Файл: Сущность и определение понятия таймменеджмент. Целеполагание в работе руководителя Таймменеджмент.pdf

Сущность и определение понятия «тайм-менеджмент».
Целеполагание в работе руководителя
Тайм-менеджмент
руководителя в системе
государственного
и муниципального
управления
Цели изучения темы:
- определение сущности и понимания понятия «тайм-менеджмента», а также важности целеполагания в работе руководителя.
Задачи темы:

изучить понятие и сущность тайм-менеджмента;

проследить историю становления отечественного тайм-менеджмента, современного тайм-менеджмента;

обозначить основные понятия и определения целеполагания;

рассмотреть проактивный и реактивный подходы к жизни;

изучить подходы к определению целей в работе руководителя.
В результате изучения данной темы Вы будете
Знать:

правила формулирования целей;

правила создания и области применения интеллект-карт для организации командной работы.
Уметь:

формулировать цели и планировать совместные действия по их достижению, используя инструменты тайм-менеджмента;

использовать методы, техники и инструменты тайм-менеджмента для повышения эффективности своей учебной деятельности.
Владеть:

соотнесения личных, командных целей и целей компании;

инструментами целеполагания и планирования действий по их достижению.

Учебные вопросы темы:
1. Понятие и сущность тайм-менеджмента, история становления отечественного тайм-менеджмента, современный тайм-менеджмент, тайм- менеджмент как система: основные уровни.
2. Основные понятия и определения целеполагания.
3. Проактивный и реактивный подходы к жизни: определение, различия, значимость для целедостижения. Расширение проактивности: «Круг забот» и «Круг влияния».
4. Ценности как основа целеполагания. Мемуарник как инструмент для определения своих базовых ценностей.
5. Подходы к определению целей в работе руководителя.
6. «Life management» и жизненные цели. Ключевые области жизни: определение. Цели и ключевые области жизни.
7. Формулирование целей: SMART-критерии. SMART-цели и надцели: две стратегии целедостижения. Стратегическая картонка как инструмент стратегического целеполагания в работе руководителя.
8. «Воронка шагов» и «Веер возможностей».
Вопрос 1. Понятие и сущность тайм-менеджмента, история становления
отечественного тайм-менеджмента, современный тайм-менеджмент, тайм-
менеджмент как система: основные уровни
Все мы обладаем одной большой ценностью – нашим временем. Но умеем ли им грамотно распорядиться? Представьте, что в банке вам открыли счет.
Каждый день в течении всей жизни, вы получаете одну и ту же сумму, которую должны потратить в течении одного дня. Процентов на вклад не начисляется, не потраченные деньги на счет не возвращаются. На что вы будете тратить эти средства каждый день? Потребуется контроль и планирование расходов, учет различных условий, потребностей, в конце концов – понимание целей, на что потратить. Так и с нашим временем – каждый день мы получаем из банка времени
24 часа, которые должны потратить. Сможем направить эти средства на достижение успеха или растратим бездарно – зависит только от нас. И нам также понадобятся и контроль, и планирование, и учет, и цели, и выбор приоритетных направлений. И все это есть в технологии, которая называется тайм-
менеджмент, с которой и начинаем знакомство.
Есть мнение, что тайм-менеджмент помогает успевать правильно делать все дела. Так ли это? Обратимся к определению понятия.
Тайм менеджмент –технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями, и ценностями.
Таким образом, тайм-менеджмент или организация времени направлен в первую очередь на то, чтобы успевать делать правильные дела, важные для достижения ваших целей. Второй ключевой момент в определении понятия – время как ресурс. Время – один из наиболее ценных ресурсов, все процессы управления
(собственной жизнью, производством) выстраиваются с его учетом.
Время – уникальный ресурс, единственный капитал, которым обладает каждый человек.
Успешный человек – это человек умеющий распоряжаться временем.
Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано
несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон).
Время – ресурс невосполнимый. Украденный час никто не вернет. Время невозможно положить под проценты в банк, его нельзя взять взаймы.

Поэтому основная задача тайм-менеджмента – так планировать и организовывать свои дела, чтобы не терять драгоценный и невосполнимый ресурс времени. Особенно важно уметь распоряжаться своим временем эффективно для руководителей государственного и муниципального управления, так как от их действий, своевременности выполнения задач и принятия решений будут зависеть не только благосостояние граждан и государства, но и, зачастую, жизни людей.
Время становится решающим фактором, влияющим на эффективность деятельности не отдельного руководителя или сотрудника, но и всей системы управления в целом. Руководитель должен не только умело распоряжаться собственным ресурсом времени, но и научить своих подчиненных бережному отношению ко времени.
История становления тайм-менеджмента в России
Часто тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология.
Однако отечественная школа научной организации труда и организации личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами, а некоторые используются и сегодня в качестве методических рекомендаций, регламентов, инструментов организации труда государственных и муниципальных служащих и руководителей. В истории развития отечественного тайм- менеджмента можно выделить три основных этапа.
Первый этап: 20-е годы ХХ века – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм- менеджмента на этом этапе было связано с именами А.К. Гастева (Центральный
Институт Труда) и П.М. Керженцева (Лига «Время»), чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.
Второй этап отечественного тайм-менеджмента начался с выходом в начале 70-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней повествуется о биологе А.А. Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе Д.И. Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Он решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты хронометража, планировать свою работу.
Обратите внимание, что на этом этапе впервые появились следующие идеи:

хронометраж как основа управления своим временем;

бюджетирование расходов времени.
Основные идеи «любищевского» подхода:

эффективное мышление – основа личной эффективности;

хронометраж – инструмент выработки этого мышления.
Личная эффективность – не просто набор разрозненных техник и приемов.
Осознанное управление временем как метод мышления позволяет достичь лучших результатов. Если говорить об особенностях организации труда государственных и муниципальных служащих, где высок уровень регламентации деятельности, то хронометраж является одним из основных инструментов инвентаризации расходов времени.
Третий этап. В январе 2001 года, на сайте «Организация времени» www.improvement.ru зародилось первое онлайновое тайм-менеджерское сообщество. Так начался третий этап в истории развития отечественного тайм-

менеджмента. Это уникальное явление в России и в мире в целом. На сегодняшний день оно объединяет:

последователей любищевских традиций;

IT-консультантов, благодаря которым стало возможным объединить классические подходы к личной эффективности и современные технологии анализа и моделирования бизнес-систем;

предпринимателей, менеджеров, управленческих консультантов.
Сегодня тайм-менеджерское сообщество – основной генератор современных идей и технологий повышения личной эффективности.
Система тайм-менеджмента
Современный тайм-менеджмент – это не просто набор приемов из области
«как успевать укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания».
Это – комплексная система управления собой и своей деятельностью.
Основные элементы этой системы:

эффективность

технология

стратегия

философия
Рассмотрим каждый из элементов, используя метафору пути: если представить, что достижение цели – это путешествие, то …
На этапе эффективности определяем, как лучше добраться до цели, сохранив силы. Это тайм-менеджмент в привычном понимании слова. Здесь мы отвечаем на вопросы, связанные с организацией нашей работы, расходами времени, умением планировать, распределять время и т.д.
Технология – второй элемент системы, позволяет находить наиболее оптимальные решения. Использование инструментов, приемов, различных технологий повышения личной эффективности: от десятипальцевой слепой печати до, например, использования ТРИЗ (теории решения изобретательских задач) для решения нетехнических задач в бизнесе и теорий управления дают инструменты принятия стратегических решений, в том числе и в области личной стратегии.
Причем используются технологии, не являющиеся тайм-менеджерскими, не ставящими целью сокращение расходов времени. Но тем не менее, их использование приносит пользу в области организации времени.
Если технология определяет «на чем ехать», то стратегия – дает ответ на вопрос: «куда?». Неразумно двигаться (пусть и очень эффективно), но в неправильном направлении. В поисках ответа на вопрос «как быстрее добраться?» или «как быстрее выполнить задачу?», неизбежно возникает вопрос: «куда едем?».
Таким образом, вопросы стратегии, целеполагания и организации времени оказываются тесно взаимосвязаны.
Философия. В контексте тайм-менеджмента под «философией» подразумевается ответ на вопрос «зачем?». Ответ на вопрос о своих ценностях, смысле выполняемых действий, их значимости для достижения целей и получения результата.
Таким образом, вопросы организации времени и повышения личной эффективности оказываются тесно связаны с нашими целями, с тем, насколько четко и правильно удалось их сформулировать. Когда мы знаем, в чем наша цель, понимаем ее значимость, нам легче выбрать и технологии, позволяющие достичь ее без затрат лишних усилий, и составить план ее достижения. Если понимание о цели и ее значимости отсутствуют, ни одна технология, ни один способ планирования (пусть и самый эффективный), не принесут своих результатов.

Вопрос 2. Основные понятия и определения целеполагания
Достигать значимых вершин и получать значительные результаты позволяет только четко поставленная цель. Если цели нет, невозможно составить план действий – не видно куда идти – не понятно, что делать. Даже если что-то пытаемся предпринять, к значимым результатам это не приводит, т.к. у нас нет четкого определения, что является результатом. В конце концов, приходит убеждение, что ничего не поможет, смысла двигаться куда-то никакого нет. Приходят растерянность, разочарование и желание снова уйти в свои мечты – ведь там все возможно. Но все возможно и в реальной жизни. Надо только превратить мечту в реальность – сделать мечту целью.
Цель – это ожидаемый, предполагаемый результат, который стремимся достичь.
Управлять временем мы можем только через управление своими задачами, планами, сроками, делами, целями. Цели и ценности являются основой современного тайм-менеджмента, что нашло свое отражение в определении понятия «тайм-менеджмент». Для того чтобы добиться успеха в жизни, нужно уметь ставить и достигать цели.
Для руководителей государственных и муниципальных организаций навыки
целеполагания – одни из самых важных, работа с целями – одна из функций управления. Грамотное формулирование списка целей, составление плана по их реализации – задачи функции управленческого целеполагания. Таким образом, правила выбора целей, формулирования и выбора способа их достижения – неотъемлемая часть работы руководителя сферы государственного и муниципального управления.
Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.
Можно выделить три основных этапа в целеполагании:
1. Выбор цели в соответствии с ценностями;
2. Формулирование цели;
3. Выбор способа достижения цели.
Рис. 1. Целеполагание. Выбор цели. Как увидеть свою цель? Техника визуализации.
Статья из будущего
Способ Саймона Мотрама – основателя компании Rapha (известный брэнд элитной велосипедной экипировки). В 2005 году он написал статью про свою компанию в будущем – на тот момент компании было примерно 7 или 8 месяцев.
Статья выглядела так, как будто бы она была опубликована в декабре 2010 в

журнале Fortune. Конечно же, Саймон Мотрам исходил из той информации, ресурсов и целей, которые были у него и думал, как их оптимально использовать для достижения максимальных результатов. Основной смысл этого метода – увидеть будущий ожидаемый результат, визуализировать цель.
Мы все умеем мечтать, но немногие люди умеют реализовывать свои мечты, делать их реальностью. Чаще люди не управляют своей жизнью, а «плывут по течению».
Вопрос 3. Проактивный и реактивный подходы к жизни: определение,
различия, значимость для целедостижения. Расширение проактивности:
«Круг забот» и «Круг влияния»
Мало составить планы, сформулировать цели, выбрать подходящий способ их достижения. Важно это делать регулярно. Иначе есть риск перейти к реактивному стилю проживания жизни.
Стивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает два подхода к жизни: «проактивный» и «реактивный».
Реактивный подход к жизни – реагирование только на внешние обстоятельства, жизнь «как сложилось» и «как получилось», полная зависимость от внешних обстоятельств и других людей. Стратегия пассивного человека.
Проживание жизни посредством реагирования на внешние обстоятельства.
Мечты остаются мечтами, а вместо достижений – горькие переживания, что не сложилось, не получилось, оправдания и сожаления. Но ситуация сама не изменится, если не изменить свое отношение к целедостижению и не перейти к проактивному способу жизни.
Проактивный подход к жизни – активное влияние на события и обстоятельства, жизнь «вопреки» и «несмотря на обстоятельства». Стратегия активного, успешного человека, автора своей собственной жизни и судьбы.
Проактивный подход к жизни и проактивный тип людей – самостоятельное
выстраивание своей жизненной траектории. Не просто реагирование, а активное влияние на внешние обстоятельства и события.
Рис. 2. Типы отношения людей к жизни
Степень проактивности можно определить, используя понятия: «круг
влияния» и «круг забот». «Круг забот» – факты, явления, вопросы, которые волнуют, заботят, оказывают на человека эмоциональное и интеллектуальное

влияние. «Круг влияния» – те явления из «круга забот», которые возможно контролировать, на которые можно влиять непосредственно.
Рис. 3. «Круг влияния»
Чем больше задач оказывается в «круге влияния» – тем больше проактивность человека. И чем больше задач в «круге забот» – тем ближе человек к реактивному способу проживания.
Как можно расширять свою проактивность в этом случае? Очень просто – разделите большую, заботящую вас задачу на части, которые в силах сделать и эти части включите в свой «круг влияния». Например, повлиять на эпидемию мы не в состоянии, но соблюдать меры личной безопасности вполне по силам. Таким образом, мы уже в состоянии взять ответственность на себя за свои собственные жизнь и здоровье.
Проактивный человек – автор своей собственной жизни, обладающий
свободой выбора тех или иных способов реагирования на обстоятельства. Шансов на успех в этом случае больше, но и выше ответственность – отвечать самому за свои решения, действия и поступки. Это тип победителя, лидера. Но это совсем не значит, что у него не бывает ошибок, провалов. Бывают. Но он, в отличии от реактивного человека, находит в себе мужество признать ошибки и исправить их.
Потерять все и начать с ноля. Упасть, но подняться и двигаться дальше. Найти новые способы решения проблем.
Ставьте цели, двигайтесь к ним, выполняя пусть маленькие шаги, решая, пусть самые простые задачи, ведущие к цели регулярно.
И выбирайте те цели, которые соответствуют вашим ценностям. Привычка проактивно действовать – важное качество любого человека из сферы государственного и муниципального управления от рядового сотрудника до руководителя. В этом контексте проактивность – не только принятие важных решений вовремя, но еще и ответственность за эти решения, которую руководитель берет на себя.
Вопрос 4. Ценности как основа целеполагания. Мемуарник как инструмент
для определения своих базовых ценностей
Цели, и особенно долгосрочные, формулируются на основе базовых ценностей. В тайм-менеджменте мы рассматриваем личные ценности и будем подразумевать под ними сферы и аспекты жизни, имеющие значимость, важное
значение для человека.
Ценности – основа для наших целей
Как быстро и просто определить свои базовые ценности, на основе которых можно будет определять долгосрочные цели?