Файл: Тема Общая характеристика документооборота предприятия (организации) 3 Тема.docx

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 23.11.2023

Просмотров: 29

Скачиваний: 2

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота;

- унификация форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

- подготовка к докладу руководству поступающих документов;

- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

- регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

- организация хранения документов в структурных подразделениях;

- организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

- повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

- организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

- организация делопроизводства по обращениям граждан;

- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);


- контроль за сроками исполнения документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

- разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

--?в организации, внедрении, эксплуатации, совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

--?в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

--?в надлежащем организационно- методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия:

--?в действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.



Систематизация информации включает:

- методы поиска и накопления информации;

- классификацию и индексирование информации;

- способы доступа к информации;

- способы представления информации;

- обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

- структурированная информация;

- информация в виде свободного текста.
Тема 3. Организация архивной и справочно-информационной работы на предприятии (организации)
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся и деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно.

Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов [18, c 76-83].

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Для создания экспертной комиссии в организации должны быть разработаны и утверждены следующие документы:


-Положение об архиве учреждения

- Положение об экспертной комиссии, составленное на основании «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации» 1995 года.

- Приказ о создании экспертной комиссии, утвержденный начальником организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

- в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

- организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

- проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

- описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

- описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно - проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п. [2, c 98-105].


Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости [10, c 78-80].

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации [3, c 67-68].

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации [6, c 51].

В процессе экспертизы производится:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

-отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекло.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Заключение

Практика проходила с года по 7 года по профессиональным модулям ПМ.02 Организация архивной и справочно - информационной работы по документам организации, ПМ.03 Выполнение работ по профессии Делопроизводитель по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.

В течение практики у меня сформировались следующие компетенции:

1) Понимание сущности и социальной значимость своей профессии;

2) Принятие решений в стандартных и нестандартных ситуациях;

3) Ориентирование в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности;