Файл: Тема Общая характеристика документооборота предприятия (организации) 3 Тема.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 32
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Оглавление
Введение 2
Тема 1. Общая характеристика документооборота предприятия (организации) 3
Тема 2. Организация документационного обеспечения управления и функционирования предприятия (организации) 18
Тема 3. Организация архивной и справочно-информационной работы на предприятии (организации) 22
Заключение 26
Список использованной литературы 27
Введение
Практика направлена на приобретение студентами первоначального практического опыта для последующего освоения общих (ОК) и профессиональных компетенций (ПК) по данным видам профессиональной деятельности.
Практика базируется на общепрофессиональных дисциплинах, а также МДК, входящих в профессиональные модули. Производственная практика является первой ступенью в овладении профессиональными навыками.
Цель практики - обеспечить последовательность овладения студентами системной профессиональных навыков и опытом практической работы.
Задачи практики:
1) Расширение и закрепление теоретических знаний по обще-профессиональным дисциплинам и профессиональным модулям;
2) Формирование профессиональных умений;
3) Приобретение первичных умений обработки документов различных систем документации, работы в архиве организации, работы с нормативными и законодательными актами, справочной литературой и другими источниками.
Тема 1. Общая характеристика документооборота предприятия (организации)
Деливери Солюшенс- это независимый клубный проект, объединивший сотни служб доставки еды и продуктов в Единую Систему Заказов. Цель проекта -- обеспечить своим пользователям наилучшие условия для быстрого, удобного и выгодного осуществления заказов. Услуги сайта абсолютно бесплатны, а условия доставки очень простые. Все цены на сайте идентичны действующим ценам служб-партнеров.
В чем преимущества Деливери Солюшенс?
- Возможность осуществлять объективный выбор среди сотен служб доставки в рамках одного сайта.
- Получать поддержку менеджеров клуба при возникновении проблем с качеством, оказываемых партнерами услуг.
- Заказывать во всех службах через единый личный кабинет, без повторного ввода контактной информации.
-С каждым заказом зарабатывать бонусные баллы и обменивать их на ценные призы.
-Видеть историю всех своих заказов.
- Сравнивать цены.
-Оценивать качество работы служб-партнеров.
- Публиковать свои отзывы и предложения на сайте.
- Принимать участие в специальных акциях партнеров, доступных только для участников клуба.
Первое, что видит пользователь - это содержание, то есть вся информация, представленная на сайте. Информационное наполнение сайта привлекает внимание посетителя, и соответствует теме сайта.
Структура и навигационные функции характеризуют сайт как эффективный и организованный. Хорошие навигационные функции дают возможность быстро добраться до нужного места и легко охватить содержание сайта как вглубь, так и вширь.
Функциональность сайта тоже находится на высоком уровне. Он быстро загружается, все его ссылки "живые", а технологии применяются к месту и отвечают предполагаемой аудитории. Сайт независим от платформы и типа браузера. Возможны решения, когда в случае необходимости сайт самостоятельно обеспечивает переход на альтернативные страницы.
Главная мысль, доносимая с сайта: «Сотни ресторанов и магазинов на одном сайте, всегда актуальное меню и никаких наценок!» Чтобы насладиться блюдом по любимому рецепту или попробовать что-нибудь новенькое из непривычной для себя кухни, необязательно посвящать время готовке или отправляться на поиски ближайшего ресторана. Воспользовавшись сервисом Деливери Солюшенс, Вы сможете быстро и легко заказать доставку еды по Воронежу. Для этого Вам нужно выбрать понравившееся заведение и блюда из его меню, добавить их в «Корзину» и заполнить форму заказа. Мы не делаем наценок и не взимаем дополнительных плат за пользование сервисом, поэтому Вы можете не беспокоиться о том, что переплатите. Деньги за заказ Вы отдаете курьеру ресторана, который доставит Вам блюда. Если у Вас возникло желание поделиться впечатлениями о качестве еды и работе службы доставки определенного заведения, можете оставить свой отзыв. Чтобы добавлять комментарии, Вам необходимо зарегистрироваться на Деливери Солюшенс. Эта несложная процедура не займет много времени. Деливери Солюшенс клиентоориентированная компания. Служба клиентской поддержки (СКП) - самая крупная в области доставки. Они относятся к жалобам и предложениям как к дополнительной возможности контроля за работой своих сотрудников и улучшения качества обслуживания. Ни одна жалоба не остается без внимания, при этом есть гарантия, что по каждому случаю проводится работа с персоналом компании, виновные лица привлекаются к дисциплинарной или материальной ответственности, а клиент получает компенсацию за полученные неудобства.
Руководитель издает приказы, определяющие деятельность бухгалтера и комиссий предприятия.
Главный бухгалтер руководствуется приказами руководителя, а также актами и иными документами, поступающими из комиссий.
Внутренние документы необходимы для правильной организации бухгалтерского и налогового учета.
Серьезной проблемой для организации, влияющей на принятие управленческих решений, формирование финансовых результатов и формирование налогооблагаемых баз, является неравномерность документационно - информационных потоков и отсутствие рациональной организации, документооборота.
График документооборота должен устанавливать в организации рациональный документооборот, способствовать улучшению всей учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского и налогового учета.
Отсюда, можно сделать вывод, что налоговые нарушения могут сильно пошатнуть финансовое состояние организации.
Соблюдение налогового законодательства, которое чаще всего выражается в правильности определения налогооблагаемых баз для организации очень актуально.
Подавляющее число показателей, составляющих базу налогообложения, в том числе главные из них - объем реализации продукции (работ, услуг) и сумма полученной прибыли, не отражается в системном бухгалтерском учете организации.
Исходя из всего вышесказанного, необходимо отметить, что организация работы с документами предприятия не рациональна. Поэтому в качестве предложения можно предложить использование автоматизированной системы работы с документацией.
Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.
Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.
В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение.
При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.
Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.
Рис. 1 – Схема документооборота предприятия
Основные задачи делопроизводства в Деливери Солюшенс:
- обеспечение единого типа работы с документами и общий стандарт документирования;
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- осуществление оптимального учета документов;
- разработка и внедрение автоматизированных документационных процессов.
В Деливери Солюшенс было выявлено, что в организации используются различные компьютерные технологии. Автоматизация документационного
обеспечения управления преследует ряд целей в вопросах работы с документами, которые можно объединить в следующие группы:
- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;
- упорядочение документооборота;
- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
-исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
Прежде всего, система электронного документооборота (ЭДО) должна предполагать выполнение всех функциональных задач документационного обеспечения управления деятельности организации в полном объеме, а именно включать в себя функции по подготовке документов и их регистрации, контролю за их исполнением, поиска документов, их хранения и справочную работу по массиву документов. «Система должна быть построена на единых методологических принципах, программнотехнических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов» , действующих в организации внутренних локальных нормативных актов, инструкций и требований.
При выборе СЭД мы остановились на «1С:Документооборот 8 ПРОФ. При выборе рассматривались многие параметры и рейтинг СЭД.
Обзор TAdviser опирался на открытые данные о числе начатых и завершенных проектов, а также на информацию от ECM-вендоров о количестве реализованных лицензий или автоматизированных рабочих мест (рис. 2).
Рис. 2 Верхняя десятка рейтинга производителей СЭД (ECM) на рынке по количеству реализованных проектов
По сведениям других аналитических рейтингов «1С: Документооборот 8» входит в пятерку лидеров.
Автоматизация производится на платформе «1С:Предприятие 8.3», за основу берутся решения «1С:Документооборот8 ПРОФ» и «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2», обладающие широкими функциональными возможностями на уровне ERP-систем международного класса. Возможна интеграция с бизнес-процессами, реализованными на базе решений SAP.
Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С: Документооборот 8».
Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота на предприятиях любого масштаба - программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management), которая, помимо документов, помогает контролировать и управлять деловыми процессами и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.
Функционал 1С: Документооборот 8 дает возможность:
1. Централизовано и безопасно хранить документы.
2. Регистрировать входящие и исходящие документы.
3. Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки.
4. Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей.
5. Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов.