Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf

218
тах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных орга- низации;
- на основе базы данных организовать информационно-справоч- ную работу;
- организовать контроль за исполнением документов. Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выво- димая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносят- ся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.
Для многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:
1) дату получения (регистрации) документа;
2) номер регистрируемого документа по порядку (регистрацион- ный номер);
3) наименование корреспондента;
4) дату документа;
5) номер документа;
6) краткое содержание;
7) автора резолюции;
8) текст резолюции;
9) наименование исполнителей;
10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);
11) ход исполнения;
12) дату исполнения (когда документ фактически был исполнен);
13) номер дела (в которое подшит исполненный документ).
Для удобства поиска документов, статистического учета в реги- страционную карточку могут быть добавлены:
14) название структурного подразделения;
15) количество листов в документе;
16) количество листов приложений;
17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);
18) названия связанных документов.
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каж- дой организацией в соответствии с ее спецификой.
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как и заполнение регистрационной кар- точки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

219
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) состоит в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже раз- ных базах данных.
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, ис- ходящих и внутренних документов имеет небольшие различия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора ин- формации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночте- ний, которые могут значительно затруднить или даже сделать невоз- можным автоматизированный поиск информации о документе.
В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:
- вид документа, так как количество видов документов ограни- чено;
- автор резолюции – список руководящих лиц организации;
- структурное подразделение – список структурных подраз- делений;
- исполнители – как правило, это поле состоит из двух частей: названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолю- ции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и ав- томатически корректироваться при кадровых изменениях;
- номер дела – связан с номенклатурой дел организации;
- связанные документы – в этом поле устанавливается связь реги- стрируемого документа с другими (например, документ-ответ связы- вается с инициативным документом).
В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент».
Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, вы- бираются из списка. В случае регистрации документа, поступивше- го/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем исполь-

220
зоваться в справочной работе, для формирования списков на рас- сылку и т.п.
Если в организации применяется система комплексной автомати- зации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список ор- ганизаций – из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае ис- пользования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компь- ютер номенклатура дел организации.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом сходно с заполнением бумажной карточки [11].
11.4. Отбор контролируемых документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения: подго- товки ответа, проверки изложенных фактов, принятия решения. При- мерами таких документов могут служить письма-запросы вышестоя- щей организации с требованием представления информации по ка- кой-либо деятельности предприятия, заявление гражданина о непра- вомочности деятельности должностного лица и др.
Контроль исполнения включает постановку документа на кон- троль, проверку своевременного доведения документа до исполните- ля, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, ин- формирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение до- кументов.
Контроль осуществляют руководители, служба документацион- ного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполне- ния организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, вхо- дящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п.,

221
или специально назначенным лицом. Контроль исполнения докумен- тов других систем документации (плановая, по материально-техни- ческому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях [11].
11.5. Сроки исполнения
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты под- писания (утверждения) документа, а поступивших издругих органи- заций – с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления субъектов Фе- дерации, а также центральных функциональных и отраслевых орга- нов управления.
В нормативном документе «Государственная система документа- ционного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспече- ния» предусмотрен перечень типовых сроков исполнения докумен- тов. Ниже приведены сроки исполнения некоторых документов из указанного перечня:
- акт приемки – подписанный не позднее 45 дней с момента от- правки (передачи) проектной продукции;
- акт о наличии недостатков – составление не позднее 10 дней по получении продукции;
- договор на поставку товаров – подписание и возврат не позд- нее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора;
- ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневный срок после получения предложения;
- заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней;
- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
- письма предприятий (объединений), учреждений, организаций –
10 дней;
- протокол разногласий: составление и направление – в 10-днев- ный срок; рассмотрение – в 20-дневный срок;

222
- телеграммы, требующие срочного решения, – до двух дней, остальные – в течение 10 дней.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Ко- нечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резо- люции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.
Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и ти- повые сроки исполнения документов закрепляются в инструкции по документационному обеспечению организации или органа власти.
Так,«Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, та- можнях, таможенных постах)» (в ред. Приказа Государственного таможенного комитета РФ от 10.04.2000 № 290) приведены следую- щие нормы сроков работы с документами:

Запросы, письма членов Совета Федерации и депутатов Госу- дарственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, выборных органов местного самоуправления:
- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);
- до 20 дней – для членов Совета Федерации и депутатов Государ- ственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, де- путатов выборных органов местного самоуправления.

Приказы, распоряжения Государственного таможенного коми- тета (ГТК) России и других таможенных органов – согласно указан- ному в них сроку.

Решения коллегий ГТК России и таможенных управлений – согласно указанному в них сроку.

Письма-поручения и письма-запросы ГТК России и других та- моженных органов – к указанному в них сроку или втечение 10 дней.

Письмаучреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства таможенного органа – 10 дней (не требующие дополни- тельной проработки с участием других таможенных органов и т.п.).

223

Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности таможенного органа – согласно указанному в них сроку.

Обращения граждан:
- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и про- верки);
- до одного месяца.

Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей:
- безотлагательно, не позднее семи дней со дня поступления (не тре- бующие проверки);
- до 15 дней.

Телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы
– от двухдо пяти дней.

Сообщения, опубликованные в средствах массовой информа- ции,теле- и радиопередачах, – не позднее двух недель.
В Государственной технической комиссии при Президенте Рос- сийской Федерации обращения разрешаются всрок до одного месяца со дня их поступления. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позд- нее 15 дней со дня их поступления в орган Гостехкомиссии России.
Началом срока рассмотрения обращений считается день их реги- страции, а окончанием срока рассмотрения – дата направления пись- менного ответа (или устного сообщения) автору с изложением приня- того решения по обращению.
В тех случаях, когда для рассмотрения и разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование дополни- тельных материалов или принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на один месяц. Продление срока рассмотрения обращения произ- водится руководителем органа Гостехкомиссии России или его заме- стителем по мотивированному докладу исполнителя. Ходатайство о продлении срока рассмотрения обращения оформляется не позднее чем за трое суток до истечения срока. О продлении срока рассмотре- ния обращения сообщается его автору [11].

224
11.6. Организация исполнения
Ответ автору обращения готовится на бланке организации (органа власти) инаправляется за регистрационным номером обращения. От- вет на коллективное обращение направляется на имя первого подпи- савшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из подписавших такое обращение.
Если ответ автору сообщается в устной форме, то составляется справка, в которой указывается: кто, когда и в какой форме дал ответ, а также излагается его содержание.
Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены и раз- решены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые ме- ры и авторам даны ответы.
Ответ на обращение должен быть аргументированным, со ссыл- кой на конкретные нормы законодательства Российской Федерации, с освещением всех поставленных в нем вопросов, а если в удовлетво- рении заявителю отказано – содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), которому может быть направлена жалоба.
Если по обращениям, поступающим неоднократно от одного и то- го же лица и по одним и тем же вопросам, проводились проверки и были приняты обоснованные решения, о чем сообщалось автору, руководителем организации может быть принято решение о прекра- щении вдальнейшем проверок по таким обращениям, при этом авто- ру направляется ответ о рассмотрении каждого обращения. В случае выявления в указанных обращениях новых (дополнительных) обстоя- тельств по ним проводятся проверки в установленном порядке.
Обращения после их рассмотрения и разрешения должны быть возвращены работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, для приобщения к делу в службе документационного обеспечения управления либо храниться в делах других подразделений, если име- ется необходимость приобщения их к финансовым, медицинским и другим документам. На документах, связанных с рассмотрением обращений, после принятия решения и их исполнения должны быть надпись «В дело» с указанием номера дела по номенклатуре и под- пись должностного лица, принявшего это решение.
Конверт, в котором было получено обращение, сохраняется до окончательного рассмотрения, а затем уничтожается, если нет необ- ходимости в его дальнейшем хранении [11].

225
11.7. Проверка хода исполнения
Согласно требованиям ГСДОУ, при проведении контроля испол- нения используются экземпляры регистрационно-контрольных кар- точек, заполняемые при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
- формирование картотеки контролируемых документов; направ- ление карточки контролируемого документа (пункта задания) в под- разделение-исполнитель;
- выяснение в структурном подразделения фамилии, имени, отче- ства и телефона исполнителя; напоминание подразделению-исполни- телю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого доку- мента;
- регулярное информирование руководителей о состоянии и ре- зультатах исполнения;
- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на опе- ративных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
- снятие документов с контроля по указанию руководителей;
- формирование картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) си- стематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до ис- течения срока в следующем порядке: заданий последующих лет – не реже одного раза вгод; заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рас- смотрения, вместе с документом пересылается два экземпляра реги- страционно-контрольной карточки. После исполнения один экзем- пляр карточки возвращается с указанием даты и содержания испол- нения. В структурных подразделениях контроль исполнения доку- ментов ведетcя на общих основаниях.
Служба документационного обеспечения или ответственный за документацию учитывает и обобщает данные о ходе и результатах

226
исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересо- ванным организациям и лицам или другого документированного под- тверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на до- кументе, в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
На российских железных дорогах в целях повышения результа- тивности контроля применяют упреждающий контроль исполнения документа (поручения), который осуществляют до истечения срока его исполнения в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока [11].
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «регистрация документов».
2. Каковы цели регистрации?
3. Какие документы не требуют регистрации?
4. Что выписывают в процессе регистрации входящего документа?
5. Сколько регистрационных номеров имеет внутренний документ?
6. Что позволяет регистрация документов на компьютере?
7. Какие документы подлежат контролю исполнения?
8. Каковы сроки исполнения документов?
9. Как готовится ответ автору обращения?
10. Какие операции осуществляются службой контроля?

227