ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 400
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
К сожалению, следует отметить, что в целом уровень подготовки персонала во многих российских компаниях довольно низок, многие сотрудники работают только в офисных приложениях и программах-почтовых клиентах, при этом уровень понимания самих программ также чрезвычайно низок. Введение новых продуктов очень часто связано с непониманием возможностей данной системы, и нежеланием принять что-либо новое, что может сорвать всю работу системы.
Особенно остро этот вопрос стоит в государственных и муниципальных органах власти. В них уровень компьютерной грамотности нередко еще ниже, чем во многих частных компаниях. А ведь именно государственные и муниципальные структуры власти являются одними из главных потребителей СЭД. Довольно часто в этих органах в приказном порядке внедряются различные системы, при этом руководство очень редко задумывается об обучении персонала. Все это приводит к тому, что, к сожалению, зачастую внедрения СЭД в государственных органах оказывались неудачными, то есть системы существуют, но они не применяются. Подобное развитие не может не отпугивать представителей власти, которые видят, что потраченные деньги не приносят никакой пользы, и это тормозит внедрение различных систем электронного документооборота.
Впрочем, довольно часто в государственных и муниципальных органах власти сами руководители не предпринимают никаких шагов для внедрения и использования СЭД, так как не видят в этом своей заинтересованности. В государственных и муниципальных органах власти удачность внедрения зависит во многом от воли руководства. Так, все удачные внедрения СЭД в органах госвласти были осуществлены благодаря активному участию руководства.
В коммерческих организациях внедрение СЭД проходит проще за счёт того, что руководство рискует деньгами компании. Поэтому при внедрении персонал обычно обучается.
Но при этом возникает проблема собственно руководства компании. В отечественной практике высший менеджмент компании чаще всего осуществляет работу с документами через секретарей, именно секретари проводят регистрацию и фильтрацию документации. При внедрении СЭД руководители компании остаются фактически один на один со всем потоком документов, впрочем, следует отметить, что в большинстве случаев эта проблема решается за счёт того, что секретари выполняют свою работу, а руководство работает с печатными документами.
Отсутствие знаний в области современных методологий управления компаниями у руководства компании может свести “на нет” эффект от внедрения СЭД.
Еще одной проблемой, которая довольно часто возникает в крупных компаниях и государственных и муниципальных структурах, является квалификация делопроизводителей. Следует отметить, что в крупных компаниях и госорганизациях делопроизводители обучались в основном еще в советские времена и привыкли работать по советским стандартам на бумажных носителях. При этом со своими обязанностями они справляются неплохо и часто просто не понимают, зачем менять устоявшуюся систему.
Делопроизводители, на мнения которых руководство компании часто опирается при выборе СЭД, пытаются внедрить свои понятия в электронную систему. Так, при введении одной СЭД делопроизводитель пытался выяснить, как система будет работать с нумератором. Сложность состоит также и в том, что делопроизводители боятся потерять свое место, боятся, что “их заменят кнопкой”. Но практика показывает, что при внедрении СЭД число делопроизводителей, как это ни парадоксально, может не уменьшиться, а увеличиться.
Подобная проблема реже возникает в средних и малых компаниях, делопроизводители в которых обычно прошли обучение уже в 1990-е гг. и поэтому более лояльно относятся к внедрению новых электронных систем.
Такие проблемы с персоналом могут быть решены несколькими путями. Первый, самый эффективный, но наиболее затратный - это постоянное и полное обучение персонала во время внедрения. При этом обучение лучше проводить вместе с пилотным проектом.
Пилотный проект - еще одна возможность решить проблему персонала. При внедрении пилотного проекта персонал может постепенно, а не сразу перейти к работе в СЭД, что позволит увеличить отдачу от использования ИТ-технологий.
Еще одной возможностью преодоления сопротивления персонала является создание системы мотивации. При этом система мотивации может быть применена как к персоналу в целом, так и к руководству компании. Руководство компании должно мотивироваться или вышестоящими структурами, например, в госорганах это могут быть высокопоставленные чиновники или общефедеральные конкурсы, или собственно системными интеграторами.
Поможет во внедрении СЭД и интеграция клиентских приложений с известными программными продуктами, которые пользователи уже освоили, им нет необходимости проходить длительные и дорогие тренинги. Так возможно создание клиента на основе MS Outlook.
Следует отметить, что постепенно уровень компьютерной грамотности повышается, что будет способствовать все большему применению ИТ-технологий и, соответственно, СЭД.
2.3.3 Технический фактор
Серьезным препятствием для распространения средств автоматизации документооборота является отсутствие устойчивых каналов передачи данных для территориально-распределенных организаций. Эта проблема все еще характерна для регионов. Невозможность регулярной синхронизации данных в таких организациях, своевременного движения документов в цепочке документооборота, делает бессмысленным и даже вредным попытки внедрения СЭД.
Еще одним препятствием можно назвать, на первый взгляд, парадоксальный факт - внедрение систем управления предприятием ERP-класса. Сами по себе такие системы не содержат какого-то развитого функционала управления документооборотом, а установка дополнительной системы автоматизации сопряжена, зачастую, с необходимостью обновления компьютерного парка организации.
2.3.4 Реклама СЭД
Главным фактором, тормозящим развитие СЭД, практическое отсутствие рекламы сути и возможностей СЭД.
Пользователи в целом мало знакомы с возможностями СЭД, экспресс-опрос среди нескольких десятков компаний из различных секторов экономики, относящихся в основном к среднему бизнесу, или бизнес которых приближается к определению “крупного”, показал, что далеко не все имеют представление о возможностях электронного документооборота. Сами представители компаний определили свой уровень знаний о СЭД как низкий. Как следствие, недооценка руководителями компаний эффекта от внедрения СЭД.
Но при этом практически все представители компаний хотели бы получить более точную и полную информацию о возможностях СЭД.
Такой результат показывает, что системные интеграторы и компании-производители плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ внедрения СЭД. Это приводит к тому, что часто сами клиенты, даже если и хотят внедрить в своей организации СЭД, плохо представляют возможности данной системы.
Такая слабая информированность о возможностях СЭД происходит потому, что сами ИТ-компании в России воспринимают траты на продвижение своих продуктов и решений как неизбежное зло, которое только отнимает деньги и время. Конечно, есть исключения, но в целом ИТ-компании не желают тратить свои деньги на рекламу и PR. Такое положение дел не может не влиять отрицательно на рынок СЭД в целом.
Компаниям, системным интеграторам стоит более активно продвигать свои решения за счёт проведения рекламных компаний, семинаров, конференций и т.д. По сути, компания, которая сможет провести целостную рекламную компанию на неокончательно сформировавшемся рынке, получит существенные конкурентные преимущества и завоюет значительную часть рынка.
Мощная разъяснительная и рекламная компания поможет также и самим потребителям лучше ориентироваться, в сущности, и возможностях электронного документооборота.
Как уже отмечалось в отчёте, конкуренция между производителями на рынке СЭД пока не значительная. Ряд успешных компаний, которые имеют возможность рекламировать свою продукцию, прогрессивность и удобство ЭД, не ощущают пока в этом острой необходимости. Вероятно, массированные рекламные компании систем СЭД - дело будущего.
К сожалению, следует отметить, что в целом уровень рекламного и PR-обеспечения в ИТ-отрасли низок по сравнению с другими отраслями российской экономики. В целом уровень менеджеров, отвечающих за PR и рекламу, также ниже чем, например в ТЭК или телекоммуникациях, или торговле. Как уже говорилось, это связано с явной экономией на рекламном продвижении бизнеса, но в последнее время стала наблюдаться тенденция к улучшению. Некоторые лидеры ИТ-рынка стали вкладывать средства в рекламные проекты, и можно ожидать, что через один - два года ситуация с информированием клиентов резко изменится в лучшую сторону.
К проблемам рекламы можно отнести проблемы создания и поддержания каналов продаж. К сожалению, многие ИТ-компании не имеют пока стабильных и выверенных каналов продаж, но ситуация постепенно начинает меняться в лучшую сторону.
2.3.5 Структура компаний-потребителей
Трудностью при внедрении СЭД является организационная нестабильность потребителей. Документооборот формализует деятельность предприятия, делает её более предсказуемой и стабильной, но в российских условиях предприятия довольно часто меняют свою структуру, что влечет за собой и смену схемы документооборота. Но в последнее время с общим объёмом российской экономики российские компании постепенно стараются формализовать свою структуру.
Существование в российской экономике двух управленческих моделей ведения бизнеса, отечественной и западной, существенно затрудняет внедрение систем автоматизации, ориентированных на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения западных продуктов в компаниях с вертикальной моделью обычно приводит к необходимости серьезного реинжиниринга бизнес-процессов компании.
Также проблематично и то, что сам документооборот в компаниях часто не формализован, отсутствуют четкие регламенты. Так, например, в одной крупной нефтяной компании при внедрении СЭД было посчитано, что необходимо более 800 регламентов прохождения документов, а на момент предварительного внедрения имелось не более 200.
Проблема неформализованного документооборота решается путем оказания консалтинговых услуг, что, конечно, увеличивает стоимость внедрения СЭД и это может отпугнуть покупателей. Но, нужно учитывать, что само внедрение СЭД и создание формализованного документооборота только повысит управляемость предприятия, таким образом, деньги, вложенные в консалтинг на внедрении СЭД, являются инвестициями в развитие и формализацию бизнеса, а не только во внедрение некоей ИТ-технологии.
Внедрение электронного документооборота делает работу каждого сотрудника прозрачной и легкой для контроля со стороны руководства. А, как показывает практика, довольно часто бывает, что сами работники не заинтересованы в подобном контроле, особенно такое случается, как это не парадоксально, в государственных и муниципальных организациях. Чиновники не заинтересованы в полном контроле над своими действиями, впрочем, такая ситуация характерна и для некоторых российских коммерческих предприятий.
Таким образом, сама деятельность предприятия при внедрении СЭД становится фактически прозрачной для высшего менеджмента.
Подобные изменения на предприятиях и в государственных, и муниципальных органах власти могут в целом повысить уровень управляемости и прозрачности, как в экономике, так и в государственном управлении. Все эти изменения имеют смысл только в том случае, если сами руководители хотят достигнуть подобных результатов.
Впрочем, уровень управляемости и прозрачности российских предприятий зависит в целом от уровня развития и открытости экономики. Но внедрение систем электронного документооборота может помочь как улучшению структур управления, открытости экономики, так и улучшению государственного и муниципального управления.
2.3.6 Уровень понимания задач СЭД
Как отмечают многие системные интеграторы и производители систем электронного документооборота, очень часто они сталкиваются с непониманием того, что собственно должны делать СЭД. Данная проблема имеет отношение к тому, что ИТ-компании слабо информируют о возможностях СЭД и пока руководство многих компаний само точно не понимает, что оно хочет получить от внедрения СЭД. Также это связано и с тем, что в России нет собственно точных определений электронного документооборота.