение незначительных работ, что послужит увеличению производительности труда. Данный анализ позволил организации определить, что очень важным моментом в любом деле является распределение своего времени, планирование своей деятельности.
Заключение.
Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Распространены следующие методы управления временем:
- Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп».
- Принцип Парето (в соотношении 80:20).
- Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра.
Свою методику планирования предлагает Глеб Архангельский, которая заключается в ТМ – «заповедях».
В данной работе была проанализирована эффективность использования рабочего времени главного менеджера по сбыту ООО "Музенидис Тревел" и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.Целью исследования был анализ эффективности использования рабочего времени руководителя, предоставление рекомендаций по решению выявленных проблем. Задачами данного исследования были, изучение теории оценки эффективности использования рабочего времени руководителя анализ теоретических подходов по улучшению использования рабочего времени руководителя. Изученные материалы позволили определить. В данной работе мы приняли решение использовать метод фотографии рабочего времени. Так же необходимо было проанализировать содержание труда менеджера, где нами были представлены его основные обязанности
Однако они не имеют значительного влияния на рабочее время руководителя.Для эффективности работы менеджеру необходимо больше времени уделять заключению договоров, то есть совершению переговоров и формированию документов, анализу дебиторской задолженности постоянных клиентов и работе с ними.Таким образом, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 120 мин., нерегламентированные перерывы составляют 60 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 900 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле:
Кэ=1-(120+60)/900=0,8
Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,8. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В данном случае, потери рабочего времени 60 минут.
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле:
Кпр=60/900=0,06
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.
К потерям рабочего времени из-за работы с корреспонденцией, почтой занимает большой удельный вес. Известно, что из всей поступающей в организацию информации полезной и конкретной является только 20%.
Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле:
Кпо=230/900=0,26
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.В данном случае, необходимо делегирование полномочий, а именно поручить одному из подчиненных разбор утренней корреспонденции, сокращая таким образом время на составление ответов на запросы и другие поручения.
Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми.
Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле:
К р=1-0,3=0,7
Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.В организации работы главного менеджера можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции. Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с менеджерами отделов.Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы. Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.
3. Пути повышения эффективности использования рабочего времени менеджера ООО «Музенидис Тревел».
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.
Дела составляющее эффективную работу выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела, обсуждение работы). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (разбор почты, корреспонденции).
Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
Исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности, при невыполнении собственных задач;
Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными;
Ориентироваться на долгосрочные цели;
Научиться расставлять приоритеты работ;
Повысить самодисциплину.
Были предложены мероприятия по сокращению непродуктивных затрат рабочего времени: выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности), ведение предварительного планирования рабочего дня, ведение дневника рабочего времени, изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации, делегирование полномочий. Таким образом, после проведения предложенных мероприятий предполагаемый распорядок дня будет следующий:
Таблица 4 - Распорядок рабочего дня главного менеджера после рекомендаций
| Действие руководителя | Интервал времени | | Продолжительность действия | | ||||
| | | | | | ||||
| 1 день | | | | | ||||
| Работа с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами | 8.00 – 9.15 | | 75 минут | | ||||
| Проверка работы сотрудников | 9.15 – 10.20 | | 65 минут | | ||||
| Совершение звонков, обсуждение заказов, служебные поездки | 10.20 – 12.00 | | 100 минут | | ||||
| Перерыв на обед | 12.00 – 13.00 | | 60 минут | | ||||
| Отдых после обеда | 13.00 – 13.10 | | 10 минут | | ||||
| Работа с бумагами | 13.10 – 14.00 | | 50 минут | | ||||
| Переговоры по телефону | 14.00 – 15.30 | | 90 минут | | ||||
| Проверка работы сотрудников, беседа с ними | 15.30 – 16.50 | | 80 минут | | ||||
| Выключение ПК и наведение порядка на рабочем месте | 16.50 – 17.00 | | 10 минут | | ||||
Рассмотрим структуру рабочего дня менеджера после рекомендаций по улучшению.
Таблица 5 – Структура рабочего дня
| Наименование дел | Кол-во мин. | % | ||||
| | До | | после | | до | после |
| Работа с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами | 100 | | 75 | | 18 | 14 |
| Проверка работы сотрудников | 70 | | 145 | | 13 | 27 |
| Деловые поездки | 140 | | - | | 26 | |
| Совершение звонков, обсуждение заказов | 105 | | 190 | | 19 | 35 |
| Перерыв на обед | 60 | | 60 | | 11 | 11 |
| Работа с бумагами | 30 | | 50 | | 6 | 9 |
| Выключение ПК и наведение порядка на рабочем месте | 10 | | 10 | | 2 | 2 |
| Помехи в работе (личные разговоры и т.д.) | 30 | | - | | 6 | |
| Отдых в работе | | | 10 | | | 2 |
| Итого | 540 | | 540 | | 100 | 100 |
После делегирования полномочий на работу с почтой предполагается снижение рабочего времени на 25 минут. После пересмотра дел стало известно, что для эффективности необходимо увеличить время работы с подчиненными и увеличения контактов и переговоров с клиентами. Появился такой пункт как отдых в работе после обеда, потом работа с бумагами, потом уже переговоры, что дает сконцентрироваться на звонках.
После проведенного анализа, можно сказать что рекомендации, предложенные руководителю, положительным образом повлияют на организацию. Т.е. сократится время на выполнение незначительных работ, что послужит увеличению производительности труда. Данный анализ позволил организации определить, что очень важным моментом в любом деле является распределение своего времени, планирование своей деятельности.
Заключение.
Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Распространены следующие методы управления временем:
- Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп».
- Принцип Парето (в соотношении 80:20).
- Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра.
Свою методику планирования предлагает Глеб Архангельский, которая заключается в ТМ – «заповедях».
В данной работе была проанализирована эффективность использования рабочего времени главного менеджера по сбыту ООО "Музенидис Тревел" и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.Целью исследования был анализ эффективности использования рабочего времени руководителя, предоставление рекомендаций по решению выявленных проблем. Задачами данного исследования были, изучение теории оценки эффективности использования рабочего времени руководителя анализ теоретических подходов по улучшению использования рабочего времени руководителя. Изученные материалы позволили определить. В данной работе мы приняли решение использовать метод фотографии рабочего времени. Так же необходимо было проанализировать содержание труда менеджера, где нами были представлены его основные обязанности