Файл: Руководство пользователя по работе со специальной программой предназначенной для отражения результатов учебного процесса в учебном заведении Учебный учет.doc

Справочники содержат информацию об однородных объектах, используемых программой «Учебный учет». Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники.

Чтобы открыть любой справочник, необходимо:

1 вариант: открыть меню справочники, далее выбрать нужный

2 вариант: нажать кнопку нужного справочника на панели инструментов

Рис. 23. Справочники.

Справочники рекомендуется заполнять в следующей последовательности:

Специальности;
Преподаватели;
Группы;
Предметы;
Нагрузка;
Студенты.

Первые пять справочников можно заполнять вручную или импортировать из базы данных программы «Экспресс-расписание».

Справочник студенты не содержится в программе «Экспресс-расписание», поэтому его необходимо импортировать из другого места или заполнять вручную.

Основное правило этой последовательности таково: сначала заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников.

При использовании программы «Учебный учет» на следующий учебный год Вы можете импортировать данные из уже созданной вами базы программы «Учебный учет», а не из программы «Экспресс-расписание». НО: справочник нагрузки и справочник занятий необходимо будет взять из базы данных программы «Экспресс-расписание».

4.3.1. Работа со справочниками

Данный раздел содержит сведения о том, как выполнить действия с элементами любого справочника. Здесь рассматривается, как добавить, изменить, скопировать, удалить строку справочника.

Все действия со справочниками выполняются с помощью:

панели инструментов окна справочника ,
клавиш и комбинаций клавиш на клавиатуре,

Добавить строку:

Выполните одно из следующих действий:
- щелкните кнопке Новая строка,
- нажмите на клавиатуре клавишу Insert,
откроется окно диалога, в котором необходимо заполнить все имеющиеся поля:

Рис. 24. Пример добавления строки 1.

В данном окне могут быть поля следующих типов:

– текстовое поле: в это поле необходимо ввести текст или число с клавиатуры, щелкните внутрь поля и введите текст.

– поле со списком: содержимое этого поля выбирается из списка. Для открытия списка необходимо нажать кнопку: , в раскрывшемся списке щелкнуть по нужной строке;

Рис. 25. Пример добавления строки 2.

– дата: может быть введена с помощью цифр на клавиатуре, либо выбрана из календаря. Для открытия календаря щелкните по кнопке , в открывшемся календаре выберите нужную дату;

Рис. 26. Выбор даты в календаре.

– галочка. Установленная галочка – это «Да» или «Истина», отсутствие галочки – «Нет» или «Ложь»;

Переход от заполнения одного реквизита к заполнению другого осуществляется нажатием клавиши Enter.
для сохранения результатов нажмите ^ Ok.

При заполнении справочников или при вводе новых данных в заголовке окна появляется * (снежинка). Она указывает на то, что данные в окне изменялись, и следует их сохранить.

Примечание 1: Если Вы отказываетесь от добавления строки – закройте окно или щелкните по кнопке ^ Отмена, на вопрос «Сохранить изменения?» выберите ответ: «Нет».

Примечание 2: если Вы не заполните реквизиты в окне, которые являются обязательными, программа сообщит Вам об этом и не позволит добавить строку без этих реквизитов.

Примечание 3: если Вы пытаетесь добавить строку, а содержимое ключевого реквизита совпадает с содержимым уже имеющейся строки, то программа не позволит сохранить новую строку. Например, пытаетесь добавить преподавателя с такой же фамилией, именем и отчеством.

Изменить строку:

выделите нужную строку с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры (клавиш со стрелками);
выполните одно из следующих действий:
- двойной щелчок по нужной строке,
- нажмите Enter на клавиатуре,
- кнопку Изменить (открыть),
в появившемся окне измените нужные поля;
щелкните Ok для сохранения изменений или Отмена для того, чтобы оставить строку без изменений.

Скопировать строку:

выделите строку, которую необходимо скопировать с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш на клавиатуре;
выполните одно из следующих действий:
- щелкните по кнопке (Копировать строку),
- на клавиатуре нажмите F9,
в появившемся окне проверьте и измените данные;
щелкните Ok для сохранения новой строки или Отмена для того, чтобы отказаться от добавления новой строки.

Удалить строку:

выделите строку, которую необходимо удалить с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры;
выполните одно из следующих действий:
- щелкните по кнопке (Удалить строку)
- на клавиатуре нажмите Delete,
выберите Да.

Примечание 1: если Вы отказываетесь от удаления строки выберите Нет.

Примечание 2: Если Вы пытаетесь удалить строку, содержимое которой используется в других справочниках, то программа не позволит вам этого сделать. Вы можете только изменить ее содержимое.

Примечание 3. Можно удалить сразу несколько строк, для этого сначала необходимо выделить нужные строки (см. 4.3.2. Выделение строк в таблицах).

В справочниках можно выделять некоторые строки, например, для вывода их на печать (см. 4.3.2. Выделение строк в таблицах).

Имеется возможность сортировать справочник по содержимому любой графы (см. 4.3.3. Сортировка таблиц), щелкая мышью по заголовкам граф.

4.3.2. Выделение строк в таблицах

Таблицы в программе используются для отображения содержимого справочников.

Некоторые операции в списках можно выполнять сразу с несколькими строками, например, удаление, печать. Для этого нужные строки необходимо выделить.

Выделить одну строку:

1 вариант: выберите строку с помощью мыши;
2 вариант: с помощью клавиш-стрелок на клавиатуре выберите нужную строку.

Выделенная строка будет обозначена более интенсивным цветом, чем другие.

Выделить несколько последовательных строк:

1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Shift, щелкните по последней строке;
2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Shift, нажимайте клавиши-стрелки на клавиатуре.

Выделить несколько непоследовательных строк:

1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Ctrl, щелкайте по другим необходимым строкам;
2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Ctrl, клавишами-стрелками вверх или вниз выберите следующую строку и нажмите Пробел и так далее.

Рис. 27. Пример выделения нескольких строк.

Примечание: не все таблицы поддерживают выделение нескольких строк, а только те, в которых предусмотрены групповые операции.

4.3.3. Сортировка таблиц

Для сортировки таблицы по какой-либо графе необходимо щелкнуть на заголовке этой графы. Повторный щелчок сортирует таблицу по данной графе, но в обратном порядке.

Например, чтобы сортировать список преподавателей по фамилиям, щелкните по заголовку графы «Фамилия И. О.»
^

4.3.4. Печать таблиц

Печатная форма справочников и отчетов выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы «Учебный учет» передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования документов, их редактирования и оформления.

Для печати таблицы необходимо:

установить курсор в таблицу;
если необходимо печатать не все строки таблицы, то выделите нужные (см. 3.3.2. Выделение строк в таблицах);
нажмите кнопку (Печать) или Файл/Печать или Ctrl+P;
выберите Да;
в большинстве отчетов далее открывается окно для выбора граф, которые необходимо включить в печатную форму. Поставьте галочки напротив нужных граф, нажмите Ok. Это позволяет из одного отчета получить несколько разных печатных документов.

Рис. 28. Окно выбора граф печати.

Далее открывается программа Microsoft Excel, в которой автоматически открывается нужный шаблон и формируется печатная форма.

Рис. 29. Пример печати.

По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите Ok и активным станет окно программы Microsoft Excel, в котором Вы можете редактировать рабочую книгу и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку (Печать).

По завершении печати сформированный отчет автоматически сохраняется в программе Excel. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (С:\Program Files\Учебный учет\Документы). Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение файла *.xls).

Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но предопределенные, их можно изменить только пересохранив отчет вручную. Если один и тот же отчет был сформирован дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Журнал (1).xls.

4.3.4.1. Работа с шаблонами

При формировании печатных форм используются шаблоны, которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако, при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Учебный учет» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.

Для редактирования шаблона откройте ^ Мой компьютер\С:\Program Files\Учебный учет, выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду Открыть. После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.

Если шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда необходимых элементов оформления в таблице Excel не будет (может и не быть некоторого постоянного текста, если он должен находиться в шаблоне).
^

4.3.5. Импорт данных

В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники:

из таблиц Microsoft Excel (формат *.xls),
из файлов Microsoft Word (формат *.doc),
из текстового файла (формат *.tхt),
из файлов с разделителями (формат *.csv),
из файлов Microsoft Access (формат *.mdb).

Рис. 30. Окно «Импорт».

При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников, в основе которой лежит правило «от простого к сложному». Сначала заполняйте наиболее простые справочники, а затем те, которые ссылаются на предыдущие.

Последовательность импорта:

Специальности;
Преподаватели;
Группы;
Дисциплины;
Нагрузка;
Студенты.

Импорт из файлов Microsoft Excel

При импорте из таблицы формата Excel программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Другими словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее документов, не поправляя ничего в таблицах Excel.

Для импорта выполните следующее:

откройте нужный справочник,
нажмите кнопку (Импорт),
выберите тип файлов ^ Таблица Microsoft (*.xls),
выберите файл формата Excel,
нажмите кнопку Открыть.

Рис. 31. Пример импорта.

В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
Нажмите ^ Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из файлов Microsoft Word (формата *.doc)

При импорте из документа формата Word программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке первой таблицы документа. Остальные данные также должны располагаться в таблице. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф. Названия граф должны быть теми же, что и в справочнике.

Для импорта выполните следующее:

откройте нужный справочник,
нажмите кнопку (Импорт),
выберите тип файлов Microsoft Word (*.doc),
выберите файл формата Word,
нажмите кнопку Открыть.
В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
Нажмите ^ Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из текстового файла формата *.tхt

При импорте из текстового файла (формат *.tхt) можно заполнить только одну графу справочника, это ключевая графа справочника. Первой строкой в текстовом файле должна быть строка с названием этой графы.

Например, в справочнике преподавателей такой таковой является графа Фамилия И. О.

Рис. 32. Пример текстового файла (формат *.tхt).

Для импорта выполните следующее:

откройте нужный справочник,
нажмите кнопку (Импорт),
выберите тип файлов Текстовые файлы (*.txt),
выберите файл формата *.tхt,
нажмите кнопку Открыть.
В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
Нажмите ^ Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из файлов формата *.csv

При импорте из файла с разделителями (формат *. сsv) программа ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке документа, перечисленные через запятую. Данные должны содержаться в остальных строках, в том же порядке, что и в заголовке. В двойных кавычках могут быть разделители, но это будет один элемент данных. Названия графы должны быть теми же, что и в справочнике.

Для импорта выполните следующее:

откройте нужный справочник,
нажмите кнопку (Импорт),
выберите тип файлов CSV-файлы (*.csv),
выберите файл формата *.csv ,
нажмите кнопку Открыть.
В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
Нажмите ^ Ok – информация будет записана в справочник.

Импорт из файлов Microsoft Access (формата *.mdb)

Импорт из документа формата *.mdb может производиться при переходе на новый учебный год. Данные об преподавателях, студентах и т.д. будет легче ввести из старой базы данных, чем заново заполнять вручную.

Для импорта выполните следующее:

откройте нужный справочник,
нажмите кнопку (Импорт),
выберите тип файлов Базы данных Microsoft Access(*.mbd),
выберите файл Microsoft Access (формата *.mdb),
нажмите кнопку Открыть.
В появившемся окне диалога проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
Нажмите кнопку Проверка, для исключения неуникальных или пустых строчек.
Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

4.4. Заполнение справочников

Для работы программы «Учебный учет» необходимо заполнить справочники программы.

Периодичность заполнения справочников:

Раз в год, вернее в самом начале года заполняются справочники, которые отражают структуру учебного заведения: Преподаватели, Специальности, Учебные группы, Дисциплины.

Каждый семестр необходимо заполнять справочник нагрузки.

Справочник уроков необходимо заполнять ежемесячно.

Все справочники кроме «Студентов» удобней импортировать из базы данных программы «Экспресс-расписание». Справочник студентов можно заполнить вручную или воспользоваться импортом из других форматов.

Если у Вас в учебном заведении не установлена программа «Экспресс-расписание», то вы также можете пользоваться импортом из других форматов или ввести данные вручную.

Далее мы рассмотрим структуру и содержание каждого справочника.

4.4.1. Специальности

В справочнике указываются специальности, имеющиеся в учебном заведении.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учебные группы/Специальности

2 вариант:

(Специальности).

Рис. 33. Окно справочника «Специальности».

Справочник содержит графы:

Код – записывается код специальности по табелю (максимум 6 символов).
Наименование специальности – указывается полное название специальности (обязательное поле, 250 символов)
Сокращение – записывается несколько символов, которые будут идентифицировать специальность

4.4.2. Преподаватели

В этом справочнике содержится список преподавателей, работающих в учебном заведении, совместителей и почасовиков. Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Преподаватели

2 вариант:

(Преподаватели).

Рис. 34. Окно справочника «Преподаватели».

Справочник содержит графы:

Фамилия И.О. – записывается полное ФИО преподавателя (максимум 30 символов, обязательное поле, уникальное поле).
Табельный номер – указывается табельный номер преподавателя (максимум 10 символов, необязательное поле)
Примечание – записывается любая дополнительная информация. Поле можно оставлять пустым (максимум 50 символов).

4.4.3. Учебные группы

Справочник содержит список учебных групп охваченных учебным процессом.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учебные группы/Учебные группы

2 вариант:

(Учебные группы).

Рис. 35. Окно справочника «Учебные группы».

Справочник содержит графы:

Специальность – выбирается специальность из списка (обязательный выбор).
Курс – записывается номер курса.
Группа – записывается сокращенное название группы (обязательное поле).
Кл. руководитель – выбирается из справочника Преподавателей.
Вид обучения – выбирается вид обучения из справочника Виды обучения.
Примечание – записывается любая дополнительная информация. Поле можно оставить незаполненным (максимум 50 символов).

4.4.4. Студенты

Справочник содержит сведения о всех студентах учебного заведения.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Студенты,

2 вариант:

(Студенты).

Рис. 36. Окно справочника «Студенты».

Справочник содержит графы:

Фамилия (максимум 50 символов, обязательное поле), Имя, Отчество, Пол, Дата рождения.
Группа – выбирается группа, в которой обучается студент.
П/г – записывается подгруппа, в которой обучается студент. (0 – ставится в том случае, если группа не делится на подгруппы).
Адрес, телефон – записывается контактная информация.
Удостоверение личности – записывается информация из паспорта или иного документа (максимум 100 символов).
Примечание – записывается дополнительная информация о слушатели. (максимум 100 символов).

4.4.5. Дисциплины

Справочник содержит перечень предметов, по которым ведутся занятия в учебном заведении.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Дисциплины

2 вариант:

(Дисциплины).

Рис. 37. Окно справочника «Дисциплины».

Справочник содержит графы:

Код – записывается код дисциплины согласно табелю.
Наименование – в это поле записывается название дисциплины, которое будет отображаться в готовых (отпечатанных) отчетах и на экране компьютера (обязательное, уникальное поле).
Полное наименование – записывается полное название дисциплины.

4.4.6. Справочник нагрузки

Справочник нагрузки содержит записи об учебной нагрузке групп и преподавателей, соответствующие учебному плану и тарификации.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Нагрузка

2 вариант:

(Нагрузка).

Рис. 38. Окно «Справочник Нагрузка».

Выбор преподавателя или группы за которыми закреплена нагрузка, осуществляется с помощью панели инструментов:

щелчок по букве П (Г) переключает тип объекта: Преподаватель, Группа;
щелчок по кнопке раскрывает список, в котором можно выбрать нужного преподавателя, группу при этом в справочнике будут выбраны только соответствующие этому преподавателю записи.

Примечание:

Для быстрого выбора нужного преподавателя (группы) можно выделить список и набирать с клавиатуры первые символы искомого слова – появится наиболее подходящая строка списка.

^ Справочник содержит графы:

Преподаватель – Обязательный реквизит, выбирается из справочника преподавателей.
Группа – Обязательный реквизит, выбирается из справочника Учебных групп.
Подгруппа – Обязательный реквизит. Если нагрузка для группы в целом, то вводится 0 (группа полностью), если для части, то ставиться номер подгруппы 1, 2 и т.д. (максимум 10 подгрупп).
Дисциплина – Обязательный реквизит, выбирается из списка дисциплин.
Часов в семестре – Обязательный реквизит. Всего часов в семестре.
Начало и Окончание – Период выполнения нагрузки.

Примечание – записывается дополнительная информация (поле можно оставить незаполненным).

^ Удаление всей нагрузки

Для того, что удалить все строки из справочника нагрузки необходимо нажать кнопку

(Удалить всю нагрузку) на панели инструментов.

Внимание: будут удалены нагрузки у всех преподавателей и групп. Это обычно необходимо при переходе на новый учебный год. Перед удалением сделайте архивную копию (см. 4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации.)

^ Копирование нагрузки на группы

Если Вы ввели нагрузку одной группы, а у другой группы или нескольких групп нагрузка должна быть аналогичной, то Вы можете скопировать эту нагрузку на одну или несколько групп. Для этого:

выделите строки, которые нужно скопировать,
нажмите кнопку (Копировать на группы…),
в открывшемся окне выберите группы, на которые надо скопировать нагрузку:

Рис. 39. Окно «Выбор групп».

Можно выбрать опцию Все группы, Выбор специальностей и тогда будет скопировано на группы выбранных специальностей, а можно выбрать Выбор групп и отметить галочками нужные группы, а также Выбор подгрупп и отметить подгруппы,

нажмите ^ Ok.

Примечание 1: в окне Выбор групп есть также кнопки «+» и «–» они позволяют соответственно отметить галочками или разотметить все строки в выбранной секции.

Примечание 2: нагрузки таким способом не копируются на ту же группу, которая была указана в копируемой нагрузке, то есть при выборе специальностей повторных нагрузок создано не будет.

^ Особенности работы с помощью клавиатуры

Для удобства работы пользователя в окне справочника нагрузки предусмотрен переход вверх из таблицы нагрузок в раскрывающийся список объектов нагрузки (Преподавателей, Групп) с помощью Esc и обратно – вниз – с помощью Enter. Клавиша Tab подходит для обоих случаев.

^ Печать справочника нагрузки

Есть возможность распечатать содержимое справочника нагрузки в целом или выделенных строк для этого нажмите кнопку

(Печать). Подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц

^

4.4.7. Справочник пользователи

Справочник открывается: Справочники/Пользователи

Рис. 40. Справочник Пользователи.

В справочник Пользователи Администратор может добавлять пользователей, удалять, изменять параметры пользователя. Нельзя удалить пользователя, имеющего администраторские права, то есть хотя бы один пользователь (с любым именем) должен иметь такие права. Если нет ни одного пользователя с правами администратора, то при следующем запуске программы будет создан пользователь Администратор с правами администратора (без пароля).

Для установки пароля необходимо открыть Справочники/Пользователи, выбрать пользователя и сделать двойной щелчок по его имени. Далее откроется окно (Рис. 41.) в котором вы можете изменить имя в строке Пользователь, и его роль в одноименной строке.