ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 1273
Скачиваний: 70
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Нами были рассмотрены требования по обеспечению сохранности документов в архиве Проведенный анализ представлен в таблице 2.
Таблица 2 — Анализ требований по обеспечению сохранности документов в архиве
| Архив | |||
| Название критерия | соответствует | Не полностью соответствует | Не соответствует |
| Требования к зданиям и помещениям архива | | + | |
| Режим хранения | | | |
| Температурно-влажностный | | + | |
| Санитарно -гигиенический | | + | |
| Световой режим | | + | |
| Пожарный режим | + | | |
| Размещение документов в архиве | | + | |
| Проверка наличия и состояния дел | + | | |
Проведя анализ сохранности документов в архиве было выявлено следующее.
Помещение для работы с архивными документами и рабочие комнаты сотрудников соответствуют требованиям, так как помещение изолированно от архивохранилища. Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не имеет общих с ними вентиляционных каналов. Помещение хранилища безопасно в пожарном отношении, гарантировано от затопления, имеется запасной выход. В помещениях нет газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Но архивохранилище располагается в подвальном помещении, что категорически запрещено.
В архивохранилище отсутствует кондиционер, вентиляция не работает, нет окон, в связи с чем, воздух в архивохранилище плохо циркулирует, и нет возможности поддерживать необходимый температурный режим.
В архиве нет контрольно-измерительных приборов (термометры, гигрометры, психрометры) из-за чего невозможно контролировать и поддерживать температурно-влажностный режим. В соответствии с правилами, контроль должен производиться 1 раз в сутки и записываться в регистрационный журнал, в котором отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима.
В архивохранилище не проводится систематическая влажная уборка, обеспыливание стеллажей и шкафов, обработка цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков. Нет графика влажной уборки.
Поскольку в архиве отсутствуют окна, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, в архиве используются обычные лампы без плафонов, что не соответствует требованиям. Все лампы работают от одного рубильника.
В архиве пожарный режим соответствует требованиям. Архивохранилище обеспечено системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями. Помещение архива отделено от смежных помещений противопожарными стенами, перекрытиями, перегородками; оснащено охранно-пожарной сигнализацией с датчиками дыма, огнетушителями, установками тушения пожаров. Архив имеет запасной выход, электропроводка выполнена, скрыто с выносом общей отключающей аппаратуры наружу. Штепсельные розетки обеспечивают герметичность, переносная электроаппаратура имеет резиновую оболочку шнуров питания. Стационарные системы пожаротушения помещения заправляются нейтральными, безопасными для хранящейся документации огнетушащими веществами. Эвакуационные выходы оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания, и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, установлены световые указатели «ВЫХОД», а в коридорах — указательные знаки (стрелки).
Право доступа в хранилище имеет заведующий архивом и архивариус. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. Все помещения архива, оснащенным замками, имеют два комплекта ключей, один из которых постоянно находится на посте охраны.
В архивохранилище имеют право доступа заведующий архивом и архивариус, а также руководитель учреждения и его заместители. Все другие работники допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства учреждения и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
Архивохранилище оснащено специальным оборудованием для хранения документов, это стационарные металлические стеллажи. Расстановка стеллажей в архивохранилище не соответствует требованиям, так как нарушено необходимое расстояние между стеллажами, полом, потолком и стенами.
Проверка наличия и состояния дел производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.
Таким образом, можно сделать вывод, что работа с архивными документами организована с учетом обеспечения сохранности документов на столько, на сколько, это возможно, однако, есть ряд проблем, которые решить, возможно.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов именно поэтому документы в МБДОУ детский сад «Олененок» хранятся документы следующим образом.
Световой режим
Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение в хранилище присутствует как естественное так и искусственное.
Естественное освещение в хранилище является рассеянным светом, с применением на окнах штор и жалюзи. Для защиты документов применяется хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
Температурно-влажностный режим
В помещении хранилища, оборудованного системами кондиционирования воздуха, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%.
Температурно-влажностный режим в хранилище контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещены в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Санитарно-гигиенический режим
Помещение архива содержится в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
В помещении хранилища обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
В помещение хранилища входят без верхней одежды, мокрой и грязной обуви, не хранят и не используют пищевые продукты, и не курят.
В помещение хранилища проводят систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не попадают на документы.
Охранный режим
Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ имеют металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещение пломбируется (опечатывается). Хранилища в рабочее время закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).
-
Проанализировать комплекс мер по обеспечению сохранности документов в архиве организации, являющейся базой практики.
Под сохранностью документа понимается его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов).
Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
Архив является структурным подразделением и выполняет следующие задачи:
-
Обеспечивает учет, сохранность, создает научно-справочный аппарат, использует документы, хранящиеся в архиве; -
Осуществляет контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве; -
Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве из всех структурных подразделений по утвержденному главным врачом или его заместителем по медицинской части плану документы; -
Принимает карты и истории болезни, в том числе отнесенные лечащим врачом к разряду ценных, которые хранятся и учитываются отдельно ото всех других документов; -
Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел (документов) -
Проводит совместную работу с экспертной комиссией по экспертизе ценности документов, хранящихся в архиве, в том числе по отбору переданных в архив карт и историй болезней, учитывая критерии оценки и мнение лечащих врачей и специалистов, для последующего включения в описи дел постоянного хранения и (или) выделения к уничтожению; -
Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; -
Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в подготовке дел к передаче в архив; -
Участвует в мероприятиях (практических семинарах), проводимых экспертной комиссией, по организации отбора: документальных материалов, в том числе специфической медицинской документации, утратившей свое научное, историческое и практическое значение, для уничтожения; -
Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива; -
Информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива; -
Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования; -
Составляет описи, каталоги, указатели и другие справочники в целях использования школьной документации; -
Выдает по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок и копий; -
Сдает материалы в государственный архив в установленном порядке.