Файл: С 25 мая 2023 г по 31 мая 2023 г.docx

Частное профессиональное образовательное учреждение «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ

Учебная практика

(указать вид практики) ПМ.01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

(индекс и наименование профессионального модуля)

(место прохождения практики: наименование юридического лица)

с « 25 » мая 2023 г. по « 31 » мая 2023 г.

(период прохождения практики)

	Студента (ки)	Смирновой Екатерины Юрьевны
	группы	(ф.и.о. полностью в родительном падеже) 2101-1202-2100146
		(номер группы) «__31__»_____мая_________2023 г.
	Руководитель	(Не заполнять)
		(ф.и.о. полностью) «____»__________________20__ г.
	Оценка
		(подпись руководителя (без расшифровки)

Пермь 2023

Оглавление

---

Введение

В России действует государственная система стандартизации (ГСС), объединяющая и упорядочивающая работы по стандартизации в масштабе всей страны, на всех уровнях производства и управления на основе комплекса государственных стандартов.Государственная система стандартизации Российской Федерации – это комплекс организационно-технических, правовых и экономических мероприятий, осуществляемых под контролем федерального органа исполнительной власти по стандартизации и направленных на разработку и применение нормативных документов в области стандартизации в целях защиты прав потребителей и государство.Последняя треть 20-го и начало 21 века ознаменовались переходом ряда стран, в том числе и России, к постиндустриальному информационному обществу, в котором большинство работников занято в информационной деятельности, а основной продукт производство и товары - это информация. Глубокие общественно-политические и экономические перемены, происшедшие в нашей стране за последние полтора десятилетия, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественно-гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, доселе стоявших вне отечественной научной мышление. Все это относится к такой научной дисциплине, как документоведение. Документоведение тесно связано с практикой работы с документами, и это дает стимул для исследований в этой сфере. Профессия документо-веда со второй половины 1990-х годов оказалась одной из наиболее востребованных. Документоведение развивается, но так как эта наука молодая, то она содержит ряд проблем, актуальных в современное время, и изучением которых занимаются ведущие специалисты в данной сфере [1, с.147].В процессе прохождения практики были поставлены такие задачи:

• 
  координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей;
  
• 
  осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций;
  
• 
  осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации;
  
• 
  организовывать рабочее место секретаря и руководителя;
  
• 
  оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения;
  
• 
  обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела;
  
• 
  самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу;
  
• 
  осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы;
  
• 
  осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение;
  
• 
  составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.
  

---

Объект исследования: ЧПОУ «Финансово-экономический колледж».Структура работы: введение, 10 глав, заключение, список использованной литературы.

1.Координация приемной руководителя, ведение приема посетителей

Прием посетителей – одна из важнейших функций. Дружелюбие, внимание, обходительность и обходительность во многом определяют атмосферу приема.Секретарь помогает руководителю выполнять его план работы, он часто имеет право определять, с кем должен встречаться руководитель, а кого можно направить к другим должностным лицам; какие проблемы требуют срочного, первоочередного решения и внимания руководства.Для того чтобы остальные сотрудники организации могли решать текущие задачи, желательно иметь фиксированные часы и дни, что является основой для рационального планирования рабочего дня руководителя [2, c.129-135].Ежедневно в каждой компании возникает множество рабочих проблем, требующих быстрого решения. Эти вопросы можно решить за считанные минуты, и если у подчиненного нет возможности согласовать их с руководителем, его работа может замедлиться. Кратковременные рабочие задания включают:

• 
  получение устного разрешения на что-либо (например, сотрудник хочет узнать, можно ли ему воспользоваться служебной машиной);
  
• 
  согласование каких-либо действий (например, сотруднику поручено организовать встречу с поставщиками, и ему важно согласовать время встречи, состав участников и перечень необходимых документов).
  
• 
  получение краткой информации (например, сотруднику для выполнения поручения нужно получить координаты какой-либо организации и краткую информацию о ней, которой располагает руководитель);
  
• 
  предоставление краткой информации (например, сотрудник провел важные переговоры и хочет сразу же доложить руководителю об их итогах);
  
• 
  подпись документов (платежных поручений, приказов, распоряжений, договоров и т.д.). Но надо не забывать, что подпись документов – дело не всегда быстрое.
  

В каждой организации есть проблемы, которые, с точки зрения подчиненных, требуют безотлагательного решения. Однако, если каждый сотрудник при возникновении таких проблем связывается с руководителем, все рабочее время руководителя уходит на их решение. Поэтому важно правильно организовать поток посетителей с срочными вопросами. Каждая компания должна найти свое оптимальное решение, но в итоге можно сделать следующее: все вопросы сгруппированы и работа с каждой группой организована определенным образом.

---

Иногда сотрудники отправляют письма непосредственно руководителю - такие сообщения так же отвлекают руководителя, как и визиты. Если компания большая, то это приводит к перегрузке руководителя работать в режиме пожарного. Кроме того, большинство руководителей предпочитают изучать документы на бумаге, сразу отмечая вопросы и делая комментарии.Срочные вопросы можно решить по телефону (если при этом не нужно ни изучать, ни подписывать документы). Это позволяет значительно сэкономить время. Секретарь уточняет у сотрудника, какой у него вопрос, и докладывает по телефону руководителю, а руководитель решает, будет он говорить с сотрудником или нет. Если руководитель решает не говорить, то он может либо кому-то переадресовать вопрос (например, своему заместителю), либо попросить сотрудника связаться с ним в другое время [3, c.211-215].В процессе деятельности любой компании возникают вопросы, не особо актуальные, но в то же время важные и требующие глубокого обсуждения. Эти вопросы нельзя решить на ходу, за считанные минуты или по телефону. Эти вопросы включают:

• 
  предоставление обратной связи сотруднику по результатам выполнения им какой-либо масштабной работы, например по завершении проекта или длительных переговоров;
  
• 
  принятие решения по глобальному вопросу, например обсуждение с сотрудником нескольких предложений от крупных поставщиков и выбор оптимального;
  
• 
  обсуждение планов и отчетов (ежемесячных, ежеквартальных, годовых) сотрудника;
  
• 
  аттестационная беседа, обсуждение результатов работы сотрудника за продолжительный период (полгода, год);
  
• 
  обсуждение предложений и идей сотрудника по совершенствованию работы, реорганизации, изменению стратегии и другим глобальным вопросам.
  

После того, как руководитель установил конкретное время, работник должен быть проинформирован. Чтобы не забыть, кто уведомлен, а кто нет, можно делать пометки прямо в журнале.Руководитель может назначить дату встречи или указать конкретное время: все зависит от того, как организация планирует свой рабочий день. Он может сам определить время приема, либо секретарь выделяет прием на свободное время согласно своему рабочему времени.Может случиться так, что в назначенное время встречи сотрудник занят (например, ведет переговоры с заказчиком) и не может попасть на встречу с руководителем. После назначения даты секретарь должен определить, подходит ли время для сотрудника, и при необходимости перенести встречу.

---