Файл: Программа Microsoft (MS) Access 2007 является преемником.pdf

34 3. СУБД ACCESS 2007
Программа Microsoft (MS) Access 2007 является преемником
MS Access 2003, а также членом дружного семейства MS Office
2007. Ряд новых возможностей связан с родовыми чертами MS
Office 2007, остальные же свойства связаны с диалектическим за- коном перехода количества в качество, проявившимся в процессе долгой эволюции от
MS Access
2003
к
MS Access 2007.
Прежде чем устанавливать MS Office 2007, выберите выпуск программного пакета, в состав которого входит MS Access 2007, из следующего списка:
•
MS Office Professional 2007;
•
MS Office Professional Plus 2007;
•
MS Office Enterprise 2007.
MS Access 2007 является частью MS Office System, так что базовые объекты интерфейса – меню, панели инструментов, диалоговые окна – работают точно так же, как в других продуктах
Office
2007
или других приложениях для
MS Windows.
3.1. Новые функциональные возможности
СУБД Access 2007
В программе Access 2007 используется
новый интерфейс
пользователя, который обеспечивает высокую эффективность и производительность работы. Главным элементом интерфейса является особая панель – Лента_инструментов'>Лента инструментов, заменившая все меню и панели инструментов, которые были в предыдущих версиях программ Office.
На Ленте собраны вместе все команды, которые вы можете выполнять. Они сгруппированы по тематическим вкладкам. Лента имеет вкладки двух типов:
•
основные (Главная, Создание, Внешние данные, Работа
с базами данных), на которых собраны команды и инструменты, доступные в любой момент;
•
контекстные (Конструктор, Режим таблицы, Формат,
Упорядочить и т. д.), которые появляются на Ленте по мере необ- ходимости. Количество отображаемых контекстных вкладок и их

35 названия связаны с текущим (выделенным) объектом БД, его ре- жимом или задачами, которые можно выполнить.
Начинается работа в программе Access 2007 со страницы
Приступая к работе с Microsoft Office Access.
Здесь вы не только можете создать новую (из шаблона или пустую) или открыть существующую БД, но также просмотреть информацию из справочной системы или из Интернета. Единст- венная традиционная панель инструментов, которая осталась в
Access 2007 – это Панель быстрого доступа. На ней расположе- ны кнопки чаще всего используемых команд (Сохранить, Отме-
нить и др.). Вы можете добавлять на нее кнопки любых команд по своему усмотрению.
Плавающее окно БД было заменено Областью переходов, прикрепленной к левому краю окна программы.
Область переходов можно сворачивать. Она содержит все объекты текущей БД, но в ней не осталось средств для создания объектов и управления ими (кроме, естественно, контекстного меню, которое можно открыть для любого объекта). Способ ото- бражения объектов может быть настроен. Из Области переходов можно открыть любой объект
БД в любом режиме представления.
Наконец, объекты БД открываются на вкладках в рабочей об- ласти (а не в отдельных окнах). Вверху вкладки каждого открытого объекта отображается его ярлык.
Это позволяет легко видеть все объекты, с которыми вы ра- ботаете, и не терять из виду те, которые закрыты другими. Однако остается возможность вернуться к старому, оконному способу отображения объектов.
Новые форматы БД. Формат БД программы Access 2007 –
.accdb (и производные форматы .accde, .accdt, .accdc и .accdr) – обеспечивает поддержку новых возможностей программы. При этом старые файлы (.mdb и др.), как и их упраздненные возможности, продолжают полноценно работать в новой версии программы. Бо- лее того, в Access 2007 вы можете создавать БД и проекты Access в старых форматах. Работа с БД в формате .accdb в более ранних версиях программы не обеспечивается.
Новый режим представления форм и отчетов – режим
Макета. Он позволяет редактировать структуру формы или отчета вместе с данными. Здесь легко добавлять элементы, выравнивать и форматировать их, применяя специально предназначенные для этого средства. Элементы управления можно объединять в макеты

36 двух типов: в столбик или ленточный. Средства редактирования применяются сразу ко всему макету.
Тематические шаблоны нового типа. Новые шаблоны
БД доступны непосредственно со страницы Приступая к работе
с Microsoft Office Access. Они позволяют быстро создавать струк- турно законченные тематические БД формата Access 2007. Каж- дая БД включает в себя таблицы, формы, отчеты, запросы, мак- росы и межтабличные связи, но не заполнена никакими данными.
Некоторое количество шаблонов входит в установку программы
Access 2007.
Средства быстрого создания объектов. Вкладка Создание
ленты собрала все средства (в том числе и вновь появившиеся) для создания объектов БД (таблиц, форм, отчетов, запросов, мак- росов, модулей, списков SharePoint и др.). Средства для создания объектов значительно улучшены и хорошо согласованы. Например, если открыта или выделена таблица, то создать на ее основе форму можно всего лишь двумя щелчками мыши. Автоматически создан- ные формы и отчеты получают единообразный вид, включающий, например, общую эмблему, цветовой стиль, дату и т. д.
Быстрое заполнение таблиц. Программа Access 2007 научи- лась автоматически распознавать данные, которые вводятся в бланк таблицы, и на основе этого задавать тип данных для нового поля.
Поэтому во многих случаях процесс создания таблиц значительно упростился – таблицу можно создавать сразу в режиме Таблицы, минуя режим Конструктора. Также средство распознавания типа данных работает при вставке таблицы из программы Excel.
Строки итогов в таблицах. Еще одна новая возможность заключается в следующем: в режиме Таблицы можно добавлять строки с итоговыми значениями полей. В ячейках итогов могут размещаться суммы, средние значения, количества значений, мак- симальные и минимальные значения, стандартные отклонения и дисперсии. Это удобно для быстрого анализа данных таблиц.
Готовые шаблоны полей. Пользователи могут не утруждать себя созданием полей и заданием их свойств – в программе Ac- cess 2007 есть панель Шаблоны полей, в которой имеется 70 го- товых полей в 7 различных категориях. Выберите поле в панели и перетащите его в таблицу, которую вы создаете. Такой способ гарантирует единообразие полей. Поэтому его удобно принимать для обязательного применения при совместной деятельности в со- ставе рабочей группы.

37
Разделенная форма. В Access 2007 добавлен новый тип форм, который создается автоматически – разделенная форма.
Она комбинирует в себе для одной и той же таблицы (или запроса) режим Таблицы и режим Формы. Такой тип формы удобно ис- пользовать для ввода данных в таблицу. С помощью специального свойства формы можно задать, где должно располагаться таблич- ное представление: слева, справа, сверху или снизу.
Новый тип данных «Вложение». В Access 2007 добавлен новый тип данных – «Вложение». В полях такого типа информа- ция хранится в двоичной кодировке и сжатом виде. Таким образом в БД удобно сохранять изображения, графику, файлы программ
Office или любые другие типы файлов. В одной записи может быть несколько полей с этим типом данных. В каждом поле могут хра- ниться несколько файлов. Из своей ячейки файл легко открыва- ется и обрабатывается в Windows в той программе, в которой он был создан (или к которой он приписан). В такие поля удобно, на- пример, сбрасывать промежуточные файлы при совместной работе над проектом.
3.2. Объекты Access 2007
БД – это компьютерный эквивалент организованного списка информации. Преимущество БД состоит в вашей возможности быстро получать из нее точную информацию. В Access данные ор- ганизованы в виде таблиц. Access 2007 является реляционной БД, так что вы можете считать несколько таблиц одной БД как единое место хранения и легко извлекать информацию из различных таб- лиц в том порядке и формате, который наиболее вам подходит.
Таблица – один из объектов, с которыми вы можете работать в Access. Таблицы являются ключевыми объектами БД, а целью других объектов (запросов, форм, отчетов, страниц доступа к дан- ным, макросов и модулей) является взаимодействие с одной или несколькими таблицами.
Каждый объект Access 2007 имеет два или более способов представления. Например, вы просматриваете данные из таблицы в режиме Таблицы и определяете, как эти данные отображаются в режиме Конструктора.
Одним из способов поиска информации в БД Access является создание и запуск запроса. Вы используете запросы для выборки

38 информации так, что затем ее можно просматривать, изменять или анализировать. Запросы могут просматриваться в режиме
Таблицы или в режиме Конструктора, но вы также можете ис- пользовать результаты запроса как основу для других объектов
Access, таких как форма или отчет.
Формы облегчают пользователям ввод, получение, отображение и печать информации, хранящейся в таблицах. Форма ‒ это окно, в котором вы можете поместить элементы управления, которые либо предоставляют пользователям информацию, либо получают информацию, которую они вводят. Формы могут просматриваться в
режиме
Формы,
в режиме
Таблицы
или в
режиме
Конструктора.
Отчеты отображают информацию из ваших таблиц на экра- не компьютера или на бумаге в отформатированном виде. Отчет может включать элементы информации, выбранные из нескольких таблиц и запросов, значения, вычисленные на основе информации из БД, и форматирующие элементы, такие как заголовки, колон- титулы, названия и «шапки». Отчеты могут просматриваться в режиме Конструктора, в режиме Предварительного просмотра и в режиме Просмотра образца.
Страницы доступа к данным, макросы и модули значительно расширяют возможности Access.
Страницы доступа к данным позволяют просматривать и манипулировать информацией из вашей БД через Интранет или Интернет.
Макросы могут использоваться для того, чтобы сделать часто повторяющиеся действия доступными в виде командных кнопок на формах, которые помогают менее опытным пользователям рабо- тать с вашей БД.
Модули – это программы на Microsoft Visual Basic for Appli- cations (VBA). В то время как макросы могут автоматизировать многие действия, VBA может использоваться для выполнения задач, которые слишком сложны для выполнения с помощью макросов.
3.3. Физическая структура данных
Для создания физической структуры данных следует указать тип данных для каждого поля таблицы. Различные СУБД могут хранить и обрабатывать разные типы данных. В Access 2007 ис- пользуются типы данных, представленные в табл. 3.1.

39
Таблица 3.1
Типы данных полей таблиц БД
Тип данных
Описание
Размер
Текстовый
Алфавитно-цифровые знаки. Использу- ется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах
До 255 знаков
Поле МЕМО Алфавитно-цифровые знаки или форма- тированный текст. Используется для текста длиннее 255 знаков
До 1 Гб знаков или
2 Гб памяти
Числовой
Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений
1, 2, 4 или 8 байт
(или
16 байт, когда поле используется для кодов репли- кации)
Дата/время
Используется для хранения значений даты и времени
8 байт
Денежный
Используется для хранения денежных значений (валюты)
8 байт
Счетчик
Уникальное числовое значение, которое при добавлении новой записи автомати- чески вводит Office Access 2007 4 или 16 байт, если используется для кодов репликации
Логический
Используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, напри- мер «Да» и «Нет»
1 бит (8 бит =
= 1 байт)
Поле объекта
OLE
Используется для хранения OLE-объек- тов других программ приложений
MS
Windows
До 1 Гб
Вложение
Рисунки, изображения, двоичные фай- лы, файлы
MS
Office.
Стандартный тип данных для сохранения цифровых изо- бражений
Для сжатых вложе- ний
–
2 Гб. Для не- сжатых – пример- но 700 Кб
Гиперссылка Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц и на объекты Access
До 1 Гб знаков или
2 Гб памяти
Мастер под- становок
Используется для запуска мастера под- становок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком
На основе таблицы или запроса – раз- мер привязанного столбца. На основе значения – размер текстового поля, содержащего зна- чение

40
При вводе типа данных одновременно можно задать и свойства поля (табл. 3.2), не совпадающие со значением, присваиваемым
Access 2007 по умолчанию. С помощью значений свойств полей можно управлять отображением данных, предотвращать ввод неверных значений, задавать значения по умолчанию, ускорять поиск и сортировку, а также управлять другими функциональными характеристиками и внешним видом полей.
Таблица 3.2
Свойства полей таблиц БД
Свойство поля
Использование
Размер поля
Задание максимального размера данных, сохра- няемых в полях с
типом данных
«Текстовый»,
«Числовой» или «Счетчик»
Формат
Настройка формата данных поля для отображе- ния или печати
Число десятичных знаков Задание количества отображаемых знаков в дроб- ной части для числовых значений
Новые значения
Определение способа присвоения значений для поля «Счетчик»: последовательное увеличение или случайные значения
Маска ввода
Отображение специальных знаков для управле- ния вводом данных
Подпись
Определение текста, отображаемого по умолча- нию в надписях для форм, отчетов или запросов
Значение по умолчанию
Автоматическое назначение полю значения по умолчанию при добавлении новых записей
Условие на значение
Позволяет контролировать ввод, задает ограниче- ния на вводимые значения. При нарушении задан- ного условия программа запрещает ввод и выводит сообщение, текст которого задается в свойстве
«Сообщение об ошибке»
Сообщение об ошибке
Ввод текста, который будет отображаться при на- рушении значения правила «Условие на значение»
Индексированное поле
Ускорение доступа к данным в этом поле путем создания и использования индекса

41 3.4. Практическая работа № 1
Концептуальное проектирование
Цель работы: приобрести навыки анализа предметной области; выделить основные абстракции в предметной области и опреде- лить их параметры; научиться создавать информационную модель данных.
Рассмотрим задачу о зачислении абитуриентов на бюджетные места в некоторый вуз. Абитуриент_Фамилия_Имя_Отчество_Номер_аттестата_Дата_выдачи_аттестатаОценка'>Абитуриенты сдают экзамены на один или несколько факультетов вуза. Известно расписание экзаменов: дата, предмет, факультет, на который экзамен сдается. По резуль- татам экзаменов абитуриенты получают оценки. По каждому аби- туриенту хранятся некоторые данные.
Требуется построить различные варианты информационной модели данных (представления данных), сравнить предложенные варианты.
Рассмотрим несколько вариантов модели.
Вариант 1.
Представим всю информацию как характеристики одного объекта ‒ экзаменационной оценки:
Оценка
Предмет экзамена
Дата экзамена
Факультет
Фамилия
Имя
Отчество
Номер аттестата
Дата выдачи аттестата
Значение оценки
Видно, что информация об абитуриенте дублируется, т. к. при внесении информации о новой оценке мы должны заново вносить уже введенную ранее информацию по абитуриенту (фамилию, имя, отчество, номер аттестата, дату выдачи аттестата). При вводе одной и той же информации можно допустить ошибки, а значит БД перейдет в противоречивое состояние. Предположим, что Сергеев

42
Сергей Петрович сдал экзамен по математике на факультет ВМК на оценку 5. Мы внесли информацию об этом (математика,
22 июля 2003 года, ВМК, Сергеев, Сергей, Петрович, 123123,
21 июня 2003 года, 5) в нашу БД. Через некоторое время данный абитуриент сдает информатику. Мы вносим информацию (инфор- матика, 25 июля 2003 года, ВМК, Сергеев, Сергей, Петрович,
123123, 22 июня 2003 года, 5). При вводе была допущена ошибка – мы неправильно ввели дату выдачи аттестата. Таким образом, наша
БД дает противоречивую информацию: по одним данным аттестат был получен Сергеевым 21 июня, по другим – 22 июня.
Кроме того, даже если информация была бы введена пра- вильно, мы увеличиваем объем информации, что приводит к необ- ходимости увеличения ресурсов и замедлению работы программ- ного обеспечения. Избавимся от данного недостатка и построим другую информационную модель.
Вариант 2.
Представим эту информацию как характеристики двух объек- тов – абитуриента и оценки:
Абитуриент
Фамилия
Имя
Отчество
Номер аттестата
Дата выдачи аттестата
Оценка
Предмет экзамена
Дата экзамена
Факультет
Значение оценки
Между двумя сущностями должна существовать связь (абиту- риент получает оценки).
АБИТУРИЕНТ <получает> ОЦЕНКА.
Для каждой полученной каждым абитуриентом оценки дуб- лируется информация о предмете экзамена, дате экзамена, фа- культете.