Файл: Программа Microsoft (MS) Access 2007 является преемником.pdf

43
Попробуем избавиться и от этого недостатка, представив ин- формационную модель в виде следующих таблиц.
Вариант 3.
Абитуриент
Фамилия
Имя
Отчество
Номер аттестата
Дата выдачи аттестата
Экзамен
Предмет экзамена
Дата экзамена
Факультет
Оценка
Значение оценки
Между тремя сущностями существует две связи:
АБИТУРИЕНТ <получает> ОЦЕНКА;
АБИТУРИЕНТ <сдает> ЭКЗАМЕН.
В данной модели данных нет недостатков, отмеченных в пре- дыдущих двух. Возьмем этот вариант за основной при построении реляционной модели.
Реляционная модель будет представлена следующими отно- шениями:
Экзамены (Код экзамена, Предмет, Факультет, Дата).
Абитуриенты (Код абитуриента, Фамилия, Имя, Отчество,
Номер аттестата, Дата выдачи аттестата).

44 3.5. Практическая работа № 2
Интерфейс СУБД Access 2007
Цель работы: научиться запускать и работать с основными объектами СУБД Access 2007; ознакомиться со средой.
Система MS Access 2007 входит в профессиональный про- граммный комплекс MS Office и представляет собой мощное сред- ство для работы с БД.
В программе Access 2007 можно создавать БД следующих версий:
•
Access 2000 (формат файла *.mdb);
•
Access 2002–2003 (формат файла *.mdb);
•
Access 2007 (формат файла *.accdb).
Открывать и преобразовывать можно БД, созданные и в более ранних версиях.
Файлы БД отличаются от файлов других приложений MS
Office. К ним предъявляются особые требования по безопасности.
От достоверности информации, которая в них содержится, очень часто зависит благополучие множества людей (например, база регистрации автомобилей в ГАИ или база паспортного контроля в ОВИРЕ). Поэтому целостность содержимого БД не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файл, ни от перебоев электричества.
Для сохранения информации используется двойной подход.
Операции по изменению структуры БД, созданию таблиц или иных объектов происходят при сохранении файла БД. Операции же по изменению содержимого данных, не затрагивающие структуру базы, выполняются автоматически, как только вы внесли изменения.
Запустить программу можно несколькими способами, преду- смотренными для всех программ пакета MS Office.
При запуске MS Access 2007 на экране появится стартовое окно Приступая к работе с Microsoft Office Access, показанное на рис. 3.1.
С помощью данного окна можно выбрать, в каком ключе вы будете работать:
• создавать новую БД «с нуля»;
• открыть уже созданную ранее БД;
• воспользоваться одним из предлагаемых шаблонов и создать новую БД на основе одного из них.

45
Рис. 3.1. Окно Приступая к работе с Microsoft Office Access
Для создания новой БД нужно выбрать Новая база данных и щелкнуть по появившейся кнопке «Создать», предварительно определив местоположение файла вашей БД на диске компьютера и задав ему имя. Выбрать одну из недавно открывавшихся БД можно в области Открыть последнюю базу данных, которая на- ходится в правой части окна.
Для создания новой БД на основе шаблона нужно выбрать ша- блон, а затем в правой части окна щелкнуть по кнопке «Создать», предварительно задав имя файла и его местоположение.
При открытии ранее созданной БД появится Предупреждение
системы безопасности, говорящее о необходимости нажать кнопку
«Параметры» и задать настройки для корректного открытия базы
(рис. 3.2). В появившемся диалоговом окне Параметры безопас-
ности Microsoft Office следует перевести переключатель в поло- жение Включить это содержимое и затем активизировать кноп- ку «ОК».

46
Рис. 3.2. Предупреждение системы безопасности
Вверху окна Microsoft Office Access 2007 (рис. 3.3) располага- ется Лента инструментов, а над ней – Панель быстрого доступа.
Центральную часть занимает окно открытой БД с ее элементами.
Внизу располагается Строка состояния.
Рис. 3.3. Окно БД
На Ленте инструментов располагаются следующие вкладки:
•
Главная – данная вкладка доступна по умолчанию и содер- жит команды, позволяющие выбрать режим представления БД
(Таблицы или Конструктора), вырезать / вставить / скопировать данные с одного места на другое, задать шрифтовое оформление, произвести некоторые основные операции с записями в БД, а также фильтрацию и сортировку данных.
Строка состояния
Вкладки ленты инструментов
Панель быстрого доступа
Кнопка MS Office

47
•
Создание – на этой вкладке размещены команды создания всевозможных элементов,
объектов
БД
–
таблиц,
форм,
отчетов и
т.
п.
•
Внешние данные – команды данной вкладки призваны обеспечить преобразование данных из БД, например, в таблицы
Excel и наоборот – импорт данных из источников различного про- исхождения.
•
Работа с базами данных – предназначена для производства команд различного рода общих работ с объектами БД, такие как команды отображения схемы данных, показа зависимостей между объектами, анализа данных и т. п.
Может присутствовать вкладка Режим таблицы, появляю- щаяся при создании таблицы БД, а также другие всевозможные контекстные вкладки в зависимости от того, с каким объектом БД вы в данный момент работаете.
Над Лентой располагается Панель быстрого доступа. На ней располагаются инструменты, доступные в любой момент и видимые в окне независимо от того, на какие вкладки Ленты вы переходите.
По умолчанию на данной панели размещено всего три инструмента:
Сохранить, Отменить и Вернуть. Однако можно добавить на нее и другие. Для этого используют расположенную справа стрелку и в раскрывшемся списке выбирают необходимый инструмент (рис. 3.4).
Рис. 3.4. Настройка Панели быстрого доступа

48
По левому краю окна Access 2007 имеется один специфический элемент,
называемый
Областью
переходов.
По умолчанию
Область
перехода находится в свернутом виде – видно одно ее название.
Чтобы ее раскрыть, необходимо щелкнуть мышкой по двойной стрелочке вверху. В результате станет доступен список объектов текущей БД. С помощью Области переходов можно открывать, переименовывать, копировать и удалять объекты (рис. 3.5).
Рис. 3.5. Область переходов
Отображаемый в области переходов список объектов может быть отсортирован по различным критериям: по дате создания, дате изменения, типу и т. п.
3.6. Практическая работа № 3
Создание таблиц базы данных
Цель работы: изучить назначение составных элементов таб- лицы: полей, записей, ключей; научиться определять тип данных полей и их свойства; освоить способы создания таблиц в разных режимах (Таблица, Шаблоны таблиц, Конструктор таблиц, с по- мощью импорта внешних данных).
Область переходов
Кнопка свертывания /
развертывания области переходов

49
БД MS Access состоит из взаимосвязанных реляционных таб- лиц. Реляционная таблица является двумерной и содержит инфор- мацию об отдельном объекте БД.
Таблицу можно создать с помощью создания новой БД, фор- мируя таблицу с помощью шаблона, вставки таблицы в сущест- вующую БД, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Excel, документ Word, текстовый файл или другая БД.
3.6.1. Постановка задачи
Рассмотрим конкретный пример. Декан факультета хочет иметь такую БД, в которой он по фамилии студента сможет узнать сведения о его успеваемости, анкетные данные, сводку сданных и несданных экзаменов, когда студент их сдавал и кому. Воз- можно, ему будет полезна информация о количестве пропущенных занятий.
Однако, собрав все пожелания в одну структуру, легко полу- чить совершенно нежизнеспособную конструкцию. Попробуем удовлетворить запросы деканата, создав четыре разные таблицы.
Таблицы должны содержать сведения:
• о контингенте студентов (Студенты) – фамилия, номер за- четной книжки, дата рождения, фотография, мобильный телефон, номер группы;
• об учебном плане (Дисциплина) – наименование дисцип- лины, фамилия преподавателя, семестр обучения;
• об успеваемости студентов (Экзамен) – дисциплина, номер зачетной книжки, оценка, дата сдачи экзамена, количество про- пущенных часов.
• о группе (Группа) – номер группы, фамилия старосты, количество студентов, количество проживающих в общежитии, количество минчан.
Конечно, в реальной БД гораздо больше полей, но для учеб- ного примера рассмотрим только эти.
При этом встает вопрос, как связать таблицы данных между собой. Для этой цели надо искать поле, которое обладает свойст- вом уникальности. Эта уникальность состоит в том, что в таблице не может быть двух записей, содержащих одинаковое значение в данном поле. Такое уникальное поле, используемое для связи, называют полем первичного ключа или просто первичным ключом.

50
В нашем примере в таблице Студенты каждому студенту при- своен некий шифр (номер зачетной книжки). Обычно такие шифры в учебных заведениях образуются из цифр года поступления, номеров учебных групп и других подобных данных. Он и будет первичным ключом.
В таблице Дисциплина уникальным является название дисци- плины, в таблице Группа – номер группы. Таблица Экзамен не имеет первичных ключей, т. к. все поля могут содержать повто- ряющиеся записи.
В приведенном примере поля в таблицах должны быть скоор- динированы таким образом, чтобы отображать сведения об одном и том же студенте. Эта координация осуществляется путем уста- новления связей между таблицами.
3.6.2. Элементы объекта «Таблица»
Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант
БД, когда вся информация хранится в одной таблице. В простой БД, такой как Информация о студентах, можно использовать всего одну таблицу – Студенты, где будут храниться фамилия студента, номер зачетной книжки, дата рождения, фотография, мобильный телефон, номер группы.
Таблица состоит из:
•
записей (строк). Каждая запись содержит данные только об одном объекте (студенте), дублирование записей запрещается;
•
полей (столбцов). Каждый столбец характеризуется опре- деленным типом и размером хранимой информации (текстовая, числовая, денежная, дата, графическая). Число столбцов в таблице определяется числом выбранных атрибутов объекта. Например, объект Студент имеет атрибуты (названия полей): Фамилия, Дата
рождения, Мобильный телефон, Номер группы и т. д.
Для однозначного определения каждой записи таблица долж- на иметь уникальный (первичный) ключ. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Связь между отдельными таблицами обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи.
3.6.3. Создание таблицы базы данных в режиме Таблицы
После открытия БД Access автоматически активизирует за- готовку новой таблицы(рис. 3.6) только с одним именем поля –
Код.

51
Рис. 3.6. Создание таблицы на основе пустой таблицы
Если ввести значение в пустой столбец, то появится новое имя Поле1. Access 2007 автоматически будете определять тип данных в зависимости от того, что вы будете вводить. Не распо- знанным данным присваивается тип «Текстовый».
Иногда требуется переопределить тип данных, назначенный автоматически. Для этого используются команды на вкладке Режим
таблицы в группе Форматирование и тип данных (рис. 3.6).
Переименовывать, удалять, вставлять и добавлять поля мож- но с помощью команд вкладки Режим таблицы группы Поля и
столбцы (рис. 3.7).
Рис. 3.7. Группа инструментов Поля и столбцы
MS Access 2007 имеет набор встроенных шаблонов, позво- ляющих значительно сократить время, затрачиваемое на создание полей. Можно выбрать поле из списка области Шаблоны полей.
Для этого на вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы щелкните кнопку Новое поле.
Появится область Шаблоны полей. Выберите одно или не- сколько полей и перетащите их в таблицу. Когда появится линия вставки, поместите поля в выбранное место. Эти поля появятся в таблице.

52 3.6.4. Создание таблицы базы данных в режиме
Конструктор
Конструктор таблиц используется как для создания и настрой- ки свойств новых таблиц, так и для внесения изменений в свойства уже существующих таблиц. Для вызова конструктора используют кнопку Конструктор таблиц на вкладке Создание в группе инстру- ментов Таблицы (рис. 3.8).
Рис. 3.8. Создание таблицы в режиме Конструктор таблиц
При первом открытии таблицы в режиме Конструктор появ- ляется диалоговоеокно Сохранение (рис. 3.9), где нужно задать имя таблицы, описывающее содержащиеся в ней данные (в нашем случае Студенты). Имя таблицы может содержать до 64 символов
(букв или цифр) включая пробелы.
Рис. 3.9. Диалоговое окно Сохранение
Конструктор таблиц содержит в верхней части область для создания полей таблицы и в нижней – область для определения свойств каждого из этих полей (рис. 3.10). При включении нового поля в таблицу ему последовательно задают Имя, определяют Тип
данных и заносят при необходимости комментарии в графу Опи-
сание. Этаграфа не является обязательной.

53
Рис. 3.10. Окно Конструктор таблиц
Имя поля состоит из комбинации букв, цифр, пробелов и спе- циальных символов за исключением «.», «!», «'», «[ ]». Макси- мальная длина имени – 64 символа с учетом пробелов. Для эле- ментов управления, которые могут быть расположены на формах и отчетах БД, – не более 255 символов.
Тип данных определяется видом хранимой в
поле информации.
Для телефонных, инвентарных и других номеров, которые не используются в математических вычислениях, вместо числового выбирают текстовый тип данных.
При вводе типа данных одновременно можно задать и свойства поля, не совпадающие со значением, присваиваемым Access 2007 по умолчанию. С помощью значений свойств полей можно управ- лять отображением данных, предотвращать ввод неверных значе- ний, задавать значения по умолчанию, ускорять поиск и сортировку, а также управлять другими функциональными характеристиками и внешним видом полей.
Для таблицы Студенты зададим следующие поля и их типы
(табл. 3.3, рис. 3.11).