Файл: Разработка автоматизированных систем учета запасов предприятия.docx

­­
ВВЕДЕНИЕ

Неоспоримый факт, что постоянное управление процессами, четкий учет товаров, учет продаж и поставок – один из аспектов успешного предприятия. Внедрение информационной системы позволяет построить весь процесс качественно.

Для того чтобы предприятие приносило прибыль нужно обеспечить контроль материальных ценностей. Так как бесконтрольность зачастую порождает у сотрудников соблазн украсть или пренебречь своими обязанностями. Кроме того, автоматизация системы учета позволит оперативно отслеживать остаток товара и правильно оценить необходимость в сроках и ассортименте поставок очередной партии.

При внедрении новых методов оптимизации и автоматизации предприятия, появляются новые риски и ответственности, но в тоже время возрастает конкурентоспособность предприятия на рынке.

В совокупности, работы, выполняемые на различных складах, примерно одинаковы. Объяснение этому заключается в том, что в разных логистических процессах склады выполняют схожие функции: временное размещение и хранение материальных запасов; преобразование материальных потоков (транспортировка, складирование); предоставление информации о движении товаров.

Внедряя современное программное обеспечение можно заметно увеличить качество и скорость выполнения основных процессов на складе, это приведет к совершенствованию систем управления и регулирования материальных и информационных потоков. Это в свою очередь приведет к качественному улучшению работы всего предприятия.

Автоматизация системы учета запасов предприятия предоставляет информацию об обороте поставщика, его топовых позициях, упущенных продажах, излишках, резервах и оборачиваемости, динамике показателей и результирующих показателях надежности поставщика. 

При отсутствии автоматизации системы учета запасов, персоналу приходится сталкиваться с целым рядом проблем, связанных с возможностью оперативного получения информации:

• 
  Об остатке продукции;
  
• 
  О местонахождении продукции;
  
• 
  О продажах продукции;
  
• 
  О статусе поставки;
  

Для продуктивной работы предприятия, необходимо внедрение информационных систем, так как персонал фиксирует все операции вручную, что в свою очередь весьма трудоемко и не исключает ошибок из-за человеческого фактора.

Цель работы – изучение автоматизированных систем учета запасов предприятия.

Задачи курсового проекта:

• 
  Анализ предметной области;
  
• 
  Изучить информационные системы предметной области;
  
• 
  Ознакомиться с обеспечением информационных систем.
  

АНАЛИЗ ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ

Автоматизация системы учета запасов предприятия − залог успешности предприятия. От содержания и качества аналитического учета запасов предприятия зависит степень удовлетворения и развития информационных потребностей пользователей.

Требуется создать систему учета запасов предприятия, которая должна учитывать поступление, выдачу на производство, и прочие операции с материалами.

Конфигурация должна содержать: справочники, склады, договора, номенклатуры, документы, журналы документов, отчеты и т. д.

Программа должна фиксировать следующие события:

• 
  Выдача материалов
  
• 
  Пользование материалами
  
• 
  Задолженности МОЛ.
  

Для каждого события в конфигурации предусмотрен соответствующий документ.

Программа должна сформировать отчет по материалам, который показывает все совершенные операции за заданный период. Необходимо иметь возможность выбрать операции не только по указанному материалу, но и по материально ответственному лицу.

Предприятия должны стремиться к соблюдению норм учёта запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток – к срыву производственного процесса.

Внедряя современное программное обеспечение можно заметно увеличить качество и скорость выполнения основных процессов на складе, это приведет к совершенствованию систем управления и регулирования материальных и информационных потоков. Это в свою очередь приведет к качественному улучшению работы всего предприятия.

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Описание учёта запасов предприятия

Для складов выделяют несколько терминов, чаще всего их называют распределительными или логистическими центрами.

Склад – это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для приемки, размещения и хранения, поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю.

Для обеспечения бесперебойного производственного процесса, изготовителю продукции необходимы склады для хранения сырья и исходных материалов. Склады готовой продукции предназначены для содержания запасов, чтобы обеспечить бесперебойность сбыта.

Основные обязанности склада: учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.


Рисунок 1. Организационная структура склада.

1. 
   Начальник отдела логистики – контролирует своевременность доставки товаров, рекламных материалов, оборудования клиентам в соответствии с поступившими заявками. Осуществляет руководство и контроль над выполнением работ по приему, хранению и отпуску сырья, материалов и готовой продукции на складе организации с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых расходных материалов, оборудования. Составляет графики грузопотоков, определяет способы доставки и виды транспорта, разрабатывает логистические цепочки (морские, автомобильные, авиа - и железнодорожные перевозки), оптимизацию маршрутов перевозок. Формирует банк данных перевозчиков. Размещает заказы на перевозки. Организует погрузочно-разгрузочные работы, осуществляет подбор необходимых транспортных механизмов. Формирует заявки на приобретение складских конструкций и механизмов. Разрабатывает мероприятия по повышению эффективности работы отдела. Руководит работниками отдела.
   
2. 
   Заведующий складом – руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.
   
3. 
   Менеджер склада – управление работами по отпуску, приёму и хранению материалов и складских объектов, а также управление их погрузкой и выгрузкой. Менеджер склада отвечает за сохранность складируемых материалов, а также за правильное оформление отчетных документов по обращению этих материалов. Одной из главных и очень ответственных задач у менеджера склада является проведение инвентаризации на складе. Менеджер склада занимается заключением деловых контрактов, реагированием на жалобы клиентов, наблюдает за выполнением политики организации.
   
4. 
   Кладовщик – осуществляет работу по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т. п. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей. Соблюдение правил и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей. Участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Принятие участия в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Соблюдение правил по охране труда, техники безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.
   
5. 
   Грузчик – осуществляет погрузку, выгрузку и внутрискладскую переработку грузов (сортировку, укладку, переноску, перевеску, фасовку и т.д.) вручную с применением простейших погрузочно-разгрузочных приспособлений и средств транспортировки (тачек, тележек, транспортеров и других подъемно-транспортных механизмов). Устанавливает лебедки, подъемные блоки, устройство временных скатов и другие приспособления для погрузки и выгрузки грузов. Осуществляет крепление и укрытие грузов на складах и транспортных средствах. Переносит щиты и трапы. Осуществляет подкатку (откатку) вагонов в процессе работы. Открывает и закрывает люки, борта, двери подвижного состава. Производит очистку состава после произведенной выгрузки груза. Чистит и смазывает обслуживаемые погрузочно-разгрузочные приспособления и средства транспортировки.
   
6. 
   Водитель погрузчика – управление автопогрузчиком при подъеме, перемещении и опускании груза с соблюдением правил техники безопасности труда. Техническое обслуживание и текущий ремонт автопогрузчика.
   
7. 
   Оператор – сотрудник из категории технических исполнителей. Его назначает директор предприятия своим распоряжением. Основные функции – обеспечивать правильный и четкий учет товарооборота на складе, вести документооборот, оприходовать и списывать продукцию, формировать отчетов о движении товаров.
   
8. 
   Товаровед – определять требования к материальным ресурсам, соответствие их качества стандартам, техническим условиям и другим нормативным документам, а также заключенным договорам. Принимать участие в определении соответствия проектов, планов материально-технического обеспечения предприятия, планам производства, в контроле за выполнением договорных обязательств, поступлением и реализацией сырья, материалов, топлива, оборудования и готовой продукции, в подготовке данных для составления претензий на поставки некачественных товарно-материальных ценностей и ответов на претензии заказчиков. Контролировать наличие материальных ресурсов и готовой продукции на складах. Осуществлять связь с поставщиками и потребителями и оформлять документы на отгрузку продукции. Участвовать в разработке и внедрении стандартов организации по материально-техническому обеспечению, сбыту, контролю качества продукции, организации транспортировки и хранения сырья, материалов, топлива, оборудования и готовых изделий. Вести оперативный учет поступления и реализации товарно-материальных ценностей, контролировать своевременность отгрузки возвратной тары, в необходимых случаях вести розыск не поступивших грузов. Участвовать в проведении инвентаризаций, изучать причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов и неликвидов, принимать меры по их реализации. Осуществлять контроль над соблюдением правил хранения товарно-материальных ценностей на складах, подготовкой готовых изделий к отправке потребителям, оформлять необходимые документы, связанные с поставкой и реализацией продукции, составлять отчетность по установленным формам.
   

1.2 Особенности автоматизированных систем учёта запасов предприятия.

Для обеспечения бесперебойного производственного процесса, изготовителю продукции необходимы склады для хранения сырья и исходных материалов. Склады готовой продукции предназначены для содержания запасов, чтобы обеспечить бесперебойность сбыта.

Автоматизированная информационная система (АИС) — это комплекс, который включает компьютерное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, предназначенных для сбора, подготовки, хранения, обработки и предоставления информации, а также системный персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей и для принятия решений.

Каждое предприятие обладает определенным запасом материальных ценностей: товаров и основных материалов, топлива, запасных частей для ремонта, МБП.

Для оптимальной работы предприятия необходим постоянный контроль над этим запасом. Можно сгруппировать операции, проводимые над производственными запасами, по следующим разделам:

• 
  Учет поступления производственных запасов;
  
• 
  Переоценка товарно-материальных ценностей;
  
• 
  Учет выбытия производственных запасов.
  

Возникают сложности с ведением бухгалтерского и налогового учета материально-производственных запасов. Связано это с постоянно изменяющимся законодательством в областях бухгалтерского и налогового учета, из-за этого возникают вопросы по реализации этих изменений в программе автоматизации учета.

При этом дополнительной сложностью выступает то, что изменения должны вводиться «задним числом».

Не смотря на определенные сложности и недостатки, к настоящему моменту современные информационные системы в области ведения учета достигли достаточно высокого уровня развития, что большая часть предприятий применяет автоматизированные средства из-за эффективности, мобильности и гибкости работы.

Таким образом, учет материальных ценностей на складе представляет собой эффективную, полностью или частично автоматизированную систему для управления площадями, хранилищами и другими помещениями предприятия. При этом использование учетных программ должно дополняться соответствующими техническими средствами, например сканерами для считывания штрих-кода, терминалами и так далее.

1.3 Алгоритмическое обеспечение

Алгоритм работы, осуществляемой на складе в общем виде, представляет собой следующие операции:

1. 
   Разгрузка и приемка грузов.
   

Осуществляя разгрузку и, прием грузов необходимо ориентироваться на условия поставки заключенного договора. Соответственно подготавливаются места разгрузки под транспортное средство, доставляющее груз и необходимое погрузочно-разгрузочное оборудование. При специальном оснащении места разгрузки и правильном выборе погрузочно-разгрузочного оборудования, можно достичь максимальной эффективности при разгрузке. В связи с чем уменьшается время работы и сокращаются простои транспортных средств, и как следствие снижаются издержки обращения.

Проводимые на данном этапе операции включают:

– разгрузку транспортных средств;

– контроль документального и физического соответствия заказов поставки;

– документальное оформление прибывшего груза через информационную систему;

– формирование складской грузовой единицы.

2. 
   Внутрискладская транспортировка.
   

Внутрискладская транспортировка предполагает перемещение груза между различными зонами склада: с разгрузочной рампы в зону приемки, оттуда в зону хранения, комплектации и на погрузочную рампу. Эта операция выполняется с помощью подъемно-транспортных машин и механизмов.

Транспортировка грузов внутри склада должна осуществляться при минимальной протяженности во времени и пространстве по сквозным «прямоточным» маршрутам. Это позволит избежать повторного возвращения в любую из складских зон и неэффективного выполнения операций. Число перевалок (с одного вида оборудования на другое) должно быть минимальным.

3. 
   Складирование и хранение.
   

Процесс складирования заключается в размещении и укладке груза на хранение. Основной принцип рационального складирования – эффективное использование объема зоны хранения. Предпосылкой этого является оптимальный выбор системы складирования и, в первую очередь, складского оборудования. Оборудование под хранение должно отвечать специфическим особенностям груза и обеспечивать максимальное использование высоты и площади склада. При этом пространство под рабочие проходы должно быть минимальным, но с учетом нормальных условий работы подъемно-транспортных машин и механизмов. Для упорядоченного хранения груза и экономичного его размещения используют систему адресного хранения по принципу твердого (фиксированного) или свободного (груз размещается на любом свободном месте) выбора места складирования.

Процесс складирования и хранения включает:

• 
  закладку груза на хранение;
  
• 
  хранение груза и обеспечение соответствующих для этого условий;
  

• 
  контроль за постоянным наличием запасов на складе, осуществляемый через информационную систему.
  

4. 
   Комплектация заказов и отгрузка.
   

В процессе комплектации проводится подготовка товара в соответствии с заказами потребителей. Комплектация и отгрузка заказов включают:

• 
  контроль получение заказа клиента;
  
• 
  отбор товара каждого наименования по заказу клиента;
  
• 
  комплектацию отобранного товара для конкретного клиента в соответствии с его заказом;
  
• 
  подготовку товара к отправке (укладывание в тару, на товароноситель);
  
• 
  документальное оформление подготовленного заказа и контроль за подготовкой заказа;
  
• 
  объединение заказов клиентов в партию отправки и оформление транспортных накладных;
  
• 
  отгрузку грузов в транспортное средство.
  

Подготовка заказов клиентов проводится в зоне комплектации. Подготовка и оформление документации осуществляется через информационную систему. Адресная система хранения позволяет указывать в отборочном листе место отбираемого товара, что значительно сокращает время отборки и помогает отслеживать отпуск товара со склада.

При комплектации отправки благодаря информационной системе облегчается выполнение функции объединения грузов в экономичную партию отгрузки, позволяющую максимально использовать транспортное средство. При этом выбирается оптимальный маршрут доставки заказов.

5. 
   Транспортировка и экспедиция заказов.
   

Данные действия могут осуществляться как складом, так и самим заказчиком. Последний вариант подходит в случае, когда заказ поставляется партиями, равными вместимости транспортного средства, и при этом запасы потребителя не увеличиваются. Централизованная доставка заказов складом является наиболее распространенной и экономически оправданной. В этом случае благодаря унитизации грузов и оптимальным маршрутам доставки достигается значительное сокращение транспортных расходов и появляется реальная возможность осуществлять поставки мелкими и более частыми партиями, что приводит к сокращению ненужных страховых запасов у потребителя.

6. 
   Информационное обслуживание склада
   

Является ядром функционирования всех служб склада и представляет собой управление информационными потоками. В зависимости от технической оснащенности управление информационными потоками может быть как самостоятельной системой (на механизированных складах), так и составной подсистемой общей автоматизированной системы управления материальными и информационными потоками (на автоматизированных складах). Информационное обслуживание охватывает:

• 
  обработку входящей документации;
  
• 
  предложения по заказам поставщиков;
  
• 
  оформление заказов поставщиков;
  
• 
  управление приемом и отправкой;
  
• 
  контролирование наличия продукта на складе;
  
• 
  прием заказов потребителей;
  
• 
  оформление документации отправки;
  
• 
  диспетчерскую помощь, включая оптимальный выбор партий отгрузки и маршруты доставки;
  
• 
  обработку счетов клиентов;
  
• 
  обмен информацией с оперативным персоналом и верхним иерархическим уровнем;
  
• 
  различную статистическую информацию.
  

На обеспечение координации деятельности службы продаж в первую очередь направлены операции контроля выполнения заказов и оказания услуг клиентам, от выполнения которых зависит уровень обслуживания. Успешно осуществляемое логистическое обслуживание покупателей может легко стать важнейшим, к тому же стратегическим признаком, выгодно отличающим данную фирму от конкурентов.

Выделяют три основные категории элементов обслуживания: допродажное, во время продажи и послепродажное. Осуществлением допродажных услуг занимается служба продаж (маркетинговая служба). Склад обеспечивает выполнение как продажных услуг:

• 
  сортировку товаров,
  
• 
  полную проверку качества поставляемых товаров,
  
• 
  фасовку и упаковку,
  
• 
  замену заказанного товара,
  
• 
  экспедиторские услуги с осуществлением разгрузки,
  
• 
  информационные услуги,
  
• 
  заключение договоров с транспортными агентствами;
  

так и послепродажных услуг:

• 
  установку изделий,
  
• 
  гарантийное обслуживание,
  
• 
  обеспечение запчастями,
  
• 
  временную замену товаров,
  
• 
  прием дефектной продукции и замену ее.
  

Таким образом, при автоматизации данных процессов, значительно возрастает скорость обработки информации и предоставления отчетов.