ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 1271
Скачиваний: 70
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов службы документационного обеспечения (управление делами, канцелярия и др.), затем таких структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, отраслевые отделы, производственные структуры и др. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то изучение документов организации следует начать с организационно-распорядительных документов, планово-отчетной документации.
Следует обратить внимание на то, что в документах структурных подразделений могут отложиться документы комиссий и коллегиальных органов организации, документационное обеспечение которых поручено работнику одного из структурных подразделений. Документы комиссий и коллегиальных органов выделяются в отдельные дела.
В пределах каждого подразделения полистно просматривают сначала документы постоянного хранения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, и их поиск не дал результатов, выявляют и отбирают на хранение заверенные копии документов.
В процессе полистного просмотра документов проводится предварительное выделение дублетных экземпляров, проектов, вариантов. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры, проекты, варианты документов при наличии подлинных виз, резолюций, помет и правок текста, отсутствующих на подлиннике, а также, если подлинник находится в плохом физическом состоянии.
При отсутствии подлинных экземпляров протоколов и стенограмм конференций, съездов, общих собраний, «круглых столов», которые были изданы типографским способом, на постоянное хранение отбираются печатные экземпляры.
Также на постоянное хранение оставляются брошюры, малотиражные периодические издания, агитационные материалы, афиши, подготовленные в организации и имеющие значение для всестороннего раскрытия ее деятельности. Это в большей степени относится к общественным организациям, учреждениям культуры и др.
Документы постоянного хранения (приказы, штатные расписания, указания и др.), размноженные в нескольких экземплярах и направленные для сведения в структурные подразделения (дублетные экземпляры) выделяются к уничтожению после сверки с подлинными экземплярами, которые остаются на хранение в составе документов тех структурных подразделений, где они были созданы и отложились. При утрате подлинного экземпляра документа можно взять на хранение один из дублетных экземпляров с указанием копийности при описании.
Распорядительные документы вышестоящих организаций, присланные в организацию для руководства и сведения, просматриваются с целью выявления документов, относящихся непосредственно к деятельности данной организации, Их формируют в отдельные дела для включения в опись постоянного хранения. Выявление указанных документов важно также для подготовки исторической справки об истории организации, а также они могут быть использованы при уточнении фондовой принадлежности документов организации (постановления, приказы и др. о создании, реорганизации, ликвидации организации).
Если при проведении экспертизы ценности документов было выявлено отсутствие годовых планов, отчетов по основной деятельности, бухгалтерских годовых отчетов, то на хранение необходимо оставить квартальные планы и отчеты, при отсутствии сводных годовых отчетов по основной деятельности организации на хранение можно взять годовые отчеты структурных подразделений организации.
Упорядочение документов включает в себя проведение экспертизы ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование дел, составление описи, создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел и другие виды работ.
Работу по упорядочению документов целесообразно начать с предварительной систематизации представленных документов и дел по структурным подразделениям и годам или, если документы в состоянии россыпи,– по видам документов.
После предварительного ознакомления с состоянием, составом и содержанием документов фонда, работник, занимающийся упорядочением документов, совместно с председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или конкурсным управляющим проводит розыск недостающих документов. По результатам розыска председатель ликвидационной комиссии (ликвидатор) или конкурсный управляющий и организация, занимающаяся упорядочением документов, составляют акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, оформленный в установленном порядке, или официальную справку об отсутствии (утрате) основных видов документов по личному составу, подписанную председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или конкурсным управляющим и заверенную печатью.
В МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» образуется обязательный комплекс документов по личному составу со сроком хранения – 75 лет, которые являются основанием для выдачи справок социально-правового характера. Основные их виды:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- личные карточки;
- личные дела уволенных работников;
- трудовые договоры (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- лицевые счета работников (расчетно-платежные ведомости);
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);
- подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).
В МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» создаются и другие документы по личному составу, имеющие срок хранения свыше 10 лет (документы о предоставлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоении званий и присуждении премий; списки работников и др.).
При отсутствии документов по заработной плате, обязательных для передачи на хранение, в опись включаются другие документы о начислении заработной платы работникам с обязательным представлением председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или конкурсным управляющим в МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» официальной справки об отсутствии (утрате) конкретных видов документов.
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения.
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Приложение № _
(к заявлению по форме № _)
| В ______________________________________ ________________________________________ «_____________________» |
| |
№ 158
ОПИСЬ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению документов
| № п/п | Наименование уничтожающего документа | Количество экземпляров | Количество листов |
| 1 | Приказ о приеме на работу Егорова М.Б. от 22.02.2020 | 2 | 5 |
| 2 | Приказ об увольнении Прошкин Б.Л от 10.02.2023 | 2 | 8 |
Директор Четвергова Ю.П.
(Должность лица подписавшего документ) (подпись) (Расшифровка подписи)
М.П.
| МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» | |
АКТ УТВЕРЖДАЮ
| | № | 234/а | | Директор Четвергова Ю.П. | |||
| о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению | Петрова | | Петрова К.А. | ||||
| (подпись) | | (расшифровка подписи) | |||||
| Дата | 11.02.2023 | ||||||
| На основании | Перечня типовых архивных документов, образующихся в |
| | (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) |
| научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения | |
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практи-
| ческое значение документы фонда № | МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» за 2020-2022 г. |
| | (название фонда) |
| № п/п | Заголовок дела (групповой заголовок документов) | Годы | Номер описи* | Номер ед. хр. по описи | Количество ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Товарные накладные | 2020-2024 | 454/а | 15 | 5 | 5 лет ст. 151 | |
| 2 | Товарные накладные | 2019-2022 | 454/а | 16 | 5 | 5 лет ст. 151 | |
| 3 | Счета фактуры | 2020-2024 | 454/а | 17 | 5 | 5 лет ст. 152 | |
| Итого | 15 (пятнадцать) | ед. хр. за | 2019-2022 | годы. |
| | (цифрами и прописью) | | | |
| Описи дел постоянного хранения за | 2019-2023 | годы утверждены ЭПК |
| Государственный архив Ямало-Ненецкий АО |
| (наименование архивного учреждения) |
| (протокол от | 01.04.2024 года | № | 15 | ) |
| Директор Архива Самсонова У.В. | Самсонова | | Самсонова У.В. |
| | (подпись) | | (расшифровка подписи) |
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
| от | 10.04.2024 | № | 5 |
| | |||
| Документы в количестве | 15 (пятнадцать) | ед. хр.: |
| — на бумажном носителе весом | 100 | кг сданы |
на уничтожение;
| — на электронном носителе сданы на уничтожение | ----------------- |
| |
| (способ уничтожения) |
| Начальник архива МБДОУ детский сад «Олененок» Тамбова С.И. | Тамбова | | Тамбова |
| | (подпись) | | (расшифровка подписи) |