Файл: Сущность и определение понятия таймменеджмент. Целеполагание в работе руководителя Таймменеджмент.pdf

Основные способы определения ценностей

«Мемуарник» (от слова «мемуары») – простой технологичный инструмент, дает возможность быстро сформировать список ключевых ценностей.
Изобрел этот способ и инструмент активный участник ТМ-сообщества
Виталий Королев, консультант по вопросам управления и наследования бизнеса.
Мемуарник ведется следующим образом:
1. Каждый день вечером выделите от трех до пяти минут спокойного времени.
2. Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь главное событие дня, эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня или главное достижение. Событие может быть, как позитивным, так и негативным.
Казалось бы, что за смысл фиксировать негативные события? Однако они могут быть для нас наиболее важными и значимыми, имеющими свою ценность.
Например, заболел близкий человек – это всегда для нас самое важное, хотя и самое негативное. Или вы не сдали зачет, поскольку вам не хватило времени на подготовку. Крайне неприятно, но ведь это опыт – в следующий раз нужно будет более внимательно отнестись к планированию подготовки.
3. Рядом с записью о событиях формулируйте ту вашу ценность (1-
2 слова), на основе которой именно его вы сделали главным.
4. В конце недели выпишите главное событие недели. В конце месяца – главное событие месяца. В конце года – главное событие года.
Событие – «встретился с бывшим одноклассником», ценность – «дружба».
Или «хорошо выступила на семинаре и заработала высокий балл», ценность –
«ответственность» или «самоуважение». Нет универсального списка ценностей, у каждого он свой.
Рис. 4. Образец мемуарника
Обратите внимание, что на одно и то же событие ценности у разных людей могут быть разные. Следует помнить, что единственно верного списка ценностей не существует: у каждого человека он будет свой. Одно и то же событие может иметь совершенно разную ценность для разных людей.
Позволяет: быстро сформировать список своих ключевых ценностей – кристаллизация ценностей. Найти ответ на вопрос: «Что для меня главное?», о своих приоритетах: Единственно верного списка ценностей для всех нет. Чем чаще повторяются ценности в вашем мемуарнике, тем выше их значимость для вас.

Краткая версия дневника – дает возможности для ретроспективного анализа: как меняются и меняются ли ваши ценности.
В контексте деятельности в рамках организации государственного или муниципального управления техника «Мемуарника» также применима для определения командных, коллективных ценностей. Технология ведения мемуарника остается та же, только вместо личных ценностей записываются ценности организации, а главное событие дня выбирается из дел, задач, событий рабочего дня, связанных с исполнением своих должностных обязанностей. Такой
«рабочий» мемуарник можно обсуждать в коллективе, использовать при формировании корпоративной культуры организации, основанной не на формальных, а на реальных ценностях, которые присущи сотрудникам, находят свое отражение в «рабочих» мемуарниках.

Техника перехода к ценностям от повседневных задач
Еще одним способом детального определения собственных ценностей является техника последовательного перехода от наших обычных, повседневных задач к целям более высокого уровня.
Отвечая на вопросы, мы строим следующую логическую цепочку: «Для чего я собираюсь выступить на конференции? Очевидно, для того чтобы зарекомендовать себя серьезным, ответственным и знающим студентом.
– Зачем мне это нужно?
– Я хочу успешно окончить институт и получить хорошую, перспективную работу.
– Что мне это позволит сделать?
– Достичь продвижения по службе и финансового благополучия.
– Почему для меня это важно?
– Так как я хочу добиться свободы и независимости».
Таким образом, всего за два-четыре логических хода можно от текущих дел перейти к набору глобальных целей и ценностей, которыми вы руководствуетесь.

«Декларация о личной миссии»
Данный подход к определению ценностей был впервые предложен
Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Декларация о личной миссии – документ наподобие миссии фирмы, в котором вы пытаетесь сформулировать свои задачи в этом мире, – что для вас важно, чего вы хотите добиться?
Следует избегать нередкой путаницы понятий «цель» и «миссия». Различия между ними заключаются в следующем:

цель – это то, что мы «берем» от жизни, завоевываем, получаем; это та высота, которую нам удается «взять»;

миссия – то, что мы «отдаем», привносим в этот мир; как поется в известной песне, «это то, что останется после меня».
Миссия – это в первую очередь ваша уникальность. Что изменится в мире, если вас не будет? Что вы оставите после себя?
Используя аналогию «человек – это фирма», можно перенести на личную миссию методы, которые обычно используются при написании миссии компании.
Область конкуренции и стратегическое намерение («достигнув высот в…»), а также компетентность и конкурентные преимущества («особенно любили…»,
«отличался непревзойденными…») уже указывали.

Анализ потребностей
Еще одним способом выявления собственных ценностей для последующего определения целей является анализ ваших потребностей. Представьте, что у вас

есть миллион долларов. На что вы его потратите? Какая потребность стоит за каждой покупкой? Предположим, вы собираетесь приобрести загородный дом. Он нужен вам для того, чтобы вести здоровый образ жизни на природе или чтобы демонстрировать жизненный успех? А может быть, вы хотите содержать собственную конюшню и разводить лошадей? Или вас привлекает возможность веселого, шумного времяпрепровождения, а в загородном доме вас не будут тревожить возмущенные громкой музыкой соседи?
Итак, нарисуйте таблицу из двух колонок. В левой фиксируйте покупки или дела, а в правой отвечайте на вопрос «зачем?» по поводу каждого своего приобретения или поступка. Затем внимательно просмотрите то, что получилось в правой колонке, – ведь это и есть, по сути, ценности. Проанализируйте их; возможно, некоторые из них относятся к разряду «навязанных».
Такой способ, как, впрочем, и все остальные, требует искренности, откровенности и беспристрастности по отношению к самому себе.
Вопрос 5. Подходы к определению целей в работе руководителя
Достаточно ли «увидеть» и выбрать одну цель? Например, построить карьеру собственника бизнеса? Казалось бы, достаточно. Но жизнь многомерна и разнообразна, и у нас не одна сфера жизни. Если сфокусироваться только на какой- то одной сфере жизни, например, карьерный рост, и при этом забывают о семье, в результате достигают карьерных вершин, но совершенно несчастны в семейной жизни.
Ставить цели необходимо во всех значимых областях жизни. Это позволяет сделать жизнь более гармоничной и сбалансированной, достигать успеха в различных сферах своей жизни, не ущемляя при этом остальные.
Ключевые области – это от 5 до 9 основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.
Ключевые области помогают более точно поставить жизненные цели, ничего не забыть и не упустить.
Визуализация целей. Построим карту ключевых областей жизни. В центре листа – «я», «моя жизнь». Затем – ключевые области жизни (ваши области могут называться по-другому, и их может быть другое количество. У каждого человека – все индивидуально). Для каждой из областей запишите одну-две стратегические цели.
Рис. 5. Пример карты ключевых областей жизни

Посмотрите на получившуюся карту, отметьте, есть ли цели в разных областях, которые противоречат друг другу? А есть ли цели, достижение которых могут поддерживать друг друга?
Подобная карта ключевых областей может быть составлена и для создания полной картины рабочих направлений деятельности руководителя. В этом случае в качестве ключевых областей будут выступать направления профессиональной деятельности руководителя, для каждой из них определяются цели и далее анализ проводим так же, как для карты личных областей жизни – какие цели могут дополнять друг друга, какие вступают в противоречия, вырабатываем меры по минимизации выявленных противоречий.
С понятием ключевых областей тесно связаны такие понятия, как «центр
жизненных интересов» и «ролевая функция».
Центр жизненных интересов – это область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится, и с позиции, которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы.
Ролевая функция – это совокупность определенных действий и отношений в рамках определенного круга людей.
Каждая из ролей требует установления и поддержания определенных взаимоотношений с другими людьми. При этом требуется уделять значительное внимание балансу ролей.
Среди основных подходов к определению целей можно выделить следующие:

Управление собой как компанией. Стратегия успешного человека – это бизнес автономной корпорации, которая сама строит свою стратегию. Суть подхода: посмотреть на себя как на автономную корпорацию, а не пассивный винтик механизма.

«Родные» цели и видение будущего. Умение выразить свои мечты в виде долгосрочных целей. Обратите внимание, что при этом подходе важно различать свои «родные» цели и «навязанные», уметь расчистить штампы и избавиться от стереотипов.
Выделяются понятия «родных» и «навязанных» целей. Например, в одном из эссе врач, живущий в небольшом городе, пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему. Или руководитель отдела в торговой компании убежден, что в будущем станет директором завода, и описывает, как предприятие будет работать и каким образом эта деятельность повлияет на уровень жизни в регионе. Но часто встречаются эссе, которые мы называем «ксерокопиями страницы глянцевого журнала». «Выхожу из кирпичного двухэтажного коттеджа, сажусь в свой белоснежный Porsche, приезжаю на работу, иду в большой и светлый кабинет, люди встречают меня радостными улыбками…»
Нет ничего плохого в белоснежном Porsche, если это действительно
«родная» цель, если это машина, о которой человек мечтал с детства. Но часто бывает, что такого рода цели навязаны рекламой, знакомыми, родственниками, стереотипами общественного мнения, школой. Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек. Хотя в действительности по- настоящему успешные люди начинали свой путь вовсе не с покупки хорошего автомобиля.
«Родные» цели – базируются на ценностях.
«Навязанные» – следование неким стереотипам («каждый уважающий себя бизнесмен должен ездить на машине нашей марки» или «каждый успешный предприниматель просто обязан иметь аккаунт в Инстаграм»), это цели, навязываемые определенными социальными группами, обществом, рекламой.

Если цель не обладает ценностью для человека – ее можно отнести к разряду
«навязанных».
Для того чтобы управлять своей жизнью проактивно, чтобы найти «родные» цели, нужно сначала отсеять все сформированные внешним окружением штампы и стереотипы. Это не всегда просто, но необходимо, иначе можно потратить годы жизни в погоне за «навязанными» целями, достигнув которые человек испытывает лишь усталость и разочарование.
Вопрос 6. «Life management» и жизненные цели
Тайм-менеджмент предполагает управление целями, задачами, сроками, планами. В конечном итоге – управление всей жизнью. Идея планирования жизни актуальна для каждого человека, независимо от специфики его деятельности, рода занятий, возраста и т.д.
Использование инструментов и технологий, рассмотренных выше, помогает сформировать фундамент целеполагания. Следующий шаг – сформулировать собственно цели. Для этого лучше всего подходит такой инструмент, как карта
долгосрочных целей.
Она состоит из двух горизонтальных осей: годы, начиная с текущего, и возраст.
По вертикали – ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей
– примерные целевые ориентиры.
Рис. 6. Карта долгосрочных целей
В одних ключевых областях перспектива может просматриваться на более долгий срок; в других – только на ближайшие несколько лет. Какие-то цели могут быть четкими, иные – неопределенными и размытыми.
Карта позволяет видеть ориентиры, дает возможность что-то менять по ходу движения, вносить коррективы, дополнения. Важная идея данного инструмента – позволяет видеть свои цели, не терять их из виду.
Еще один инструмент тайм-менеджмента, который дает возможность не потерять цели в суете буден – стратегическая картонка. Она делается в виде закладки, на которую выписываются свои основные стратегические цели. Это простая «напоминалка» о том, к каким берегам плыть. Делается такой инструмент просто: сформулируйте список из своих целей на ближайшие 5-10 лет. Для каждой цели запишите, к какому сроку планируете ее достичь. Например, получить степень

МВА по внешнеэкономической деятельности – через 3 года; занять должность специалиста отдела по работе с претензиями ПФР – ближайшие 3 года и т.д.
В каком виде будет существовать стратегическая картонка – выбор носителя остается за вами: это может быть вариант в форме таблицы Excel, интеллект-карта
(Mindmodo, poplett), заставка на рабочем столе компьютера в виде красивой карты- картинки, таблица в Word, простой список. Выберите подходящий и удобный для вас вариант или придумайте свой.
Преимущество «стратегической картонки» – всегда напоминает о тех целях, которые себе поставили, помогает видеть желаемый результат и делать шаги к его достижению.
Вопрос 7. Формулирование целей: SMART-критерии. SMART-цели
и надцели: две стратегии целедостижения
Переходим на второй этап целедостижения и поговорим о формулировании целей. Всегда ли мы формулируем в формате цели именно то, что хотим? Для того, чтобы не допускать ошибок и получать тот результат, который нам нужен, нужны правила, техники, помогающие формулировать цели.
Этот этап особенно важен для руководителей государственного и муниципального управления, так как формулирование цели напрямую влияет на принятие управленческих решений, за которые руководитель несет ответственность, является одной из задач функции управления.
В классическом менеджменте и тайм-менеджменте при постановке цели применяется техника «SMART». Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее, тем лучше подходит техника СМАРТ для ее формулирования.
Рис. 7. Критерии «SMART»
1. Формулировка цели должна быть максимально конкретной. Исключите общие слова и фразы («интересная работа», «высокооплачиваемая должность»,
«хорошо сдать экзамен», «успешная защита...»). Что значит интересная? Как вы понимаете, что это интересно, а то – нет? Что значит «успешная защита магистерской работы»? Успешно – это как? Получить рекомендацию аттестационной комиссии для поступления в аспирантуру, защитить работу на 5, на 4 или «хоть как-нибудь, лишь бы сдать»? Формулировка цели не должна допускать различные толкования и интерпретации. Формулируйте цели позитивно.
Частица «не» вычеркивается нашим мозгом (вспомните: оденешься не по погоде, попадешь в дождь, ветер, холод – первая мысль: «как бы не заболеть». А к вечеру
– температура, кашель, насморк... мозг не воспринял частицу «не»).

Формулировка должна быть направлена к достижению, а не отражать избегание: показывать, к чему стремимся, а не от чего пытаемся убежать
(например, не «как бы не завалить аттестацию», а «пройти аттестацию с показателями выше 80 баллов»). Во второй формулировке примера появились цифры, и это тоже важный критерий грамотного формулирования целей: измеримость.
2. Цель должна быть измерима. В формулировке цели обязательно должен быть показатель (показатели) масштаба цели. Критерии, по которым можно понять, достигнута ли цель, насколько достигнута, сколько еще осталось. Если цель нельзя измерить, трудно сохранить мотивацию, так как не видно, на каком этапе находишься; трудно распределить (перераспределить) усилия. Показатели измеримости цели могут быть как количественного, так и качественного характера.
Например, «сдать экзамен на 50 баллов» – количественный показатель; «выучить английский уровня Advanced» – качественный показатель.
3. Оценка, насколько цель достижима с учетом имеющихся ресурсов
(внешних и внутренних). Адекватное восприятие ситуации, какие ресурсы есть для достижения цели, чего не хватает (поможет составить план достижения цели). Цель должна быть немного больше, чем те, которые уже достигали ранее. Когда цель чуть выше наших возможностей – мотивирует, появляется азарт ее достичь.
Слишком далеко – ощущение недостижимости, отсутствие ресурсов могут снизить мотивацию. Если подобные цели уже достигали, то мотивация также может быть снижена – уже не интересно, нет азарта преодоления и освоения чего-то нового.
4. Цель должна быть уместна в данных условиях, вписываться в
ситуацию, иметь важное значение (быть ценной и значимой). Вот здесь и пригодится карта ключевых областей жизни (или карта рабочих областей, если рассматриваем формулирование целей управления и принятия управленческих решений) и целей, которую строили ранее: она поможет обосновать движение к данной цели, увидеть и понять ее значимость для других целей и достижений в различных ключевых областях. Понимание ценности результата и его практического применения в разных сферах жизни способствует появлению намерения, внутренней мотивации к достижению. А это помогает нам найти и задействовать внутренние резервы сил.
5. «Когда-нибудь, в течение жизни, когда будет время...» – такие цели, скорее всего, не исполнятся никогда. Как понять, наступило ли то самое «когда- нибудь»? Жизнь пролетает так быстро, что не успеешь оглянуться, а времени не будет никогда (всегда найдутся срочные дела, отодвигающие достижение цели «на потом»), если его специально не выделять и не резервировать для достижения значимого результата. Поэтому установление сроков и периодов для достижения той или иной цели – важный критерий. В зависимости от характера цели, срок можно определять по-разному: точная дата (21.12.2015); период с дедлайном (к
21.12.2015; до 01.05.2016); период (в течение ближайших 2-х месяцев).
Определение сроков помогает сконцентрироваться на достижении результата, планировать действия по продвижению к цели.
Техника «SMART» отлично подходит для работы с краткосрочными и среднесрочными целями, рассчитанными на 1-1,5 года. Четко и детально вообразив результат, вы настраиваете свои сознание и подсознание на стремление к нему.
Альтернативный подход – использование двух типов исходной ситуации: задачная ситуация и проблемная.
Задачная – ситуация, когда ясно, ЧТО нужно сделать, и ясно, как это нужно делать. Остается взять и сделать.
SMART-подход идеально приспособлен для задачных ситуаций.
Преимущество: возможность программировать свое сознание на их достижение.

Проблемная – ситуация, в которой не вполне ясно, ЧТО нужно сделать, и тем более совершенно неясно, КАК это нужно делать.
Главное отличие задачи от проблемы: задача может быть решена наполовину, а проблема – нет. Для решения проблемной ситуации необходимо задать направление движения, ориентирами могут служить ключевые области жизни или ценности. С понятием проблемной ситуации связано понятие
«надцели».
Вопрос 8. «Воронка шагов» и «Веер возможностей»
Чем дальше от нас цель по времени, чем менее она очевидна, тем ниже возможность жесткой конкретизации. Конкретизация долгосрочных целей может помешать их достижению, затруднить личное стратегическое планирование. Что делать?
Надцели – абстрактные цели, задающие общее направление движения, но не связывающие субъекта конкретным описанием желаемого результата.
Хотя, образ желаемого результата будет и в этом случае, цель все равно будет, но в более абстрактном виде. Например, сделать летательный аппарат, тяжелее воздуха; найти лекарство от рака; новый способ связи на расстоянии; фотоаппарат, работающий без пленки…
Достоинство планирования деятельности с помощью надцелей – более высокий уровень гибкости при принятии решений. Надцели не зашоривают восприятие, помогают не пропустить интересные возможности. Слабая сторона надцелей – недостаточная способность к мотивации. Простой способ решения – конкретно и осязаемо изобразить небольшую, но важную часть желаемой будущей ситуации, зажечь «полярную звезду» в тумане.
Как такое целеполагание может помочь достигать результатов? Когда небольшая японская фирма Sony в 40-е г.г. XX в. находилась в проблемной ситуации, связанной с поиском конкурентных преимуществ, основатель фирмы
Масару Ибука бросил на стол книжку карманного формата и сказал: «Мы должны сделать видеомагнитофон, кассеты которого были бы не больше этой книжки и вмещали в себя по крайней мере один час записи». Ибука поставил не задачу, а проблему, поскольку не существовало четких ступенек к достижению этой цели, для этого пришлось разрабатывать массу новых технологий, до того не известных.
Но, ярко раскрасив маленький, но критически важный (можно сказать, «знаковый») кусочек будущего, он сумел создать высокую мотивацию чтобы двигаться вперед, не мешающую при этом искать новые непредвиденные возможности.
Наличие или отсутствие аддитивности
Задача обладает важным свойством – аддитивностью. Это означает, что она может быть разделена на части, каждая из которых вносит вклад в решение задачи. Это характерно для СМАРТ-целей.
Задачу можно решить наполовину (написать курсовую работу, похудеть на
5 кг., оформить главную страницу сайта).
Проблема – неаддитивна. Невозможно решить наполовину: получить диплом, занять должность, перепрыгнуть пропасть, установить мир на южных границах. Это характерно для надцелей.
Поэтому способы достижения СМАРТ-целей и надцелей будут различаться.
Рассмотрим каждый из них.