Файл: Владислав Волгин Склад. Стандарты управления Практическое пособие Автор 2013.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.11.2023
Просмотров: 127
Скачиваний: 9
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
В. В. Волгин. «Склад. Стандарты управления: Практическое пособие»
11
можно видеть, как изменяются выходные параметры, адекватно оценивать и анализировать результаты, выявлять тенденции, бороться с вариативностью и реально управлять качеством.
Стандарты изменяют по мере улучшения качества продукции и по мере избавления от потерь
(постоянное совершенствование).
Необходимо ранжирование стандартов по уровням:
организация управления;
работа оборудования;
комплектующие;
технологические процессы.
Основные задачи стандартизации следующие:
• создание эталонного способа выполнения работы, соблюдение которого приведет к наи- лучшим результатам;
• сохранение «ноу-хау» компании, создание основы для обучения новых сотрудников;
• установка параметров измерения процессов для проведения регулярных аналитических процедур, внутреннего или внешнего аудита;
• фиксация достигнутых результатов для дальнейшего совершенствования.
Задачи реализуются двумя типами стандартов:
Стандарт процесса (карта процесса).
Стандарт процедуры или операции (операционная инструкция).
Структура карты процесса:
• субъекты;
• функции;
• взаимосвязи;
• регламент взаимодействия;
• показатели процесса.
Структура операционной инструкции:
• статус, код (принадлежность к процессу, порядковый но-мер);
• последовательность действий (схемы, поясняющие рисунки, диаграммы);
• техника безопасности;
• норматив времени;
• норматив расхода товаров;
• необходимый инструмент, оборудование, управляющая система;
• отметка о согласовании и ознакомлении.
Стандарты должны быть максимально наглядными, понятными и, в то же время, сжа- тыми. Стандарты должны не навязываться сверху, а устанавливаться самими рабочими. Чув- ствуя причастность к установке правил на рабочем месте, человек относится к стандарту работы не как к ограничениям, а как к наилучшему способу выполнения операции. В насто- ящей книге приведены описания большинства складских процессов, процедур и операций.
Однако «Книгу стандартов» предприятия следует каждый год дополнять описаниями вновь внедренных методов работы, чтобы фиксировать инновации.
Цели стандартов, описаний, регламентов, правил, инструкций:
• определение правил и стандартизация процедур взаимодействия сотрудников предпри- ятия между собой и с клиентами;
• описание перемещений товаров и сотрудников в рамках бизнес-процессов;
В. В. Волгин. «Склад. Стандарты управления: Практическое пособие»
12
• описание оборота документов, оформляемых при исполнении операций, процедур и процессов.
• формирование документальной базы параметров для контроля деятельности сотрудни- ков и аудита исполнения процессов.
Применение описаний, регламентов, правил, инструкций:
• обучение новых сотрудников;
• параметры и критерии для ежедневного контроля деятельности сотрудников и для пери- одического аудита исполнения процессов.
Стандарты помогают предприятию:
• унифицировать процедуры внутри предприятия;
• упорядочить бизнес-процессы, ускорять их выполнение;
• обеспечивать единый уровень качества работы;
• создать прозрачную систему контроля качества работы;
• способствовать снижению рисков ошибок и повышению качества;
• работать на имидж предприятия и способствовать узнаваемости предприятия;
• сформировать мнение клиентов об уникальности, предсказуемости, качества и надеж- ности уровня работы предприятия;
• повысить конкурентоспособность;
• устранять конфликты;
• оттачивать мастерство и профессионализм каждого сотрудника;
• обеспечить предсказуемость и единый высокий уровень качества результатов работы всех сотрудников;
• упрощать ротацию кадров;
• экономить время и ресурсы на обучение новых сотрудников и их эффективное введение в работу;
• оценивать сильные и слабые стороны в работе каждого сотрудника в целях дальнейшего обучения;
• обеспечить объективность оценки работы сотрудников и справедливость вознагражде- ния.
Стандарты обеспечивают сотрудникам:
• ускорение адаптации;
• повышение уровня компетенций;
• возможность повысить свой профессиональный уровень, стать более эффективным;
• настрой на соблюдение интересов клиентов;
• четкий план действий в стандартных ситуациях на работе;
• умение справляться с нестандартными ситуациями;
• готовность к выполнению особых запросов клиентов;
• понимание требований предприятия к сотрудникам;
• знание, в каком направлении развиваться;
• знание чего ожидать от предприятия и возможность контролировать свои действия.
Для внедрения стандартов необходимо:
• обеспечение стандартами руководителей служб и сотрудников;
• ознакомление со стандартами каждого нового сотрудника, информирование о важности соблюдения корпоративных стандартов;
В. В. Волгин. «Склад. Стандарты управления: Практическое пособие»
13
• обучение руководителей служб: активное участие в мастер-классах и тренингах, изуче- ние тематической литературы с целью внедрения стандартов в рабочий процесс, индивидуаль- ная работа по стандартам на рабочем месте;
• наблюдение со стороны руководителей служб за работой сотрудников;
• дисциплинарные замечания за несоблюдение стандартов;
• материальные взыскания за несоблюдение стандартов;
• поощрения в случае 100 % соблюдения стандартов.
Термины
В книге принята следующая терминология:
Правила –
правила выполнения операций, процедур и бизнес процессов, а также правила поведения, правила исполнения, правила расчетов и т. д.
Порядок –
требования к выполнению операций.
Процедура –
часть бизнес процесса, состоит из нескольких операций.
Операция –
элемент процедуры и процесса.
Процесс –
комплекс операций, направленных на выполнение какой-либо управленче- ской, финансовой, кадровой, и т. п. задачи.
Стандарты –
нормы исполнения.
Компетенции –
профессиональные знания и полномочия.
В. В. Волгин. «Склад. Стандарты управления: Практическое пособие»
14
Аутсорсинг процессов
Поговорка «время-деньги» устарела. Время дороже. Предприятиям, даже крупным,
невыгодно содержать специалистов всех необходимых для управления специальностей, владе- ющих методами и приемами, необходимыми для решения возникающих периодически задач.
Для разработки и реализации маркетинговых мероприятий, которые должны привести к зна- чительному росту объемов продаж, необходима информация, но содержать инфраструктуру сбора первичной информации исключительно для решения проблем одной фирмы, как пра- вило, экономически нецелесообразно. Не каждая компания может позволить себе иметь штат- ного психолога, дизайнера, маркетолога, менеджера по рекламе и т. д. Нередко рыночная ситуация, характеризуемая формированием мощной конкурентной среды и, соответственно,
борьбой за клиентов, требует привлечения таких специалистов. Или все идет хорошо, но необ- ходима разработка и внедрение нового проекта.
Специализированные фирмы качественнее, быстрее и, в конечном итоге, дешевле выпол- нят периодически нужные работы: шлифовку коленвалов, хонингование цилиндров двигате- лей, перевозку грузов, сопровождение компьютерных систем, обучение персонала, маркетин- говые исследования, реинжиниринг бизнес-процессов и др. Привлечение специализированных фирм для выполнения части функций предприятия называют аутсорсингом (outsource – внеш- ний источник, outsourcing – использование внешнего источника).
В России аутсорсинг становится все более популярным, поскольку компании начинают уделять больше внимания структуризации бизнес-процессов и их более четкому разделению на основные – приносящие наибольшую отдачу, прибыль компании и вспомогательные, кото- рые обеспечивают поддержку основного бизнеса. Западные компании уже давно используют эту стратегию как способ повышения эффективности работы организации и снижения опера- ционных затрат. По некоторым оценкам экспертов, в ряде случаев, аутсорсинг, применяемый в крупных компаниях, позволяет добиться гарантированного снижения расходов до 20 % по сравнению с текущим уровнем. При этом некоторые процессы бывают настолько размыты по компании (и потому плохо управляемы), что организации идут по пути применения аутсор- синга в том числе и для получения более четкой информации о структуре и себестоимости этих процессов.
Наиболее часто на аутсорсинг передают:
• обслуживание офиса – ежедневная уборка помещений;
• кэтеринг (снабжение кухни необходимыми запасами чая, кофе, молока, сахара и т. д.,
салфетками, одноразовой посудой), организация фуршетов, сопровождение длительных дело- вых встреч и совещаний;
• работу флористов – компании, занимающиеся живыми цветами, поставляющие как букеты срезанных цветов для приемной так и, к примеру, занимающиеся уходом за живыми растениями в офисе;
• транспортные вопросы – часто удобнее иметь договор с транспортной компанией с определенным парком машин, нежели заниматься вопросами содержания транспортного парка компании самостоятельно;
• организация поездок – билеты (выписка и доставка), бронирование гостиниц, визовые вопросы могут быть поручены агентству, но, как правило, сама координация остается в ведении сотрудника компании;
• расчет заработной платы;
• погрузочно-разгрузочные работы, перестановка оборудования и мебели и т. д., прове- дение переезда;
• службы IT частично;
В. В. Волгин. «Склад. Стандарты управления: Практическое пособие»
15
• вопросы логистики;
• юридические услуги;
• вопросы охраны и организации пропускного режима;
• курьерские услуги;
• уничтожение конфиденциальных документов.
Передача телекоммуникационных служб в субподряд – эффективный способ получить весь комплекс сервисов, не вкладывая средства в развитие ресурсной базы. Работа с одной компанией, которая строит и развивает телекоммуникационную инфраструктуру, взаимодей- ствует со всеми операторами связи и курирует процесс получения арендаторами услуг, позво- ляет гарантировать высокий уровень сервиса при минимальных издержках.
Встречается аутсорсинг документооборота компании.
Проблема вывоза мусора тоже возникает в том или ином виде. Например, вывоз боль- шого объема мусора после доставки мебели, оборудования или уничтожение большого объема документов. Есть компании, оказывающие услуги по вывозу мусора.
Существуют компании, оказывающие услуги по уничтожению конфиденциальных доку- ментов – документы накапливаются в опечатанных бумажных коробах-контейнерах и после их заполнения представители такой компании вывозят и сжигают данные короба без их вскрытия.
• Клининг (cleaning) – это известный давно на Западе, но новый для России вид биз- неса: уборкой помещений теперь занимаются не уборщицы, оформленные на работу непосред- ственно в компанию, а современные клининговые фирмы (субподрядчики). Большинство кли- нинговых компаний предоставляет следующий набор услуг:
• ежедневная уборка внутренних помещений;
• уборка территорий;
• химическая чистка ковров;
• химическая чистка текстильной обивки мебели;
• мойка окон и фасадов здания;
• обработка полов (мрамор, гранит, линолеум, ламинат и т. п.);
• уборка помещений после проведения строительных работ.
В понятие «комплексной» уборки входит ежедневная уборка – утренняя или вечерняя,
поддержание чистоты в течение рабочего дня. Ежедневная уборка включает в себя:
• уборку коврового покрытия пылесосом (сухая);
• протирку поверхностей рабочих столов без перемещения документов, удаление пыли и загрязнений с других поверхностей мебели высотой до 2 м (не включая труднодоступные места);
• мойку и дезинфекцию мусорных корзин, смену пакетов для мусора в корзинах и вынос мусора в отведенные для этого места;
• заправку дозаторов жидкого мыла и установку туалетной бумаги (в местах общего поль- зования);
• удаление пыли со всех типов мебели, подоконников, оконных рам;
• машинную и ручную мойку полов с твердым покрытием коридоров и проходов;
• удаление пыли и загрязнений со светильников и решеток вентиляции;
• влажную протирку подоконников, оконных рам, отопительных приборов;
• влажную уборку сантехоборудования и полов в местах общего пользования;
• мытье зеркальных и стеклянных поверхностей (исключая оконные);
• протирку или мытье дверей, стекол дверей;
• полировку металлических поверхностей;
• влажную уборку плинтусов;
• замену ковриков на входе.