Файл: Программа Microsoft (MS) Access 2007 является преемником.pdf

99 3.12. Практическая работа № 9
Создание отчетов в СУБД Access 2007
Цель работы: изучить способы создания простых отчетов, отчетов с группировкой и сводных отчетов.
Отчеты используются для представления данных в легком для понимания и выразительном виде и предназначены, в основном, для вывода их на печать, а не для отображения на экране. По своей структуре отчеты похожи на формы, но в отличие от них в отчетах жестче контролируется расположение данных и с их помощью, естественно, нельзя вводить данные в БД.
Отчеты, как и формы, обычно присоединены к одной или не- скольким таблицам (или запросам) БД. Связь осуществляется с по- мощью элементов управления, в которых отображаются надписи или данные. Как и форма, отчет не должен обязательно включать в себя все поля из каждой базовой таблицы или запроса.
Часто данные в отчетах располагаются в табличном формате.
В отличие от распечаток таблиц или запросов, отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, в нем есть возможность добавлять итоговые значения, вычисляемые поля, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы. Выражения для вычис- ления значений полей, итоговых значений, а также надписи и гра- фические элементы создаются и сохраняются в макете отчета.
Отчет может быть открыт в режиме Предварительного про-
смотра, в режиме Представления отчета, в режиме Макета или в режиме Конструктора. Первые два режима применяются для оценки того, как будет выглядеть отчет после его распечатки, а два последних – для его создания и редактирования.
Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных, сгруппированных по какому-либо пара- метру. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.
3.12.1. Создание простого отчета
Для создания отчетов (также как и для таблиц и форм) используется на вкладке Создание группа инструментов Отчеты
(рис. 3.56).

100
Рис. 3.56. Группа Отчеты
Кнопка Отчет одним щелчком создает простой отчет (авто- отчет), содержащий все поля выделенной таблицы (или запроса).
К первому полю добавляется итоговое значение, соответствующее типу данных поля. Отчет содержит номера страниц, дату, время создания, заголовок, повторяющий имя таблицы или запроса, а также формальную эмблему. После создания отчет открывается в режиме Макета.
Кнопка Наклейки запускает мастер Создание наклеек, в диа- логовых окнах которого вы задаете размер наклеек, их тип и коли- чество, шрифт и его атрибуты, поля из выделенной таблицы (или запроса), которые следует разместить на наклейках, сортировку записей, а также имя отчета. Отчет после создания открывается в режиме Предварительного просмотра.
Кнопка Пустой отчет создает заготовку пустого отчета, кото- рая открывается в режиме Макета. Для добавления полей откры- вается панель Список полей. Можно построить источник данных в виде запроса. Перед щелчком этой кнопки не нужно выделять таблицу или запрос. Отчет получает формальное имя Отчет1.
Кнопка Мастер отчетов загружает мастер Создание отчетов, который позволяет выбирать поля из различных таблиц или за- просов, задавать вид представления данных, группировку и сорти- ровку, стиль оформления и имя отчета. Мастер позволяет строить самые сложные отчеты. От пользователя требуется только кор- ректно заполнять элементы управления в его диалоговых окнах.
Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра или
Конструктора.
Кнопка Конструктор отчетов создает заготовку пустого отчета, которая открывается в режиме Конструктора. Для добавления полей открывается панель Список полей. Можно построить источник данных в виде запроса. Перед щелчком этой кнопки не нужно выде- лять таблицу или запрос.
Отчет получает формальное имя Отчет1.
Любым из описанных выше способов отчет можно изменять или настраивать в режимах Конструктор и Макет.

101
На рис. 3.57 представлен отчет, созданный по таблице Экзамен.
Рис. 3.57. Отчет, созданный с помощью кнопки Отчет
В Мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.
Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц (или за- просов), то после выбора полей из первой таблицы процедура вы- бора полей для другой таблицы повторяется. Созданный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

102 3.12.2. Добавление группировки, сортировки и итогов в отчет
Как правило, при создании отчетов добавляют различные виды сортировки и группировки, а также строки итогов. Простые опе- рации сортировки, группировки и подведения итогов могут быть выполнены путем щелчка правой кнопки мыши на полях в режиме
Макета и выбора нужной операции из контекстного меню.
Перейдем в режим Макета и установим с помощью контекст- ного меню: для поля Дисциплина – Группировка; для поля Дата
сдачи экзамена – Сортировка от А до Я; для поля Оценка –
Итог оценка/Среднее. В результате получим отредактированный отчет. Перейдем в режим Предварительного просмотра: имеем отчет (рис. 3.58).
Рис. 3.58. Отчет в режиме Предварительного просмотра

103
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПОСТАНОВКА
ЗАДАЧ ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ
ПРЕДМЕТНЫХ ОБЛАСТЕЙ
1. Страховая компания
Описание предметной области
Вы работаете в страховой компании. Вашей задачей является отслеживание ее финансовой деятельности. Компания имеет раз- личные филиалы по всей стране каждый со своим названием, ад- ресом и телефоном. Деятельность компании организована следую- щим образом. Различные лица обращаются с целью заключения договора о страховании. В зависимости от принимаемых на стра- хование объектов и страхуемых рисков, договор заключается по определенному виду страхования (например, страхование авто- транспорта от угона, страхование домашнего имущества, добро- вольное медицинское страхование). При заключении договора фиксируется дата заключения, страховая сумма, вид страхования, тарифная ставка и филиал, в котором заключался договор.
Таблицы
Филиал (Код филиала, Наименование филиала, Адрес,
Телефон).
Вид страхования (Код вида страхования, Наименование).
Договоры (Номер договора, Дата заключения, Страховая сумма, Тарифная ставка, Код филиала, Код вида страхования).
Развитие постановки задачи
Нужно учесть, что договоры заключают страховые агенты.
Помимо информации об агентах (фамилия, имя, отчество, адрес, телефон), нужно еще хранить филиал, в котором они работают.
Кроме того, исходя из БД нужно иметь возможность рассчитывать заработную плату агентам. Заработная плата составляет некото- рый процент от страхового платежа (страховой платеж – это стра- ховая сумма, умноженная на тарифную ставку). Процент зависит от вида страхования, по которому заключен договор.
Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.

104
2. Гостиница
Описание предметной области
Вы работаете в гостинице. Вашей задачей является отслежи- вание финансовой стороны работы гостиницы. Ваша деятельность организована следующим образом. Гостиница предоставляет но- мера клиентам на определенный срок. Каждый номер характери- зуется вместимостью, комфортностью (люкс, полулюкс, обычный) и ценой. Вашими клиентами являются различные лица, о которых
Вы собираете определенную информацию (фамилия, имя, отчество и некоторый комментарий). Сдача номера клиенту производится при наличии свободных мест в номерах, подходящих клиенту по указанным выше параметрам. При заселении фиксируется его дата. При выезде из гостиницы для каждого места запоминается дата освобождения.
Таблицы
Клиенты (Код клиента, Фамилия, Имя, Отчество, Паспортные данные, Комментарий).
Номера (Код номера, Номер, Количество человек, Комфорт- ность, Цена).
Поселение (Код поселения, Код клиента, Код номера, Дата поселения, Дата освобождения, Примечание).
Развитие постановки задачи
Необходимо хранить информацию не только по факту сдачи номера клиенту, но и осуществлять бронирование номеров. Кроме того, для постоянных клиентов, а также для определенных кате- горий клиентов предусмотрена система скидок. Скидки могут сум- мироваться.
Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.
3. Реализация готовой продукции
Описание предметной области
Вы работаете в компании, занимающейся оптово-розничной продажей различных товаров. Вашей задачей является отслежива- ние финансовой стороны работы компании, деятельность которой организована следующим образом. Компания торгует товарами из определенного спектра. Каждый из этих товаров характеризуется наименованием, оптовой ценой, розничной ценой и справочной информацией. В компанию обращаются покупатели. Для каждого из них Вы фиксируете в БД стандартные данные (наименование,

105 адрес, телефон, контактное лицо) и составляете по каждой сделке документ, запоминая наряду с покупателем количество купленного им товара и дату покупки.
Таблицы
Товары (Код товара, Наименование, Оптовая цена, Розничная цена, Описание).
Покупатели (Код покупателя,
Телефон,
Контактное лицо, Адрес).
Сделки (Код сделки, Дата сделки, Код товара, Количество,
Код покупателя, Признак оптовой продажи).
Развитие постановки задачи
Теперь ситуация изменилась. Выяснилось, что обычно поку- патели в рамках одной сделки покупают не один товар, а сразу не- сколько. Также компания решила предоставлять скидки в зависи- мости от количества закупленных товаров и их общей стоимости.
Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.
4. Ведение заказов
Описание предметной области
Вы работаете в компании, занимающейся оптовой продажей различных товаров. Вашей задачей является отслеживание финан- совой стороны работы компании. Деятельность фирмы организо- вана следующим образом. Она торгует товарами из определенного спектра. Каждый из этих товаров характеризуется ценой, справоч- ной информацией и признаком наличия или отсутствия доставки.
В компанию обращаются заказчики. Для каждого из них Вы фик- сируете в БД стандартные данные (наименование, адрес, телефон, контактное лицо) и составляете по каждой сделке документ, запо- миная наряду с заказчиком количество купленного им товара и дату покупки.
Таблицы
Товары (Код товара, Цена, Доставка, Описание).
Заказчики (Код заказчика, Наименование, Адрес, Телефон,
Контактное лицо).
Заказы (Код заказа, Код товара, Код заказчика, Количество,
Дата).
Развитие постановки задачи
Теперь ситуация изменилась. Выяснилось, что доставка разных товаров может производиться разными способами, различными по цене и скорости. Нужно хранить информацию по тому, какими

106 способами может осуществляться доставка каждого товара и ин- формацию о том, какой вид доставки (и, соответственно, какую стоимость доставки) выбрал клиент при заключении сделки.
Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.
5. Бюро по трудоустройству
Описание предметной области
Вы работаете в бюро по трудоустройству. Вашей задачей является отслеживание финансовой стороны работы компании.
Деятельность бюро организована следующим образом. Оно ищет работников для различных работодателей и вакансии для ищущих работу специалистов различного профиля. При обращении к Вам клиента-работодателя его стандартные данные (название, вид дея- тельности, адрес, телефон) фиксируются в БД. При обращении к Вам клиента-соискателя его стандартные данные (фамилия, имя, отчество, квалификация, профессия, иные данные) также фикси- руются в БД. По каждому факту удовлетворения интересов обеих сторон составляется документ, в котором указываются соискатель, работодатель, должность и комиссионные (доход бюро).
Таблицы
Работодатели (Код работодателя, Название, Вид деятельности,
Адрес, Телефон).
Соискатели (Код соискателя, Фамилия, Имя, Отчество, Ква- лификация, Вид деятельности, Иные данные, Предполагаемый размер заработной платы).
Сделки (Код соискателя, Код работодателя, Должность, Ко- миссионные).
Развитие постановки задачи
Оказалось, что БД не совсем точно описывает работу бюро.
В базе фиксируется только сделка, а информация по открытым вакансиям не хранит. Кроме того, для автоматического поиска ва- риантов, необходимо вести справочник «Виды деятельности».
Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.
6. Нотариальная контора
Описание предметной области
Вы работаете в нотариальной конторе. Вашей задачей являет- ся отслеживание финансовой стороны работы компании. Деятель-

107 ность нотариальной конторы организована следующим образом.
Фирма готова предоставить клиенту определенный комплекс услуг.
Для наведения порядка Вы формализовали эти услуги, составив список с описанием каждой из них. При обращении к Вам клиента его стандартные данные (название, вид деятельности, адрес, теле- фон) фиксируются в БД. По каждому факту оказания услуги кли- енту составляется документ. В документе указываются услуга, сумма сделки, комиссионные (доход конторы), описание сделки.
Таблицы
Клиенты (Код клиента, Название, Вид деятельности, Адрес,
Телефон).
Услуги (Код услуги, Название услуги, Описание).
Сделки (Код сделки, Код клиента, Код услуги, Сумма, Комис- сионные, Описание).
Развитие постановки задачи
Теперь ситуация изменилась. В рамках одной сделки клиенту может быть оказано несколько услуг. Стоимость каждой услуги фиксирована. Кроме того, компания предоставляет в рамках одной сделки различные виды скидок. Скидки могут суммироваться.
Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.
7. Фирма по продаже запчастей
Описание предметной области
Вы работаете в фирме, занимающейся продажей запасных частей для автомобилей. Вашей задачей является отслеживание финансовой стороны работы компании. Основная часть Вашей деятельности связана с работой с поставщиками. Фирма имеет определенный набор поставщиков, по каждому из которых из- вестны название, адрес и телефон. У этих поставщиков Вы приоб- ретаете детали. Каждая деталь наряду с наименованием характери- зуется артикулом и ценой (считаем цену постоянной). Некоторые из поставщиков могут поставлять одинаковые детали (один и тот же артикул). Каждый факт покупки запчастей у поставщика фик- сируется в БД, причем обязательными для запоминания являются дата покупки и количество приобретенных деталей.
Таблицы

Поставщики (Код поставщика, Название, Адрес, Телефон).
Детали (Код детали, Наименование, Артикул, Цена, Примечание).
Поставки (Код поставщика, Код детали, Количество, Дата).

108
Развитие постановки задачи
Теперь ситуация изменилась. Выяснилось, что цена детали может меняться от поставки к поставке. Поставщики заранее предупреж- дают о дате изменения цены и о ее новом значении. Нужно хранить не только текущее значение цены,
но и
всю историю ее изменений.
Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.
8. Курсы по повышению квалификации
Описание предметной области
Вы работаете в учебном заведении и занимаетесь организа- цией курсов повышения квалификации. В Вашем распоряжении имеются сведения о сформированных группах студентов. Группы формируются в зависимости от специальности и отделения. В ка- ждую из них включено определенное количество студентов. Про- ведение занятий обеспечивает штат преподавателей. Для каждого из них у Вас в БД зарегистрированы стандартные анкетные данные
(фамилия, имя, отчество, телефон) и стаж работы. В результате распределения нагрузки Вы получаете информацию о том, сколько часов занятий проводит каждый преподаватель с соответствующими группами. Кроме того, хранятся также сведения о виде проводимых занятий (лекции, практика), предмете и оплате за час.
Таблицы
Группы (Номер группы, Специальность, Отделение, Количе- ство студентов).
Преподаватели (Код преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество,
Телефон, Стаж).
Нагрузка (Код преподавателя, Номер группы, Количество часов, Предмет, Тип занятия, Оплата).
Развитие постановки задачи
В результате работы с БД выяснилось, что размер почасовой оплаты зависит от предмета и типа занятия. Кроме того, каждый преподаватель может вести не все предметы,
а только некоторые.
Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.
9. Определение факультативов для студентов
Описание предметной области
Вы работаете в высшем учебном заведении и занимаетесь организацией факультативов. В Вашем распоряжении имеются