Файл: Лабораторная работа Создание и редактирование таблиц базы данных Цель работы.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 21
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Лабораторная работа № 1. Создание и редактирование таблиц базы данных
Цель работы: Приобрести навыки создания и редактирования таблиц базы данных в различных режимах работы MS Access.
PS: Если нет MicrosoftOffice на вашем компьютере, то рекомендуется использовать LibreOffice
Теория
Система управления базами данных (СУБД) Access позволяет хранить большие массивы данных в определенном формате, обрабатывать их и представлять в виде в удобном для пользователей. Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, можно создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью «полноценных» языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.
1 Работа с мастерами
Мастер (Wizard) — специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа помогает пользователю за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без ее применения может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства со стороны пользователя. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.
2 Структура таблицы и типы данных
Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми привык работать пользователь на бумаге, - она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т. п. При разработке структуры таблицы необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, их типы и размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, какого типа данные будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены типы данных Access и их краткое описание (таблица 1).
Таблица 1– Типы данных Access и их описание
| Тип данных | Описание |
| Текстовый | Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов (до 255 знаков) |
| Числовой | Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов |
| Дата/время | Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно |
| Денежный | Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части |
| Поле MEMO | Для хранения комментариев; до 65535 символов |
| Счетчик | Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя |
| Логический | Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/ Нет) |
| Поле объекта OLE | Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access |
| Гиперссылка | Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу ( в формате пути UNC) или к странице ( адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управленя, выполните команду Вставка, Гипперссылка |
| Мастер подстановок | Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля |
3 Способы создания структур таблиц
В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:
-
использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных; -
мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или рецепты; -
ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат; -
определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом. Однако для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если ввести букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные.
Для всех типов полей (кроме типов «Счетчик» и поле «объекта OLE») можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку «Общие», перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью «Построителя выражений».
Рекомендуется использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр «Значение по умолчанию» (находится также на вкладке «Общие»). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые различаются. Например, должность большинства преподавателей - доцент.
Если ввести это слово в строку параметра «Значение по умолчанию», то все ячейки поля «Должность» примут значение «Доцент» и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.
Для каждого типа данных (кроме типа данных «Счетчик») предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока неизвестны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе.
4 Сортировка данных
Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности, например, в таблице «Преподаватели» записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей.
Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню «Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию)») позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Современные СУБД, такие, как Access, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а
также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.
5 Фильтрация данных
Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.
Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок «Фильтр по выделенному» или «Изменить фильтр» (команда меню «Записи, Фильтр, Изменить фильтр»). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке «Применить фильтр» будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню «Записи, Фильтр, Расширенный фильтр».
Порядок выполнения работы:
В процессе выполнения данной лабораторной работы необходимо создать таблицу Студент, которая должна содержать следующие поля: Номер, ФИО, Дата рождения, Домашний адрес, Телефон, Пол, Факультет, Группа, Размер стипендии, Военнообязанный, Средний балл.
Задание 1. Создание новой таблицы в режиме таблицы. Данный режим позволяет пользователю создать таблицу, не определяя предварительно ее структуру. После выбора режима открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные. При сохранении MS Access автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю таблицы.
Задание 2. Создание новой таблицы с помощью Мастера таблиц. В этом режиме автоматически создается новая таблица по одному из шаблонов, хранимых в MS Access. Каждая таблица шаблона содержит набор полей, из которых можно выбрать необходимые поля для конкретной таблицы. Включаемые в таблицу поля при необходимости могут быть переименованы.
Задание 3. Создание новой таблицы в режиме конструктора. В этом режиме создание таблицы начинается с определения ее структуры. Режим конструктора позволяет самостоятельно указывать параметры всех элементов структуры таблицы.
Задание 4. Изменение параметров представления таблицы. Откройте базу данных Университет, созданную ранее, и проведите следующие изменения параметров таблицы Студент:
-
Измените ширину столбцов. Для этого установите указатель мыши на линию, разделяющую названия столбцов (курсор превращается в планочку со стрелками), и перетащите границу на нужное расстояние. Можно удалить столбец с экрана, совместив, таким образом, его правую и левую границы, -
Переместите столбец Пол в конец таблицы. Для этого поместите указатель мыши на заголовок столбца так, чтобы он принял вид вертикальной стрелки и, не отпуская клавишу, перетащите столбец на новое место. Восстановите исходный порядок расположения полей. -
Закрепите первые два столбца таблицы на экране, воспользовавшись соответствующей командой меню Формат. -
Скройте столбец Военнообязанный командой Скрыть столбцы изменю Формат. -
Отобразите скрытый столбец на экране.
Задание 5. Редактирование данных. Проведите редактирование данных в полях таблицы:
-
Отредактируйте данные в столбце ФИО. Для этого сделайте столбец текущим и выберите команду Замена меню Правка. Образец поиска и замены выберите произвольно. Внимательно проанализируйте и правильно задайте условия поиска. -
Отредактируйте данные в столбце Размер стипендии произвольным образом.
Сортировка_записей_таблицы'>Задание 6. Сортировка записей таблицы. Проведите сортировку записей таблицы:
-
Отсортируйте данные по значению поля ФИО в порядке убывания, щелкнув по кнопке Сортировка(курсор при этом должен находиться в поле сортировки). Отмените сортировку командой изменю Записи. Сортировку можно выполнить также командой Сортировка изменю Записи. -
Отсортируйте записи таблицы по двум полям. В качестве первого ключа сортировки выберите столбец Факультет, в качестве второго ключа - поле ФИО. Сортировка по нескольким полям выполняется с помощью расширенного фильтра меню Записи►Фильтр►Расширенный фильтр. В появившемся окне диалога выберите из списка имена полей и порядок сортировки. Щелкните на панели инструментов кнопку Применение фильтра и проанализируйте результаты.