Файл: 1. Регистрация документов 1 Значение и задачи регистрации документов.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 106
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автором документа может выступать должностное лицо, являющееся представителем данной организации.
Справочные данные об организации объединяют:
-номера телефонов;
-почтовый адрес и прочие сведения.
Наименование изданного или составленного организацией вида документа в обязательном порядке регламентируется уставом, а также должно полностью соответствовать тем видам документов, которые предусмотрены УСОРД.[14]
Следует отметить, что наименование вида документа не указывают в письме.
Дата документа - это дата его утверждения или подписания (для протокола - дата проведения заседания). В том случае, если авторами документа выступают одновременно несколько организаций, то датой документа признают самую позднюю дата его подписания.
Регистрационный номер документа - это его порядковый номер, который подлежит заполнению индексом дела согласно номенклатуре дел по усмотрению организации.
Составленный несколькими организациями регистрационный номер документа включает в себя регистрационные номера документа всех организаций и подлежит записи через косую линию согласно порядку названия авторов в данном документе.
Ссылка на дату документа и регистрационный номер содержит ту дату документа и регистрационный номер, на который непосредственно дается ответ.
Место составления документа помещается только в том случае, если его определение по реквизитам затруднено.
Гриф ограничения доступа к документу упоминается на первом листе документа без кавычек. Кроме того, его можно дополнить сведениями, которые предусмотрены действующим законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации и государственной тайне.
В качестве адресата выступают организации, а также физические должностные лица и структурные подразделения.
Непосредственно наименование организации и наименование ее структурного подразделения подлежит указанию в именительном падеже.
В свою очередь, должность лица, которому адресован данный документ, подлежит указанию в дательном падеже.
В том случае, если документ отправляется одновременно в несколько типовых организаций, то данные организации указываются в обобщенном виде. [10]
Документ не должен включать в себя упоминание свыше четырех адресатов, а слово «копия» перед вторым и далее по порядку адресатами не упоминается. Кроме того, составляется реестр рассылки документов при большем количестве адресатов.
Гриф утверждения документа помещается в верхний правый угол документа.
Документ подлежит утверждению должностным лицом или издаваемым документом в обязательном порядке.
Текст резолюции наносится с наклоном пастой, которая отличается от основного текста документа по цвету. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.
Заголовок к тексту содержит сжатое содержание документа, которое по смыслу согласуется с наименованием вида документа. Так, заголовок отвечает на такие вопросы, как:
-о ком;
-о чем и т.п.
К тексту оформленных на бланках А5 документов заголовок можно не применять.
Текст документа подлежит составлению на национальном или русском языке согласно действующему законодательству РФ и законодательству субъектов РФ о государственных языках.
Тексты документов составляются исключительно на русском языке при направлении их в:
-организации и (или) их объединения, которые не находятся непосредственно в ведении определенного субъекта РФ или располагаются на территориях прочих субъектов РФ;
-федеральные органы государственной власти;
- органы государственной власти субъектов РФ.
Тексты документов подлежат оформлению в виде таблиц, анкет, связного текста, а также в виде комплекса перечисленных структур.
Строки и графы таблицы должны содержать заголовки, отраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки строк и граф согласуются с заголовками.
В том случае, если таблица расположена более чем на одной странице, то ее графы должны быть в обязательном порядке пронумерованы, а на номера граф напечатаны на следующих страницах.
При формировании текста в виде анкеты все наименования признаков описываемого объекта должны быть отражены существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом множественного числа второго лица прошедшего или настоящего времени. Выраженные словесно характеристики должны быть согласованы с наименованиями соответствующих признаков.
Связный текст обычно содержит две части. Так, в первой части перечисляют цели, причины, основания составления документа, а в заключительной второй части - выводы, решения, просьбы, рекомендации, предложения. [5]
В тексте документа, составленного на основании документов иных организаций, а также изданных ранее документов, в обязательном порядке указывают их реквизиты в следующей последовательности:
-наименование документа;
-наименование автора документа (организации);
-дату документа;
-номер регистрации документа;
-заголовок к тексту.
Документ может подлежать подписанию также исполняющим обязанности должностного лица с точным указанием фамилии и занимаемой им должности. В данном случае не допускается надпись «зам» от руки, употребление предлога «за» или употребление косой черты перед наименованием должности.
Гриф согласования документа состоит следующих элементов:
-слово «СОГЛАСОВАНО»;
-должность лица, с которым документ согласовывается
-личная подпись с расшифровкой;
-дата согласования.
Факт согласования документа подлежит оформлению визой, включающей подпись визирующего, а также должность визирующего, расшифровку подписи и дату.
Визы подлежат расположению на последнем листе подлинного распорядительного документа и на копии высылаемого документа. Также возможно оформление виз на отдельном листе.
Печать служит для заверения подлинности подписи должностного лица непосредственно на тех документах, которые предусмотрены специальными нормативно-правовыми актами и служат для подтверждения прав лиц, отслеживающих связанные с финансовыми средствами факты.
При заверении соответствия подлиннику копии документа ниже «подписи» располагают следующие элементы:
- завершающая надпись «верно»;
- должность заверившего копию лица;
- личная подпись и расшифровка;
- дата заверения.
Также заверять копию документа допускается печатью, выбранной по усмотрению организации. [7]
Таким образом, рассмотрим образец организационно-распорядительного документа, составленного согласно всем основным требования к оформлению реквизитов документов, представленный на рисунке 1.1 [19]:
Рисунок 1.1 - Образец организационно-распорядительного документа
Таким образом, в представленном на рисунке образце, не указано точное местоположение каждого отдельного реквизита, однако, рабочее поле документа разделено на зоны с присвоением им наименования, соответствующих цели и назначению реквизитов, непосредственно размещаемых в них. ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует границы выделенных зон, к которым необходимо стремиться на практике.
Таким образом, основные требования к оформлению реквизитов документов в РФ устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 под названием «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ № 65 - ст от 3.03.2003 г.
ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на весь спектр организационно-распорядительных документов, которые имеют отношение к УСОРД (Унифицированной системе организационно-распорядительной документации):
-распоряжения;
-приказы;
-протоколы;
-решения;
-акты и другие документы в составе ОК 011-93.
Данный стандарт устанавливает:
-требования к оформлению реквизитов документов;
-состав реквизитов документов;
-требования к бланкам документов.
гербовый бланк реквизит документ
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Понятие бланков документов и основные виды
Бланк в широком смысле слова представляет собой вид полиграфической продукции, который представлен в виде бумажного стандартного листа установленного формата с постоянно воспроизводимой на нем информацией документа и отведенным для переменной информации местом.
Бланк документа представляет собой стандартный лист бумаги, содержащий реквизиты, которые служат для идентификации автора документа.
Главная роль бланков состоит в том, что они существенно позволяют экономить время на процедуру составления документа, а также значительно повышает культуру документационного снабжения управления.
Каждая организация решает самостоятельно и по своему усмотрению вопрос о способе изготовления бланков. Однако, исключением являются бланки с воспроизведением Государственного герба РФ, которые согласно постановлению Правительства РФ от 27.12.1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны в обязательном порядке быть изготовлены исключительно штемпельно-граверными и полиграфическими организациями, которые имеют действующие официальные сертификаты о наличии технологических и технических возможностей для изготовления на высоком и качественном уровне данного вида продукции.
При изготовлении бланков документов применяются два формата бумаги - А4, А5. Однако, в ряде случаев допускается использование форматов А6 и A3.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет то, что применяемая для изготовления бланков бумага должна быть слабо окрашенной в светлые тона или быть белого цвета.[2]
Бланки документов могут быть изготовлены как типографским способом, так и с применением средств оперативной полиграфии с использованием компьютерной техники (исключение составляют бланки с изображением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ или гербов муниципального образования (село, поселок, город и т.п.)
Гербовые бланки подлежат изготовлению исключительно типографским способом.
На сегодняшний день установлены следующие виды бланков для организации (должностного лица, структурного подразделения):
1) общий бланк;
2) бланк конкретного вида документа;
3) бланк письма.
Общий бланк организации применяется для создания всех видов организационно-распорядительных документов, за исключением писем.