Файл: Юридические документы. Чему не учат студентов. Как правильно понять и подготовить.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 3072
Скачиваний: 142
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Нормативная регламентация договорной работы
Ведение договорной работы в организации регламентируется ее корпоративными актами. Они имеют различные названия:
- О ведении договорной работы на предприятии;
- Инструкция о порядке ведения договорной работы;
- Инструкция о порядке разработки и заключении договоров;
- Положение о порядке заключения и исполнения договоров;
- Положение о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств;
- Положение о ведении претензионной работы на предприятии
- и др.
Как видим, акты, регулирующие договорную работу, могут носить как комплексный характер, так и отражать всего лишь одну ее сторону, стадию, вид.
Однако в регулировании договорной работы есть предел, за которым ее нормирование теряет смысл. Нормативная регламентация всех деталей договорной работы часто не срабатывает, поскольку в заранее установленных правилах трудно учесть все своеобразие конкретной ситуации, и в итоге зачастую детализированные инструкции, положения не применяются теми, кому они адресованы. "Мертвые правила", содержащиеся в значительном числе корпоративных актов, обязаны своим происхождением недооценке роли правовых знаний работников, ответственных за ведение договорной работы, их квалификации, опытом в этой сфере.
Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, имеют специальный характер, поэтому они в отличие, например, от корпоративных актов, регулирующих управление организацией, утверждаются ее руководителем, а не общим собранием участников или советом директоров. В то же время корпоративные акты о ведении договорной работы относятся к разряду весьма важных, и их утверждение на более низком уровне (заместителями руководителя или начальниками юридических служб или договорных отделов) нецелесообразно. Договоры - это документы, от которых может зависеть судьба организации в целом, а не только какого-либо структурного подразделения.
Определяя при составлении данного корпоративного акта перечень, а также функции структурных подразделений организации, ответственных за те или иные участки договорной работы, сроки и порядок рассмотрения вопросов заключения и исполнения договоров, формы и схемы прохождения договорных документов, необходимо учитывать специфику организации. В корпоративных актах следует избегать воспроизведения норм законодательства. Попытки использовать корпоративные акты для систематизированного изложения законодательных норм о порядке заключения и исполнения договоров порой ведут к искажению смысла закона, а также к построению структуры и определению содержания корпоративных актов в отрыве от реального структурирования и содержания договорной работы в организации. Корпоративные акты, регулирующие договорное дело, всегда должны нести некое добавление к закону.
Корпоративные акты о договорной работе могут регулировать общие вопросы ее организации и вопросы организации договорной работы на отдельных участках.
Общим вопросам посвящены корпоративные нормы, определяющие:
- основные задачи и направления договорной работы;
- перечень подразделений, ответственных за ее ведение на отдельных участках и стадиях;
- основные функции этих подразделений;
- перечень должностных лиц организации, наделенных правом подписания договоров и договорных документов;
- порядок осуществления методического руководства договорной работой со стороны юридической службы организации;
- порядок подготовки, утверждения и внедрения образцов договорной документации. Замечено, что круг правил, общих для всех подразделений, расширяется при централизации выполнения связанных с договорной работой операций в одном подразделении или службе.
Корпоративные нормы могут устанавливаться и применительно к отдельным участкам договорной работы, проводимой в организации. На практике предусматриваются специальные правила организации заключения и исполнения:
а) договоров на выполнение заказов потребителей;
б) договоров, направленных на обеспечение своих потребностей.
Среди этих специальных актов также могут быть выделены общие для данного участка договорной работы положения:
- функции подразделения (службы), ответственного за ведение договорной работы на соответствующем участке;
- порядок подготовки к договорной кампании;
- схема взаимоотношений подразделения, ответственного за ведение договорной работы с другими структурными подразделениями, участвующими в процессе заключения и исполнения договоров. Порядок заключения и исполнения договоров может дифференцироваться в корпоративных актах по стадиям договорной работы. Принято регламентировать отдельно порядок оформления договорных отношений и осуществление контроля за исполнением договоров.
Потребность в обеспечении согласованности действий мелких подразделений обусловила разработку и утверждение на крупных предприятиях системы корпоративных актов по вопросам организации договорной работы. Построенная с учетом общих требований к порядку ведения договорной работы и особенностей организации заключения и исполнения договоров, эта система может включать в себя корпоративные акты, раздельно регулирующие и основные виды заключаемых корпорацией договоров. Специальными корпоративными актами может также устанавливаться система материального поощрения и ответственности работников за результаты исполнения договоров. На средних и мелких предприятиях, однако, не всегда целесообразно создавать такие системы корпоративного регулирования. Здесь вопросы организации договорной работы в необходимой мере позволяет регламентировать единый документ о договорной работе (положение, инструкция).
17.4. Договорная процедура
Действия, составляющие содержание договорной работы, группируются по стадиям, на каждой из которых работниками организации решаются свои задачи относительно формирования и исполнения договорных обязательств.
Перечень вопросов, которые необходимо решить в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждой отдельной организации. Вместе с тем договорная процедура обычно включают следующие стадии.
Подготовка к заключению договоров
Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования организациями своей деятельности. Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной кампании как работы по массовому оформлению договорных отношений на очередной год. Потребность в проведении таких кампаний более ощутима у организаций, заключающих значительное количество договоров. Подготовка требуется, причем особая, и для заключения отдельных договоров (неординарных, сложных по характеру и по количеству согласовываемых сторонами вопросов либо по их субъектному составу).
В содержание подготовительной стадии договорной работы входят:
- преддоговорные контакты с будущими контрагентами;
- разработка основных условий;
- подготовка бланков договорной документации;
- составление планов проведения договорной кампании
- и др.
Первые два пункта подготовительной стадии реализуются, как правило, путем переговоров с контрагентами. Именно переговоры определяют суть договорных отношений, от них многое зависит. Сам процесс переговоров - дело психологически очень трудное. Вот почему в западных компаниях не только для облегчения труда переговорщиков, но и прежде всего для достижения нужного эффекта от переговоров составляется специальная внутренняя инструкция (корпоративный акт), своего рода перечень "ценных указаний" для ведения переговоров*(34).
В частности, в ней рекомендуется сотрудникам:
- вести переговоры целенаправленно, сухо, динамично, гибко ("нет" менять на "да, но...");
- в ходе переговоров приглашать партнеров на обед или ужин (на дом - только при тесных контактах плюс при наличии симпатии). Если сотрудник сам принимает приглашение прийти на домашний ужин, для хозяйки дома следует непременно приобрести цветы, сувенир и т.п.
Оценка оснований заключения договоров
Главный вопрос, который должна решить организация, - заключать или не заключать договор. Оценка базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация. Однако ее право выбирать контрагентов по договору на основе своего усмотрения нельзя абсолютизировать. Если принимается решение об отказе от заключения договора при наличии предварительного договора или договора о намерениях, у организации возникает обязанность аргументировать свой отказ, причем сделать это нужно до того, как предполагаемый контрагент совершит определенные действия, связанные с материальными затратами.
Оформление договорных отношений
Заключение договоров может включать в себя следующие этапы:
1) работа над проектами договоров;
2) урегулирование разногласий;
3) конкретизация содержания заключенных договоров;
4) изменение или расторжение договоров.
Проекты договоров, как правило, разрабатываются службой, ответственной за ведение договорной работы. Результаты фиксируются в документах, выполненных в виде проекта договора, протокола разногласий или другой договорной документации. Эти документы подлежат всестороннему рассмотрению службами, отвечающими за участки работы, связанные с техническим, производственным, материальным, финансовым и правовым обеспечением исполнения договоров. Традиционная форма проверки соответствия проектов договорной документации интересам предприятия - визирование.
Разработанные проекты договорных документов подлежат рассмотрению и подписанию руководителем или другими должностными лицами, уполномоченными на заключение договора от имени предприятия.
Информация о содержании достигнутого соглашения (воле сторон) фиксируется традиционными способами (язык, специальные термины, таблицы для формулирования отдельных договорных условий). То, что касается формы соглашения, то здесь используется как бумажная, так и электронная. Бумажный документ до сих пор остается одним из необходимых носителей достигнутого соглашения. То, что касается ведения учета исполнения договоров, то здесь компьютер незаменим.
Составленный проект договора передается контрагенту. Во многих случаях содержание договора вызывает возражения контрагента, и тогда требуется применение процедуры разрешения разногласий. Работа, связанная с урегулированием разногласий, во многом сходна с работой над проектом договора: в обоих случаях стоит задача отыскать вариант, приемлемый для сторон и отвечающий их законным интересам.
Доведение содержания договоров до исполнителей
На практике распространены следующие формы такой информации:
- непосредственное ознакомление заинтересованных лиц с договорной документацией, что обычно удостоверяется их подписью;
- передача подразделениям выписок из договоров (копий договорных документов);
- издание специально составленных документов, содержащих систематизированную информацию об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.д.).
Нарушение порядка доведения договорной информации до исполнителей должно рассматриваться как серьезное дисциплинарное нарушение, влекущее применение мер ответственности.
Контроль над исполнением договоров
Эта деятельность направлена на поддержание соответствия работы организации задачам достижения конечных результатов производства, установленным в договорах. Осуществляется она путем сравнения данных об условиях договоров с данными о ходе производства. Контроль может быть периодическим (за декаду, месяц, квартал и т.д.), выборочным, сплошным, постоянным. Применение электронной техники позволяет наладить точный и постоянный контроль над процессом выполнения договорных обязательств.
Оценка результатов исполнения договоров
Ее содержание составляют:
- определение результатов исполнения договоров путем сравнения предусмотренных в договоре показателей с фактически достигнутыми;
- анализ результатов исполнения с точки зрения возможности применения мер стимулирования или, возможно, санкций;
- разработка мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров, устранение причин их нарушения.
По итогам оценки результатов исполнения обязательств к сотрудникам могут применяться меры поощрения или санкции, а также разрабатываются мероприятия, направленные на устранение недостатков в организации производства, повышение уровня исполнительской дисциплины, предъявляются претензии к неисправным контрагентам.
Описанные выше стадии договорной работы лучше зафиксировать в корпоративном акте, поскольку работники могут меняться. Правила же составления столь важных юридических документов, каковыми являются договоры, которые себя оправдали, должны оставаться и незыблемо выполняться.