Заключение и выводы

    Все перечисленные способы интеграции в различной степени влияют на эффективность системы управления. Но, проявляясь в реальных системах, они позволяют строить сложные функциональные структуры управления. Эти структуры состоят из большого количества связанных между собой функций управления. Разрывы интеграционных связей, выпадение необходимых функциональностей или их слабая реализация снижают эффективность управления, поскольку создают в ней “узкие места”, “тупики”, приводят к решению задач на основе неточной и/или неполной информации, снижают качество решении и т. п. Поэтому при проектировании и эксплуатации системы вопросам интеграции должно уделяться первостепенное внимание.

    Выводы:

    Интеграция КИИСУП на базе ERP, MES и других технологий является особенностью и главным достижением современного состояния систем управления предприятиями. Она заключается в согласованном во времени и пространстве выполнении всех элементов процесса управления.

    Интеграция как необходимый элемент организации управления, всегда прекрасно осознавалась, но её реализация стала возможной только на базе компьютеризации.

    Интеграция в системах КИИСУП проявляется многими способами, в том числе в виде объединения в единое целое таких элементов производственных систем и производственных процессов, как:

• 
  систем ERP и CAD/CAM/CAE;
  
• 
  ERP, МЕS и других подсистем с внешней средой;
  
• 
  подсистем КИИСУП между собой;
  
• 
  подразделений предприятия;
  
• 
  стадий производственного процесса - от заготовительной до сборочной;
  
• 
  материальных ресурсов;
  
• 
  элементарных процессов, составляющих единый производственный процесс;
  
• 
  функций управления.
  

    Фундаментальной особенностью современного этапа развития интеграции является применение BPMS в качестве универсального интегрирующего решения, обеспечивающего новый качественный уровень развития КИИСУП.

    В практике работы предприятий интеграция КИИСУП приводит к размыванию границ между элементами производственных систем, более полному и всестороннему обоснованию управленческих решений, повышению профессиональных качеств управленцев.

  2 Системы электронного документооборота

    2.1 Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)

    Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно

---

документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

    Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ.

    Методика исследования и анализа автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

1. 
   Подготовительный этап
   

• 
  Выбрать системы для исследования;
  
• 
  Получить демо-версии систем;
  
• 
  Получить коммерческие предложения от разработчиков на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчёта 30 автоматизированных рабочих мест (АРМ) системы;
  
• 
  Оценить функциональную полноту систем на основе данных тестирования;
  

    Анализ систем проводится по следующим параметрам:

• 
  Функциональная полнота (функциональные достоинства и недоработки, отсутствие значимых функциональных блоков);
  
• 
  Используемая платформа;
  
• 
  Используемые технологии;
  
• 
  Отличительные особенности систем;
  
• 
  Оценка работоспособности технической службы разработчика;
  
• 
  Стоимость внедрения и поддержки выбранных систем документооборота;
  

    Задачи:

    Определить к какому классу относится система (готовое решение (“коробочное”) / полузаказная (“конструктор”);

    Выявить особенности работы с системой:

• 
  требуется или нет специалист для внедрения и настройки системы;
  
• 
  ориентирована ли система на максимально быстрое внедрение и поддержку сложившихся бизнес-процессов организации в том виде, в котором они действуют в организации;
  

---

    Оценить, существует ли перспектива развития системы:

• 
  наличие дополнительных модулей;
  
• 
  частота обновления системы;
  
• 
  возможность интеграции системы с другими продуктами;
  

    Оценить работу службы технической поддержки разработчиков через Интернет-сайт разработчиков, электронную почту.

    Установка и тестирование систем:

    Установка программного обеспечения (ПО, клиентская и серверная часть) систем осуществляется в соответствии с документацией, прилагаемой к системе и может содержать следующие действия:

1. 
   Установка ПО системы и настройка в соответствии с инструкцией по установке системы;
   
2. 
   Создание учётной записи пользователя;
   
3. 
   Регистрация организации;
   
4. 
   Создание структурных подразделений;
   
5. 
   Регистрация пользователей;
   
6. 
   Назначение прав пользователям;
   

    В зависимости от функциональных особенностей систем, данный список может дополняться следующими настройками:

7. 
   Создание ролей;
   
8. 
   Создание маршрутов;
   
9. 
   Создание хранилищ данных;
   
10. 
    Создание техпроцессов;
    
11. 
    Создание РК;
    
12. 
    Формирование и печать сложных отчётных форм;
    
13. 
    Другое
    

    Структура предприятия:

    1 Руководство:

• 
  Генеральный директор
  
• 
  Заместитель генерального директора
  

    2 Управление делами:

• 
  Секретарь-референт
  

    3 Отдел контроля

• 
  Контролер
  

    4 Отдел маркетинга:

• 
  руководитель отдела маркетинга
  
• 
  менеджер отдела маркетинга
  
• 
  менеджер отдела маркетинга
  

    5 Отдел продаж:

• 
  руководитель отдела продаж
  

    6 Технический отдел:

• 
  руководитель технического отдела
  

    7 Бухгалтерия:

• 
  главный бухгалтер
  

    8 Отдел кадров

• 
  руководитель отдела кадров
  

    9 Юридический отдел

• 
  главный юрист
  
• 
  помощник юриста
  

    10 IT-отдел

• 
  системный администратор
  

    11 Архив

• 
  руководитель архивной службы
  

    В соответствии с должностью сотрудником присваиваются следующие права:

• 
  Регистратор;
  
• 
  Руководитель;
  
• 
  Исполнитель;
  
• 
  Ответственный исполнитель;
  
• 
  Контролер;
  

    Этапы обработки документов

• 
  Регистрация документа (создание электронных РК)
  
• 
  Заполнение РК документа;
  
• 
  Присоединение файлов;
  
• 
  Создание связок;
  
• 
  Наложение на документ резолюции
  
  • 
    указание автора резолюции
    
  • 
    назначение исполнителей документа
    
  • 
    назначение контролера по документу
    
  • 
    назначение срока исполнения документа
    
  • 
    постановка документа на контроль;
    
• 
  Исполнения документов
  
  • 
    Рассылка документов исполнителям (задание маршрута обработки документа);
    

---

• 
  Исполнение резолюций по документу;
  
• 
  Снятие документа с контроля;
  

• 
  Получение формируемых системой стандартных отчётов о степени исполнения документов
  
• 
  Поиск документов;
  
  • 
    реквизитный поиск
    
  • 
    поиск по форме
    
  • 
    полнотекстовой поиск
    
• 
  Рассылка исходящих документов
  
• 
  Списание документа в дело
  

    Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:

• 
  Входящие документы (поступившие из внешних организаций, письма и обращения граждан);
  
• 
  Исходящие документы;
  
• 
  Внутренние документы.
  

    Маршрут входящего документа:

• 
  Первичная обработка;
  
• 
  Регистрация;
  
• 
  Рассмотрение руководством и выдача резолюции;
  
• 
  Ознакомление в структурном подразделение или исполнение;
  
• 
  Постановка на контроль документа, контроль за исполнением документов;
  
• 
  Отслеживание хода исполнения;
  
• 
  Составление отчётов об исполнительской дисциплине;
  
• 
  Принятие решения по исполненному документу;
  
• 
  Снятие исполненных документов с контроля;
  
• 
  Списание дел в архив
  

    Маршрут исходящего документа

• 
  Разработка проекта документа в структурном подразделении;
  
• 
  Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
  
• 
  Утверждение документа руководством;
  
• 
  Регистрация документа;
  
• 
  Рассылка исходящего документа.
  

    Маршрут внутреннего документа

• 
  Подготовка проекта внутреннего документа;
  
• 
  Обеспечение согласования документа;
  
• 
  Утверждение;
  
• 
  Регистрация;
  
• 
  Рассылка по подразделениям;
  
• 
  Контроль исполнения документа;
  
• 
  Списание дел в архив.
  

2.2 Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

    САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. С ростом предприятия, а, следовательно, и численности его персонала

---

, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. За счёт улучшения ведения делопроизводства и ускорения документооборота происходит рост эффективности управления в организации и, как показывает практика, сокращение затрат на хранение, тиражирование, передачу документов. То, что системы САДЭД востребованы, очевидно. Но, в связи с разнообразным предложением на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать, чем они отличаются друг от друга, и необходимость классификации этих систем. Системы, классифицированные по ряду критериев: по функционалу, производителю, используемым технологиям и пр., позволяют разобраться в этом многообразии и подобрать наиболее подходящую систему для конкретной организации.

    Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.

    Рынок СЭД начал формироваться около 20 лет назад. На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Всего же в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

    В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок СЭД будет переживать довольно быстрый рост (около 100 % в год), но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение, впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным, чем в 2003-2005 годах (около 60 % в год). Те потенциальные пользователи СЭД, которые на данном этапе сомневаются в целесообразности автоматизации, должны обеспечить рост рынка в течение этих двух лет на уровне 90-130 %. В дальнейшем темп роста несколько замедлится в связи с первичным насыщением рынка.

    Хотя ситуация на данном рынке обладает очень высокой динамикой, текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных производителей систем управления документами и бизнес-процессами.

    На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

1. 
   Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.)
   
2. 
   Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании “Интер-Траст”, “БОСС-Референт” разработка фирмы “Ай-Ти” (в настоящий момент принадлежит дочерней компании “Аплана”), “Эскадо” от “Интерпроком ЛАН”, “Золушка” Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.).
   
3. 
   Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД (“ДЕЛО” компании “Электронные офисные системы”, LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний “Оптима” (UpScale Soft), “Кодекс” Центра компьютерных разработок, Гран Док компании Гранит, DocsVision от одноименной компании “DocsVision” и др.)
   

---

Смотрите также файлы

• Тестовые задания Управление социальным развитием персонала.doc

• Практическое задание к Разделу 1 По дисциплине Английский язык.docx

• 1. Предмет, метод и задачи статистики. Основные понятия статистической науки статистическая совокупность и их признаки, статистический показатель. Статистическая закономерность и обобщающие статистические показатели. Система показателей.doc

• Доходы банка.docx

• Выносливость.docx