Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf

В.Т. Еременко
О.И. Усачева
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

1
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ - УЧЕБНО-НАУЧНО-
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КОМПЛЕКС»
В.Т. Еременко, О.И. Усачева
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Рекомендовано ФГБОУ ВПО «Госуниверситет - УНПК» для использования в учебном процессе в качестве учебного пособия для высшего профессионального образования
Орел 2015

2
УДК 651.012.7
ББК 74.58
Е70
Рецензенты: доктор технических наук, профессор кафедры «Информационные системы»
Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования
«Государственный университет - учебно-научно- производственный комплекс»
В.И. Раков,
кандидат технических наук, доцент, заведующий кафедрой
«Системы информационной безопасности»
Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования
«Брянский государственный технический университет»
М.Ю. Рытов
Еременко, В.Т.
Е70 Документоведение: учебное пособие для высшего профессио- нального образования / В.Т. Еременко, О.И. Усачева. – Орел:
ФГБОУ ВПО «Госуниверситет - УНПК», 2015. – 255 с.
ISBN 978-5-93932-803-6
В учебном пособии рассмотрены вопросы документоведения, унифицированные системы документации, требования к оформ- лению управленческих документов и другие вопросы.
Предназначено студентам, обучающимся по специальности
090900.62 «Информационная безопасность», изучающим дис- циплину «Документоведение», в качестве базового учебника, а также может быть полезно специалистам, интересующимся вопросами организационного обеспечения защиты информации при обработке документов.
УДК 651.012.7
ББК 74.58
ISBN 978-5-93932-803-6 © ФГБОУ ВПО «Госуниверситет - УНПК», 2015

3
СОДЕРЖАНИЕ
Введение .....................................................................................................6
Глава 1. Документоведение как научная дисциплина ............................7 1.1. Предмет и задачи документоведения ............................................7 1.2. Становление и развитие документоведения .................................9 1.3. Место документоведения в системе наук ...................................13
Контрольные вопросы ..........................................................................17
Глава 2. Теоретические основы документоведения. Понятие о документе. Функциональный анализ документа ...............................18 2.1. Эволюция понятия «документ» ...................................................18 2.2. Функции документа ......................................................................21
Контрольные вопросы ..........................................................................23
Глава 3. Понятие и средства документирования...................................24 3.1. Этапы развития способов документирования ............................24 3.2. Текстовое документирование .......................................................24 3.3. Техническое документирование, область применения ............. 27 3.4. Фотодокументирование: история развития, значение фотодокументов в различных областях деятельности человека ......29 3.5. Фонодокументирование: возникновение, применение ..............31 3.6. Кинодокументирование. Видеозапись ........................................33
Контрольные вопросы ..........................................................................36
Глава 4. Материальные носители документированной информации ..............................................................................................38 4.1. Классификация современных носителей информации ..............38 4.2. Виды, форматы и свойства бумаги ..............................................38 4.3. Фотографические носители информации ...................................41 4.4. Материальные носители механической звукозаписи ................42 4.5. Магнитные носители информации, их виды ..............................42 4.6. Оптические (лазерные) диски ......................................................44
Контрольные вопросы ..........................................................................46
Глава 5. Свойства и признаки документов. Классификация документов по признакам .......................................................................47 5.1. Документообразующие признаки документа .............................47 5.2. Юридическая сила документа ......................................................48 5.3. Копийность документов ...............................................................54 5.4. Оригинальность, подлинность документов ................................59 5.5. Внешние признаки документов....................................................61 5.6. Понятие метаданных документа ..................................................62
Контрольные вопросы ..........................................................................65

4
Глава 6. Унификация и стандартизация .................................................66 6.1. Цели, объекты унификации в делопроизводстве .......................66 6.2. Требования к формуляру-образцу ...............................................67 6.3. Комплекс действий по унификации ............................................71 6.4. Современные стандарты на документацию ................................73 6.5. Унификация текстов служебных документов ............................74
Контрольные вопросы ..........................................................................79
Глава 7. Формуляр современного управленческого документа ..........80 7.1. Структура документа ....................................................................80 7.2. Требования к оформлению реквизитов .......................................85
Контрольные вопросы ........................................................................ 123
Глава 8. Система документации. Требования к оформлению различных служебных документов ...................................................... 124 8.1. Общие требования к составу и назначению организационно-правовых документов. Порядок подготовки, структура текстов ............................................................................... 124 8.2. Оформление учредительных документов ................................. 127 8.3. Особенности оформления различных видов положений ......... 132 8.4. Порядок оформления, содержание инструкций ....................... 137 8.5. Назначение, виды, оформление регламента ............................. 140
Контрольные вопросы ........................................................................ 176
Глава 9. Предмет «делопроизводство». Организация делопроизводства. Служба документационного обеспечения .......... 178 9.1 Понятие делопроизводства .......................................................... 178 9.2. Нормативно-правовая база делопроизводства .......................... 179 9.3. Служба документационного обеспечения управления ............ 184 9.4. Оформление учредительных документов ................................. 188
Контрольные вопросы ........................................................................ 191
Глава 10. Понятие и принцип организации документооборота ........ 192 10.1. Документооборот: понятие, принципы, количественные и качественные характеристики ........................................................ 192 10.2. Основные этапы документооборота ........................................ 194 10.3. Документопотоки: входящая, исходящая, внутренняя документация. Технология обработки документопотоков ............. 195
Контрольные вопросы ........................................................................ 208
Глава 11. Регистрация документов. Контроль исполнения документов ............................................................................................. 209 11.1. Порядок регистрации ................................................................ 209 11.2. Поисковая система .................................................................... 210

5 11.3. Автоматизация регистрации документов ................................ 216 11.4. Отбор контролируемых документов ........................................ 219 11.5. Сроки исполнения ..................................................................... 220 11.6. Организация исполнения .......................................................... 222 11.7. Проверка хода исполнения ....................................................... 223
Контрольные вопросы ........................................................................ 225
Глава 12. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве ...................... 226 12.1. Номенклатура дел ...................................................................... 226 12.2. Формирование дел ..................................................................... 234 12.3. Оформление дел ........................................................................ 238 12.4. Оперативное хранение дел ....................................................... 242 12.5. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве ......... 243 12.6. Подготовка и передача дел в архив ......................................... 247
Контрольные вопросы ........................................................................ 251
Литература .............................................................................................. 252

6
ВВЕДЕНИЕ
Информационные процессы активно воздействуют на все сторо- ны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успе- хов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на ма- териальных носителях, содержится в разнообразных документах.
Таким образом, знание информационно-документационных процес- сов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.
Цель настоящего учебного пособия – формирование у студентов способности использовать нормативные правовые документы в своей профессиональной деятельности, оформлять рабочую техническую документацию с учетом действующих нормативных и методических документов в области информационной безопасности.
В 12 главах пособия рассмотрены вопросы введения в документо- ведение, документ, его функции и способы документирования; соот- ношение понятий «информация» и «документ»; материальные носи- тели информации; свойства и признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность; структура документа; формуляр докумен- та; лингвистические особенности документа; системы документации; унифицированные системы документации; унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) и другие системы; требования к составлению и оформлению основных видов управленческих документов; совершенствование документационных процессов; научно-историческая и практическая ценность документа.
Дается понятие делопроизводства, перечислены стандарты, которые используются в делопроизводстве. В конце каждой главы представ- лены контрольные вопросы.

7
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ
ДИСЦИПЛИНА
1.1. Предмет и задачи документоведения
Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами, такими как: паспорт, студенческий билет, зачётная книжка, проезд- ной билет на автобус либо трамвай, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.п. Документы сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке, пенсионное удостоверение и т.д.). Документ является одним из важнейших средств функциони- рования, управления и самопознания человеческого общества [10].
В обществе постоянно создаётся и находится в обращении огром- ное количество самых разнообразных документов. Этот процесс можно сравнить с действующим вулканом, из жерла которого непре- рывным потоком вытекает лава, постепенно замедляющая своё дви- жение, останавливающаяся, а затем застывающая. Так и документы.
Вначале идёт интенсивная, но внешне малозаметная работа по их подготовке, составлению, согласованию, удостоверению. Затем до- кументы, обретя необходимую юридическую силу или просто закон- ченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов людей. Это – оперативнаясреда существова- ния документов [10].
Затем, по мере выполнения своих целей и задач, документы по- степенно, хотя и крайне неравномерно, начинают утрачивать опера- тивные качества и значимость, подобно вулканической лаве «засты- вать», т.е. оседать в архивах и переходить, таким образом, в ретро- спективнуюсреду, обретая преимущественно историческую цен- ность. В англоязычной литературе приводятся, в частности, сведения о том, что наиболее интенсивное использование документированной управленческой информации приходится на первые шесть месяцев после её возникновения. Затем оперативная ценность документов быстро убывает и уже через полтора года после их создания достига- ет минимума. Полное же отключение документов от процесса управ- ления продолжается ещё примерно около четверти века [10].

8
Продолжая сравнение с вулканом, извержение которого учёные стараются, помимо прочего, ещё и прогнозировать, следует заметить, что документы также поддаются определённому прогнозу и модели- рованию. Их можно проектировать, при необходимости планировать количественный и качественный состав. Иными словами, у докумен- тов есть ещё и перспективнаясреда.
Уже в древности люди стали осознавать, что создание докумен- тов, их движение и хранение подчиняются определённым закономер- ностям и правилам. Первоначально это понимание находило закреп- ление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязатель- ными правилами и нормами, получая закрепление в официальных за- конодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результа- те зародилась научная дисциплина – документоведение [10].
Документоведение – это наука, которая занимается классифика- цией документов, изучением способов построения различных систем документирования и организации документооборота.
Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной состав- ляющих, о закономерностях создания и функционирования докумен- тов в обществе.
Объектом документоведения выступает вся совокупность доку- ментов в обществе, т.е. все виды, жанры и формы документов, а так- же все системы и подсистемы документации. Однако при этом ос- новное внимание уделяется документам и системам документации, связанным со сферой управления, с оперативной средой [11].
Из предмета документоведения вытекают основные задачиэтой научной дисциплины:
- теоретическое обоснование документационных процессов в об- ществе;
- обеспечение высокого качества создаваемых документов и их эффективного функционирования;
- формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение общества полноценной и оперативной документиро- ванной информацией;

9
- развитие, совершенствование информационной культуры человека.
Свои задачи документоведение решает совместно с другими, пре- имущественно прикладными дисциплинами документоведческого цикла, для которых оно служит теоретической базой. К их числу относятся:
• организация и технология документационного обеспечения управления (делопроизводство), изучающая непосредственно органи- зацию работы с документами: приём, распределение, регистрацию, справочную работу, поиск необходимых документов и т.д. (К сожа- лению, многие ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством, ошибочно смешивая эти две дисциплины);
• документная лингвистика;
• организация секретарского обслуживанияи некоторые другие [12].
1.2. Становление и развитие документоведения
Зарождение документоведения в России было связано с так назы- ваемым практическим документоведением, т.е. с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практи- ке, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практи- ческое документоведение возникло с появлением палеографии(науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики
(науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т.е. ещё в XVI – XVII столетиях. Уже тогда в России появились унифициро- ванные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально за- креплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказы- вала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах [10].
Однако уже с начала XVIII века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законода- тельными актами. В XIX веке эта работа была продолжена. Причём в середине столетия появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе.
Они были предприняты в работах русских ученых Н. Варадинова

10
и В. Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, рас- пределили её по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, поми- мо образцов документов, содержалась и теоретическая часть [12].
Н.В. Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на тео- ретическое и практическое. Он впервые ввёл в оборот и сам термин
«теоретическое делопроизводство». В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой «науку, излагаю- щую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел», а также изучающую «наружные» и «внутренние свойства» деловых бумаг.
Практическое же делопроизводство – это «общий порядок производ- ства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг» [12].
Приход к власти большевиков сопровождался дальнейшим разви- тием практического документоведения в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации. Однако с самого начала в литературе по делопроизводству поднимались и некоторые теоретические вопросы (в частности, в книгах П.В. Верховского,
С.Н. Голубова, Н.В. Русинова) [11].
Определённое отражение документоведческие проблемы нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Со- ветском Союзе была создана целая система научно-исследовательс- ких, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, за- нимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа
А.К. Гастева (Центральный институт труда), направление П.М. Кер- женцева, школа Е.Ф. Розмирович (Институт техники управления при
Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами науч- ной организации труда и совершенствованием делопроизводства за- нимался также ряд других организаций [10].
Наиболее плодотворно эта работа велась в Институте техники управления. Его сотрудники решали крупные теоретические пробле- мы делопроизводства: терминологические, организационно-техноло- гические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела. Здесь был подготовлен и в 1931 г. издан проект «Общих правил документации

11
и документооборота», в котором обобщались теоретические исследо- вания и практический опыт отечественных и зарубежных учёных.
К этому времени на Западе также достаточно отчётливо была осо- знана необходимость серьёзного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Так, бельгийский учёный Поль
Отле писал тогда в одной из своих работ: «Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возмож- ное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублиру- ется и весьма противоречива» [10].
Однако крутой поворот, произошедший в СССР на рубеже
20–30-х годов, привёл к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Он сопровождался массовыми политиче- скими репрессиями, которые тяжёлым катком прошлись по научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свёрнуты. Исключениями стали отдельные направления, кото- рые либо были ориентированы на выполнение социального заказа то- талитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадро- вой документации и т.п.) [12].
Вместе с тем в период сталинизма создавались определённые предпосылки для развития документоведения в будущем. Дело в том, что в начале 30-х годов в Москве был открыт государственный исто- рико-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специали- стов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса «Общее делопроизводство» первоначально в рамках учебной дисциплины «Теория и практика ар- хивного дела», а с 1942 г. был введён самостоятельный курс «Исто- рия и организация делопроизводства в СССР». В 1943 г. впервые по- явился и сам термин «документоведение».
Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стиму- лировало научные разработки в этой области. Переломными стали
60-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников [10].
Внимание к теоретическим проблемам документоведения особен- но усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государ-