Файл: Методичка MS Excel(2011).doc

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕПАРТАМЕНТ НАУЧНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ И ОБРАЗОВАНИЯ

ФГОУ ВПО «ТВЕРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ

АКАДЕМИЯ»

Кафедра вычислительной техники и моделирования агросистем

ИНФОРМАТИКА

«ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА MS EXCEL»

(MS Office XP)

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

для выполнения лабораторных работ

для студентов экономического факультета

очной и заочной форм обучения

Тверь-2011

Автор: ст.преподаватель кафедры ВТ и МАС Смирнова Л.В.

Рецензент: д. э. н., профессор кафедры бухгалтерского учета,

финансов, АЭД и аудита Гришин А.Ф.

Методические указания обсуждены на заседании кафедры

ВТ и МАС

24 декабря 2010 г., протокол N5

Рассмотрены и утверждены на методической комиссии экономического факультета

16 февраля 2011 г., протокол N6

Содержание

Введение..........................................................................................................................5

1. Лабораторная работа N1. Ввод и редактирование информации.

Сохранение таблицы в файле.

1.1. Назначение и запуск программы MS Excel….......................................................6

1.2. Содержание окна MS Excel.....................................................................................7

1.3. Структура рабочей области и элементы ЭТ…………………..............................8

1.4. Ввод и редактирование информации в ячейках ЭТ…........................................10

1.5. Основные виды информации…………………………………………………….10

1.6. Изменение ширины столбцов и высоты строк…………………………………11

1.7. Команды Файл→ (Создать…, Открыть…, Закрыть, Сохранить,

Сохранить как…)...................................................................................................12

1.8. Практическое задание для выполнения на ПК....................................................14

2. Лабораторная работа N2. Вызов таблицы из файла. Работа с буфером обмена. Вставка и удаление строк и столбцов.

2.1. Способы выделения блока (диапазона ячеек)…………………………………..15

2.2. Центрирование заголовка и оформление таблицы..............................................16

2.3. Способы копирования и перемещения ячеек …….............................................17

2.4. Вставка пустых строк и столбцов….....................................................................18

2.5. Удаление строк и столбцов……............................................................................18

2.6. Работа с несколькими книгами………………………………………………….18

2.7. Практическое задание для выполнения на ПК....................................................19

3. Лабораторная работа N3. Связь между ячейками разных листов. Использование встроенных функций.

3.1. Изменение формата ячейки…..............................................................................20

3.2. Методы адресации……………………………………………………………….21

3.3. Обращение к встроенным функциям……………………………………………22

3.4. Создание итоговой строки……………………………………………………….23

3.5. Функция СУММЕСЛИ..........................................................................................24

3.6. Установление связи между ячейками разных листов………............................24

3.7. Практическое задание для выполнения на ПК...................................................25

---

4. Лабораторная работа N4. Построение графиков и диаграмм по данным таблицы.

4.1 Вызов Мастера диаграмм…………………..........................................................27

4.2. Выбор типа диаграммы (Шаг 1)………………………………………………. .28

4.3. Источник данных диаграммы (Шаг 2)………………………………………….28

4.4. Параметры диаграммы (Шаг 3)………………………………………………....29

4.5. Размещение диаграммы (Шаг 4)………………………………………………...29

4.6. Изменение параметров диаграммы (графика)………………………………….30

4.7. Практическое задание для выполнения на ПК....................................................30

5. Лабораторная работа N5. Работа с таблицей как с базой данных. Выполнение статистических расчетов по данным таблицы.

5.1. Понятие базы данных (БД)……………................................................................34

5.2. Сортировка записей БД……………......................................................................35

5.3. Поиск, изменение, добавление и удаление записей в БД...................................36

5.4. Статистические расчеты……………………………............................................36

5.5. Практическое задание для выполнения на ПК....................................................37

Контрольные вопросы................................................................................................39

Список рекомендуемой литературы........................................................................42

Введение

Методические указания содержат перечень лабораторных работ (N1-N5) по теме "Электронная таблица MS Excel", выполняемых студентами экономического факультета в рамках аудиторных лабораторных занятий согласно составленной на кафедре рабочей программе по дисциплине "Информатика".

Каждая лабораторная работа содержит краткое изложение теоретических вопросов по указанной теме, а так же практическое задание для самостоятельного выполнения студентами на ПК во время занятий в компьютерном классе.

Перед выполнением практического задания студент должен вначале ознакомиться с теоретическим материалом по данным методическим указаниям (по теме лабораторной работы), либо (по желанию) использовать для этого дополнительную литературу, рекомендуемую в конце методических указаний.

В процессе выполнения практических заданий по лабораторным работам студент имеет возможность по мере необходимости консультироваться у преподавателя. Студентам следует внимательно читать пункты задания, выполнять их последовательно и стараться продумать свои действия перед их выполнением. При возникновении неясных студенту ситуаций, возникших вследствие его неправильных действий, либо сбоев в работе программных или технических средств, следует немедленно сообщить об этом преподавателю.

По окончании выполнения практического задания лабораторной работы студент должен обязательно предъявить полученные результаты преподавателю для проверки. После выполнения всех 5-ти лабораторных работ проводится зачётное занятие по всей теме, которое включает в себя контрольное задание для выполнения на ПК (на оценку) и письменный опрос по теории (также с оценкой). Примерные контрольные вопросы по всем лабораторным работам приводятся в конце методических указаний.

---

Лабораторная работа N1

Ввод и редактирование информации. Сохранение таблицы в файле

1.1. Назначение и запуск программы MS Excel

Программа MS Excel относится к электронным таблицам (ЭТ), которые, в свою очередь, при классификации программного обеспечения относят к группе прикладных программ. Последние версии MS Excel включены в состав пакета MS Office (MS Office 2000, MS Office XP и др.).

Электронными таблицами называют программы, предназначенные для математической обработки больших таблиц чисел. В этом заключается их основное назначение. Тем не менее, большинство ЭТ предоставляют пользователю целый ряд дополнительных возможностей:

– обработку текстовой информации,

– построение графиков и диаграмм по данным таблицы,

– выполнение статистических расчетов (анализа) по данным таблицы,

– обработку таблицы как базы данных и др.

Современные ЭТ позволяют не только создавать и редактировать табличные документы, но и записывать их на хранение во внешнюю память ПК (на диск), вызывать таблицы из внешней памяти (с диска) для внесения изменений, задавать печать табличного документа на бумагу (через принтер) и многое другое. При чём пользователь имеет возможность работать сразу с несколькими табличными документами.

Запуск программы MS Excel можно выполнять стандартным способом, т.е. как и другие установленные программы, с помощью кнопки ПУСК→ Программы→Microsoft Excel (ПУСК→ Все программы→Microsoft Excel). Быстрее запустить MS Excel можно двойным щелчком по его программному ярлыку на Рабочем Столе (при наличии данного ярлыка). Если таблица уже была сохранена в файле, то для продолжения работы с этой таблицей удобно использовать неявный запуск: следует сделать двойной щелчок по значку табличного документа – произойдёт запуск MS Excel и загрузка данного документа в рабочую область окна.

1.2. Содержание окна MS Excel

Окно MS Excel, как окно Windows-приложения, имеет стандартную структуру, включая особенности, присущие только электронным таблицам (рис.1).

В верхней строке окна – строке заголовка содержится название программы (Microsoft Excel), а также имя открытого документа или файла (происходит слияние заголовков первичного (программного) окна и вторичного окна (окна документа)).

В следующей строке, как правило, располагается строка меню, содержащая команды основного программного меню. После выбора какой-либо команды меню (щелчка по ней) появляется её содержание, т.е. следующее меню для выбора, которое может иметь сокращённый вид. В этом случае оно заканчивается пунктом раскрытия расширенного меню - элементом в виде двойной галочки. После выбора данного пункта содержание меню отображается полностью.

Рис.1. Структура окна программы MS Excel

В MS Excel из MS Office XP кнопка-«крестик» в конце строки меню предназначена для закрытия текущего вторичного окна (окна документа), в то время как кнопка-«крестик» в конце строки заголовка будет закрывать программное (первичное) окно. В MS Excel из MS Office 2000 закрыть вторичное окно текущего табличного документа (т.е. книгу) можно только через команду ФайлЗакрыть.

---

Под строкой меню обычно располагаются панели инструментов, содержащие кнопки для быстрого выполнения часто используемых действий (происходит дублирование некоторых команд программного меню). Для получения краткой подсказки о действии кнопки, следует навести на неё указатель и подержать его там. Количество и содержание панелей инструментов зависит от пользователя, т.к. он может включать нужные или выключать ненужные панели с помощью команды Вид→Панели инструментов, а также выполнять настройку панелей, добавляя новые кнопки или удаляя ненужные (команда Сервис→ Настройка).

Ниже панелей инструментов располагается строка формул, которая, как и панели инструментов, может быть отключена с помощью команды Вид→Панели инструментов. В строке формул записан адрес текущей ячейки ЭТ, расположена кнопка быстрого вызова Мастера функций (f_x), а также отображается содержание текущей ячейки.

Под строкой формул находится основная часть окна – рабочая область. По нижнему и правому краям она окаймляется линиями прокрутки для листания видимых фрагментов таблицы в вертикальном и горизонтальном направлениях. Под рабочей областью располагается строка состояния, в которой содержится справочная информация о состоянии текущего документа.

1.3. Структура рабочей области и элементы ЭТ

Рабочая область окна представляет собой лист ЭТ и разбита на столбцы и строки. Столбцы обозначены с помощью букв английского алфавита (от A до IV – 256), а строки – номерами (до 65 536). Обозначения столбцов записаны сверху над ЭТ, а обозначения строк – слева (Рис.1).

Внизу рабочей области слева (над строкой состояния) выдаются вкладки листов, т.к. табличный документ MS Excel представляет собой книгу, состоящую из нескольких листов. При сохранении документа в файл записывается книга целиком (все листы данной книги).

Основным элементом ЭТ является ячейка, образуемая на пересечении столбца и строки и предназначенная для хранения информации. Каждая ячейка имеет свой адрес, состоящий из обозначения столбца и номера строки (но не наоборот). Например: А5 - верный адрес, 5А – неверный адрес.

Более крупным элементом ЭТ является блок (или диапазон) ячеек, представляющий собой прямоугольную область из соседних ячеек. Блоком может являться часть столбца, строки и даже одна ячейка. Адрес блока записывается как адрес верхней левой ячейки и адрес правой нижней ячейки, разделенные двоеточием. Примеры: A4:F10, A1:E1, H3:H8, G1:G1 (Рис.2).

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

---

Рис.2. Фрагмент ЭТ с блоками разной формы

Рассмотренные в примере блоки выделены по контуру и закрашены. Ячейки, из которых формируется адрес блока, закрашены на рисунке в более темный цвет.

Следует отметить, что в MS Excel предусмотрена возможность присваивания ячейкам и блокам собственных имен, которые затем могут использоваться для обращения к этим элементам вместо их стандартных адресов.

1.4. Ввод и редактирование информации в ячейках ЭТ

На текущем листе ЭТ одна из ячеек выделена (имеет жирный контур) – это текущая ячейка, доступная для ввода информации. Чтобы сделать нужную ячейку текущей, необходимо щелкнуть по ней мышью, либо перейти в нее с помощью стрелок на клавиатуре (→, ←, ↓ или ↑).

При вводе новой информации в ячейку старая информация стирается, т.е. не обязательно очищать ячейку перед вводом новой информации. Введенная в ячейку информация отображается также и в строке формул, когда данная ячейка является текущей. Завершается ввод информации нажатием клавиши Enter (либо стрелки на клавиатуре: →, ←, ↓ или ↑).

Если информация не помещается в ячейку, а справа расположены пустые ячейки, то вводимая информация может на них накладываться (визуально).

В случае, когда требуется исправить информацию, уже введенную в ячейку, необходимо включить режим редактирования. Это можно сделать разными способами.

Способы редактирования информации, записанной в ячейку ЭТ:

1) сделать ячейку текущей и нажать F2 для вызова режима редактирования,

2) сделать ячейку текущей, а затем щелкнуть в строку формул (где записано содержание текущей ячейки),

3) сделать ячейку текущей и щелкнуть еще раз по ячейке (данный способ не подходит для формул, подходит только для чисел и текста).

Для очистки ячеек необходимо их предварительно выделить (пункт 2.1), а затем нажать Delete (Del) на клавиатуре, либо использовать команду Правка→Очистить.

1.5. Основные виды информации

В программе MS Excel в ячейки ЭТ может записываться информация трех видов: текстовая информация, числовая информация, формула.

При вводе информации в ячейку ЭТ работает «правило первого символа», т.е. вид информации определяется по первому введенному символу. Например, текстовая информация может начинаться с буквы, пробела, знака препинания и пр. Числовая информация всегда записывается с цифры или знаков + или –. Формула всегда начинается со знака равно, после которого записывается выражение для расчета.

В записи выражения для формулы могут использоваться числа и знаки операций (+, –, * - умножение, / - деление, ^ - возведение в степень). В качестве переменных могут участвовать адреса ячеек. При этом при вводе формулы можно не набирать адреса ячеек, а отмечать нужные ячейки в ЭТ (их адреса будут записываться в формулу автоматически). В формулах также может происходить обращение к встроенным функциям с указанием имени функции, а затем в скобках – списка ее аргументов. Более подробно возможность использования встроенных функций будет рассмотрена в пункте 3.2 (лабораторная работа N3).

---