Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf

238
но помещается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год состав- ляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рас- считанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.
Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и де- централизованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структур- ных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы в личных делах размешают в такой последователь- ности:
1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме на работу, направление или представление;
3) анкета, листок по учету кадров;
4) автобиография, документы об образовании, выписка из прика- зов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении);
5) дополнение к личному листку по учету кадров;
6) дополнение к личному листку по учету поощрений.
Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие до- кументы второстепенного значения группируются отдельно от лич- ных дел.
В пределах групп личного дела документы располагают по хро- нологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, из- менении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.
Дела формируются с начала года. На каждое названное в номен- клатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле дол- жно содержаться не более 250 листов при толщине 30–40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.
Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки- файлы позволяют подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделите- ли с указанием года. Оформление папок-файлов может также вклю- чать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке- вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).
Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или карто- теках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска целе-

239
сообразно располагать папки вертикально. Последовательность рас- положения дел на полках должна соответствовать последовательнос- ти расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке папки) – необходимые документы.
Сведения о делах заносятся в опись дел (рис. 12.2) [11].
Рис. 12.2. Образец описи дел
12.3. Оформление дел
Оформление дел – это комплекс работ по их переучету, нумера- ции листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к пере- даче в ведомственный архив после окончания календарного года, втечение которого дело былозаведено.
Оформление дел выполняется работниками службы делопроиз- водства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

240
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговремен- ного (свыше 10 лет)
хранения и дела по личному составу. Дела вре- менного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить вскоросшивателях, без внут- ренней пересистематизации документов, нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. Полное оформление дел включает:
 подшивку или переплет дела;
 нумерацию листов;
 составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;
 оформление всех реквизитов обложки дела.
На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:
- наименование организации и ее непосредственная подчинен- ность;
- наименование структурного подразделения и его индекс;
- номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
- заголовок дела;
- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
- дата дела (тома, части);
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Название учреждения пишут полностью, с указанием подчиненности в имени- тельном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна ука- зываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части до- кументов или к одному из них, то их пишут после описания докумен- тов (в скобках со строчной буквы).

241
Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном про- смотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на об- ложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заго- ловок каждого тома (части).
Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.
Если название учреждения (ведомства, структурного подразделе- ния) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце де- лопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.
Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год ре- гистрации (составления) самого раннего и самого позднего из доку- ментов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержаще- го протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты ихутверждения (если они утверждаются).
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество прону- мерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должно- сти составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи (рис. 12.3). Последующие изменения в со- ставе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на со- ответствующий акт.
Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения простав- ляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включениядел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется каран- дашом.

242
Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные опи- си до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учрежде- ния, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствую- щего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены руководителем учреждения. В ар- хивном шифре указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
Рис. 12.3. Образец листа-заверителя дела
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточ- нения (рис. 12.4).
Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления
(булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в пра- вом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сло- женный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

243
Дела постоянного хранения должны быть переметены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (пачку) в четыре прокола. Нельзя зашивать текст документа.
Рис. 12.4. Образец оформления обложки дела
В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит [11].
12.4. Оперативное хранение дел
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам пред- приятия, так и сторонним организациям.
Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководи- теля структурного подразделения, где находятся на оперативном хра- нении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Де- ла выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.
На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят кар- ту-заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подраз- деления, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

244
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному за- просу и указанию руководителя предприятия – владельца докумен- тов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составля- ют акт приема-передачи дела.
За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства.
Срок оперативного хранения дел – от одного года до трех лет.
Исключение составляют документы с временными сроками хранения
5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив [11].
12.5. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально- культурного и другого значения.
В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап про- водится, когда документ вышел из оперативной работы, при его под- готовке к длительному хранению или сдаче вархив учреждения. На третьем этапе – при отборе документов на государственное хранение
– производится уточнение ценности документов.
Для организации и проведения экспертизы по определению сро- ков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии со- здается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.
При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и вклю- чает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. При- мерный состав экспертной комиссии может быть следующим:
1) ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизвод- ства, отдела кадров, архива);
2) главный бухгалтер организации;

245 3) секретарь-референт.
Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее реше- ния по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Кроме организацииежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:
- рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговремен- ного хранения (в том числе по личному составу);
- составление актов о выделении к уничтожению дел, не подле- жащих дальнейшему хранению;
- решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
- решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
- решение вопросов о приеме на ведомственное хранение доку- ментов личного происхождения;
- подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссии предложений об установлении и изменении сроков хранения доку- ментов;
- рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, ин- струкций по делопроизводству и т.д.;
- согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.
Определение сроков хранения документов проводится по Переч- ню типовых документов, образующихся в деятельности госкоми- тетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определе- нию сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое кон- кретное решение. При этом учитывается важность документов, необ- ходимость их использования в справочных целях, обращения к ним вслучае возникновения споров, исков, претензий.
В зависимости от значимости документов в перечнях установле- ны следующие сроки хранения; один год, три года, пять лет, 10 лет,
15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.
Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела

246
просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нель- зя. Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организо- вывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверен- ными копиями.
В результате работы экспертной комиссии документы подразде- ляются на четыре группы:
1) документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;
2) документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет);
3) документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);
4) документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие свое практическое значение).
Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хране- ния в этом случае определяет само предприятие, исходя из практиче- ской ценности документации. Но он не может быть менее одного года.
В архив передаются следующие документы:
- устав, учредительный договор, решение о создании общества;
- свидетельство о государственной регистрации;
- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
- положение о филиалах или представительствах общества;
- годовые финансовые отчеты;
- документы финансовой отчетности, представляемые в государ- ственные органы управления;
- протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета ди- ректоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
- списки акционеров с указанием количества и категории принад- лежащих им акций;
- акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального фи- нансового контроля;
- внутренние документы общества, утверждаемые общим собра- нием акционеров или иным органом управления обществом;
- документы по личному составу предприятия;