Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf

20
тивное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему углублению этого понятия.
Именно в этот период было дано теоретическое обоснование нераз- рывной связи понятий «документ» и «информация».
Среди философов, естествоиспытателей, ученых в течение мно- гих лет идет спор вокруг двух различных подходов к понятию «ин- формация». Одни рассматривают информацию как свойство, как ат- рибут, присущий всем материальным объектам, в том числе неорга- нической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни, и связывают ее с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличие информации в неживой природе [12].
Результатом научных споров является отсутствие точного опре- деления понятия информации.
В Словаре основных терминов в области информатики представ- лено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:
1) информация – это смысл полученного сообщения, его интер- претация;
2) информация – это содержание сообщений, а также само сооб- щение, данные;
3) информация – это третья составляющая трёх основ мироздания
(материя, энергия и информация);
4) информация – это то, что уменьшает неопределённость события.
В конечном счёте все ученые сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двига- теля общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специаль- ную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно соци- альная информация связывается с понятием документа.
В статье 2 действующего с 2006 г. Федерального закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация рассматривается как сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» во- брало в себя такие наиболее существенные характеристики, как ин-

21
формационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов [5].
2.2. Функции документа
Социальная природа документа самым тесным образом связана с его функциями. Под функцией (от лат. functio – исполнение) доку- мента понимается внутренне присущее ему целевое назначение, со- циально выработанный способ его употребления.
Выделяют общие и специальные функции документа (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Функции документа
Информационная функция определяется потребностью в запечат- лении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явле- ниях, практической и мыслительной деятельности [7].
Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить:
- на ретроспективную (относящуюся к прошлому);
- оперативную (текущую);
- перспективную (относящуюся к будущему).
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА
управленческая
культурная
коммуникативная
социальная
информационная
правовая
исторического
источника
ОБЩИЕ
СПЕЦИАЛЬНЫЕ
учетная

22
Каждый документ имеет информационную емкость (или инфор- мационный потенциал), характеризующую количество и качество информации.
Информационная емкость обладает такими показателями, как: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция присуща многим документам, так как созда- ются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может вли- ять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информа- ции во времени и пространстве, информационной связи между чле- нами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социаль- ные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
- документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
- документы двустороннего действия (деловая и личная перепис- ка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция – это способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция состоит в том, что документы выступа- ют как средство управленческой деятельности, они специально со- зданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, за- крепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К последним относятся правовые акты ор- ганов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все до-

23
говорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удо- стоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (наклад- ные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арби- траже [4].
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хра- нение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается данная функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начи- нает доминировать в документе, если он выступает как источник ин- формации для историка, исследующего ту или иную проблему [5].
Функция учета дает не качественную, а количественную характе- ристику информации, связанной с хозяйственными, демографически- ми и иными социальными процессами, с целью их анализа и кон- троля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, опера- тивный – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации [7].
Перечисленные функции можно подразделить на функции опера- тивного характера, время действия которых ограничено (управленче- ская, правовая, учета), и постоянно действующие функции (информа- ционная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости выполняет информационную, культурную, социальную, правовую функции и функцию исторического источника [7].
Контрольные вопросы
1. Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое зна- чение имеют информация и документы в жизни человека и общества?
2. Какое определение понятия «документ» дано в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» и в ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библио- течному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело»?
3. Как развивалось понятие «документ»?
4. Почему информационная функция присуща всем документам?

24 5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?
ГЛАВА 3.
ПОНЯТИЕ
И
СРЕДСТВА
ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
3.1. Этапы развития способов документирования
Документирование – это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае если этот про- цесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандартизованы.
Согласно ГОСТ Р 7.08-2013 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», документирование – это «запись информа- ции на различных носителях по установленным правилам». В свою очередь, правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования либо устанавливаются правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией [23].
Документирование может осуществляться на естественном языке
(в этом случае создаются текстовые документы) или на искусствен- ных языках (документы на машинных носителях, обеспечиваю- щие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).
Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от про- стейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными сред- ствами. В зависимости от используемых средств различаются спосо- бы документирования и типы создаваемых документов.
С помощью простых орудий подготавливаются рукописные письменные, изобразительные и графические документы. При ис- пользовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники – кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника – документы на бу- мажном носителе, а также электронные документы [10].

25
3.2. Текстовое документирование
Исторически первым способом документирования был начерта- тельный способ закрепления и передачи информации – начер-
тательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинки, буквы, цифры) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в ре- зультате которых сменилось несколько типов письма:
- пиктографическое;
- идеографическое (логографическое);
- слоговое (силлабическое);
- буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).
Пиктографическое письмо (от лат. pictus – писанный красками, рисованный и греч. grapho – пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной жи- вописи. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое- либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее – военные сообщения, религиозные формулы, любов- ные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки
– до конца XIX века).
Особенность пиктографического письма заключается в его до- ступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно мно- гие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпий- ская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмко- стях с ядовитыми веществами и т.д.
Однако пиктографическому письму присущи значительные недос- татки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкова- на. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т.п.) [4].
Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разла- гать речь на отдельные элементы – слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности.
И тогда на его основе возникло более совершенное – идеографиче-
ское письмо (от греч. idea – понятие и grapho – пишу).

26
В идеографическом письме информация фиксируется дословно.
Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго опреде- лённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. лет до Рожде- ства Христова. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно- слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идео- грамма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические («v», «=»,
«+», «%»), музыкальные знаки, денежные символы ($, ₣, €), знак параграфа (§) и др. [4].
Третьим этапом развития письма стало слоговое, или силлабиче-
ское, письмо (от греч. sullabe – слог), в котором каждый графический знак обозначает слог.
Из слогового письма возникло буквенно-звуковое (алфавитное)
письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, от- дельный звук – фонему (от греч. phonema – звук), поэтому его неред- ко называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализо- ванно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки) [4].
Родоначальником всех видов алфавитного письма, как полагают учёные, стало древнесемитское (финикийское) консонантное письмо.
Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания фор- му. От финикийцев алфавит заимствовали греки. Греческий класси- ческий алфавит, возникший к 403 г. до Рождества Христова, содер- жал 17 согласных и 7 гласных букв. На основе греческого алфавита возникло латинское письмо, послужившее, в свою очередь, базой для большинства западных алфавитов. В настоящее время построен- ным на латинской основе письмом пользуется около трети населения планеты.
Греческий алфавит лёг в основу славянской азбуки. Её создание во второй половине IX века связано с именами известных просвети- телей Кирилла и Мефодия. Древнеславянское письмо имело две гра- фические разновидности – кириллицу и глаголицу. Кириллица, вы- теснив глаголицу, просуществовала без сколько-нибудь серьёзных изменений до начала XVIII века. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита,

27
остальные же были специально созданы для передачи звуков сла- вянской речи.
Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием государственных орфографических реформ – преж- де всего Петровской (1707 – 1710 гг.) и советской (1917 – 1918 гг.)
Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы.
Таким образом, развитие письма прошло длительный историче- ский путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них – к более простым слоговым и буквенно-звуко- вым. Развитие письма было обусловлено возраставшими обществен- ными потребностями, а также необходимостью более точной пере- дачи человеческой речи [7].
3.3. Техническое документирование, область применения
Разновидностью начертательного способа закрепления и хране- ния информации является техническое документирование. Прежде чем возводить какое-либо сооружение или изготавливать предмет, человек строит их «в своей голове», а затем закрепляет эту информа- цию на каком-либо материале. Техническое документирование – это и есть способ фиксации технической мысли на материальном носителе.
Техническая документация появляется в процессе документиро- вания различных видов научно-технической деятельности, к числу которых относятся проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геолого-разве- дочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы – это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.
В техническом документировании используются прежде всего изобразительные средства (чертежи, схемы, диаграммы, рисунки, графики), поскольку с помощью письма зачастую сложно или невоз- можно передать точную информацию о предмете, объекте, явлении.
Формализованный графический язык является специфической знако- вой системой передачи информации. Графический образ представля- ет собой целесообразно построенную совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включа- ет пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штрихов-

28
ки). Вместе с тем в техническом документировании достаточно ши- роко используется также и словесная форма, тексты. Обычно всё многообразие технической документации разделяют на четыре группы:
1) документы, фиксирующие информацию о средствах производ- ства (проектно-конструкторские документы);
2) результаты записи процесса труда (технологические документы);
3) зафиксированная информация о природе как объекте человече- ской деятельности (документы о геологоразведке, геодезии, карто- графии, метеорологии и др.);
4) документы, связанные со сферой обслуживания и потребления, с использованием технических средств.
Во всех группах технической документации значительный удель- ный вес занимают чертежи. Существует множество разновидностей чертежей, обусловленных:
- характером изображаемого предмета (чертежи предметов про- мышленного производства, объектов капитального строительства);
- степенью подробности изображения (генеральные планы, габа- ритные чертежи, собственно чертежи);
- полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сбороч- ных единиц, чертежи деталей) и др.
К числу технических документов относятся рисунки, позволяю- щие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архи- тектуры домов и т. д.) [14, 15, 16, 17].
Технические описания содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, ра- боте отдельных частей. К числу текстовых технических документов относится также пояснительная записка. В ней приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, даётся обоснование тех- нических и технико-экономических решений. К техническим описа- ниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчёты, инструкции, схемы, графики и т.д.
Большую группу графических и текстовых технических докумен- тов составляют технологические документы, являющиеся результа- том технического документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их