Файл: Руководство пользователя по работе со специальной программой предназначенной для отражения результатов учебного процесса в учебном заведении Учебный учет.doc

4.5. Ежемесячный импорт уроков из программы «Экспресс-расписание»

После того, как мы заполнили все справочники программы «Учебный учет» (методом импорта или вручную), необходимо произвести импорт занятий из программы «Экспресс-расписание».

Если в Вашем учебном заведении программа «Экспресс-расписание» не используется, то Вы сразу можете приступать к выполнению пунктов 4.6. Ввод данных по посещаемости в программу , 4.7. Ввод данных по успеваемости в программу.

Импорт уроков из программы «Экспресс-расписание» позволяет уточнить в какие именно дни было то или иное занятие по расписанию группы.

Импорт уроков необходимо производить каждый месяц, перед тем как в программу будет внесена информация по посещаемости и успеваемости студентов.

Для импорта уроков выполните:

1. Откройте: Операции\Импорт уроков.

2. Найдите при помощи проводника базу данных программы «Экспресс-расписание».

3. Нажмите Открыть, откроется окно импорта уроков:




Рис. 42. Окно «Импорт уроков».


4. Укажите начало и окончание периода импорта (лучше указывать даты начала и конца месяца).

5. Нажмите OK.


Примечание: для проведения пробного импорта вы можете воспользоваться демонстрационной базой данных программы «Экспресс-расписание». Демонстрационная версия по умолчанию располагается:

^ С:\Program Files\Учебный учет\ raspis_demo.mdb В данной базе данных уже стоят занятия, а также заполнены все справочники.


Следующими шагами работы с программой будут выполнение пунктов 4.6. Ввод данных по посещаемости в программу , 4.7. Ввод данных по успеваемости в программу.

^

4.6. Ввод данных по посещаемости в программу

Окно Посещаемость можно открыть двумя способами:

1. Операции\Посещаемость.

2. Нажать на кнопку: (посещаемость).


Откроется окно:



Рис. 43. Окно «Посещаемость».


В данном окне необходимо указать:

1. Месяц и год.

2. Группу.

3. Дисциплину.


Если Вы используете Импорт уроков (справочник занятий) из программы «Экспресс-расписание» у Вас появляется возможность увидеть в какие дни месяца был тот или иной предмет, для этого необходимо нажать кнопку (фильтр). После нажатия этой кнопки станут доступны только те дни, в которые была назначена выбранная Вами дисциплина:




^ Рис. 44. Окно Посещаемость с включенным фильтром.


Для того, чтоб поставить часы пропуска студенту необходимо кликнуть мышкой в ячейку на пересечении фамилии студента и даты.

Щелчок левой кнопкой мыши при первом нажатии ставит 2 часа пропуска. При повторном нажатии ставится 1 час пропуска. При третьем нажатии пропуск отменяется.

Правый щелчок мыши переводит пропуск из разряда «не уважительный пропуск» в разряд «уважительный пропуск».

Двойной щелчок открывает индивидуальный журнал посещаемости студента:




^ Рис. 45. Журнал посещаемости.


В данном журнале можно также проводить корректировку часов пропусков занятий или просто получить экспресс информацию о количестве пропусков у данного студента на определенную дату.

Общее количество часов пропусков по группе за день отображено в «итого за день» (нижней колонке таблицы), общее количество пропусков за месяц по человеку отображено в колонке «за месяц» (колонка справа). Общее количество часов пропущенных всеми студентами группы за месяц отображается в самой нижней строке колонки «за месяц».

Примечания:

1. Красные цифры обозначают пропуски по неуважительной причине, синие по уважительной.

2. Если выключено автосохранение (Сервис\Параметры), то после внесения изменений необходимо нажать на кнопку Сохранить.

3. Если Вы используете справочник уроков, для Вас открывается возможность выбрать параметр ^ Все дисциплины вместо какой то одной. При установке пропуска в ячейке программа автоматически ставит пропуски студенту на все дисциплины, которые были в эту дату.

4. После окончания работы с окном Посещаемость его необходимо закрыть.

^

4.7. Ввод данных по успеваемости в программу

Окно Успеваемость можно открыть двумя способами:

1. Операции\Успеваемость.

2. Нажать на кнопку: (успеваемость).


Откроется окно:



Рис. 46. Окно «Успеваемость».


В данном окне необходимо указать:

1. Месяц и год.

2. Группу.

3. Дисциплину.


Для внесения данных с ведомости в программу необходимо сделать щелчок левой кнопкой мыши в строке с фамилией студента напротив необходимой отметки.




^ Рис. 47. Окно Успеваемость с оценками.


В том случае, если выставляемые оценки пойдут в диплом (Итоговые оценки) необходимо перед сохранением поставить галочку Итоговая оценка (в диплом) в нижней части окна.
^

4.8. Работа с отчетами

Отчеты открываются с помощью пункта меню Отчеты, либо с помощью соответствующей кнопки в панели инструментов основного окна программы. Одни отчеты – это только печатные формы, поскольку информация уже представлена в таблицах посещаемости и успеваемости, другие представляют собой экранные формы, которые можно распечатать: Отчет по специальностям.

Методы работы с таблицей отчета аналогичны работе с таблицами в справочниках. Это:

• 
  
  выделение строк (см. 4.3.2. Выделение строк в таблицах),
  
• 
  
  сортировка (см. 4.3.3. Сортировка таблиц),
  
• 
  
  печать (см. 4.3.4. Печать таблиц).
  

^

4.8.1. Отчет посещаемости

Отчет содержит информацию о количестве пропусков занятий студентами по числам месяца, а также по уважительной или не уважительной причине были пропущены занятия.

В дополнительном столбце ведется статистика о количестве пропусков с начала года.

Открыть отчет:

Отчеты/Отчет посещаемости

Далее необходимо выбрать группу, месяц и год (Рис. 48.)




Рис. 48. Окно «Вывод документов».


Далее нажмите Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:



Рис. 49. Печатная форма «Отчет посещаемости».
^

4.7.2. Отчет успеваемости.

Отчет содержит информацию об отметках студентов по предметам, а также содержится информация о качестве отметок по каждому студенту.

В дополнительном столбце ведется статистика о количестве пропусков.


Открыть отчет:

Отчеты/Отчет успеваемости

Далее необходимо выбрать группу, месяц и год (Рис. 48.)


Далее нажмите Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:



Рис. 50. Печатная форма «Отчет успеваемости».
^

4.7.3. Табель успеваемости.

Данный табель часто используется классными руководителями для информирования студентов и их родителей об успеваемости.

Бывают случаи, когда студенту необходимо срочно предоставить информацию о том, какая у него ситуация с успеваемостью по каждой дисциплине, тогда классный руководитель может отпечатать данный табель «без оценок». Далее, студент лично подходит к каждому преподавателю с просьбой выставить ему текущую отметку по дисциплине.

Открыть отчет:

Отчеты/Табель студента

Далее необходимо выбрать группу, месяц и год (Рис. 48.)

Нажмите Печать, после чего появится дополнительное окно выбора студентов данной группы.




^ Рис. 51. Окно выбора студентов.


Отметьте галочками тех студентов, по которым необходимо распечатать табели. ( кнопки «+» и «–» позволяют отметить и разотметить всех студентов сразу)

Если необходимо напечатать табель без оценок поставьте галочку «Печать без оценок».


Далее, нажмите Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример табеля в Excel:



Рис. 52. Печатная форма «Табель студента».




Рис. 53. Печатная форма «Табель студента без оценок».
^

4.7.4. Итоговый отчет.

Данный отчет содержит итоговую информацию по группам. На оборотной стороне отчета приводится статистика по группе.


Открыть отчет:

Отчеты/Итоговый отчет

Далее необходимо выбрать группу и период формирования отчета:



Рис. 54. Выбор параметров отчета.


Далее нажмите Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:




Рис. 55. Печатная форма «Итоговый отчет».



Рис. 56. Печатная форма «Итоговый отчет (оборот)».

^

4.7.5. Сводный отчет.

Данный отчет содержит информацию о дипломных оценках, а также статистические данные об их качестве.

Открыть отчет:

Отчеты/Сводный отчет

Далее необходимо выбрать группу, и нажать Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).
Пример отчета в Excel:




Рис. 57. Печатная форма «Сводный отчет».

^

4.7.6. Отчет по специальностям.

В данном отчете содержится информация по успеваемости и посещаемости по всем специальностям учебного заведения. Данный отчет снабжен интерактивной диаграммой, которая показывает рейтинг специальностей и групп. Отчет будет полезен для проведения методических собраний по обсуждению общих вопросов связанных с дисциплиной и успеваемостью.


Открыть отчет:

Отчеты/Отчет по специальностям


Далее необходимо выбрать период формирования отчета, затем нажмите Печать. В окне программы появится экранная форма отчета:




Рис. 58. Экранная форма «Отчет по специальностям».


В верхней таблице указаны суммарные показатели по специальностям, в нижней – приведена расшифровка по группам. Справа приведена интерактивная диаграмма рейтинга групп. При наведении курсора мыши на диаграмму, она увеличивается.

Для того, чтоб увидеть полные названия граф можно расширить необходимый столбец при помощи мыши.

Отчет можно распечатать в Excel, для этого выберите ту специальность, которая Вас интересует и нажмите кнопку (печать). На экране появится окно печатной формы:



Рис. 59. Выбор граф печатной формы.


Выберите те показатели, которые необходимо вывести на печать (можно оставить все предложенные) и нажмите кнопку Печать.

Программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:




Рис. 60. Печатная форма «Отчет по специальностям».

Заключение

Данное руководство призвано помочь пользователю в освоении компьютерной программы «Учебный учет». Программа «Учебный учет» помогает классному руководителю и заведующим отделением вести электронный журнал посещаемости и успеваемости студентов, а также создавать отчеты и базы данных информации об учащихся.

Мы постарались сделать программу максимально удобной и понятной даже для начинающего пользователя ПК. Мы надеемся, что компьютерная программа «Учебный учет» позволит Вам работать эффективнее и с легкостью отслеживать посещаемость и успеваемость в стенах Вашего учебного заведения.

Мы будем рады ответить на все ваши вопросы и рассмотреть предложения по программе «Учебный учет», если Вы пришлете их по адресу psbatishev@yandex.ru .

Желаем Вам успехов в работе!



Телефон линии консультаций и заказов: 8 (8332) 47-31-47

Россия, 610000, г.Киров,
Главпочтамт, а/я 19.


Веб-сайт: http://psbatishev.narod.ru

Эл. почта: psbatishev@yandex.ru

Автор и разработчик:

Павел Сергеевич Батищев, 2009


Разработчик руководства пользователя: Александр Печенкин

Программы разработчика: